VERWALTUNG4U

In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Michelle Klotz über Schadenfux24– eine webbasierte Plattform, die Hausverwaltungen bei der Bearbeitung von Versicherungsschäden unterstützt. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie eine digitale Schadenakte alle Beteiligten zusammenbringt und den Überblick über Meldungen, Termine, Dokumente, Freigabenund offene Aufgaben erleichtert.

Im Gespräch geht es außerdem um die Anbindung an bestehende Verwalterprogramme, den Informationsfluss zwischen Hausverwaltung, Versicherungsmakler, Handwerkern und Bewohnern sowie um Auswertungen, mit denen Verwaltungen Schadenssummen, Frequenzen und Ursachen besser nachvollziehen und gegenüber Eigentümergemeinschaften erklären können.

Kernthemen der Folge:

• Schadenfuchs im Überblick: Wie die digitale SchadenakteVersicherungsschäden bündelt und alle Beteiligten auf denselben Stand bringt.

• Schadenmeldung & Vertragsdaten: Warum hinterlegteLiegenschaften, Versicherungsdetails und Selbstbeteiligungen die ersteEinschätzung erleichtern.

• Schnittstellen & Zusammenarbeit: Wie Vorgänge ausVerwalterprogrammen gespiegelt und Informationen bidirektional ausgetauschtwerden können.

• Transparenz für Bewohner, Eigentümer und Beiräte:Live-Links mit Einsichtsrechten als Möglichkeit, Rückfragen zu reduzieren.

• Reports & Argumentation in der Eigentümerversammlung:Schadenssummen, regulierte Beträge, Eigenanteile und Ursachen sichtbar machen.

• Versicherungspraxis & Risikobewertung: Warum nicht nurdie Höhe, sondern auch die Häufigkeit von Schäden relevant ist – und weshalb Sanierungen dem Makler oder der Gesellschaft gemeldet werden sollten.

Die Folge zeigt, wie viel Aufwand in der Bearbeitung vonVersicherungsschäden steckt – und warum ein zentraler digitaler Ablage- und Kommunikationsort Hausverwaltungen dabei helfen kann, sicherer, transparenterund strukturierter zu arbeiten.

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Was Verwaltungen jetzt wissen müssen

In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit der Rechtsanwältin und WEG-Expertin Cathrin Fuhrländer über eine mit Spannung erwartete BGH-Entscheidung zu Alternativ- bzw. Vergleichsangeboten bei Erhaltungsmaßnahmen. Im Mittelpunkt steht die Frage, wann Wohnungseigentümergemeinschaften tatsächlich Vergleichsangebote benötigen und warum es keine allgemeine Pflicht zu „drei Angeboten” gibt.

Außerdem geht es um eine weitere praxisrelevante Entscheidung zum Stimmrecht: Wann dürfen Stellplatz- oder Teileigentümer mit abstimmen? Wann sind Stimmrechtsbeschränkungen unwirksam? Und weshalb kommt es in vielen Fällen auf die Kausalität für das Beschlussergebnis an?

In dieser Folge:

• Alternativangebote bei Erhaltungsmaßnahmen: Warum der BGH keine generelle Pflicht zur Einholung von Vergleichsangeboten sieht.
• •Praxis statt Pauschalgrenzen: Welche Kriterien imEinzelfall zählen – etwa Art und Umfang der Maßnahme, Dringlichkeit, Marktverfügbarkeit und "bekannt und bewährt".
• Anfechtung von Beschlüssen: Warum das bloße Fehlenweiterer Angebote künftig nicht mehr automatisch zur Ungültigkeit führt.
• Bedeutung für das Tagesgeschäft: Weshalb die Entscheidung gerade bei kleineren, wiederkehrenden Maßnahmen für spürbare Erleichterung sorgt.
• Stimmrecht in der WEG: Was für Tiefgaragen-, Stellplatz- und Teileigentümer gilt und wo Gemeinschaftsordnungen an ihre Grenzen stoßen.
• Kausalität und Beschlussanfechtung: Wann ein fehlerhafter Stimmrechtsausschluss relevant wird – und wann ein Beschluss trotzdem bestehenbleibt.

