StackGuide : La tech B2B

Hey 👋,

Cette semaine, j’ai décidé de faire un petit condensé des dernières actualités autour de la tech et la productivité.

C’est un format qui me plaît, car je sais que tout le monde n’a pas forcément le temps de se tenir informé des dernières news.

Alors c’est parti !

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UseChatGPT : Le plugin ultime pour ChatGPT

C’est une petite extension qui permet d’avoir ChatGPT disponible à portée de main sur n’importe quel page web.

* Un raccourci permet d’afficher le chat dans un volet latéral de votre page web

* Une sélection sur n’importe quel texte de n’importe quelle page web, permet d’afficher un menu contextuel avec des actions prédéfinies.

Les prompts ont été optimisés en amont, mais vous pouvez aussi ajouter vos propres actions.

Bref, un indispensable.

Arc browser pour iOS

On en a beaucoup parlé dans cette newsletter, il s’agit du navigateur “Arc Browser”.J’adore ce navigateur pour son côté “productivité” mais on ne va pas refaire l’histoire ici.

En tout cas “The Browser company”, qui développe ce navigateur, vient d’annoncer le lancement de son appli mobile pour iPhone.

J’ai fait une petite review en vidéo si ça vous intéresse :

TL;DV et les chapitres automatiques

Pareil que pour Arc Browser, on a beaucoup parlé de TL;DV dans cette newsletter.Toujours pour le gain de productivité que cette appli propose.

Ils ont été encore plus loin en proposant une nouvelle fonctionnalité qui repose sur l’intelligence artificielle :

Notion a sorti la fonctionnalité “boutons”

A-t-on vraiment besoin de présenter Notion ?

En tout cas, ils viennent d’annoncer le lancement d’une nouvelle fonctionnalité qui va nous permettre d’intégrer un bouton sur n’importe quelle page Notion.

Je vous laisse découvrir la vidéo si la fonctionnalité vous intéresse :

Substack “notes”

L’outil de newsletter Substack (Que j’utilise pour rédiger et diffuser cette newsletter), vient d’annoncer la sortie de sa fonctionnalité “Notes”.

Un espace qui permet d’échanger et de partager du contenu plus court que sur une newsletter.

Disponible sur l’appli mobile ou sur le navigateur.

Je ne peux m’empêcher de rêver à un remplaçant de Twitter à travers cette fonctionnalité.

D’ailleurs Substack a littéralement été censuré sur Twitter dès l’annonce du lancement de cette nouvelle fonctionnalité.(La liberté d’expression selon Elon Musk).

Make something wonderful : Avec les mots de Steve Jobs

Vous allez me dire “encore un énième livre sur Steve Jobs” et vous aurez raison.

Sauf que cette fois c’est un peu particulier, car le livre “Make something wonderful” reprend du contenu que Steve Jobs a lui même écrit tout au long de sa vie professionnelle.

* E-mail

* Notes

* Interview

* Etc.

Le livre est en anglais et disponible gratuitement en version web, sur Apple book ou en téléchargement pour mettre sur liseuse.

Time to work : La quête du sens au travail

Un documentaire réalisé par qui parle de la quête du sens au travail.

Un critère fondamental dans notre productivité et notre épanouissement au quotidien.

Le documentaire est disponible sur Vimeo

Quelques outils en vrac

* Descript, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour améliorer la qualité de vos vidéos (Sous-titres automatiques, transcription, montage).

* Nolt, qui permet de récolter les retours des utilisateurs pour adapter vos produits ou services.

* Bubbles, un outil pour améliorer votre communication asynchrone et éviter de déclencher des visios pour un oui ou pour un non.

Je vais ajouter ces outils au guide complet qui recense les meilleurs logiciels à utiliser par catégorie :

Un petit sondage pour finir

J’espère que ce “hors-série” vous a plu, j’essaierai de le faire plus régulièrement si c’est le cas.

À la semaine prochaine 👋

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Hey 👋

Comment se passe votre semaine ?Magnifiquement bien j’espère.

J’ai une question pour vous.

Ça vous est déjà arrivé, quand vous bossiez, d’avoir le sentiment que le temps s’arrêtait ?L’impression que tout devenait clair et fluide ?Que rien ne pourrait vous déranger tellement vous étiez absorbés par ce que vous étiez en train de faire ?

Oui ?

Tant mieux, c’est ce qu’on appelle “l’état de flow” et c’est le sujet de cette semaine.

Au programme

* L’état de flow : C’est quoi ?

* Comment atteindre l’état de flow sur demande

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1. L’état de flow : C’est quoi ?

Avant d’attaquer avec les éléments concrets qui vont nous permettre de savoir comment se matérialise un état de flow.

Je voudrais revenir sur un point important.- Si vous l’avez déjà atteint —> Vous le savez- Si vous hésitez —> C’est que vous ne l’avez jamais atteint

Cet état ne laisse pas de place au doute.C’est une expérience suffisamment marquante et immersive pour savoir qu’on l’a vécue.

Mais voici plusieurs signes concrets qui nous permettent de le reconnaître :

La perception du temps

Comme je le disais en intro, quand on vit un moment comme ça, on a le sentiment que le temps s’arrête.On baisse la tête quelques minutes et au moment de la relever on se rend compte que plusieurs heures se sont écoulées.

C’est normal, quand on fait quelque chose qui nous passionne la perception du temps est souvent altérée.

Conscience de soi

On est tellement concentré sur ce qu’on est en train de faire, qu’on peut parfois oublier certaines sensations physiques (La faim, la soif, etc.).

Faisant passer au second plan tout le reste.

Puissance

Souvent on est super efficace et excellent sur la tâche qu’on est en train de réaliser.On a l’impression que tout devient fluide, comme un sentiment de pleine puissance.

On se sent excellent et on a le sentiment que rien ne pourrait nous arrêter.

Satisfaction

Cet état procure un sentiment de satisfaction, qui est souvent la résultante de tous les critères précédents.C’est parce qu’on est productif, concentré et excellent, qu’on en tire une pleine satisfaction.

Donc si on doit résumer cet état en 2 points :

* On prend du plaisir à faire les choses

* On est plus efficace

Du coup si on veut s’épanouir et être plus productif, on a plutôt intérêt à rentrer dans cet état plus souvent.

Mais alors comment on fait ?

3. Comment atteindre l’état de flow

On a souvent l’impression que cet “état” ne se contrôle pas.Qu’il se déclenche sans qu’on l’ait forcément demandé et surtout qu’on a du mal à le reproduire sur demande.

Même si c’est un peu vrai, on sait qu’il existe des comportements qui favorisent l’atteinte de cet état de bien-être productif.

Le travail sans interruption

J’en parle souvent dans cette newsletter.On a de plus en plus de mal à travailler sans être interrompu.

Pas besoin d’être expert en productivité pour se rendre compte des méfaits que ça peut provoquer sur le bien-être et la productivité.

Il va souvent être très difficile, voire impossible, de rentrer en état de flow si on est constamment dérangé.

Le cadre de travail va jouer un rôle très important sur le fait de pouvoir atteindre ou non cet état.

Il y a un éternel débat entre télétravail et le présentiel.En fait on se trompe souvent de sujet.Le lieu de travail importe peu, ce qui compte c’est la méthode avec laquelle on travaille au quotidien.

On peut très bien rentrer en étant de flow en plein milieu d’un open space si on arrive à s’isoler et si on arrive surtout à ne pas être dérangé toutes les 5 minutes.

Malheureusement c’est beaucoup moins “facile” en plein milieu d’un open space, que tout seul chez soi.(Notamment sur la partie “interruption toutes les 5 minutes”).

Le télétravail aura tendance à gommer les mauvaises habitudes de travail qu’on peut avoir en présentiel.

Mais le lieu en lui-même n’a pas grand-chose à voir là-dedans.

Astuces tech :

* Si vous êtes en présentiel, mettez un casque sur les oreilles pour indiquer à vos voisins votre volonté de ne pas être dérangé (Bien entendu, ne dérangez pas les autres quand ils ont à leur tour un casque sur les oreilles).

* Si vous êtes en remote, ajustez votre statut sur votre outil de messagerie instantanée pour indiquer à vos collègues votre “état” de disponibilité.

* Mettez une playlist propice à la concentration.Si vous avez un abonnement à un service de streaming (Spotify, Apple music, etc.), vous avez des playlists dédiées pour ça.Il vous suffit de rechercher les mots-clés “Concentration”, “Focus”.Mais en général ce sont des musiques douces, sans paroles (Pour éviter de prêter attention au sens de la chanson).

