So funktioniert HubSpot - Ein Podcast von brandREACH

In dieser Update-Folge spricht Michael Vaclav über ein neues Feature in HubSpot: Standardobjekte können jetzt umbenannt werden.

Was auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, hat große praktische Relevanz. Unternehmen, die mehrere Systeme parallel im Einsatz haben oder von einem anderen CRM wechseln, kennen das Problem: Unterschiedliche Begriffe wie „Accounts“ statt „Unternehmen“, „Opportunities“ statt „Deals“ oder „Leads“ statt „Kontakte“ führen oft zu Missverständnissen.

Mit der neuen Funktion können diese Objekte ganz einfach im Singular und Plural individuell benannt werden. So wird eine einheitliche Sprache im Unternehmen ermöglicht, Prozesse werden klarer, und Missverständnisse in der internen Kommunikation lassen sich vermeiden. Die Umstellung erfolgt unkompliziert in den Objekteinstellungen, ist für alle HubSpot-Produkte verfügbar und kann sofort genutzt werden.

Weiterführende Informationen:

Eine Anleitung findest du hier: https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/manage-contact-email-logging-rules

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> HubSpot User Group Wien: events.hubspot.com/wien

> Sandra auf LinkedIn: www.linkedin.com/in/sandra-simlinger/

> Michael auf LinkedIn: www.linkedin.com/in/michaelvaclav/

In dieser Update-Folge sprechen Michael Vaclav und Sandra Simlinger über ein neues Feature in HubSpot: Standardobjekte können jetzt umbenannt werden.

Was auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, hat große praktische Relevanz. Unternehmen, die mehrere Systeme parallel im Einsatz haben oder von einem anderen CRM wechseln, kennen das Problem: Unterschiedliche Begriffe wie „Accounts“ statt „Unternehmen“, „Opportunities“ statt „Deals“ oder „Leads“ statt „Kontakte“ führen oft zu Missverständnissen.

Mit der neuen Funktion können diese Objekte ganz einfach im Singular und Plural individuell benannt werden. So wird eine einheitliche Sprache im Unternehmen ermöglicht, Prozesse werden klarer, und Missverständnisse in der internen Kommunikation lassen sich vermeiden. Die Umstellung erfolgt unkompliziert in den Objekteinstellungen, ist für alle HubSpot-Produkte verfügbar und kann sofort genutzt werden.

Weiterführende Informationen:

Eine Anleitung findest du hier:

https://knowledge.hubspot.com/de/object-settings/rename-objects

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In dieser Folge tauchen Michael Vaclav und Sandra Simlinger tief ins Thema Deal Scoring in HubSpot ein. Sie zeigen, warum es mehr ist als nur ein nettes Feature und wie es dabei hilft, Abschlusswahrscheinlichkeiten im Sales-Prozess präziser einschätzen zu können.

Anhand von Beispielen wird deutlich, wie Unternehmen mit einem Bündel an Signalen – etwa Meeting-Häufigkeit, Angebotsaufrufen oder Interaktionen – realistischere Vorhersagen treffen und ihre Pipeline besser steuern können.

Zusätzlich beleuchten die beiden die Vorteile des neuen Lead Scoring Tools: von individuell definierbaren Schwellenwerten über Automatisierungen bis hin zur praktischen Decay-Funktion, die veraltete Interaktionen automatisch abwertet.

Weiterführende Informationen:

Eine Anleitung findest du hier: https://knowledge.hubspot.com/scoring/understand-the-lead-scoring-tool

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In dieser Update-Folge sprechen Sandra Simlinger und Michael Vaclav über ein neues Feature in HubSpot, das die Validierung und Formatierung von Telefonnummern nun auch direkt in Workflows ermöglicht.

Bisher war es zwar möglich, Telefonnummern in Feldern zu prüfen und zu formatieren, jedoch nicht automatisiert über Workflows.

Michael erklärt, dass Unternehmen künftig eine Workflow-Aktion nutzen können, um Telefonnummern systematisch zu validieren und zu korrigieren – etwa das automatische Hinzufügen des Ländercodes oder des Pluszeichens. Damit lassen sich auch große Datenmengen effizient prüfen und standardisieren. Besonders für internationale Unternehmen bringt dieses Update einen hohen Nutzen: Telefonnummern werden überall im CRM konsistent gepflegt, was zuverlässige Erreichbarkeit und reibungslose Kommunikation gewährleistet.

Zuvor gab es kaum praktikable Alternativen, außer auf externe Dienste zurückzugreifen oder manuell Fehler zu korrigieren. Mit dem neuen Workflow-Feature wird dieser Prozess nun erheblich vereinfacht.

Als wir die Folge aufgenommen haben, befand sich das Feature noch in einer Beta. Inzwischen ist es live verfügbar. Verfügbar ist es für alle Pro- und Enterprise-Versionen, da die Workflow-Engine Voraussetzung ist.