Die Folge zeigt, wie stark praxistaugliche Rechtsprechungdie tägliche Verwaltungsarbeit erleichtern kann – sowohl beiAngebotsentscheidungen als auch bei Abstimmungen in der Eigentümerversammlung.

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Das „Heizungsgesetz“ soll abgeschafft werden – doch wasbedeutet das konkret für die Praxis der WEG-Verwaltung?

In dieser Folge von VERWALTUNG4U sprechen MassimoFüllbeck und Cathrin Fuhrländer über die geplanten Änderungen amGebäudeenergiegesetz und deren Auswirkungen auf Eigentümergemeinschaften undVerwalter. Im Fokus stehen der Wegfall zentraler Vorgaben, mehrTechnologieoffenheit und neue Unsicherheiten bei laufenden Maßnahmen.

Kernfragen der Folge:
• Welche Regelungen sollen entfallen – und was kommt stattdessen?
• Was bedeutet das für bereits geplante oder beschlossene Maßnahmen?
• Wie sollten Verwalter jetzt reagieren und kommunizieren?

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In der neuen Folge von „VERWALTUNG4U” sprechen Massimo Füllbeck und Cathrin Fuhrländer über die Objektübernahme beim Verwalterwechsel in der WEG-Verwaltung. Im Fokus steht die Frage, wer wann wozu berechtigt ist und wie sich typische Streitpunkte zwischen abgebendem und übernehmendem Verwalter rechtssicher und pragmatisch lösen lassen.

Unter anderem werden folgende Themen behandelt: die Annahme der Verwalterbestellung bei einer längeren Zeitspanne bis zum Amtsbeginn, die Legitimation gegenüber Banken und die Frage, ab wann der neue Verwalter Unterlagen verlangen darf. Darüber hinaus geht es um eine strukturierte Übergabe, den Umgang mit digitalen und originalen Unterlagen und die Tatsache, dass die Herausgabe oft als Holschuld erfolgt.

Kernthemen der Folge:

• Annahme der Verwalterbestellung: Was gilt bei einer langen Zeitspanne zwischen Bestellung und Amtsbeginn? Warum die Annahme oft konkludent erfolgt und weshalb Bindungsfristen im Angebot sinnvoll sein können.
• Legitimation gegenüber Banken: Warum Banken unterschiedlich reagieren, was rechtlich wirklich zählt und wann sogar die BaFin ins Spiel kommen kann.
• Unterlagen und Zugriffsrechte: Ab wann darf der neue Verwalter welche Unterlagen fordern und was benötigt er für einen sauberen Start?
• Pflichten des abgebenden Verwalters: Welche Übergabeschritte sind zu erwarten und wie trägt Struktur dazu bei, Konflikte zu reduzieren?
• Übergabemenge und Digitalisierung: Digitale Akten vs. Originale – was kann digital übergeben oder ggf. vernichtet werden und was muss im Original bleiben?
• Aufgaben des übernehmenden Verwalters: Unterlagen prüfen, Lücken nachfordern, Fristen setzen und den Übergang aktiv steuern.
• Herausgabe als Holschuld: Warum die neue Verwaltung Unterlagen grundsätzlich beim Vorverwalter abholen muss – auch bei großer Entfernung.

Die Folge liefert einen klaren Praxis-Kompass für alle, die Objektübernahmen in der WEG-Verwaltung sauber, effizient und konfliktarm gestalten wollen – und zeigt, wie gute Vorbereitung, klare Rollen und realistische Kommunikation Zeit, Geld und Nerven sparen.

