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Para la mayoría de las personas cuando quieren mejorar una actividad en su oficina les es complicado determinar si eso es posible, esto es debido que, comúnmente no se realiza un registro. Lo que provoca que no pueda analizarse, dando como resultado frustración.

Me he dado cuenta de lo difícil de esa situación sin embargo se puede cambiar la manera de proceder. Por tal motivo te comparto una herramienta que te ayudará a organizarte de la mejor manera, esto es la "Hoja de registro".

La estrategia para elaborarla es la siguiente:

1- Identifica que es lo que se va a analizar.

2- Define durante cuánto tiempo se estarán tomando los datos.

3- El diseño debe ser sencillo.

4- Honestidad al registrar los datos.

Con esta herramienta, tendrás la manera de ir identificando los puntos en los que se puede mejorar, recuerda que la obtención de los datos es la base primordial para posteriormente analizar la información y encontrar una solución.

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Muchas personas que se preguntan si existe alguna estrategia para resolver problemas, si hay algún camino que puedan seguir, cómo tener orden... sencillamente se preguntan por dónde empiezo. El sentir ese vacío es complicado y crece la duda. por tal motivo, te comparto una explicación sobre las 7 herramientas de la calidad.

Te puedes apoyar de ellas para ir siguiendo un camino que te ayudará a comprender qué pasos puedes dar para encontrar una respuesta.

A continuación enlisto los grupo y a cada una de ellas:

* Identificación:

Hoja de verificación.

Estratificación.

Gráfica de Pareto.

* Análisis:

Diagrama Causa - Efecto.

Gráfica de dispersión.

Histograma.

* Control:

Gráfica de control.

Al utilizarlas tendrás la mayores posibilidades de identificar, analizar y controlar los problemas que se llegasen a presentar.

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Es difícil recordar todo de todo, esto provoca que las personas se estresen y frustren. Al haber olvidado algo lo que comúnmente se hace es recurrir de nuevo a la fuente de información, sin embargo, hacer eso es necesario utilizar tiempo y eso es retrabajar, que inclusive es posible que empieces a dudar de ti, afectando tu desempeño en la oficina.

Comprendo el sentimiento de querer recordar algo y no dar con la respuesta. Por tal motivo, te comparto una estrategia que me ha funcionado para recordar más cosas, "El mapa mental".

Los pasos para crear un mapa mental son los siguientes:

1- Define una idea principal.

2- Identifica los temas a los cuales se hace referencia a la idea principal.

3- Desglosa en conceptos.

4- Apóyate de imágenes y definiciones.

Con esto tendrás una super estrategia que te ayudará a recordar más cosas en menor tiempo, ya el objetivo es que al recurrir a tu mapa mental regresen de manera rápida la información que necesitas.

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Algunas veces nos enfrentamos ante una situación en la que es necesario crear un plan de manera rápida, pero si no tenemos una estrategia nos tardamos, esto provoca que nos preguntemos si podemos con la tarea que se esté asignando.

Entiendo lo frustrante que se puede llegar a sentir, por tal motivo te comparto una estrategia desarrollada por Deming y Shewhart.

Definir el problema

Identificar el tiempo disponible

Determinar qué actividades se requieres

Estimar el tiempo para cada actividad

Registrar el avance

Realizar ajustes

Documentar resultados

Con esta estrategia serás capaz de identificar los pasos que necesitas dar para crear un plan de trabajo y organizarte de la mejor manera.

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En muchas ocasiones es complicado definir objetivos, lo que hace que nos encontremos sin tener ni idea de adonde queremos ir, sin rumbo no tiene sentido la meta.

El sentir que vamos sin objetivos provoca inseguridad afectando directamente en nuestra persona de manera personal y profesional.

Comprendo ese sentimiento, de estarse esforzando y pero no se llega al final por no tener establecido cómo medir si realmente se está mejorando o no.

Te comparto la herramienta que fue desarrollada por George Doran. Esta estrategia la llamaremos "METAS".

M - Medible

E - Específica

T - Tiempo

A - Alcanzable

S - Significado

Esta estrategia te servirá definir objetivos de la mejor manera y así con práctica, en tu oficina te verán que trabajas de una manera enfocada.

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Encuentra en cada episodio los aspectos más relevantes en la creación de planes y estar organizado, para obtener tranquilidad, saber qué hacer y crecer en la empresa.

Orientado a personas que están iniciando o que quieran profundizar en lo importante de los planes y organización.

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