Microsoft 365 in Volle Vaart

In deze aflevering bespreken Ronald en Robert de inzet van Microsoft 365 als generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer. Een hele mond vol die term! Is de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer enkel een term onder IT-architecten? Of is het meer? In deze aflevering spreken we o.a. over:

• Wat is de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald de invoering van e-mailarchivering volgens de Capstone methodiek. Steeds meer (overheids)organisaties gaan over op het archiveren van hun mailbestanden. Binnen de Nederlandse overheid wordt dit veelal gedaan op basis van de Capstone methodiek. Maar welke stappen moet je nu doorlopen om e-mailarchivering in te voeren? In deze aflevering spreken we o.a. over:

• Beleid e-mailarchivering opstellen

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald e-mailarchivering volgens de Capstone methodiek. Steeds meer (overheids)organisaties gaan over op het archiveren van hun mailbestanden. Binnen de Nederlandse overheid wordt dit veelal gedaan op basis van de Capstone methodiek. Maar wat is dat nu exact? In deze aflevering spreken we o.a. over:

• Waarom is het beheer van e-mail een probleem?

In deze aflevering spreken Robert en Ronald over het veranderende werk voor het vakgebied documentair informatiemanagement (DIV). Steeds vaker vinden er archiveringsactiviteiten plaats in Purview binnen Microsoft 365. Dit heeft gevolgen voor de werkwijze en de benodigde kennis binnen dit vakgebied. In deze aflevering spreken we o.a. over:

• Wat is documentair informatiemanagement (DIV)?

Linkjes zoals genoemd in deze aflevering:

• Training Microsoft Purview Data Lifecycle and Records Management Ninja: https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftsecurityandcompliance/become-a-microsoft-purview-data-lifecycle-and-records-management-ninja/3874829 
• Microsoft Purview Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ 

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald het onderwerp Vendor lock-in. Dit is een onderwerp wat van tijd tot tijd 'de kop opsteekt'. Zijn organisaties inderdaad te afhankelijk geworden van Microsoft? In deze aflevering spreken we o.a. over: 

• Wat is vendor lock-in?
• Kennis van Microsoft 365 vs beeld rondom vendor lock-in
• Kun jij als gebruiker/klant invloed uitoefenen op de ontwikkeling van functionaliteit binnen Microsoft 365

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald een aantal niet-technische valkuilen die je Microsoft 365 implementatie zullen laten mislukken. We bespreken in dit tweede deel onze vijf meest voorkomende situaties die erin kunnen resulteren dat je op enig moment vast loopt tijdens je implementatie.

In deze aflevering spreken we o.a. over:

1. Geen executive sponsor waardoor het onduidelijk is voor de medewerkers in de organisatie waarom een verandering wordt doorgevoerd.
2. DIV gijzelt de invoering van samenwerkingsfunctionaliteit waardoor er geen uitrol mogelijk is terwijl de business graag aan de slag wil.
3. ICT kaapt de tenant en zet alles zo dicht dat het nog geen toegevoegde waarde heeft voor de medewerkers.
4. Geen beheer en sturing op het gebruik van Teams waardoor het een zooitje wordt en medewerkers door de bomen het bos niet meer zien.
5. Wel een licentie aangeschaft maar geen enkele visie op het inzetten van het product.

In deel 1 over dit onderwerp bespreken we vijf andere veel voorkomende oorzaken die leiden tot problemen tijdens je implementatie.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald een aantal niet-technische valkuilen die je Microsoft 365 implementatie zullen laten mislukken. We bespreken in dit eerste deel vijf situaties die erin kunnen resulteren dat je op enig moment vast loopt tijdens je implementatie. 

In deze aflevering spreken we o.a. over:

1. Te zware security maatregelen op de tenant;
2. Geen aandacht voor het borgen van de nieuwe werkwijze 
3. Je implementatieproject is té groot gemaakt
4. Onvoldoende tijd beschikbaar voor je veranderopgave
5. Management wat haar sturende rol tijdens de veranderopgave niet neemt

In deel 2 over dit onderwerp bespreken we vijf andere veel voorkomende oorzaken die leiden tot problemen tijdens je implementatie. 

 In deze aflevering bespreken Robert en Ronald welke werkzaamheden je allerlei werkzaamheden die mogelijk nog afgerond moeten worden nadat je Teams tijdens Corona 'met stoom en kokend water' hebt ingevoerd.

In deze aflevering spreken we o.a. over:

• Wat vooraf ging toen met de komst van de pandemie werd Teams 'met stoom en kokend water' geïntroduceerd binnen veel organisaties. Of beter gezegd: aangezet en medewerkers moesten zich maar redden.
• De gevolgen zoals wildgroei aan Teams wegens gebrek aan governance
  
• Uitdagingen door beperkte digitale vaardigheid vanwege onvoldoende verandermanagement
• Op welke onderdelen wordt nu ingezet om de implementatie te voltooien zoals governance, metadata, dataclassificatie (sensitivity labels) en Records Management (archivering)
• Ondergeschoven kindjes bij voltooiing implementatie.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald de verkiezingsplannen van Pieter Omtzigt hij stelt dat de overheidsarchieven op orde moeten komen. Want geen archief betekent geen geheugen en dat betekent rechteloosheid en willekeur voor de burger. Robert vindt dat dit in de praktijk niet haalbaar zal zijn. 

In deze aflevering praten we o.a. over:

• Het voorstel Omtzigt is op zich goed maar in de praktijk niet haalbaar;
• Het vakgebied van archivarissen en DIV zelf heeft nog steeds geen praktische antwoorden op de archiveringsproblematiek van digitale bestanden;
• Trend: organisaties worden zich steeds bewuster dat onnodig lang bewaren van informatie hen kan schaden;
• Praktijk: veel ambtenaren zien belang van dossiervorming niet anders dan procesinformatie om op terug te vallen i.p.v. collectief geheugen;
• Relatie met Microsoft 365: Beheermogelijkheden van informatie door DIV groter dan ze ooit gehad hebben.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald het governance plan en de relatie van dat plan met je gebruikers.

In deze aflevering praten we o.a. over:

• Wat is een governance plan?
• Wat moet er in een governance plan staan?