KI verändert die Arbeit von Projektmanagerinnen und Projektmanagern grundlegend – von der einfachen Chat-Unterstützung bis hin zu autonomen KI-Agenten als vollwertige Teammitglieder. Marc Widmann, Transformation Director bei TCS (Tata Consultancy Services) und Fachgruppenleiter bei der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement), zeigt, wo KI im Projektmanagement heute wirklich steht. Der Schlüssel liegt nicht in der Technologie, sondern im bewussten Umgang: zuerst Human Intelligence (HI), dann KI – und danach nochmals HI.

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Die GPM ist die deutsche Vertretung der IPMA (International Project Management Association) mit einem Zertifizierungssystem von Level D (Einsteiger) bis Level A (Programm- und Portfolio-Verantwortung). Die fünf klassischen Projektphasen umfassen Initialisierung, Definition, Planung, Umsetzung/Steuerung und Abschluss. Besonders die Lessons Learned am Projektende werden zu selten durchgeführt – oft weil Zeit und Budget dafür in der Planungsphase nicht eingeplant wurden.

In einem Workshop mit 20 Projektleiterinnen und Projektleitern erhob Widmann den KI-Reifegrad anhand von vier Stufen: einfacher Chat (1), Agenten mit festen Workflows (2), teamweite Agenten (3) und vollständig autonome KI-Systeme (4). Das Ergebnis: Die Gruppe verortete sich bei 1,75 bis 2. Konkrete Use Cases, die Widmann nicht mehr missen möchte: Projektstrukturpläne und Risikowahrscheinlichkeiten vorab von der KI ausarbeiten lassen sowie KI-gestützte Konfliktmoderation, die er im GPM-Barcamp 2024 mit ChatGPT simulierte – mit wissenschaftlich fundierten Methoden zur Verhandlungsführung. Wachsender Bereich: automatisches Transkribieren von Meetings und die KI als Projektgedächtnis für vergangene Entscheidungen.

Widmann empfiehlt, vorab klar zu definieren, welche Entscheidungen die KI treffen darf. Er entwickelte dafür ein Future Leadership Canvas für hybride Führung. Klare Don’ts: keine vertraulichen Daten in ungeschützte Systeme eingeben, die Lernfunktion in KI-Abos deaktivieren und Halluzinationen stets kritisch prüfen. Beim Thema AI Slob – massenhaft KI-generierter Output, der ungefiltert weitergereicht wird – warnt Widmann vor Qualitätsverlust.

„Zuerst die HI einsetzen, dann die KI – und dann nochmals die HI.“

Widmann erwartet in zehn Jahren hybride Teams aus Human Intelligence und KI mit klar definierten Rollen – etwa ein bis zwei Menschen plus mehrere KI-Systeme pro Projekt. Teams werden kleiner, aber schneller und anpassungsfähiger. Eine vollständige Verdrängung von Arbeitskräften hält er für unwahrscheinlich, da demografischer Wandel und Fachkräftemangel gegenläufig wirken.

„Durch die KI ist meine Arbeitslast nicht weniger geworden. Sie ist aber besser geworden.“

KI im Projektmanagement ist kein Zukunftsthema mehr – der Einstieg gelingt heute schon mit einfachen Chat-Tools. Entscheidend sind klare Governance-Regeln und das bewusste Einbringen menschlicher Erfahrung. Weiterführende Ressourcen: YouTube-Kanäle von Christoph Magnussen und Lars Thomsen sowie der Newsletter auf marc-widmann.de.