In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Hausverwalter Tobias Rütter darüber, wie eine WEG-Verwaltung praktisch und fast komplett papierlos funktionieren kann. Rütter erläutert, wie ein Scandienstleister den gesamten Posteingang digitalisiert, wie Workflows und ein verknüpftes Dokumenten- und Ticketsystem die Vorgangsbearbeitung standardisieren und warum er trotz Schnittstellenproblemen an einer All-in-one-Softwarelösung arbeitet.

Im Gespräch geht es außerdem um digitale Eigentümerkommunikation per Portal und App, rechtliche Grauzonen bei der digitalen Akteneinsicht sowie die Frage, warum bestimmte Leistungen – ob Papier oder digital – auch bepreist werden müssen. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Einsatz von KI/ChatGPT.

Kernthemen der Folge:

• Papierlose Postbearbeitung: Einsatz eines Scandienstleisters, digitale Weiterleitung und automatisierte Workflows.

• Standardisierte Prozesse & Dokumentenmanagement: Strukturierte Vorgangsbearbeitung, transparente Dokumentenablage und Vertretbarkeit im Team.

• Softwarelandschaft & Systemintegration: Herausforderungen mit ERP/CRM/Ticketsystemen sowie Überlegungen zu einer All-in-one-Lösung.

• Digitale Eigentümerkommunikation & Akteneinsicht: Kundenportal, App, Chatfunktionen und rechtliche Besonderheiten bei digitaler Akteneinsicht.

• KI im Verwalteralltag: Einsatz von ChatGPT für Zusammenfassungen, Beschlüsse, komplexe Vorgänge und professionelle Kommunikation.

• Digitalisierung als fortlaufender Prozess: Warum Digitalisierung ein Marathon ist und kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert.

Die Folge zeigt eindrucksvoll, wie moderne WEG-Verwaltung durch digitale Prozesse, klare Workflows und den Einsatz von KI effizienter und transparenter wird. Tobias Rütter macht deutlich, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein langfristiger Prozess, der die Verwaltung spürbar erleichtert – sowohl für Teams als auch für Eigentümer. Sein Ansatz: Schritt für Schritt denken, pragmatisch handeln und die Möglichkeiten neuer Technologien konsequent nutzen.

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Klimaziele, Energiepreise und Gesetzesänderungen verändern die Immobilienwelt und machen entschlossenes Handeln nötig. Im Gebäudesektor steckt enormes Potenzial – auch in Wohnungseigentümergemeinschaften.

Doch wer kann die Energiewende in WEGs tatsächlich voranbringen?

Die dena (Deutsche Energie-Agentur) sieht die Antwort klar: Verwalter/innen sind Schlüsselakteure der Transformation. Sie moderieren Entscheidungen, übersetzen komplexe Anforderungen und sind der erste Ansprechpartner für die WEG.

In dieser Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Verena Scheulen und Martin Fischer von der dena über den neuen WEG-Praxisguide, der Verwalter:innen, Eigentümer:innenund Energieberater:innen durch den Modernisierungsprozess führt – mit Infos, Tools und praxisnahen Entscheidungshilfen.

Zum Praxisguide: www.gebäudeforum.de/weg-praxisguide

Kernfragen der Folge:

• Wie groß ist das Modernisierungspotenzial in WEGs wirklich?
• Warum sind Verwalter:innen entscheidend für das Gelingen derEnergiewende im Gebäudesektor?
• Wie hilft der WEG-Praxisguide bei Planung, Finanzierung undBeschlussfassung?
• Wie können Eigentümergemeinschaften trotzunterschiedlicher Interessen fundierte Entscheidungen treffen?

Ein Gespräch über Handlungsbedarf, Verantwortung und Lösungen, das zeigt: Die Energiewende gelingt nur, wenn Verwaltung und Eigentümer/innen an einem Strang ziehen – und Wissen zugänglich wird.