Weiterführende Informationen:

> Eine Anleitung findest du hier: https://knowledge.hubspot.com/de/workflows/format-phone-numbers-using-workflows

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In dieser FAQ-Spezialfolge sprechen Michael Vaclav und Sandra Simlinger über eine häufig gestellte Frage aus der Community: „Wie stelle ich sicher, dass meine Workflows in HubSpot zuverlässig funktionieren?“

Inhalt dieser Folge:

Grundprinzip: Testen, testen, testen!

Sandra betont, wie wichtig es ist, nicht nur den „Happy Case“ zu prüfen – also den Idealfall –, sondern auch alle möglichen Varianten und Sonderfälle durchzudenken.

Praxisbeispiel: Whitepaper-Versand per Formular

Was passiert, wenn jemand das Formular mehrfach ausfüllt? Was, wenn jemand vom Marketing abgemeldet ist oder noch kein Double Opt-in bestätigt hat? Sandra zeigt auf, wie man sich durch gezielte Planung und Testfälle vor Überraschungen schützt.

Geheimtipp: Aktionsausgaben als Sicherheitsnetz

Ein oft übersehener, aber sehr nützlicher HubSpot-Mechanismus: „Aktionsausgabe prüfen“ – damit kann man z. B. erkennen, ob eine E-Mail erfolgreich versendet wurde oder nicht. Bei Fehlern lassen sich dann automatische Benachrichtigungen einrichten, um manuell eingreifen zu können.

Warum das wichtig ist

Gerade bei kritischen oder sehr komplexen Workflows – wie z. B. Lead-Rotation über mehrere Produktgruppen und Länder hinweg – ist es essenziell, auch an seltene oder schwer vorhersehbare Fehlerfälle zu denken.

Sandras Erfahrungswert: Soft Bounces ≠ Fehler

Achtung: Soft Bounces gelten in HubSpot weiterhin als erfolgreich zugestellt, obwohl sie das faktisch nicht immer sind – ein wichtiger Hinweis für alle, die auf zuverlässige Kommunikation angewiesen sind.

Technische Voraussetzungen

Die vorgestellten Funktionen sind verfügbar in HubSpot Professional-Plänen (Marketing, Sales, Service & Operations Hub).

Weiterführende Informationen:

Eine Anleitung findest du hier: https://knowledge.hubspot.com/de/workflows/use-if-then-branches-in-workflows#eine-verzweigung-vom-typ-eine-eigenschafts--oder-aktionsausgabe-konfigurieren

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In dieser Update-Folge sprechen Sandra und Michael über ein kleines, aber äußerst praktisches neues Feature in HubSpot: das manuelle Klonen von Objekten.

Bisher mussten Nutzer:innen aufwendige Workflows konfigurieren, um Deals, Tickets oder andere Objekte zu kopieren – insbesondere für Anwendungsfälle wie Vertragsverlängerungen, wiederkehrende Aufgaben oder ähnliche Anfragen. Jetzt gibt es endlich einen „Clone“-Button direkt in der Benutzeroberfläche.

Michael erklärt, wie das Feature funktioniert, welche Objekttypen unterstützt werden (Deals, Unternehmen, Tickets, Custom Objects etc.) und welche Einschränkungen es gibt (z. B. bei berechneten Eigenschaften oder Aktivitäts-Historien).

Ein großer Vorteil: man sieht auch in den Berichten, welche Objekte geklont wurden und kann so sauber unterscheiden.

Ein weiteres Plus: das Feature ist für alle HubSpot-Versionen verfügbar und aktuell als Public Beta nutzbar. Einfach in den Beta-Einstellungen aktivieren und loslegen!

Weiterführende Informationen:

Eine Beschreibung dieser Public Beta Funktion ist in deinem Portal unter "Product Updates" als "Allgemeines Klonen von Datensätzen" einsehbar.

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In dieser Folge sprechen Michael Vaclav und Sandra Simlinger über die neue Beta-Integration von HubSpot mit OpenAI/ChatGPT.

Sandra erklärt, wie sich die Integration über Workflows nutzen lässt, um Prompts automatisch an GPT zu senden und Antworten direkt im CRM weiterzuverarbeiten. Sie stellt spannende Anwendungsfälle vor, wie die automatische Beantwortung von Anfragen, die Bereinigung und Standardisierung von Kontaktdaten sowie die Ableitung von Abteilungen, Personas oder Karriere-Stufen aus Jobtiteln.

Außerdem diskutieren die beiden die Grenzen der Integration, zum Beispiel bei der Anreicherung von Firmendaten, sowie die Voraussetzungen und Kosten. Eine praxisnahe Einführung für alle, die ihr HubSpot mit KI smarter nutzen wollen.