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In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Stefan Löfflad (Jennißen & Partner, Köln) über ein Thema, das in der Praxis regelmäßig eskaliert: Wohnungsrückgabe und Abnahme am Ende des Mietverhältnisses. Im Mittelpunkt steht die Frage, warum es für Vermieter/Verwalter oft riskant ist, die Rücknahme „aus dem Bauch heraus“ zu verweigern – und welche Folgen das für Zahlungen, Nutzungsentschädigung und Beweisbarkeit haben kann.

Im Gespräch geht es außerdem um typische Fallstricke rund um Schlüsselrückgabe, Übergabeprotokolle, die kurze Verjährungsfrist sowie darum, wie man Renovierungs- und Schadensfragen sauber trennt – inklusive praktischer Tipps, wann eine gemeinsame Abnahme sinnvoll ist (und wann eher nicht).

Kernthemen der Folge:

• Rücknahme verweigern – ja oder nein? Warum „im Zweifel lieber zurücknehmen“ in vielen Fällen der sicherere Weg ist.
• Schlüsselrückgabe & Nutzungsentschädigung: Wann nach Mietende noch Geld fließt – und wann nicht.
• 6 Monate Verjährung: Warum es entscheidend ist, wann die Wohnung tatsächlich zurückgegeben wird.
• Gemeinsame Abnahme & Protokoll: Fotos, Vorbehalte und warum ein Protokoll für Vermieter auch „giftig“ werden kann, wenn man Mängel übersieht.
• Absprachen bei Übergabe: Widerruf, Haustür-Situation & warum gut gemeinte Deals später kippen können.
• Schönheitsreparaturen vs. Schadensersatz: Was wirklich geschuldet ist, welche Klauseln häufig unwirksam sind – und wie man mit „bunten Wänden“, Tapeten & Co. umgeht.

Die Folge liefert einen klaren Praxis-Kompass für alle, die Wohnungsabnahmen professionell und streitarm abwickeln wollen – und zeigt, wo sich juristische Details direkt in bares Geld (oder unnötige Risiken) übersetzen.

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In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeckmit Rechtsanwältin und WEG-Expertin Cathrin Fuhrländer über dieBGH-Entscheidung vom 26.09.2025 (V ZR 206/24) – und die praktischen Folgen beiVerwalterwechseln und offenen Jahresabrechnungen. Im Mittelpunkt steht dieFrage, warum der 01.01. zur entscheidenden „Schlüssellinie“ wird undweshalb bei einem Wechsel zum Jahreswechsel regelmäßig der neue Verwalterdie Abrechnung für das Vorjahr erstellen muss.

Im Gespräch geht es außerdem um die Abgrenzung zwischen Jahresabrechnungund Rechnungslegung, um Sonderfälle wie abweichende Wirtschaftsjahresowie um den Umgang mit Alt-Rückständen (inkl. Saldovorträgen undVerjährungsrisiken).

Kernthemen der Folge:

• BGH V ZR 206/24: Warum die Pflicht/der Anspruch zurJahresabrechnung „nach Ablauf des Kalenderjahres“ am 01.01. entsteht – und wasdas für Verwalterwechsel bedeutet.

• Jahresabrechnung vs. Rechnungslegung: Was genau zuübergeben ist (geordnet/chronologisch inkl. Belegen, Forderungen undVerbindlichkeiten).

• Fehlende Alt-Abrechnungen bei Übernahme: Pflicht derGemeinschaft – keine gesetzliche Nachwirkungspflicht des Ex-Verwalters, nurggf. bei ausdrücklicher vertraglicher Regelung.

• Praxisfahrplan für Verwaltungen: prüfen, Sondervergütungvor Übernahme regeln, Vorverwalter auffordern & Fristen setzen,Eigentümerbeschluss herbeiführen (Ersatzvornahme/Klage/Einvernehmliche Lösung).

• Saldovorträge & Verjährung: Warum „mitgeschleppte“Salden ein Risiko sind und genau geprüft werden müssen.