Les notifications

C’est la suite logique du point précédent.On ne peut pas rentrer en état de flow si on reçoit des notifications toutes les 30 secondes sur son téléphone ou son ordinateur.

* Un nouvel e-mail

* Un appel

* Un message sur slack ou teams

Si vous voulez optimiser les chances de rentrer en état de flow, il faut impérativement que vous coupiez les notifications quand vous décidez de vous concentrer sur un sujet.

Astuce tech : Désormais vous avez la possibilité d’activer un mode “Ne pas déranger” sur tous vos appareils.Ce mode aura pour effet de couper toutes les notifications que vous pouvez recevoir.C’est magique !

Les objectifs

Ça peut paraître évident, mais pour rentrer en état de flow il faut que le but à atteindre soit clairement balisé.

Avec un objectif clairement défini et facilement mesurable.Que vous puissiez vous dire à la fin de votre session “C’est bon j’ai fini cette tâche”.

Si vous avez des objectifs qui prennent plusieurs jours, n’hésitez pas à les découper en petit bloc.

* Créer une newsletter

* Trouver un titre

* Faire une vignette

* Trouver un axe éditorial

* Etc.

Chaque sous tâche pourra alors se transformer en session de flow.

Astuce tech :Utilisez un outil de gestion de tâche qui n’est pas votre boîte mail.Trop de gens ont tendance à utiliser leur boîte mail comme outil de gestion de tâches.

* Un e-mail dans la boîte de réception est une tâche à faire.

* Un e-mail archivé est une tâche terminée.

À première vue ça peut être pratique, mais si vous laissez votre boîte mail ouverte pour voir vos taches vous vous exposez aux éventuelles notifications et donc au fait d’être dérangé pendant un état de flow.

La difficulté de la tâche

Malheureusement ce point est plus dur à contrôler, mais on sait qu’il existe un lien entre la difficulté de la tâche qu’on réalise et le fait de rentrer en état de flow.

Si la tâche que vous réalisez est trop “facile” alors vous aurez du mal à vous laisser aller.Vous pourrez rester concentré dessus, mais vous n’atteindrez pas cette sensation de nirvana.

En revanche si la tâche est suffisamment intéressante intellectuellement, vous arriverez plus facilement à rentrer dans cet état.

Bien entendu, il ne faut pas que ça soit trop compliqué, au risque de vous décourager et de provoquer un état inverse : L’agacement.

Donc l’équilibre est fragile et malheureusement on ne choisit pas toujours ce qu’on doit faire au quotidien.

L’allocation du temps

Plus vous pratiquerez ces états et plus vous arriverez à les reproduire “sur demande”.(D’ailleurs, c’est tout ce que je vous souhaite).

Mais comme on le disait précédemment, pendant le “flow” on a une mauvaise perception du temps et votre cerveau aura tendance à s’inquiéter de ce qu’il peut se passer pendant que vous vous abandonnez à votre pleine concentration.

Il se peut donc que vous ayez des réticences inconscientes qui vous empêchent de reproduire une session de flow, de peur de louper quelque chose.

Ça cache un constat souvent plus profond, qu’on appelle (FOMO, la peur de manquer quelque chose, qu’on pourra voir dans une édition dédiée si ça vous intéresse).Ça peut être un frein énorme quand on veut se concentrer sur quelque chose.

Pour éviter ça, vous pouvez planifier à l’avance ces moments à l’avance, programmer un minuteur pour les suivre et être certain de ne pas dépasser.

Le fait de savoir à l’avance que vous ne serez pas disponible pendant cette période, permettra à votre cerveau de se préparer et d’accepter plus facilement ce moment de “lâcher prise”.

Astuce tech :Vous pouvez mettre un minuteur avec une alarme quand le délai est dépassé.Tous les appareils le permettent en général.Ne prenez pas forcément un logiciel dédié pour ça (Style “pomodoro” ou autre).On parle d’un minuteur…

L’horloge biologique

Je termine par ce point, qui est peut-être le plus intéressant et le plus efficace.C’est globalement le cerveau qui va contrôler le fait de rentrer ou non dans un état de flow.

On sait qu’il y a des moments propices à des sessions de pleine concentration et d’autres à l’inverse qui ne le sont pas du tout.

Ces moments peuvent être différents d’une personne à une autre.

Je suis loin d’être un expert et même si je m’intéresse énormément à ces aspects, je préfère m’en tenir à ce que je maîtrise.

Donc le seul conseil que je pourrais vous donner est simple et concret :

* Prenez un petit carnet, un stylo.

* Notez le moment de la journée au cours duquel vous arrivez plus facilement à rentrer en état de flow.

* Tirez en les conclusions sur votre propre rythme.

* Adapter votre calendrier en conséquence.

J’espère que cette édition vous a plu, je vous souhaite plein de moments de flow et vous dis à la semaine prochaine.

https://hacktivite.substack.com/i/91843399/travail-sans-interruption

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Hey 👋,

Ça faisait longtemps qu’on n’avait pas parlé de communication asynchrone dans cette newsletter.Bien sûr j’en parle un peu dans toutes mes éditions, car c’est une méthode à laquelle je crois énormément.

Mais ça fait longtemps que j’ai pas dédié une édition entière à ce sujet.

Alors je vais corriger ça tout de suite en vous donnant 5 exemples concrets qui vont vous permettre de déployer une communication asynchrone dans votre entreprise.

Mais avant ça, si vous ne savez pas ce que c’est, j’avais écrit ce petit guide il y a un an.Je vous laisse aller voir et revenir après.

Abonnez-vous pour recevoir les prochaines actus dans votre boite mail :

1/ Les réunions pour diffuser de l’information

C’est la première chose qu’on peut rendre asynchrone : Les réunions, qu’elles soient en présentiel ou en visio.

Vous avez déjà calculé le temps que vous passiez en réunion toutes les semaines ?Ne faites pas le calcul, j’ai pas envie de vous démotiver.

Les réunions c’est facile :

* Si vous avez quelque chose à dire, vous venez

* Si c’est juste pour récolter de l’information, vous regardez le replay

C’est pas plus compliqué que ça.

Et si personne n’a rien d’autre à faire que d’écouter, ça s’appelle pas une réunion mais une vidéo 😂.Mais ça, c’est un autre sujet.

Quel avantage vous allez me dire ?

* Vous regardez la réunion quand c’est le bon moment pour vous, pas quand on vous a imposé d’y participer.

* Vous pouvez réutiliser ce qui s’est dit à l’infini et ça n’a pas de prix.

* Si vous ne comprenez pas un passage, vous rembobinez 📼.

* Si vous oubliez un passage au bout de quelques jours, vous revenez dessus.

* Si vous maîtrisez déjà le sujet, vous regardez la vidéo en x2.C’est l’astuce du jour pour gagner du temps : Écoutez les vidéos en accéléré.Chaque player permet au moins d’aller jusqu’à x2 (Après on ne comprend plus rien de toute façon 😁).

2/ Les démos de votre produit ou de votre service

Si vous vendez des produits ou des services sur internet c’est la première chose que les prospects demandent.

“Est-ce que je pourrais avoir une démo ?”

Si on prend un pipeline de vente classique, bien souvent ça ressemble à ça :

* Prospect entrant

* 1er contact

* Rdv découverte

* Démo

* Chiffrage

* Négociation

Si par le plus grand des hasards vous arrivez à rendre votre démo asynchrone, vous gagnez un temps fou.

Vous enregistrez une démo vidéo une bonne fois pour toutes et elle pourra resservir à l’infinie.

Chez BLC c’est ce qu’on a fait !

Plutôt que de faire une démo personnalisée à chaque personne qui nous demande un CRM, on commence par envoyer la démo vidéo qu’on a tournée.

(Oui on vend des CRM 👋)

Nos deux démos vidéos ont cumulé 24 000 vues.

Alors en plus de vous éviter de faire des démos personnalisées à tout le monde, ça vous permet de faire de l’inbound marketing.

1 effort = x résultats

Je ne dis pas qu’il faut arrêter de faire des démos de vos produits ou de vos services.Mais de garder la démo synchrone pour les vrais sujets, ceux pour lesquels vous apportez le plus de valeur.

3/ Les formations / process internes

Même chose que pour les démos.

Quand vous devez expliquer quelque chose à quelqu’un en interne.Vous avez deux options :

* Le faire autant de fois qu’il y a de personnes qui vous le demandent

* Le faire une bonne fois pour toutes et renvoyez les gens sur la fiche que vous avez créée.

1 effort = x résultats

Vous faites l’explication une fois et vous la diffusez à tout le monde.

* Toute l’équipe pourra la visionner à l’infini

* Les gens qui n’étaient pas forcément concernés quand le process est sorti, mais qui le seront plus tard, pourront avoir accès à l’information le moment venu.