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Ein defektes Fenster, ein eiliger Eigentümer – und ein Verwalter, der entscheiden muss: handeln oder warten? Kaum ein Thema sorgt in der WEG-Praxis für so viel Unsicherheit wie die Frage, wann Verwalter eigenständig tätig werden dürfen. Zwischen rechtlicher Verantwortung, finanziellen Grenzen und dem Anspruch auf effizientes Handeln entsteht ein Spannungsfeld, das schnell zur Haftungsfalle werden kann.

Gemeinsam mit Dr. Jan Hendrik Schmidt, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht bei derWIR Breiholdt Nierhaus Schmidt Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte PartG mbB, beleuchtet Massimo Füllbeck die Entscheidungskompetenz des Verwalters nach § 27 WEG – und zeigt, wie man juristische Grauzonen im Alltag sicher meistert. Im Zentrum stehen praxisnahe Fälle, aktuelle BGH-Entscheidungen und konkrete Handlungsempfehlungen, die Verwaltern helfen, Entscheidungen fundiert und rechtssicher zu treffen.

Kernpunkte der Folge:

• Was der § 27 WEG wirklich erlaubt – und wo seine Grenzen liegen
• „Untergeordnete Bedeutung“ in der Praxis: wann Verwalter ohne Beschluss handeln dürfen
• 2 % oder 5 %? Wie man finanzielle Grenzen richtig einordnet Erweiterte Beschlusskompetenz nach § 27 Abs. 2 WEG: Sicherheit durch klare Regelungen Typische Praxisfallen: von Fenstertausch bis Hausmeisterkündigung

Ein präziser Blick auf den juristischen Alltag von WEG-Verwalter:innen – zwischen Vertretungsmacht, Vertrauen und Verantwortung.

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In dieser Folge von VERWALTUNG4U begrüßt Massimo Füllbeck mal wieder die Kölner Rechtsanwältin und Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Cathrin Fuhrländer. Gemeinsam werfen sie einen praxisnahen Blick auf zwei aktuelle Entscheidungen des Bundesgerichtshofs, die für die tägliche Arbeit von WEG-Verwalter von großer Bedeutung sind.

Themen der Folge:

• Steckersolargeräte & bauliche Veränderungen: Ab wann liegt eine bauliche Veränderung vor? Reicht schon eine optische Veränderung wie ein Katzennetz oder ein Schrank auf dem Balkon – oder braucht es zwingend einen Substanzeingriff? Der BGH sorgt für Klarheit und verschiebt die Grenzen neu.
• Drei Angebote Pflicht? Muss die Verwaltung bei Gutachtern und Anwälten immer mehrere Vergleichsangebote einholen? Der BGH sagt: nein – und stellt gleichzeitig klar, wie mit nachträglichen Genehmigungen und der Rolle des Verwalters im Außen- und Innenverhältnis umzugehen ist.
• Praxis-Tipps für Verwalter: Im Zweifel Beschlüsse einholen, die Eigentümer entscheiden lassen und Haftungsfallen vermeiden – Massimo Füllbeck und Cathrin Fuhrländer geben konkrete Empfehlungen für den Alltag.

Bleiben Sie auf dem Laufenden und hören Sie rein in "Verwaltung4U" – dem Podcast, der komplexe Themen der Immobilienverwaltung verständlich und praxisnah präsentiert.

Wir wünschen Ihnen eine spannende Unterhaltung und freuen uns auf Ihre Kommentare.

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In dieser Folge spricht Massimo mit Dirk Bitterlich von Westbridge Advisory darüber, wie professionelle Energiebeschaffung, Metering und ESG-Themen die tägliche Arbeit von Hausverwaltungen spürbar entlasten und Kosten stabilisieren. Westbridge versteht sich als One Stop Shop für die Immobilienbranche – von der Energiebeschaffung über Sub- und Smart Metering bis hin zur ESG-Beratung, mit über 220 Mitarbeitenden und europaweiter Präsenz.

Warum das gerade jetzt wichtig ist: Viele Verwaltungen stehen unter Druck, „bei der Energie mal was zu machen“. Oft fehlt schlicht die Zeit – obwohl es Hilfe gibt, die Verwalterinnen und Verwaltern und Eigentümergemeinschaften gleichermaßen nutzt. Dirk zeigt anhand echter Praxisbeispiele, warum zwischen dem „selbst machen“, dem Stadtwerk-Standard und einem professionell ausgeschriebenen Einkauf schnell Preisunterschiede von über 2 Cent pro kWh liegen können.