• Übertrag auf weitere Pflichten (z. B. Beschlusssammlung):Keine „nachlaufenden“ gesetzlichen Pflichten – ausstehende Arbeiten liegengrundsätzlich beim bestellten Verwalter als ausführendem Organ.

Die Folge zeigt, wie stark der Zeitpunkt desVerwalterwechsels die Abrechnungspraxis beeinflusst – und warum klareVereinbarungen (insbesondere zur Sondervergütung) sowie ein strukturiertesVorgehen bei Alt-Rückständen entscheidend sind.

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In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Hausverwalter Tobias Rütter darüber, wie eine WEG-Verwaltung praktisch und fast komplett papierlos funktionieren kann. Rütter erläutert, wie ein Scandienstleister den gesamten Posteingang digitalisiert, wie Workflows und ein verknüpftes Dokumenten- und Ticketsystem die Vorgangsbearbeitung standardisieren und warum er trotz Schnittstellenproblemen an einer All-in-one-Softwarelösung arbeitet.

Im Gespräch geht es außerdem um digitale Eigentümerkommunikation per Portal und App, rechtliche Grauzonen bei der digitalen Akteneinsicht sowie die Frage, warum bestimmte Leistungen – ob Papier oder digital – auch bepreist werden müssen. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Einsatz von KI/ChatGPT.

Kernthemen der Folge:

• Papierlose Postbearbeitung: Einsatz eines Scandienstleisters, digitale Weiterleitung und automatisierte Workflows.

• Standardisierte Prozesse & Dokumentenmanagement: Strukturierte Vorgangsbearbeitung, transparente Dokumentenablage und Vertretbarkeit im Team.

• Softwarelandschaft & Systemintegration: Herausforderungen mit ERP/CRM/Ticketsystemen sowie Überlegungen zu einer All-in-one-Lösung.

• Digitale Eigentümerkommunikation & Akteneinsicht: Kundenportal, App, Chatfunktionen und rechtliche Besonderheiten bei digitaler Akteneinsicht.

• KI im Verwalteralltag: Einsatz von ChatGPT für Zusammenfassungen, Beschlüsse, komplexe Vorgänge und professionelle Kommunikation.

• Digitalisierung als fortlaufender Prozess: Warum Digitalisierung ein Marathon ist und kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert.

Die Folge zeigt eindrucksvoll, wie moderne WEG-Verwaltung durch digitale Prozesse, klare Workflows und den Einsatz von KI effizienter und transparenter wird. Tobias Rütter macht deutlich, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein langfristiger Prozess, der die Verwaltung spürbar erleichtert – sowohl für Teams als auch für Eigentümer. Sein Ansatz: Schritt für Schritt denken, pragmatisch handeln und die Möglichkeiten neuer Technologien konsequent nutzen.

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Klimaziele, Energiepreise und Gesetzesänderungen verändern die Immobilienwelt und machen entschlossenes Handeln nötig. Im Gebäudesektor steckt enormes Potenzial – auch in Wohnungseigentümergemeinschaften.

Doch wer kann die Energiewende in WEGs tatsächlich voranbringen?

Die dena (Deutsche Energie-Agentur) sieht die Antwort klar: Verwalter/innen sind Schlüsselakteure der Transformation. Sie moderieren Entscheidungen, übersetzen komplexe Anforderungen und sind der erste Ansprechpartner für die WEG.

In dieser Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Verena Scheulen und Martin Fischer von der dena über den neuen WEG-Praxisguide, der Verwalter:innen, Eigentümer:innenund Energieberater:innen durch den Modernisierungsprozess führt – mit Infos, Tools und praxisnahen Entscheidungshilfen.

Zum Praxisguide: www.gebäudeforum.de/weg-praxisguide

Kernfragen der Folge:

• Wie groß ist das Modernisierungspotenzial in WEGs wirklich?
• Warum sind Verwalter:innen entscheidend für das Gelingen derEnergiewende im Gebäudesektor?
• Wie hilft der WEG-Praxisguide bei Planung, Finanzierung undBeschlussfassung?
• Wie können Eigentümergemeinschaften trotzunterschiedlicher Interessen fundierte Entscheidungen treffen?