* Tous les nouveaux pourront en bénéficier, sans que quelqu’un ait besoin de prendre du temps pour tout réexpliquer à chaque fois qu’une nouvelle personne arrive.

Ça rejoint le sujet de la base de connaissance interne dont on avait déjà parlé ici.

4/ Onboarding collaborateurs

C’est la suite logique du point précédent.Vous pouvez mettre en place un livret d’accueil détaillé dans lequel la nouvelle personne pourra retrouver l’intégralité des réponses à ses questions.

1 effort = x résultats

Et ça n’empêchera pas de célébrer son arrivée comme il se doit, bien au contraire.

Parce qu’expliquer comment on se connecte à l’imprimante du 2ème étage, tout le monde s’en fiche que ça soit écrit quelque part, plutôt qu’expliquer par quelqu’un.

5/ Slack, Discord, Teams

Ces outils sont perçus comme des révolutions, mais quand ils sont mal utilisés ils peuvent se révéler très dangereux pour la productivité d’une équipe.

Dans “messagerie instantanée”, il y a un “instantané”.”Wow t’as trouvé ça tout seul”

Sans blague, l’instantanéité c’est bien, mais ça induit souvent une disponibilité de tous les instants.

Je connais des gens qui passent leur journée à répondre aux sollicitations sur Slack.

J’arrive pas à comprendre comment ils arrivent à être efficaces dans leur travail.

Ces outils sont magiques si on arrive à couper les notifs quand on a besoin de se concentrer sur un sujet de fond.

On va pas revenir sur le mal du siècle qui consiste à ne pas pouvoir travailler plus de quelques minutes sans être dérangé.Mais les outils de messagerie instantanés sont les pires ennemies d’un mode de travail apaisé et concentré.Fuyez-les ou faites-les taire.

On a longtemps critiqué l’e-mail, mais on doit au moins lui reconnaître les avantages suivants :

* Dans un e-mail on peut structurer sa pensée.Dans un e-mail on essaye de structurer ce qu’on dit.Alors que dans un outil de messagerie instantanée, on écrit et on réfléchit après, quelle perte de temps pour ceux qui nous lisent.

* Un e-mail on peut choisir quand on veut y répondre.On ne ressent pas une pression psychologique qui nous impose de répondre immédiatement à la sollicitation.Une messagerie instantanée impose, de fait, une réponse instantanée.

Pour plus d’informations sur le sujet :

Quelques outils pour vous aider

Si vous me connaissez vous savez que je suis un gros geek des outils.J’aime bien dénicher les logiciels qui vont m’accompagner dans ma productivité.

Alors je ne vais pas me priver pour vous partager ceux qui m’aident le plus sur le côté “async”

* Notion, pour déployer une base de connaissance interne c’est juste parfait.

* TLDV pour enregistrer les visios (J’en parlais il y a pas si longtemps).

* Loom pour enregistrer des petites vidéos.

* Un bon micro et une bonne webcam, car la vidéo est l’allié n°1 d’une stratégie de communication asynchrone réussie, alors autant qu’elle soit de bonne qualité.

Mais attention ! Comme je dis souvent “Le meilleur des outils ne sert à rien sans une bonne méthode”.

C’est la méthode qui l’emporte sur l’outil et pas l’inverse.

Mais alors, on arrête de se parler ?

Bien sûr que non, au contraire !

Il faut continuer à avoir des moments de communications informels.

Si vous êtes en présentiel, vous avez la pause-café, le déjeuner ou l’after work.Et en remote, c’est exactement la même chose, mais dans des salons discord 😅.

Asynchrone ne veut surtout pas dire asocial.

Mais dans un monde ou l’instantanéité et le “bruit ambiant” rythment notre quotidien.C’est bien de pouvoir bénéficier d’instants de calme et de pleine concentration.La communication asynchrone est parfaite pour permettre de créer ce genre de moments de façon plus régulière.

Si vous avez des questions ou des doutes sur ces méthodes, les commentaires sont ouverts et j’y répondrais avec plaisir.

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Hey 👋,

On se retrouve pour cette nouvelle édition de '“Hack ta productivité”.

Désolé si tu as reçu un e-mail ce week-end qui sortait de nulle part.C’est ça de jouer les savants fous avec des outils d’e-mail marketing.

Bref, voici le programme de cette semaine :

* On va faire la différence entre labeur et productivité

* On va rapidement reparler d’Arc Browser, le navigateur web du moment

* On reparlera de l’actu autour de l’IA et comment Google a perdu 100 milliards de $ en 24h suite à l’annonce de son outil pour concurrencer ChatGPT.

Mais avant ça…

Alors cette morning routine ?

Dis-moi en commentaire si tu l’as essayée.

La douche froide ? C’est horrible hein ! ahah

Mais qu’est-ce qu’on se sent bien après.

Je mets le lien pour celles et ceux qui ne savent pas de quoi on parle :

Maintenant faut s’y tenir, même si c’est pas tous les jours, ce qui compte c’est de s’y mettre.Il faut commencer par piocher quelques passages de la routine et quand ils sont assimilés on en rajoute d’autres.

Progressivité !

Si tu n’es pas abonné, c’est le moment de le faire :

Être productif c’est savoir se concentrer sur les bonnes choses

Être productif ça ne veut pas forcément dire de savoir faire plus de choses en moins de temps. 

Être productif c’est surtout de savoir se concentrer sur les bonnes choses au bon moment. 

C’est valable à n’importe quelle étape de sa vie professionnelle et quel que soit son métier. 

L’entrepreneur qui se lance et qui va passer plus de temps à créer ses templates de facture plutôt que d’aller chercher des clients. 

→ Quand on se lance les seules tâches qu’on doit faire doivent permettre de chercher des clients et de délivrer son produit. Tout ce qui n’a pas de lien avec l’une de ses tâches peut attendre. 

Le manager qui va faire les tâches que son équipe n’arrive pas à faire, plutôt que de la faire monter en compétences. 

→ Montrez aux gens comment faire les choses et vous n’aurez plus jamais à les refaire. 

Le collaborateur qui va répondre aux dernières demandes entrantes pour satisfaire l’instantanéité, plutôt que de se concentrer sur les tâches plus anciennes ou plus importantes, en premier.

→ Mettez en place une ToDo list, commencez à définir vos priorités et quand vous commencez une tâche, ne passez pas à la suivante tant que vous n’avez pas terminé, même si on vous dérange pour vous demander quelque chose. 

Les équipes qui s’appellent ou qui font des réunions dès qu’elles ont la moindre chose à se dire, alors qu’il serait plus judicieux de mettre en place une culture de l’écrit. 

→ Faites des réunions asynchrones à l’écrit. Ça vous obligera à synthétiser et organiser vos idées. 

La meilleure astuce productivité qu’on puisse trouver ne permet pas de faire les choses plus rapidement. Elle permet simplement d’arrêter de faire les choses qui vous font perdre du temps.

Réapprenez à choisir vos priorités. Toutes les « batailles » ne sont pas bonnes à mener. 

Allez, on passe à des choses plus légères, mais tout aussi intéressantes. 

La folie Arc Browser

Tout le monde veut son code d'invitation !Je vois que les gens sont aussi excités que moi à l’idée de remplacer leur bon vieux navigateur Chrome, par un outil qui propose quelque chose de différent.

Va falloir que Google fasse gaffe quand même.Une IA qui répond mieux que son moteur de recherche et un navigateur qui fait passer Chrome pour l’équivalent d’encarta 98.

Ils ont du souci à se faire.

Si tu es sur Mac et que tu en as marre de chercher la bonne info dans les 50 onglets ouverts de ton Chrome.Va faire un tour sur mon débrief après 1 mois d'utilisation.

Je suis pas sponsorisé par Arc pour parler d’eux, c’est juste que je trouve le navigateur super pratique.

IA : Bing, ça Bard à l’Opera

(J’étais pas sûr pour le jeu de mots, mais maintenant c’est fait)

C’est reparti avec l’IA ! Ça faisait longtemps hein !(C’est ironique, on est d’accord).

ChatGPT a ouvert la voie et Microsoft s'est engouffré dedans en intégrant l’IA star à sa dernière version de bing.Ils pourraient me payer que j’utiliserais pas Bing sur mon ordi (Ok je me calme).

Puis maintenant il y a Opera qui veut faire pareil…Ils ont vu que les utilisateurs avaient été multipliés par 10, alors ils se sont dit que ça pourrait être enfin l’occasion de fêter leur millième utilisateur en faisaient pareil.

ChatGPT c’est le remède miracle pour les navigateurs dont les fonctionnalités sont pas assez intéressantes pour se suffire à elles-mêmes.