Wir sprechen außerdem über:

• Marktrealität seit der Gasmangellage (inkl. LNG-Abhängigkeiten) und was das für heutige Beschaffungsentscheidungen bedeutet.

• Was der „Stromsee“ mit Bilanzkreisen zu tun hat – und warum es wichtig ist zu verstehen, wie Strom wirklich zu euch kommt.

• Warum „Vergleichsportale“ selten das halten was sie versprechen – Stichworte AGB, Boni, Umlagen, Netto/Brutto, Nachhalten der Rabatte.

• Service nach dem Vertrag: 48 Menschen im Projektmanagement kümmern sich um Stammdatenpflege, Korrekturen, Sperrandrohungen und das tägliche Papier.

•Verwalterwechsel ohne Stress: Rahmenkonditionen bleiben, Rechnungen werden sauber umgestellt.

•Relevanz für Mietverwaltung: Wirtschaftlichkeitsgebot, „zweite Miete“ und wie Einsparungen Investitionen ermöglichen.

Fazit: Energie ist kein Nebenkriegsschauplatz mehr. Mit professioneller Begleitung gewinnen Verwaltungen Zeit, Transparenz und bessere Konditionen – und können das in Versammlungen souverän belegen.

In dieser Folge wird es juristisch, ehrlich und ausgesprochen praxisnah: Massimo Füllbeck spricht mit Barry Sankol, Richter am Amtsgericht Hamburg-St. Georg, über typische Streitfragen der WEG-Verwaltung – und warum viele davon bis heute nicht abschließend geklärt sind.

Ob Rollläden, Heizkörper, Beschlusskompetenz oder Vermögensberichte – gemeinsam nehmen sie konkrete Fälle aus der Praxis auseinander und diskutieren, wo das Gesetz endet und der Auslegungsraum beginnt.

 Dabei geht es um zentrale Fragen wie:

• Wann ist ein Rollladen gemeinschaftliches Eigentum – und wann nicht?
• Was passiert, wenn Eigentümer ihre Erhaltungspflicht ignorieren?
• Müssen ehemalige Verwalter Vermögensberichte nachliefern?
• Wie viele Angebote sind im Handwerkermarkt wirklich zumutbar?

Barry Sankol bringt die juristische Perspektive ein – differenziert, aber verständlich. Massimo Füllbeck sorgt wie immer für Klartext, Praxisbezug und einen Hauch von True Crime-Stimmung. Eine Folge, dieallen Verwalter/innen hilft, den rechtlichen Rahmen besser einzuordnen – und souverän damit umzugehen.

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In dieser Folge von VERWALTUNG4U wird’s juristisch – aber praxisnah.
Massimo Füllbeck spricht mit Rechtsanwältin Cathrin Fuhrländer über ein Thema, das viele Verwalter/innen aktuell beschäftigt:
Welche Beschlüsse müssen bis zum 31.12.2025 ins Grundbuch eingetragen werden – und welche nicht?

Die beiden nehmen sich den oft übersehenen § 47 WEG vor und erklären unter anderem:

• Wann genau eine Eintragungspflicht bei alten Beschlüssen besteht – und warum das selten der Fall ist.
• Warum Nutzungsänderungen und Änderungen bei der Erhaltungslast besonders relevant sind.
• Wieso die Erwerberhaftung zwingend eingetragen werden muss – sonst drohen finanzielle Verluste.
• Wie Verwalter/innen strukturiert vorgehen, wenn alte Beschlüsse fehlen oder Teilungserklärungen unklar sind.

Plus: ZGB im Einsatz – Unterstützung oderUnsicherheitsfaktor?

Diese Folge ist ein praxisnaher Weckruf für alleWEG-Verwalter/innen, die auf Nummer sicher gehen wollen.

