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Alguna vez has tenido esa sensación de duda al querer resolver un problema, esto puede ser debido a que realmente el problema no se resolvió por completo, esto quiere decir que posiblemente se resolvió un síntoma y no realmente el problema.

Entiendo tener ese sentimiento de frustración, ya que no es nada grato que aparezca de nuevo el problema.

Por lo que te comparto una estrategia que puedes utilizar sobre un problema:

Identificar la situación actual y la situación deseada

Revisar una manera para poder medir la situación del problema

Proponer posibles soluciones

Aplicar alguna solución

Evaluar la si existe cambio sobre el problema

De no haber mejoría, utiliza la siguiente posible solución, aplícala y evalúa nuevamente.

Con esta estrategia tendrás mayores posibilidades para identificar un problema y poder generar oportunidades para mejorar, realizar cambios y sobresalir en tu oficina.

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En algunos momentos en nuestra oficina, inclusive en nuestra vida personal, nos encontramos en la situación de que tenemos explicar o darle orden a algo, sim embargo no contamos con una estrategia para saber qué pasos dar y a consecuencia de ello, es posible que se tenga que retrabajar, y esto por no haber recabado la información necesaria.

Comprendo esta situación ya que al no contar con algunos datos se pierde tiempo valioso para nosotros.

Por tal motivo te quiero compartir una estrategia que es conocida como 5W2H por sus siglas en inglés y forma una serie de preguntas que son las siguientes:

WHAT, WHY, WHEN, WHERE, WHO, HOW, HOW MUCH.

QUÉ?

POR QUÉ?

CUÁNDO?

DÓNDE?

QUIÉN?

CÓMO?

CUÁNTO?

Con esto ya cuentas con los paso básicos para crear una estructura para un plan, un correo, o poner en orden ideas.

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Cuando se esta buscando la solución de un problema, lo primero es encontrar qué lo está causando y es posible que alguna de las soluciones no estén dando resultado a consecuencia de ello comenzamos a frustrarnos, dudamos de nosotros mismos, y nos preguntamos si estamos haciendo las cosas de la manera correcta.

Entiendo ese sentimiento de estar trabajando y pensar que no se está avanzando, por tal motivo que comparto 4 causas de las cuales es necesario verificar si realmente son las que ocasionan el problema

Entre ellas están:

Falta de capacitación

Ausentismo

Falta de motivación

Falta de supervisión

Al prestar atención y detectar alguna de ellas, es necesario que se corrobore, ya que con ello estarás confirmando si vas por el camino correcto.

Con esta estrategia tendrás mayores oportunidades para identificar causas reales.

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Cuando nos encontramos en la oficina, pensamos en que nos gustaría mejorar algo o proponer una idea, poder encontrar una solución a un problema.

Pero en esos momentos, es complicado y no llegan las ideas, nos desanimamos y hasta podríamos decirnos, qué hubiera pasado si hubiera tenido al menos una idea.

Comprendo el sentimiento de no tener alguna idea, sin embargo, al contar con una estrategia puedes seguir los pasos para llegar a las mejores ideas.

Te comparto los pasos para desarrollar una lluvia de ideas.

1- Lo más importante, suspende el juicio

2- Piensa libremente

3- A mayor cantidad es mejor

4- Efecto multiplicador

5- Ambiente de apertura

Con esto tendrás una estrategia para generar confianza y dar un paso más hacia la solución y podrás generar propuestas de mejora de manera efectiva.

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Es posible que en algún momento te hayas preguntado, ¿Cómo puedo saber si se está haciendo bien algo? Cuando esto sucede, es difícil determinarlo, ocurre un problema y no sabemos por qué, produce un sentimiento de frustración y eso provoca que gastemos tiempo y energía.

Comprendo esa situación, ya al estar de responsable de una actividad me sucedió eso. No sabía que estaba pasando. Pero quise cambiar y utilizar una estrategia para saber si estaba haciendo bien las cosas.

Por ese motivo te quiero compartir la estrategia para utilizar los gráficos de control.

1 Define qué es lo que se va a analizar (debe de ser medible)

2 Establece durante cuánto tiempo obtendrás información

3 Determina la cantidad de muestras

4 Realiza el registro de datos

5 Grafica y analiza los resultados

Con esta estrategia podrás ver si tu proceso está controlado o si tienes que realizar ajustes. Tendrás las bases para tomar decisiones.

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Es posible que en algún momento en tu vida laboral sea necesario crear un reporte, en el que tengas que colocar resultados, como por ejemplo tamaño o edades. Una manera para representar esos datos es el histograma.

Te comparto los pasos para que puedas crear un histograma efectivo

1 Define un objetivo (utiliza la estrategia METAS)

2 Registra los datos en una lista

3 Identifica la cantidad menor y mayor

4 Determina los rangos entre 5 y 10

5 Cuantifica las frecuencias

6 Grafica las cantidades

En lo que te puede ayudar más es para la representación de los datos, con ello tendrás un panorama más visible.

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En ocasiones nos preguntamos, si existe relación entre dos cosas, y al no conocer cómo revisarlo nos frustramos y no se soluciona nada. Comprendo el sentimiento porque debemos entregar resultados.

Te comparto la estrategia del diagrama de dispersión, el objetivo es revisar si existe relación entre dos variables.

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En ocasiones es complicado encontrar qué es lo que provoca un problema, lo que nos hace preguntarnos ¿porqué?.

Entiendo que sea difícil, y más si no tenemos una herramienta que pueda sugerir un camino, por tal motivo te comparto la estrategia de causa - efecto, que te ayudará a identificar, a darte un camino para poder resolver un problema.

1 Realiza una lluvia de ideas

2 Categoriza

3 pregunta ¿por qué? y responde mínimo 3 veces

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Descubre las estrategias de organización y gestión del tiempo que te llevarán al siguiente nivel en el máster "Planea y Organiza". Regístrate para una entrevista en https://angelhernandez.club/master-planea-y-organiza/ y aprovecha esta oportunidad.

Muchas personas consideran complicado cómo seleccionar un problema entre todos lo que se tienen, lo cual nos genera la duda si estamos haciendo bien las cosas, provocando ir sin un rumbo fijo.

Este sentimiento de incertidumbre es por las tantas cosas que se quieren resolver al mismo tiempo y es frustrante. Sin embargo es necesario iniciar por algún lado y para decidir con cuál empezar, te recomiendo que utilices el gráfico de Pareto y así podrás sorprender a tu jefe.

En este episodio te comparto los pasos y las características con las que debe contar el gráfico de Pareto, desarrollado por Vilfredo Pareto en 1896

Con esta estrategia podrás identificar y sabrás por dónde iniciar.

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Algunas veces en la oficina nos enfrentamos a problemas que son muy grandes, ya que al ser así, no sabemos por dónde comenzar, esto provoca que nos frustremos y se pierda tiempo.

Es comprensible el sentirse de esa manera, ya que la magnitud del problema se considera mayor. Sin embargo, existe una estrategia que puede ayudar a reducir la tensión y esto es porque se busca corcar en partes de menor tamaño, dando la posibilidad de resolverlo paso a paso.

Te comparto en este episodio la herramienta de la estratificación. El objetivo es definir en partes de menor tamaño e irlas resolviendo parte por pate, para que al final con la suma de todo se logre resolver el problema.

Con esto tendrás un panorama con mayores posibilidades para llegar a tu meta.

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