Et pendant ce temps-là on a Google qui nous fait une présentation de "Bard", son module d'intelligence artificielle…

Enfin… “intelligence”, le mot est peut-être un peu fort. On a l'impression que ça a été rajouté à la dernière minute dans un event qui n'était pas du tout fait pour ça à la base.

Ça n'a pas loupé... Bard s'est planté quand on lui a posé une question pourtant assez simple.

* « Dis Bard, quel télescope a pris les premières images d’une planète en dehors de notre système solaire »

* « C’est le télescope James Webb »

Loupé, c’était pas lui mais l’autre.

Ils auraient dû lui demander de reconnaître un passage piéton ou un coquelicot, il aurait peut-être réussi.

Ou laisser le site de la nasa répondre à sa place en proposant un résultat de recherche.

Résultat : -8% sur l'action en bourse, boom !

Puis le reste de la conférence n'a pas été très convaincant.

En même temps, quel intérêt aurait Google de proposer les réponses d’une IA à la place des résultats de recherche.

Ils font le dos rond chez Google, le web tel qu’il existe actuellement leur convient bien.C'est quand même les résultats des sites qui rémunèrent Google en vente de publicité.Alors si on les remplace par une IA...Tu m'étonnes qu'ils se satisfassent de ce statu quo.

Voilà c'est suffisant pour cette semaine.Si tu as tenu jusque-là c'est que je te reverrais sûrement la prochaine fois.

Alors à la semaine prochaine 👋

Ah si, pardon, si tu penses que ça peut plaire à quelqu'un, n'hésites pas à partager.(C’est le bouton en bas à droite, oui voilà celui avec la flèche “Share”)

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Hey 👋,

J’ai récemment découvert le contenu du Dr Andrew Huberman et cette découverte m’a littéralement scotchée.

Je voulais la partager avec vous.

J’adore le développement personnel, ce n’est pas nouveau.

Je suis particulièrement sensible à la discipline que ça apporte.Même si je suis conscient qu’il s’agit souvent d’une façon artificielle de se donner de la motivation, j’assume.

Comme beaucoup de monde j’en ai eu marre de voir apparaître des pseudos gourous, proposer des nouvelles techniques tous les 4 matins.

Cette fois-ci c’est un peu différent car cette “morning routine” s’appuie sur des faits scientifiques, tous en lien avec le cerveau.

Tous ses conseils sont disponibles en Anglais sur son podcast “Huberman Lab Podcast” et sa chaîne YouTube.

J’en ai fait un résumé en Français dans cette édition, c’est parti !

Si ça n’est pas déjà fait, c’est le moment de s’abonner pour recevoir les prochaines newsletters :

Temps de lecture : 7 minutesTemps d’écoute pour la version audio : 7 minutesTemps de visionnage pour la version vidéo : 3 minutes (Dispo en bas de la page)

1. Boire de l’eau salée dès le matin

Une déshydratation peut entraîner une dégradation cognitive, nécessaire à la concentration, la mémoire et à la régulation de l’humeur.

Quand on dort pendant 8h, qu’on le veuille ou non, on se déshydrate.Essayez de passer une journée de 8h sans boire une seule goutte d’eau, vous serez assoiffé, quand on dort c’est pareil.

C’est pourquoi Andrew Huberman conseille de boire deux grands verres d’eau salés dès le réveil 🚰

Pourquoi salé ?

Parce que les neurones ont besoin de sodium, de magnésium et de potassium pour fonctionner.En ajoutant du sel à nos verres d’eau, on va refaire les niveaux et mettre notre cerveau dans de bonnes conditions pour attaquer la journée.

2. Yoga Nidra pendant 10-15 min

Le Yoga Nidra est un type de Yoga qui se pratique allongé, les yeux fermés, sans bouger.

On appelle ça la position du Savasana 🛌

Cette pratique va permettre de stimuler certains neurotransmetteurs y compris ceux de la dopamine.La dopamine fait beaucoup parler d’elle en ce moment et pour résumer c’est elle qui procure la sensation de bonheur.

Il y a un mythe qui consiste à dire que 30min de Yoga Nidra équivaut à 4h de sommeil en plus. Ce n’est pas vérifié scientifiquement, mais il est certain qu’on ressent une sensation de repos et d’apaisement à l’issue de la séance.

3. S’exposer à la lumière

Andrew Huberman s’est fait connaître, en partie, grâce à cette méthode.Qui n’a rien de révolutionnaire au passage, mais qu’on a souvent tendance à sous-estimer :

L’exposition à la lumière naturelle 🌞

Le fait de regarder en direction du soleil dès le matin, va permettre de libérer de la cortisol, encore appelée “hormone de l’énergie”.On va donc indiquer au cerveau que ce n’est plus l’heure de dormir, mais de se mettre en alerte pour attaquer la journée.

Mais ça n’est pas tout, la lumière naturelle permet aussi de réduire la mélatonine qu’on appelle aussi « hormone du sommeil », qui est sécrété pour nous permettre de nous endormir.(Ce qu’on ne veut pas faire le matin en général).

2 inconvénients majeurs en hiver :

* En hiver le soleil se lève tard.Il n’est pas toujours évident de s’exposer dès le matin.Surtout si on se lève tôt.C’est d’ailleurs pour ça que j’ai décalé ce conseil en 3ème position.Ça peut éventuellement laisser le temps au soleil de se lever.

* Les journées sont courtes et souvent grises.Donc n’hésitez pas à vous exposer à des lampes artificielles.Il n’est pas nécessaire d’acheter des lampes qui reproduisent la lumière du soleil.Mais il faudra dans la mesure du possible s’exposer à des ampoules dont la température de couleur se rapproche le plus de 5600 Kelvin.(Pour situer, c’est ce qu’on appelle communément la lumière blanche, celle des salles d’eau et des cuisines s’en rapproche le plus).

4. Faire de l’exercice dès le matin

Le fait de faire de l’exercice dès le matin va permettre de mettre son cops en éveil 🎽On envoie un signal de plus au cerveau pour lui dire que le temps du repos est terminé.

Mais ça n’est pas tout, l’exercice permet aussi de générer des endorphines qui vont réguler votre humeur.Ça vous l’a peut-être déjà fait si vous faites du sport, vous revenez souvent de bonne humeur et dans de bonnes dispositions.C’est ce qu’on va essayer de reproduire ici.

Alors on ne parle pas de faire une séance complète de sport, mais simplement 15-30 minutes pour se mettre en mouvement.

* Marche

* Footing léger

* Parcours muscu à la maison

* Yoga dynamique

* etc.

Personnellement je pratique la course à pied et je dois admettre que c’est la partie la plus dure à tenir de la morning routine.

Le matin à 6h30 on n’a pas envie d’aller dehors dans le noir pour courir.Mais à chaque fois que je m’y suis tenu, ma journée a été radicalement différente et du côté positif.

C’est comme tout, il faut que ça devienne une habitude pour le faire machinalement et plus se poser de questions.

5. Douche froide

La fameuse douche froide…

Les bienfaits du froid on fait l’objet de nombreuses études, ça n’est plus à démontrer 🥶

Ça a un effet positif sur l'humeur, la résistance, l'énergie et la concentration.Rien que ça.

Le fait de prendre une douche froide dès le matin, va permettre d’activer tous ces bénéfices.

Mais ça n’est pas que ça…Vous avez déjà essayé de prendre une douche gelée à 7h du mat’ en plein hiver ?C’est pas très agréable, voire horrible, mais en faisant ça on sort clairement de sa zone de confort avec tous les bénéfices que ça peut apporter.

Mais qu’on sort de là… On ressent une sensation de bien-être indescriptible.

Comme tout ce qui est nouveau il faudra le faire progressivement.

* Tiède quelques secondes à la fin de la douche

* Un peu plus froid

* Un peu plus longtemps

* Puis entièrement froid robinet tourné vers le bleu

Essayez au moins une fois et venez me dire ce que vous en pensez

6. Pas de café dans les 2h qui suivent le réveil

Alors ça c’est incroyable.Andrew Huberman nous dit que le café au réveil est tout simplement inutile.

Je vous explique :

Quand on se lève notre taux de cortisol est souvent à son maximum.La cortisol c’est l’hormone qui nous permet d’être en forme (On en a parlé plus haut avec l’exposition à la lumière).

Mais quel est le lien avec le café ?En fait le café stimule la production de cortisol et augmente son effet.C’est ce qui apporte le côté “excitant” du café.

