Vergabe Insights

Was macht öffentliche Ausschreibungen für kleine und mittlere Unternehmen besonders aufwendig? Und wie kann ein gutes Angebot an einem scheinbar kleinen Fehler scheitern? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Thomas Hörmandinger über die Chancen und Hürden für KMU aus der Sicht der öffentlichen Beschaffung.

Der Jurist der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) erklärt, warum KMU grundsätzlich dieselben formalen Nachweise wie größere Unternehmen erbringen müssen, obwohl ihnen dafür oft weniger Ressourcen zur Verfügung stehen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kontoauszug kann die ausdrücklich geforderte Rückstandsbescheinigung nicht einfach ersetzen. Die beiden sprechen darüber, wann es hilft, Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen zu stellen und in welchen Fällen juristische Beratung sinnvoll sein kann.

Auch die Vorbereitung auf elektronische Vergabeplattformen kommt zur Sprache. Wer die Abgabe erst kurz vor Fristende beginnt, riskiert, dass das Angebot zu spät einlangt. Hörmandinger empfiehlt, die Plattform frühzeitig kennenzulernen und das Angebot möglichst einen Tag vor Ablauf der Frist abzugeben.

Was können Auftraggeber:innen beitragen? Hörmandinger nennt früh angekündigte Ausschreibungen, übersichtliche Checklisten und gut vorbereitete Formblätter. Sie können Fehler bei der Angebotserstellung verringern und die spätere Prüfung erleichtern. Zum Schluss fasst er seine drei Tipps für KMU zusammen: Ausschreibungsunterlagen genau lesen, die Vorgaben einhalten und rechtzeitig abgeben.

Thomas Hörmandinger war zum Zeitpunkt der Aufnahme Jurist bei der Bundesbeschaffung GmbH. Laut Vorstellung in der Episode war er seit 2007 bei der BBG tätig, hielt Vorträge und Seminare für Auftraggeber:innen und Bieter:innen und war Mitautor eines Leitsatzkommentars zum österreichischen Bundesvergabegesetz.

Hinweis: In der Vergangenheit gab es in einzelnen Bereichen Kooperationen zwischen der BBG und auftrag.at. Zum Zeitpunkt der Aufnahme bestand laut Einleitung keine aktive Geschäftsbeziehung.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Manuel Aghamanoukjan spricht mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen, Entwicklungen und Erfolgsfaktoren rund um öffentliche Ausschreibungen.

Schreiben Sie uns an [email protected] oder besuchen Sie unsere Podcast-Website.

Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten und neuen Episoden zu verpassen.

Ein abgelaufenes Zertifikat kurz vor Ende der Angebotsfrist: Was tun, wenn die elektronische Unterschrift plötzlich nicht mehr funktioniert? Iris Vonderhaid spricht mit der Vergaberechtsexpertin Sophie-Anna Reiter-Werzin über die ID Austria, elektronische Signaturen und vermeidbare Fehler bei der Angebotsabgabe.

Das Gespräch wurde während der damaligen Pilotphase der ID Austria aufgenommen. Angaben zur Umstellung und zum Sommer 2022 beschreiben den Stand zum Zeitpunkt der Aufnahme. Prüfen Sie für die konkrete Teilnahme an einem Verfahren die aktuellen Vorgaben und die jeweiligen Ausschreibungsunterlagen.

Sie spricht über die Gültigkeit von Zertifikaten, die rechtzeitige Vorbereitung vor einer Abgabefrist und den Unterschied zwischen persönlicher qualifizierter elektronischer Signatur und elektronischem Unternehmenssiegel.

Für Auftraggeber:innen geht es um klare Anforderungen in Ausschreibungsunterlagen. Bei internationaler Beteiligung kommt hinzu, ob eine Signatur die verlangten Standards erfüllt. Ein besprochener ÖBB-Fall mit einem Schweizer Unternehmen zeigt, welche Folgen eine zu eng formulierte Festlegung für die Zuschlagsentscheidung haben kann.

Bieter:innen erfahren außerdem, warum die Prüfung der Signatur vor der Abgabe wichtig ist und wer im Unternehmen ein Angebot wirksam unterfertigen darf. Eine rechtzeitig erteilte Vollmacht kann helfen, wenn zeichnungsberechtigte Personen nicht verfügbar sind.

Sophie-Anna Reiter-Werzin war zum Zeitpunkt der Aufnahme Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Vergaberecht bei FSM Rechtsanwälte in Wien.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. In dieser Folge spricht Iris Vonderhaid mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen, Entwicklungen und Erfolgsfaktoren rund um öffentliche Ausschreibungen.