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In dieser Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Prof. Dr. Heiko Gsell (EBZ Business School) über die Ergebnisse der neuen Studie: „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen“. 

Die Untersuchung zeigt klar: Viele Verwaltungen bleiben bei der Digitalisierung hinter ihren Möglichkeiten zurück – mit konkreten Folgen für Effizienz, Servicequalität und Wettbewerbsfähigkeit. 

Die drei wichtigsten Erkenntnisse: 

• Strategielücke: Über 30 % der Verwaltungen haben keine Digitalisierungsstrategie. Statt systematischem Fortschritt gibt es Insellösungen ohne Zusammenhang. 
• Prozessprobleme: Ohne standardisierte Abläufe bleibt Automatisierung wirkungslos – viele Prozesse sind noch zu individuell. 
• Kompetenzmangel: Es fehlt häufig an technischem Verständnis und digitalem Know-how im Team – Qualifizierung ist der Schlüssel. 

Darüber hinaus diskutieren Massimo und Heiko: 

• Worauf Verwalter/innen bei der Softwareauswahl achten sollten 

• Warum ein Digitalisierungs-Euro in der Vergütung gerechtfertigt ist 

• Welche Tools wirklich entlasten – und welche überfordern 

• Wie KI, Bots & digitale Hotlines sinnvoll eingesetzt werden können 

📄 Die komplette Studie jetzt kostenfrei downloaden: 
👉 EBZ Business School – Studienseite 

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Kirchliche Wohnungsunternehmen stehen vor komplexen Aufgaben: Mitgliederschwund, Leerstand und der Spagat zwischen sozialem Auftrag und wirtschaftlichem Handeln fordern neue Lösungen. In dieser Folge spricht Massimo Füllbeck mit Jannika Lange, Geschäftsführerin des eid Evangelischen Immobilienverbands Deutschland e.V. undExpertin für kirchliche Wohnungswirtschaft, über die strategische Neuausrichtung evangelischer Träger.

Dabei geht es um zentrale Fragen wie:

· Welche Aufgaben übernimmt der eid als Kompetenznetzwerk?

· Wie lässt sich das Erbbaurecht kirchlich sinnvoll nutzen?

· Welche Herausforderungen entstehen durch Leerstand und schrumpfende Gemeinden?

· Wie bringt der eid Beratung, gesellschaftliche Verantwortung und Wirtschaftlichkeit zusammen?

· Welche Rolle spielt politische Interessenvertretung?

· Und warum ist WEG-Fachgespräch in Fischen seit über 50 Jahren ein Pflichttermin für Fachleute?

Ein Gespräch über Verantwortung, Strategie und die Zukunft kirchlicher Immobilienverwaltung. Klar, praxisnah und mit Blick auf das große Ganze.

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In dieser Folge von VERWALTUNG4U widmen sich Massimo Füllbeck und Christian Seip einem Thema, das alle Vermieter/innen und Verwalter/innen gleichermaßenbetrifft: die Fristen rund um die Betriebskostenabrechnung. Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt? Welche Formvorgaben gelten? Und wie lässt sich die Zustellung rechtssicher dokumentieren? Christian Seip, erfahrener Prüfer, Coach und Dozent, bringt nicht nur Fachwissen, sondern auch jede Menge Praxisbeispiele mit – von der Silvester-Zustellung über Scheinabrechnungen bis hin zu Gerichtsentscheidungen rund um das ThemaZugangsnachweis.

Gemeinsam analysieren die beiden:

• die gesetzliche Abrechnungsfrist und deren Folgen bei Versäumnis,
• die Bedeutung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung,
• rechtssichere Zustellformen – und warum Einschreiben oft keine gute Idee sind, den Unterschiedzwischen Nachzahlung und Guthaben sowie
• Mieterrechte, wie z. B. das Zurückbehaltungsrecht vonVorauszahlungen.
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Ein unterhaltsames und zugleich hochrelevantes Gespräch für alle, die in der Miet- und WEG-Verwaltung arbeiten – gespickt mit Anekdoten, Rechtstipps und einem kleinen Exkurs in die Fußballwelt.

Eure EBZ Akademie 

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