Ein Gespräch über Handlungsbedarf, Verantwortung und Lösungen, das zeigt: Die Energiewende gelingt nur, wenn Verwaltung und Eigentümer/innen an einem Strang ziehen – und Wissen zugänglich wird.

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Ein defektes Fenster, ein eiliger Eigentümer – und ein Verwalter, der entscheiden muss: handeln oder warten? Kaum ein Thema sorgt in der WEG-Praxis für so viel Unsicherheit wie die Frage, wann Verwalter eigenständig tätig werden dürfen. Zwischen rechtlicher Verantwortung, finanziellen Grenzen und dem Anspruch auf effizientes Handeln entsteht ein Spannungsfeld, das schnell zur Haftungsfalle werden kann.

Gemeinsam mit Dr. Jan Hendrik Schmidt, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht bei derWIR Breiholdt Nierhaus Schmidt Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte PartG mbB, beleuchtet Massimo Füllbeck die Entscheidungskompetenz des Verwalters nach § 27 WEG – und zeigt, wie man juristische Grauzonen im Alltag sicher meistert. Im Zentrum stehen praxisnahe Fälle, aktuelle BGH-Entscheidungen und konkrete Handlungsempfehlungen, die Verwaltern helfen, Entscheidungen fundiert und rechtssicher zu treffen.

Kernpunkte der Folge:

• Was der § 27 WEG wirklich erlaubt – und wo seine Grenzen liegen
• „Untergeordnete Bedeutung“ in der Praxis: wann Verwalter ohne Beschluss handeln dürfen
• 2 % oder 5 %? Wie man finanzielle Grenzen richtig einordnet Erweiterte Beschlusskompetenz nach § 27 Abs. 2 WEG: Sicherheit durch klare Regelungen Typische Praxisfallen: von Fenstertausch bis Hausmeisterkündigung

Ein präziser Blick auf den juristischen Alltag von WEG-Verwalter:innen – zwischen Vertretungsmacht, Vertrauen und Verantwortung.

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In dieser Folge von VERWALTUNG4U begrüßt Massimo Füllbeck mal wieder die Kölner Rechtsanwältin und Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Cathrin Fuhrländer. Gemeinsam werfen sie einen praxisnahen Blick auf zwei aktuelle Entscheidungen des Bundesgerichtshofs, die für die tägliche Arbeit von WEG-Verwalter von großer Bedeutung sind.

Themen der Folge:

• Steckersolargeräte & bauliche Veränderungen: Ab wann liegt eine bauliche Veränderung vor? Reicht schon eine optische Veränderung wie ein Katzennetz oder ein Schrank auf dem Balkon – oder braucht es zwingend einen Substanzeingriff? Der BGH sorgt für Klarheit und verschiebt die Grenzen neu.
• Drei Angebote Pflicht? Muss die Verwaltung bei Gutachtern und Anwälten immer mehrere Vergleichsangebote einholen? Der BGH sagt: nein – und stellt gleichzeitig klar, wie mit nachträglichen Genehmigungen und der Rolle des Verwalters im Außen- und Innenverhältnis umzugehen ist.
• Praxis-Tipps für Verwalter: Im Zweifel Beschlüsse einholen, die Eigentümer entscheiden lassen und Haftungsfallen vermeiden – Massimo Füllbeck und Cathrin Fuhrländer geben konkrete Empfehlungen für den Alltag.

Bleiben Sie auf dem Laufenden und hören Sie rein in "Verwaltung4U" – dem Podcast, der komplexe Themen der Immobilienverwaltung verständlich und praxisnah präsentiert.

Wir wünschen Ihnen eine spannende Unterhaltung und freuen uns auf Ihre Kommentare.

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