November 24, 2022

36 Studio legale Snello o LEAN

1 hour 3 minutes

Oggi inizio una serie (spero) di approfondimenti sul metodo lean o snello e come sia possibile applicarlo ad uno studio legale. Approfondirò in questa puntata come sono arrivato a conoscere il metodo e cos’è la teoria dei vincoli e come si può applicare allo studio legale.

Note dell'episodio

Compendium – lo studio legale snello (lean) – introduzione

Premessa

Per chi ha un martello tutto sembra un chiodo

Non farsi guidare dallo strumento o metodo

Ragionare se lo strumento o il metodo è quello appropriato alla situazione che dovete affrontare

Come ci sono arrivato

3 estati fa, mi sono messo ad approfondire le teorie dei processi

Ne ho parlato nelle precedenti puntate

L’idea era di ottimizzare il mio studio legale e lavorare in modo più programmatico

Nel 2014 mi ero accorto di prima mano di come il mio concetto di digitalizzazione fosse a dir poco limitato

E se ci fosse stato un modo migliore di svolgere la professione legale

Così come avevo trovato un modo migliore di gestire la digitalizzazione dell’ufficio?

Ovviamente mi sono rivolto al mondo anglosassone posto che da noi le novità e modi di lavorare differenti sono

Difficili da reperire

Nelle mie peregrinazioni su internet ho trovato •

Lean Law Farm

Questo autore

che mi ha condotto a questo libro

Pubblicato dalla ABA l’organizzazione forense americana

Sito del libro

Risorse utili

Lo stile del libro

Un racconto / avventura. Riprendere il modo di narrare del maggior divulgatore del metodo Lean

Goldratt

Di cui ho letto vari libri: The Goal: A Process of Ongoing Improvement

Dopo averlo scoperto da questo libro

Cos'è lo studio legale ?

Esiste per

Risolvere un problema del cliente

Qualunque esso sia

E, nel fare ciò,

Ottenere un guadagno per il raggiungimento di bisogno o di una necessità

Studio legale come catena di produzione

La consulenza / il risultato che vuole il cliente

è il prodotto

Quando riceviamo un cliente

L’ordine di un prodotto

Quando facciamo le ricerche e prepariamo un atto

Produzione

Compenso

Pagamento del prodotto ovvero consulenza legale

Teoria dei vincoli

Vincolo

esterno

Ci puoi fare poco o niente

Termini giudiziali, funzionamento degli ufficio / macchina giudiziale

interno

Lo puoi affrontare gestire

Stoicismo ragiona in questi termini

Blocco

Quando la produzione si ferma

Collo di bottiglia

Quando la produzione viene rallentata da una parte del sistema operativo

Tempo di attesa

Tempo di attesa inutile

Quando l’attesa non è dovuta ad alcun vero blocco o vincolo ma è artificiale

Possibile esempio:

Il tempo trascorso tra

Ricevimento di un potenziale cliente

Acquisizione del cliente

Firma contratto e delega

Tempo di reazione

Tempo del ciclo

Quanto tempo ci si mette dall’ordine alla consegna del prodotto

I colli di bottiglia

"Un collo di bottiglia è il sintomo di un processo tutt'altro che ottimale nel punto in cui le unità del caso iniziano ad accumularsi"

Backlog o arretrato

“Accumulo di lavoro ancora da svolgere”

Cestino del Brand o marchio

"Una raccolta di aree di pratiche di nicchia complementari organizzate attorno al tema centrale o alla competenza di un'azienda"

Fase di cambiamento o changeover

"Deve cambiare marcia allo stesso modo (e rallentare) quando gestisce troppe aree di pratica diverse"

Nella manifattura è quando occorre fermare la produzione per cambiare la linea di produzione

“Just-in-Time (JIT) or Pull Scheduling”

Quando la consegna del prodotto non ha una specifica scadenza ma viene consegnato quando serve

Kaizen

Filosofia e pratica di migliorare gradualmente ma continuamente

Kanban

"Un controllo visivo in cui (per i nostri scopi) ogni Case Unit è rappresentata da una "carta" su una scheda che raffigura il sistema di produzione dell'azienda come un flusso da sinistra a destra"

Parola giapponese

Lavagna con bigliettini

KPI (Key Performance Indicators)

Indicatori chiave di prestazione

Multitasking

Impossibile e comunque genera rifiuti perché aumenta la “fase di cambiamento” da attività ad attività

Processo

Una serie di azioni o passi presi per ottenere un particolare risultato o fine

Da accettazione incarico a conclusione dello stesso

La formula del guadagno

Determina il guadagno della tua attività

Capacità di trattamento o di acquisizioni di nuovi casi X Valore medio dei casi

Capacità di acquisizione di incarichi

Quante nuove pratiche entrano in un anno o in un dato periodo di tempo

In media

Valore medio degli incarichi

Il guadagno per ogni singola posizione o incarico

Sempre in media

Inventario o Work in progress (WIP)

Le pratiche o incarichi che lo studio legale di media gestisce contemporaneamente

Controllo visuale

Gli strumenti che permettono in forma visuale e rapida di visualizzare lo stato dello studio legale

Rifiuto (Muda)

Qualsiasi attività futile o inutile

Al raggiungimento dello scopo

Ovvero chiudere una posizione o un incarico

Non aggiunge valore all’incarico o al processo

Ottimizzare il processo

Unico modo per aumentare i guadagni

Impossibilità di aumentare a dismisura i nuovi incarichi

O Aumentare a dismisura il valore delle pratiche trattate

Unica soluzione

Metterci il meno tempo possibile per arrivare alla consegna del prodotto (la consulenza legale) al cliente

E farsi pagare

Necessità di trovare e sfruttare una nicchia

Come le aziende

Richiede avere lavoratori specializzati ed efficientiI problemi del piccolo avvocato

"Il paradosso per gli avvocati singoli e piccoli studi legali è che, anche se sappiamo che dovremmo fare solo una cosa alla volta, non sappiamo cosa sia quella cosa"

"Gli avvocati dello studio più piccolo sono responsabili del marketing, della prospezione, del networking, del lavoro sul lavoro reale e dell'andare in tribunale, e potrebbero commettere l'errore di cercare di gestire la propria contabilità e il proprio web design"

"Gli avvocati dei grandi studi indossano meno cappelli dei singoli avvocati e degli avvocati dei piccoli studi"

Come ottimizzare il nostro sistema?

Se riduciamo il tempo del processo e regoliamo l’inventario ovvero le pratiche attive su cui stiamo lavorando

Riduciamo anche il multitasking e quindi lavoriamo meglio ed in modo più efficiente

Video di un avvocato italiano

Lean thinking in an Italian law firm

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By Filippo Strozzi