Mais comme on l’a dit plus haut, quand on se lève le taux de cortisol est à son maximum.Alors même si on prend un café à ce moment-là, on ne pourra pas l’augmenter encore plus.Au mieux ça ne changera rien à votre état et au pire vous développerez une accoutumance.

Alors que faut-il faire ?

Attendre 2h après le réveil, que le taux de cortisol baisse pour se faire couler un bon café et bénéficier au maximum de ses bienfaits sur le cerveau ☕

7. Pas de petit-déjeuner, jeûne intermittent

Andrew Huberman conseille de ne pas manger le matin et de pratiquer le jeûne intermittent.C’est une sorte de jeûne que l’on pratique sur une certaine plage horaire au cours d’une journée.

Si vous dînez vers 20h30 et que vous attendez 12h30 pour déjeuner le lendemain, vous pratiquerez un jeûne de 16h.

C’est bien beau tout ça, mais à quoi ça sert ?

Ça sert à améliorer le rythme circadien.

Qui est l’ensemble des processus biologiques qu’on retrouve dans une journée de 24h.(Dormir le soir, être en forme le matin, etc.)

Mais ça n’est pas tout, ça permet de réduire l’inflammation des organes, de réguler le microbiote et à ça un effet positif sur la clarté d’esprit.

On m’a toujours dit que le petit-déjeuner était le repas le plus important de la journée.Mais j’ai décidé de réfléchir par moi-même et d’arrêter d’écouter les “petites phrases” toutes faites rarement argumentées par des faits scientifiques.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, cette routine n’est pas particulièrement contraignante.Elle fait appel à des principes scientifiques simples et éprouvés par ailleurs.

Je la pratique personnellement depuis quelques semaines et même avec deux enfants, ça le fait.

Ça serait mentir de dire que j’arrive à m’y tenir tous les jours, mais comme je dis souvent :

“Je prends le conseil n°1, j’en fais une habitude et je passe au suivant.”

C’est difficile de se défaire des habitudes, alors autant qu’elles soient bonnes.

À la semaine prochaine 👋

La routine du Dr Andrew Huberman en vidéo

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Temps de lecture : 4 minutesTemps d’écoute : 4 minutes

Au programme :

* 💻 Le classement des meilleurs logiciels de l’année par Product Hunt

* 🤖 ChatGPT Pro va lancer son abonnement payant

* 🧠 Les conseils du Dr Andrew Huberman

* 🌐 Arc Browser : Mon avis après 1 mois d’utilisation

Classement Product Hunt des meilleurs logiciels de l’année 2022

Product Hunt c’est une plateforme qui permet aux éditeurs de logiciel de référencer leurs applications lors de leurs sorties.

La particularité de ce référencement, c’est que tous les utilisateurs peuvent voter (ou non) pour chaque application qui sort.

Ainsi Product Hunt a la possibilité d’afficher les applications jour par jour, classées en fonction de leur popularité.

Chaque année le site propose un concours pour élire les meilleurs logiciels de l’année : Les Golden Kitty Awards.

Il y a un classement général et un classement par catégorie (Le meilleur outil productivité, le meilleur outil finance, etc.)

Pour rester dans sa logique, ce sont les utilisateurs qui votent pour les logiciels qui leur ont le plus plu sur l’année écoulée.

Donc le classement est à prendre avec des pincettes, car on peut avoir des logiciels atteindre les premières places “juste” parce qu’ils ont su mobiliser leur communauté.

J’ai fait une vidéo complète pour revenir sur les résultats de ce concours.

Sans surprise, dans les 4 premiers logiciels du classement général on retrouve 3 outils d’intelligence artificielle (Je vous laisse deviner qui a eu la première place).

Et corcorico le 4ème est un réseau social français.

Je mets le lien de la vidéo si ça vous intéresse.Elle est un peu longue mais j’ai mis des chapitres si vous voulez visionner uniquement la catégorie qui vous intéresse.

ChatGPT va proposer un abonnement payant

ChatGPT, la célèbre intelligence artificielle entraînée par Open Ai, vient d’annoncer la sortie prochaine d’un abonnement “payant” appelé “ChatGPT pro”.

L’abonnement n’est pas encore officiellement lancé, mais une fiche a été publiée sur la FAQ d’Open AI.

Cette fiche renvoie vers un formulaire Google qui permet aux utilisateurs de s’inscrire sur une liste d’attente pour participer au programme “premium” qui devrait sortir prochainement.

Le formulaire nous indique que l’abonnement payant permettra d’avoir les fonctionnalités suivantes :

* Disponibilité complète du chatOn a pu voir apparaître certaines périodes de forte demande qui rendait le site inaccessible.Avec l’abonnement payant les utilisateurs “pro” pourront bénéficier d’une disponibilité continue.

* Des réponses plus rapidesPlus il y a de monde qui sollicite le chat, plus les réponses sont longues.Grâce à l’abonnement payant les utilisateurs premium bénéficieront d’un traitement prioritaire de leurs demandes.

* Pas de limite journalière en nombre de messagesActuellement les utilisateurs sont limités en nombre de “prompt” effectué par jour.Avec l’abonnement payant il n’y aura plus de limites

Certains sites spécialisés parlent de 40-49 dollars par mois.

Je continue ma veille sur le sujet et je ne manquerais pas d’apporter des précisions lorsque j’en aurais.

Les conseils du Dr Andrew Huberman

J’en ai lu des livres de développement personnel…J’en ai testé des méthodes de productivité…

Mais ça faisait longtemps que je n’avais pas été autant excité par la découverte de contenus autour de la productivité.

J’ai récemment découvert le podcast d’Andrew Huberman, neuroscientifique Américain.

Mais qu’est-ce qui change de d’habitude ?

C’est le fait qu’il s’appuie sur des faits scientifiques pour nous proposer des conseils de développement personnel.

Ses conseils ont tous un point commun : Le cerveau.

En effet Andrew Huberman a fait de nombreuses recherches sur les capacités du cerveau à améliorer notre productivité et notre bien-être.

Ça fait quelques semaines que j’applique sa “morning routine” et franchement c’est incroyable.

D’ailleurs l’édition de la newsletter de la semaine prochaine sera entièrement dédiée à cette routine.

Donc n’hésitez pas à vous abonner si vous passez par là par hasard

Arc Browser : Mon avis après 1 mois d’utilisation

J’avais déjà parlé d’Arc Borwser dans une précédente édition.

Ça y est, j’ai complètement migré dessus et je trouve les fonctionnalités vraiment pratiques.

Pour le moment le navigateur est uniquement disponible sur Mac et sur invitation.

Arc m’en a donné 100 et je vous en fais profiter dans le lien ci-dessous. (Non sponsorisé, non rémunéré) :Voir le lien d’invitation pour Arc Browser

Je mets aussi le lien la vidéo de mon avis après plus d’un mois d’utilisation.

J’espère que ces petites actus vous ont plu, je fais ça une fois par mois pour retracer ce qu’il s’est passé sur le mois écoulé.

La semaine prochaine on se retrouve pour une édition plus classique autour du développement personnel, avec la morning routine du Dr Andrew Huberman.

👋

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Temps de lecture : 4 minutesTemps d’écoute : 5 minutes

Vous ne vous êtes jamais dit :

“Mais purée ça me soûle ce que je suis en train de faire, un robot pourrait le faire à ma place tellement c’est répétitif”.

Il y a des tâches qu’on fait régulièrement et pour lesquelles on apporte aucune valeur ajoutée.C’est rageant, d’autant plus qu’on pourrait utiliser notre temps pour faire des choses plus intéressantes.(Que personne d’autre, ou presque, ne peut faire).

Et bien grâce à la démocratisation des outils no-code, on peut désormais automatiser toutes ces tâches sans valeur.

Des applis comme Zapier ou Make nous ont permis de rendre les technologies “no-code” accessibles.

Grâce à des automatisations bien pensées, on peut littéralement gagner plusieurs heures par semaine.

Au programme :

* Le no-code c’est quoi ?

* Des exemples concrets

* Comment se former

Mais avant d’attaquer, vous pouvez vous abonner pour recevoir un article similaire gratuitement, toutes les semaines.

1. Le no-code c’est quoi ?

Le no-code comme son nom l’indique, c’est quand on arrive à faire des choses en informatique, sans taper une seule ligne de code.

Quelques exemples d’utilisation.

* Sortir un site internet en glissant / déposant des objets sur des pages (Wordpress, Wix, etc.)

* Faire des applis mobiles sans connaître un seul langage de développement mobile (Bubble)

* Connecter 2 applis entre elles pour automatiser les process (Zapier, Make).

Il n’y a pas si longtemps que ça, il fallait nécessairement savoir coder pour faire ce genre de choses.