Schreiben Sie uns an [email protected] oder besuchen Sie unsere Podcast-Website. Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten und neuen Episoden zu verpassen.

Wer öffentliche Aufträge vergibt und zugleich selbst bei Ausschreibungen mitbietet, kennt beide Seiten des Verfahrens. Was hilft bei der Vorbereitung eines Angebots? Wo entstehen Aufwand und Unsicherheit? Und was nehmen Auftraggeber:innen aus der eigenen Erfahrung als Bieter:innen mit?

Manuel Aghamanoukjan spricht mit Martin Mair über die Doppelrolle der Wiener Zeitung Mediengruppe. Martin beschreibt, bei welchen Leistungen die Gruppe als Bieterin auftritt, weshalb sie sich für größere Projekte mit Partnerunternehmen zu Bietergemeinschaften zusammenschließt und wie sie geeignete Partner auswählt.

Aus Sicht der Auftraggeberin geht es um Grafik und IT, zusätzliche Ressourcen für Projekte, Markterkundung und die Wahl des Vergabeverfahrens. Martin Mair erklärt, weshalb auch kleinere Vergaben Vorbereitung brauchen und wie interne sowie externe juristische Unterstützung bei den Unterlagen hilft. Als Bieterin erlebt die Mediengruppe selbst Fristen, Nachweise, Signaturen und wechselnde Vergabeplattformen.

Ein weiterer Punkt ist die Preisgestaltung: Bei einer Direktvergabe lagen Angebote für dieselbe angefragte Leistung laut Martin Mair zwischen 10.000 und 60.000 Euro. Er spricht darüber, wie schwierig es für Bieter:innen ist, Qualität und einen wettbewerbsfähigen Preis zusammenzubringen.

Zum Schluss blickt Martin Mair auf kleine und junge Unternehmen. Aus eigener Erfahrung weiß er, wie abschreckend umfangreiche Unterlagen und hohe Eignungsanforderungen wirken können. Sein Appell richtet sich an beide Seiten: Auftraggeber:innen sollen passende Chancen eröffnen; kleinere Unternehmen sollen sich eine Teilnahme zutrauen.

Martin Mair war zum Zeitpunkt der Aufnahme CIO der Wiener Zeitung Mediengruppe und für deren digitale Aktivitäten verantwortlich. Die Mediengruppe ist als öffentliche Auftraggeberin tätig und bietet zugleich selbst bei Ausschreibungen mit.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Manuel Aghamanoukjan spricht mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen, Entwicklungen und Erfolgsfaktoren rund um öffentliche Ausschreibungen.

Schreiben Sie uns an [email protected] oder besuchen Sie unsere Podcast-Website. Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten und neuen Episoden zu verpassen.

Ein neuer Markt bedeutet für Unternehmen meist viel Vorarbeit: Kontakte aufbauen, Kund:innen gewinnen und Vertrauen schaffen. Eine öffentliche Ausschreibung kann diesen Weg deutlich verändern. Für den Wiener Softwarehersteller Gentics Software wurde ein großer Auftrag des Schweizer Bundes zum Türöffner für den Schweizer Markt.

Host Manuel Aghamanoukjan spricht mit Gentics-Geschäftsführer Philipp Dörre darüber, wie Gentics gemeinsam mit anderen Wiener Softwareunternehmen an der Ausschreibung teilnahm und welche Erfahrungen das Unternehmen bei seinem ersten großen Vergabeverfahren im Ausland machte. Dabei geht es auch um den erheblichen Aufwand für Konzepte, Unterlagen und Abstimmungen sowie um die Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen in einem gemeinsamen Angebot.

Die Episode zeigt außerdem, wie aus einem gewonnenen öffentlichen Auftrag weitere Marktchancen entstehen können. Gentics stieß nach dem erfolgreichen Projekt auf großes Interesse bei potenziellen Kund:innen in der Schweiz. Gleichzeitig zeigte sich, wie wichtig lokale Betreuung und Nähe zum Markt sein können. Die Konsequenz war schließlich die Gründung einer eigenen Gesellschaft in Bern.

Philipp Dörre erklärt auch, warum Ausschreibungen für Gentics nicht nur ein zusätzlicher Vertriebsweg, sondern ein wesentlicher Zugang zu Kund:innen der öffentlichen Hand sind. Er gibt Einblick in die Entscheidung, bei welchen Ausschreibungen sich eine Teilnahme lohnt, welche Rolle Produkt-Fit, Projektgröße und realistische Gewinnchancen spielen und warum gerade kleinere Unternehmen ihre Ressourcen gezielt einsetzen sollten.