Weiterführende Informationen:

> Beschreibung der Integration: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/connect-your-openai-account-to-hubspot

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In dieser Folge sprechen Sandra und Michael über ein Thema, das bisher im Podcast noch kaum behandelt wurde: SMS-Marketing mit HubSpot – und vor allem, wie das auch außerhalb der USA funktioniert.

Warum überhaupt SMS-Marketing?

Michael teilt spannende Zahlen zu Öffnungsraten, Reaktionsgeschwindigkeit und Nutzerpräferenzen.

Wusstest du, dass SMS Öffnungsraten von bis zu 99 % haben und 90 % der Empfänger innerhalb von 3 Minuten lesen? Im Vergleich zu klassischen E-Mail-Kampagnen sind das beeindruckende Werte!

Die Herausforderungen mit dem nativen HubSpot-SMS-Feature:

Warum das offizielle HubSpot-SMS-Add-on für viele europäische Unternehmen nicht praktikabel ist (Stichwort: USA-only).

Die Lösung: Die brandREACH SMS-Integration mit Link Mobility (websms):

Michael erklärt, wie die neue Integration entstanden ist, warum sie DSGVO-konform ist und wie sie Kund:innen in Europa den SMS-Versand über HubSpot ermöglicht.

Typische Anwendungsfälle für SMS in Marketing, Service und Sales:

Von Promotion-Kampagnen über transaktionale Nachrichten bis hin zu Kundenbindung und Erinnerungen an Termine – SMS bietet viele Einsatzmöglichkeiten.

Technische Umsetzung und Set-up:

Wie funktioniert die Integration?Welche HubSpot-Lizenzen brauche ich?Und wie kann ich SMS ganz einfach als Workflow-Action in HubSpot nutzen?

Weiterführende Informationen:

> App im HubSpot Marketplace: https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/websms-sms-service

> Beschreibung der Integration: https://www.websms.com/how-tos/hubspot-sms-plug-in

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In dieser Folge tauchen Michael Vaclav und Sandra Simlinger in ein alltägliches, aber tückisches CRM-Problem ein: Wie verhindert man, dass Kollegen ungefragt HTML-Code und andere unerwünschte Inhalte in Freitextfelder des CRMs kopieren?

Michael schildert ein praxisnahes Beispiel aus dem Arbeitsalltag – inklusive Improvisation und einer Prise Humor – und Sandra kontert mit einer brandneuen HubSpot-Funktion: Datenvalidierung direkt bei der Eingabe. Sie erklärt, wie man ab sofort mit einem simplen Schieberegler definieren kann, dass in bestimmten Texteigenschaften keine Sonderzeichen, HTML oder sonstige unerwünschte Inhalte erlaubt sind.

Themen der Folge:

> Warum HTML-Code im CRM ein Risiko darstellt

> Wie der neue Schieberegler in HubSpot funktioniert

> Welche Felder unterstützt werden (ein- und mehrzeiliger Text)

> Für welche HubSpot-Versionen das Feature verfügbar ist (Spoiler: für alle, auch Free!)

> Welche Einschränkungen aktuell noch bestehen

> Warum sich dieses kleine Update groß auf die Datenqualität auswirkt

Ein praktischer Tipp für Admins, die ihre CRM-Daten sauber und sicher halten wollen!

Weiterführende Informationen:

> Beschreibung der Funktion: https://knowledge.hubspot.com/de/properties/automatic-formatting-for-property-rules

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In dieser Folge sprechen Sandra und Michael über ein Thema, das viele Vertriebs- und Operations-Teams beschäftigt: die Automatisierung der Angebotserstellung in HubSpot.

Michael zeigt auf, wie man durch die Kombination von Workflows, Deal-Logiken und cleveren Label-Strukturen Angebote vollautomatisch generieren kann – und welche Herausforderungen dabei entstehen.

Gemeinsam beleuchten Sandra und Michael:

> wie man Umsatzsteuer-Logiken, digitale Signaturen und mehrere Kontakte strukturiert abbildet,

> wie man mit mehreren Unternehmen pro Deal umgeht,

und wie Workflows in Kombination mit Custom Code oder Private Apps eingesetzt werden – auch ohne Operations Hub.

Ein Praxisbeispiel aus der Verlagsbranche verdeutlicht, wie sich durch die Automatisierung hunderte Angebote pro Monat mit minimalem Aufwand erstellen und versenden lassen – ideal für Unternehmen mit hohem Angebotsvolumen.

Zum Abschluss gibt’s wie immer wertvolle Tipps zur praktischen Umsetzung und Hinweise, wie man das Feature unabhängig von teuren HubSpot-Modulen nutzen kann.

Weiterführende Informationen:

> Beschreibung auf brandREACH: https://service.brandreach.at/knowledge/app-angebotsautomatisierung

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