Avec l’arrivée du no-code, ça n’est plus obligatoire et tout le monde peut se lancer.

Alors bien sûr, on n’arrivera pas à TOUT faire en no-code, mais dans pas mal de cas ça sera largement suffisant.

2. Quelques exemples de no-code

Personnellement je l’utilise quasiment tous les jours, dans tout ce que je fais.Donc pour vous donner un exemple de ce qu’on est capable de faire, je vais prendre mes propres expériences :

2.1. Le no-code pour automatiser les tâches du quotidien sans valeur

* Créer une affaire dans son CRM quand un prospect nous laisse ses coordonnées sur notre site.

* Envoyer un premier mail de contact avec ses dispos “calendly”.

* Créer un projet dans l’outil de suivi de projet quand l’affaire est gagnée par le commercial.

* Envoyer en facturation quand le projet est coché comme “terminé”.

* Créer une fiche de suivi dans l’outil de service client (support).

* Envoyer un questionnaire de satisfaction à chaque fois qu’un ticket est clôturé dans l’outil de ticket.

* Etc.

Je vous laisse imaginer le nombre d’heure gagnées par semaine…

2.2. Le no-code pour créer un site web vitrine

Bon, c’est classique et tout le monde sait qu’on a plus besoin de savoir coder pour faire ça.Mais c’est bien de rappeler qu’on n’a pas forcément besoin d’une agence pour sortir un site web qui fonctionne :

Site web BLC

30 000 visites uniques par mois, le tout sur Wordpress avec des plugin et un peu d’huile de coude.

2.3. Le no-code pour créer un site de formation en ligne

Un peu plus complexe que le site vitrine, car il y a une logique de “connexion” et de “souscription” pour pouvoir s’inscrire à certaines formations et pas d’autres.

Site formation en ligne logiciels de gestion

Pour la petite histoire, on avait embauché 2 dev à temps plein et 100 000 € d’investissement.Pour sortir une plateforme similaire en développement web et elle faisait moins de choses que le site du dessus.

3. Comment faire pour apprendre à faire tout ça

Là vous vous dites :

“Oh purée c’est le moment ou il va nous vendre un truc”

Même pas !Je lance une formation gratuite sur ma chaîne YouTube, pour apprendre à se servir de Zapier.Zapier c’est l’outil que tout le monde utilise pour automatiser ses tâches et ses process.

Quand on commence à l’utiliser on se dit “Mais pourquoi je ne l’ai pas découvert avant”.

Le premier cours est d’ores et déjà disponible et il y en aura un nouveau toutes les semaines.

Conclusion

Je vous invite vivement à regarder dans vos tâches quotidiennes, s’il n’y a pas des choses que vous pouvez automatiser.

Afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée (et au passage, intellectuellement intéressantes).

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Aujourd’hui on va voir ensemble pourquoi chaque entreprise devrait absolument posséder une base de connaissance interne.

La documentation interne des entreprises c’est un vaste sujet…

Des fois on a l’impression qu’on se partage les process internes comme si on se partageait des secrets de famille bien gardés, de génération en génération.

Peut-être qu’on a peur de les écrire, de peur qu’on nous les vole.Peut-être qu’on a peur de les partager, de peur de ne plus servir à rien une fois que ça sera fait.

Je ne sais pas…

Qu’on soit seul ou plusieurs milliers de collaborateurs.Il n’est jamais trop tôt et il ne sera jamais trop tard.

C’est parti !

Temps de lecture : 9 minutesTemps d’écoute : 10 minutes

Programme

* ❓ Pourquoi créer une base de connaissance

* 📅 Quand en créer une

* ⚙️ Comment et avec quels outils

* 🔬 Quelques exemples

* 🎁 Bonus

1. Pourquoi créer une base de connaissance

Je vois 4 grands avantages à la création d’une base de connaissance interne.

1.1. Pour éviter d’expliquer les mêmes choses plusieurs fois.

Quand une procédure est écrite quelque part, elle est accessible à tout le monde et vous n’avez pas besoin de la répéter.

Vous allez peut-être passer un peu de temps à la documenter une bonne fois pour toutes.Mais une fois que c’est fait, vous serez tranquille à vie !

Et je peux vous garantir que vous serez sacrément fier de vous quand on vous demandera :

“Au fait, tu peux m’expliquer comment on fait telle chose”.

Et que vous répondrez

“J’ai fait une documentation complète dans la base de connaissance interne, je peux te laisser regarder et me poser tes questions en commentaire si tout n’est pas clair ?”.

Ne répétez pas les mêmes choses plusieurs fois !

1.2. Une base de connaissance : Pour rendre votre équipe proactive

Il y a une nuance entre :

* Demander des explications

* Aller chercher des explications

C’est un état d’esprit.Tout le monde n’est pas naturellement autodidacte, certaines personnes vont se débrouiller pour aller chercher l’info sur un sujet, d’autres préféreront demander.

Ça n’est pas un jugement de valeur, mais simplement un constat.

En documentant les process internes de votre entreprise vous mettez les gens dans une dynamique de “proactivité".Vous mettez la connaissance à disposition et votre équipe doit faire une démarche pour aller la chercher.

1.3. Base de connaissance : Pour éviter de créer des points de dépendance

“Il n’y a que Jean-Paul qui sait comment fonctionne le copieur et malheureusement il est en vacances pour le moment.En plus il est à Tahiti, donc autant te dire qu’il n’est pas joignable”.

Qui n’a pas déjà vécu une situation similaire ? Allez soyez honnête, on est entre nous.

Si Jean-Paul avait pris le temps de créer une procédure pour expliquer comment fonctionnait le copieur on n’en serait pas là.

Sans parler du fait qu’à chaque fois que le copieur tombe en panne, c’est Jean-Paul qu’on appelle et qu’il en a sûrement marre de s’occuper de ça.(Surtout que Jean-Paul, à la base il bosse au market…)

Sauf que ça lui prend à peine dix minutes pour résoudre le problème.Alors que ça lui prendrait une bonne heure pour documenter tout le process complet.

Il est pas bête le Jean-Paul : 10 minutes VS 1 heure, le choix est vite fait.

Oui… Le choix est vite fait.

Sauf que quand Jean-Paul est pas dispo c’est pas 10 minutes qu’on perd, mais plusieurs jours.

Donc c’est jamais un bon pari de raisonner à court terme en se disant “Oh c’est rapide, pas besoin de documenter, ça me prend 2 secondes”.

Le partage du savoir, c’est la clé dans une entreprise.

1.4. Base de connaissance : Pour mettre un pied dans la communication asynchrone

Si vous suivez cette newsletter, vous savez que je suis un fervent défenseur de la communication asynchrone.

Plus globalement, je suis un fervent défenseur de la productivité et il se trouve que la communication asynchrone en est un bon vecteur.

On ne va pas refaire toute l’explication, si le sujet vous intéresse je vous invite à consulter l’édition dédiée.

Mais je vous explique rapidement.

Il est de plus en plus difficile de réussir à se concentrer plusieurs minutes d’affilée sans être dérangé (Vous avez bien lu, je n’ai pas parlé “d’heures” mais bien de minutes, car ça se compte en minutes).

Le fait de documenter votre savoir vous permettra de réduire drastiquement les probabilités qu’on vous dérange pour vous demander quelque chose.

Si la réponse est déjà écrite, la personne qui recherche l’information n’aura qu’à aller la chercher sans vous taper sur l’épaule pour vous la demander.

Résultat :

* Vous aurez pu continuer cette tâche super importante sur laquelle vous bossiez.

* La personne n’aura pas eu à attendre que vous soyez dispo pour avoir l’information.

Résultat, Tout le monde est content.

La communication asynchrone c’est la clé d’une productivité retrouvée grâce au travail sans interruption.

Je vous laisse aller voir l’édition “10 astuces pour mieux gérer son temps”, qui est volontairement orientée “async” (Le petit diminutif pour les initiés).

2. Quand mettre en place une base de connaissance interne

Maintenant qu’on a compris les intérêts de cette base de connaissance.

Vous vous demandez sûrement si c’est fait pour vous ?

(Sérieux, vous vous posez encore la question après tout ce qu’on a vu !).

La réponse est oui ! C’est fait pour vous et c’est le bon moment.

Même si vous êtes tout seul dans votre boîte (Solopreneur, Freelance ou simplement au début de l’aventure).

Vous ne savez pas de quoi demain est fait.Peut-être que dans quelques mois vous serez plus nombreux.

Mieux vaut avoir commencé tout de suite, plutôt que de devoir tout reprendre dans quelques mois pour tout rattraper.C’est le meilleur moyen d’abandonner devant l’étendue de la tâche.