Zum Abschluss geht es um die Bieter:innenperspektive: Welche Formalismen verursachen unnötigen Aufwand? Was könnten Auftraggeber:innen einfacher machen? Und welchen Rat gibt Philipp Dörre Unternehmen, die öffentliche Ausschreibungen als Vertriebskanal nutzen möchten? Seine Empfehlung: Ausschreibungen auswählen, die wirklich zum eigenen Produkt oder zur eigenen Dienstleistung passen, und die verfügbaren Ressourcen gezielt auf jene Verfahren konzentrieren, bei denen eine realistische Erfolgschance besteht.

Philipp Dörre ist Geschäftsführer der Gentics Software GmbH. Er begann bei Gentics als Webentwickler und übernahm später Verantwortung für die Umsetzung von Online-Kundenprojekten. Gentics Software entwickelt Content-Management- und Portallösungen und arbeitet unter anderem für Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung. Mit einer gewonnenen Ausschreibung des Schweizer Bundes legte das Unternehmen den Grundstein für seinen Markteintritt in die Schweiz.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Manuel Aghamanoukjan spricht mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen, Entwicklungen und Erfolgsfaktoren rund um öffentliche Ausschreibungen.

Schreiben Sie uns an [email protected] oder besuchen Sie unsere Podcast-Website. Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten und neuen Episoden zu verpassen.

Pitches gehören zum Alltag von Werbe- und Kommunikationsagenturen. Sie bieten die Chance, neue Kund:innen zu gewinnen, Ideen zu präsentieren und sich mit anderen Agenturen zu messen. Gleichzeitig können sie für alle Beteiligten viel Zeit und Ressourcen kosten. Entscheidend ist daher die Frage: Was macht einen guten und fairen Pitch aus?

In der ersten Episode von „Vergabe Insights“ spricht Manuel Aghamanoukjan mit Sebastian Bayer über die besondere Beziehung der Kreativbranche zum Pitch. Denn ein Pitch sollte nicht zum sportlichen Selbstzweck werden, sondern vor allem eines ermöglichen: die richtigen Partner:innen für eine Zusammenarbeit zu finden. Genau diesen Gedanken stellt Bayer im Gespräch in den Mittelpunkt.

Ein Schwerpunkt der Episode ist die Quality Pitch Charta der International Advertising Association (IAA). Sie entstand zunächst für privatwirtschaftliche Ausschreibungen und wurde später um Empfehlungen für öffentliche Auftraggeber:innen ergänzt. Dabei geht es nicht darum, Wettbewerb zu vermeiden, sondern einen nachvollziehbaren Rahmen für einen fairen und effizienten Auswahlprozess zu schaffen.

Sebastian Bayer war zum Zeitpunkt der Aufnahme Präsident des österreichischen Chapters der International Advertising Association (IAA) und CEO der Brand- und Customer-Experience-Agentur VMLY&R Vienna. In der Episode bringt er sowohl die Perspektive der Agenturbranche als auch jene der IAA auf eine faire Pitchkultur ein.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Wie vielfältig, lebensnah und spannend die Welt öffentlicher Ausschreibungen ist, zeigt „Vergabe Insights“ im Gespräch mit wechselnden Gästen. Im auftrag.at-Podcast teilen Auftraggeber:innen, Unternehmer:innen und Expert:innen ihre Erfahrungen, ihr Wissen und persönliche Einblicke aus der Vergabepraxis.

Schreiben Sie uns an [email protected] oder besuchen Sie unsere Podcast-Website. Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten und neuen Episoden zu verpassen.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Wie vielfältig und lebensnah das Bieten für öffentliche Aufträge ist, zeigen die Podcast-Hosts Manuel Aghamanoukjan, Iris Vonderhaid und Alina Schwadtke im Gespräch mit ihren Gästen. Im auftrag.at-Podcast teilen Unternehmer:innen, öffentliche Auftraggeber:innen und Vergabepraktiker:innen ihr Wissen und Erfahrungen aus dem Alltag öffentlicher Aussschreibungen. Hören Sie rein und entdecken Sie wie spannend und chancenreich die Welt der Vergabe ist.

Social Media und Webseite:

auftrag.at ist Teil der Mediengruppe Wiener Zeitung und hat über 20 Jahre Erfahrung im Markt für öffentlichen Ausschreibungen. Wir kennen beide Seiten des Vergabemarktes und entwickeln Lösungen für Unternehmen.