Donc pour répondre à la question “Quand faut-il créer une base de connaissance interne” ? Je réponds “Maintenant”.

Il n’est jamais trop tôt et il ne sera jamais trop tard.Plus vous commencerez tôt, plus ça sera facile de s’y tenir au quotidien.

Mais ça n’est pas parce que vous n’avez pas commencé tout de suite, qu’il ne faut pas le faire.Faites le graduellement, à chaque fois que quelqu’un recherche une info, documentez-la.Ça sera plus facile que de tout vouloir tout rattraper d’un coup.

Et même si vous restez seul toute votre vie d’entrepreneur, à force de faire plein de choses à la fois, on peut perdre la boule.Même si elle ne sert qu’à vous, vous serez bien content d’avoir votre base de connaissance le jour où vous recherchez quelque chose.

3. Comment créer une base de connaissance interne

3.1. Choisir le bon outil

Il y a plusieurs critères à prendre en compte quand on veut créer une base de connaissance interne :

(Rassurez-vous, je vous ai sélectionné le meilleur outil à la fin).

* La facilité d’utilisation : Il ne faut surtout pas que l’outil soit compliqué, car il va être utilisé par TOUTE l’entreprise.Il faut qu’il soit facile d’accès et simple à utiliser. (Même pour les moins technophiles).

* La recherche : Il faut que l’outil permette de faire une recherche poussée.Vous allez vite vous retrouver avec des dizaines, voire des centaines de fiche en ligne.Si vous n’avez pas un module de recherche efficace, les gens vont passer plusieurs minutes à rechercher l’information et finiront par arrêter de chercher dedans.

* Catégoriser l’information : Il faut que vous puissiez ranger les procédures par catégorie afin de les retrouver plus facilement.(Marketing, RH, informatique, opérations).

* Outil collaboratif : Il faut que vous puissiez discuter dans la base de connaissance, sans devoir passer par un outil tiers.Donc il faut que vous puissiez mettre des commentaires, mentionner vos collègues avec un “@”, etc.Plus vous discuterez autour des process, plus vous créerez de la valeur.

* Module de révision (Utilisation avancée) : C’est un bonus et il faut déjà que vous soyez dans la dynamique, mais le fait de pouvoir attribuer un statut à un process pourra vous faire gagner en efficacité (En cours de rédaction, validé, périmé, etc.)

* Mettre des droits (Utilisation avancée) : Il faut que vous puissiez mettre des droits sur les catégories que vous créez, afin que tout le monde ne puisse pas créer des process par dessus ceux des autres, quand ça n’est pas son domaine de compétence

Vous pouvez regarder du côté de Notion qui est l’outil idéal dans ce genre de cas.(Tout le monde a détourné son utilisation, mais c’est une de ses fonctions premières).

3.2 Laissez tout le monde participer

En termes de process d’alimentation de la base de connaissance.Ce qui fonctionne le mieux, c’est de laisser tout le monde participer.

On est tous amenés à élaborer des process au quotidien.

Déjà que ça n’est pas toujours naturel de les documenter, si en plus on doit passer par un comité de pilotage ou un process de validation, c’est le meilleur moyen pour que la base de connaissance ne soit jamais complétée.

Il faut que tout le monde puisse alimenter la base de connaissance de façon simple et quotidienne.

Ensuite la règle est simple :

* La personne qui crée le process, le documente

* La personne qui recherche le process, peut le compléter si elle estime qu’il manque des informations.

* La personne qui recherche un process qui n’existe pas, devra chercher l’information “manuellement” et sera chargée de documenter ses trouvailles.

Vous avez compris, plutôt que de laisser les dirigeants créer de l’information descendante, faites participer toute l’équipe.Chacun peut participer au façonnage de LA base de connaissance unique de votre organisation.

4. Base de connaissance : Quelques cas d’usage

Les exemples sont infinis, dès lors qu’il s’agit de documentation interne.Mais pour que vous compreniez bien, j’en ai listé quelques-uns :

4.1. Base de connaissance RH

* Comment faire une demande de congés

* Quelle est la règle d’acquisition des tickets resto

* Comment se déroulent les one to tone

* Etc.

4.2. Base de connaissance informatique

* Quel est le code du Wifi du 5ème étage

* Comment créer un nouvel utilisateur sur tel outil

* Quel est le code du copieur de l’entrée

* Comment se brancher dans la salle de réunion

* Etc.

4.3. Base de connaissance opérationnelle

* Comment faire un devis client

* Comment transmettre l’info à la prod quand un devis client est signé

* Comment le client peut-il faire une demande d’assistance

* Etc.

5. Bonus

Quelques astuces en vrac pour créer et améliorer votre base de connaissance :

* Utilisez des vidéos ou de l’audio quand l’écrit ne suffit plus, Loom est parfait pour ça.

* Partagez certaines fiches vers l’extérieur, si l’information peut vous servir en interne elle peut aussi servir en externe (Par exemple : “Comment faire une demande d’assistance”, autant donner la fiche aux clients finaux, plutôt que d’expliquer la procédure à chaque fois que le cas se présente).

* Si vous trouvez Notion trop compliqué, regardez du côté de Slite (C’est une alternative qui ne sert qu’à ça, vous serez moins tenté de créer une usine à gaz).

Conclusion

Vous l’aurez compris, la base de connaissance est un outil indispensable qu’on oublie trop souvent.

Que vous soyez chef d’entreprise ou collaborateur d’une boîte.Si vous n’avez pas encore de base de connaissance interne, je vous invite à en faire un sujet majeur de l’année 2023.

Croyez-moi, vous ne le regretterez pas.

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Je vous ai concocté une petite sélection des meilleures actus “logiciel et productivité” du mois de décembre.

Si vous n’avez pas le temps de vous tenir informés des dernières nouveautés : Pas de problème, je le fais pour vous !

Temps de lecture : 5 minutes

Temps d’écoute : 7 minutes

(Et si vous lisez cet article sans être abonné, c’est le bouton juste en dessous et c’est gratuit)

Intelligence artificielle

Impossible de faire un récap du mois de décembre 2022 sans parler d’intelligence artificielle.

Début décembre on a assisté à ce qui allait être LA révolution de l’année (Et des années en venir, n’en doutons pas).Je parle bien sûr de la sortie “grand public” de ChatGPT, l’intelligence artificielle développée par OpenAI.

Depuis ce lancement, on ne voit que ça !

On dirait que tous les autres acteurs attendaient un déclencheur pour sortir du bois.Il en fallait un premier : OpenAI n’a pas hésité.

Alors, on aime ou on n’aime pas, mais on ne peut qu’admettre que ChatGPT est sacrément puissant.

Ça me rappelle la citation suivante attribuée par erreur à Schopenhauer

Toute vérité passe par trois étapes, d’abord elle est ridiculisée, ensuite elle est violemment combattue et enfin elle est acceptée comme une évidence.

J’ai l’impression qu’avec l’intelligence artificielle, on se situe entre l’étape 2 et 3.

* Étape 1 - Ridiculisée : Vu ce que fait ChatGPT je pense que c’est derrière nous

* Étape 2 - Violemment combattu : Le terme “violent” n’est peut-être pas (encore ?) adapté, mais il semblerait qu’une certaine population ne voit pas cette technologie d’un très bon œil.

* Étape 3 - Acceptée comme une évidence : Le terme “Accepté” est peut-être un peu fort, ou alors, il faudrait préciser “Accepté sans le savoir”.Car l’intelligence artificielle existe depuis un bon moment dans des technologiques du quotidien (Le moteur de recherche Google par exemple).

Tiens d’ailleurs ça m’intéresse d’avoir votre avis sur le sujet, si vous voulez me rejoindre sur Discord pour en débattre :Rejoindre le Discord “Hack ta productivité”

Apple Freeform

Bon, ça ne concerne pas tout le monde (Et c’est sûrement ça le problème).Mais Apple vient de sortir une nouvelle appli “Apple Freeform”.

Une sorte de tableau blanc digital sur lequel on peut échanger des idées visuellement avec d’autres utilisateurs d’Apple, mais aussi tout seul.

Enfin… Surtout tout seul, car le fait que ça soit exclusivement réservé aux utilisateurs Apple va sacrément limiter l’esprit collaboratif de cet outil.

Mais c’est intéressant de noter qu’Apple se remet à sortir des logiciels autour de la productivité, ça faisait un moment que ça n’était pas arrivé.

Le “Software minimalism”

En écrivant ce titre accrocheur je ne savais même pas si le terme existait.D’ailleurs la définition ne reflète pas tout à fait ce que j’avais en tête.

Ce que j’ai voulu décrire dans ce titre, c’est le “ras-le-bol” qu’on peut rencontrer face à une utilisation (trop) intensive de logiciels différents.

Le fait de vouloir tout tester, tout utiliser et surtout de vouloir toujours rechercher LE logiciel qui fera mieux que son prédécesseur.

C’est étonnant de parler de ça ici, alors que je ne fais que parler de nouveaux outils.

Mais c’est une façon pour moi de préciser un peu l’objectif de cette newsletter.Je ne cherche pas à vous faire utiliser tous les nouveaux gadgets à la mode.

J’essaye simplement de faire une veille technologique sur ce qui existe et ce qui sort.Tout en vous laissant la possibilité ou non, de tester certaines de ces découvertes, en fonction de vos usages.

Voilà… Personnellement j’ai fait une overdose de Notion et ça reflète bien ce que j’écrivais plus haut.

Le hack de la semaine : Maud Alavès

C’est un nouveau format que j’adore et qui est disponible en vidéo sur ma chaîne YouTube.

Je prends un process qui est fait manuellement et je l’automatise.Pour que ça soit plus parlant, je prends le process d’une entreprise ou de quelqu’un connu.

Cette semaine j’ai pris le process de sponso de Maud Alavès, qui écrit une superbe newsletter “Les persos de Maud” sur le personnal branding.

Le contexte :

Dans chaque édition de sa newsletter, Maud Alavès propose de placer un encart publicitaire pour faire la promotion d’un service ou d’une entreprise, en échange de 60€.

C’est ce qu’on appelle le sponsoring (C’est de la publicité en gros).

Le process actuel manuel

* À la fin de la newsletter il y a un lien qui renvoie vers une notice sur Notion (Très bien faite au passage).

* Sur cette notice il y a un lien vers un planning sur Google Sheet, sur lequel on voit les places disponibles pour les prochaines éditions.

* Ensuite, Maud demande aux intéressés de lui envoyer un mail avec le détail de la “pub”.

* Puis elle envoie une facture pour que le sponsor puisse payer par virement

Toutes ces étapes impliquent plusieurs interventions manuelles et peuvent s’avérer “longues” à gérer au quotidien.

Du coup j’ai réfléchi à un petit process automatique :

Le process automatisé

* On garde la notice sur Notion, ça fait très bien le taf

* Mais plutôt que de renvoyer vers un planning, d’écrire un mail et de payer en virement

* On renvoie vers la plateforme lu.ma qui permet de tout automatiser

J’ai enregistré le process complet que vous pouvez retrouver dans la vidéo ci-dessous

(Pas de commentaires sur la miniature ahah)

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C’est la saison des grandes résolutions.Le mois de janvier est souvent le mois au cours duquel on se fixe des bonnes résolutions.

Mais il vaut mieux mettre en place de petites habitudes qu’on arrive à tenir, plutôt que de grandes résolutions qu’on abandonne au bout de quelques jours.

Pour l’occasion j’ai fait un petit best-of des astuces productivités concrètes et facilement actionnables à mettre en place sans attendre.

Temps de lecture : 5 minutesVidéo disponible : Oui, en bas de page

1. Travail sans interruption

C’est le mal de notre génération.On n’arrive plus à travailler sans être interrompus.

Un e-mail, un appel, une tape sur l’épaule.On n’arrête pas d’être dérangés

Quand c’est pas nous qui nous déconcentrons nous-même.

Avec l’arrivée des nouveaux formats (très) courts, on n’arrive plus à se concentrer plusieurs minutes sans avoir la bougeotte.

Merci tiktok, les reels, les shorts…

Forcez-vous à couper toutes les distractions pour vous concentrer sur ce que vous faites.

Au début vous allez avoir le sentiment de manquer quelque chose, d’être coupé du monde.

Mais si vous persévérez quelques jours, vous en tirerez rapidement les bénéfices.

2. Ne répondez plus au téléphone

Ça rejoint le point numéro 1.Quand vous répondez au téléphone, vous n’êtes plus maître de votre temps.C’est la personne qui vous appelle qui prend les commandes de votre organisation.

En vous appelant, elle vous oblige à être disponible quand c’est le bon moment pour elle, sans se demander si c’est le bon moment pour vous.

Donc arrêtez de répondre au téléphone et proposez plutôt vos disponibilités pour un call (Calendly est parfait pour ça).

Au moins vous pourrez vous préparer à être disponible pour ce rdv, on ne vous l’imposera pas sur le fait accompli.

3. Coupez votre boîte mail et votre slack

On reste dans la dynamique de l’astuce n°1.Ne laissez pas vos outils de communication ouverts toute la journée.

Ce sont des outils comme les autres, ouvrez-les quand vous avez besoin de traiter ce qu’il y a dedans.

Le reste du temps laissez les fermés.

Une bonne méthode consiste à réserver des plages horaires dans la journée, dédiées à la consultation des mails et de la messagerie instantanée.

4. Organisez ses journées la veille

En organisant vos journées la veille, vous déchargez votre cerveau de toutes les échéances du lendemain.

Grâce à cette méthode vous passerez de meilleures soirées et de meilleures nuits.

Car vous éviterez de surcharger votre cerveau avec les choses que vous devez faire le lendemain. Chaque chose en son temps.

Puis quand vous commencerez à bosser le lendemain, vous ne perdrez pas de temps à vous demander par quoi commencer.

Tout sera déjà organisé et vous pourrez commencer à bosser sans vous éparpiller.

5. Réservez du temps pour vous

Sans qu’on s’en rende compte, on dédie souvent notre temps aux autres.Nos collègues, nos clients, nos fournisseurs…

Alors qu’on devrait plutôt commencer par garder du temps pour soit.

Bloquez-vous des moments au cours desquels vous pourrez vous concentrer sur VOS sujets.

Vraiment, mettez-les au planning et conservez les coûte que coûte.

6. Terminez une tâche avant d’en commencer une autre

Ça peut paraître évident, mais ça ne l’est pas tant que ça.

Soyez honnête, ça vous arrive aussi de commencer plein de tâches, sans jamais en terminer une seule.

Le meilleur moyen d’être productif c’est de terminer une tâche avant d’en commencer une autre.

Vouloir tout faire en même temps est rarement une bonne idée.

Commencez une tâche et ne passez pas à suivante tant que la précédente n’est pas terminée.

7. Essayez la communication asynchrone

Pour comprendre ce que c’est, une petite définition s’impose.

* Communication asynchrone = E-mail, courrier (Vous n’êtes pas synchronisé avec votre interlocuteur)

* Communication synchrone = Téléphone, visio (Vous êtes synchronisé avec votre interlocuteur)

En travaillant de façon asynchrone, vous vous laissez la possibilité de répondre aux sollicitations quand c’est le bon moment pour vous.

Vous reprenez la maîtrise de votre temps en évitant d’être constamment interrompu.

La communication synchrone est l’excuse quand on a du mal à synthétiser ses pensées à l’écrit.

Essayez de remplacer quelques visios par des courtes vidéos et quelques appels par des mails.

Au début vous vous forcerez, mais rapidement vous ne pourrez plus vous en passer.

(Bon, bien sûr il ne faut pas tomber dans l’extrême, les discussions informelles c’est bien aussi 😅).

8. Travaillez en décalé

Si toutes les astuces précédentes ne fonctionnent pas pour vous.

Travaillez quand les autres ne travaillent pas.Ça vous permettra de bénéficier naturellement de moments de concentration profonde, pour traiter vos sujets.

On a pas toujours la possibilité d’imposer ses méthodes aux autres.

Dans ce cas là, on s’adapte en se trouvant des moments de calme.

9. Faites les mêmes choses une seule fois

Que ça soit un collègue qui vous demande comment faire telle ou telle chose.Un client, un fournisseur, votre patron.

Documentez votre savoir dans des fiches ou dans des vidéos.Ça peut vous paraître long à faire.

Mais quand une personne vous redemandera la même chose dans quelques jours.

Vous pourrez sortir votre procédure fièrement.

Tout ce que vous documentez une bonne fois pour toutes, pourra resservir à l’infinie.

10. N’appliquez pas ses méthodes d’un coup

Comme je le disais en intro, n’essayez pas de tout mettre en place d’un coup.Allez-y par étapes.

Prenez l’astuce n°1, faites en une habitude, passez à la n°2 et ainsi de suite.

Il vaut mieux mettre en place de petites choses qu’on arrive transformer en habitudes, plutôt que des grandes résolutions qu’on abandonne au bout de quelques jours.

Vidéo : 10 astuces pour mieux gérer son temps

Tous mes vœux pour cette nouvelle année et à très vite pour de nouvelles astuces autour des logiciels, des outils et de la productivité.

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