Booster d'Efficacité par Fabien Muselet Coach Productivité, Management et Leadership

Comment choisir ses activités pour sa routine matinale

A la suite de mon article d'hier, j'ai reçu pas mal de demandes.

Beaucoup des lecteurs souhaiteraient que je poursuive la série sur la routine matinale. Tu pourras découvrir avec cette mini-série comment mettre en place une routine matinale. Mais surtout: comment mettre en place une routine matinale utile (et courte).

Voyons les prochaines étapes.

Etape 1: Mini introspection

Avant de te lancer à pleine vitesse et de mettre ton réveil à 5h du matin, tu vas réaliser une introspection.

Prends une feuille blanche. Prends également tes listes de projets et tes listes d’objectifs. Si tu as écouté les épisodes 1 et 2 de mon 1e podcast ApoPod, prends également la roue des domaines de vie et la liste de tes roles clés.

Lancer un timer de 10 minutes pour tout relire.

Etape 2: réflexion rapide

Tu vas maintenant lancer un autre timer de 15 minutes.

Note sur une feuille blanche toutes les idées d'activités que tu pourrais démarrer. Tu t'en doutes, ces activités dépendront de tes besoins. Ta routine matinale doit t"aider à te développer.

Te lever plus tot le matin, ce n'est pas pour traiter ta boite mail pro (ou scroller tes réseaux sociaux).

Prochaine étape: choisir ce qui tient en 15 minutes

Une bonne routine matinale va donc reposer sur les point suivants:

• ta personnalité,
• tes objectifs & priorités,
• tes réflexions sur le long terme,
• tes aspirations du moment.

Demain je te présenterai 5 à 6 idées d'activités pour ta routine matinale.

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A quoi peut servir une routine matinale?

Cherches tu un moment afin d'avancer sur tes objectifs?

Ou peut être, comme moi, cherches tu un créneau pour ton développement personnel. Grâce à 10-15 minutes chaque matin, j'ai réussi depuis quelques années à engranger un maximum de bénéfices. L'intérêt d'une routine matinale est alors de choisir les bonnes activités positives.

Ces activités positives auront plusieurs bénéfices sur toi.

Bénéfice 1: Se mettre en mode YES!

Tout d’abord, la positivité viendra mettre votre cerveau en mode Yes!

Tu choisis de te mettre en positif pour le restant de la journée. Tu démarreras pas ta journée en renâclant et ton état d’esprit s’en ressentira. C’est mettre dès le matin le potentiomètre de l’optimisme et de la bonne humeur sur le bon niveau.

L'impact se diffusera aussi dans ta relation avec tes proches!

Bénéfice 2: Choisir des activités pour se mettre en mouvement

Il ne s’agit pas de se lever plus tôt de bonne humeur et de laisser le flot de la vie ou le silence de la maison s’emparer de toi.

Il s'agit de choisir des activités à réaliser. Des activités qui viendront concourir à tes objectifs de vie. Tu pourras même choisir des activités liées à ton développement qu’il soit personnel ou professionnel.

Je te proposerai dans mon prochain article des exemples d'activités propices.

En conclusion

15 minutes est un temps faible.

C'est un timing facile à mettre en place. Il suffit juste de bouger un peu ton réveil. Cela ne te mettra pas en difficulté face à ton sommeil et tes habitudes.

Ton niveau d'énergie et de motivation te remerciera.

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Du latin pro-crastinus, ce terme décrit cette mauvaise habitude qu’on prend si facilement de tout remettre à un autre jour (« crastinus » signifie « du lendemain »). Je vais te présenter 3 types de procrastination dans cet article. Et tu verras, chacune a son utilité.

Alors Go pour ne plus procrastiner!

Type 1: La procrastination pathologique

« Les difficultés que ma santé, mon indécision, ma «procrastination» mettaient à réaliser n’importe quoi, m’avaient fait remettre de jour en jour, de mois en mois, d’année en année, l’éclaircissement de certains soupçons comme l’accomplissement de certains désirs. » - Marcel Proust

Cette procrastination pathologique vient d'un manque de confiance en soi.

Elle empêche un désir profond et on préfère ne rien faire que de prendre le risque de rater. Tu te caches derrière ta peur d'avancer.

Pour en sortir: Assumes tes envies et tes désirs!

Type 2: Procrastination Structurée

On pense en diminuant sa todo-list, mieux passer à l'action.

Hé bien NON, le procrastinateur essaiera d'en faire encore moins... Pour en sortir: place en haut de ta liste les tâches les plus compliquées. Tu accompliras alors toutes celles en dessous.

Et de fil en aiguille, tu traiteras tes gros pavés.

Type 3: Procrastination décisionnelle

C'est quand tu repousse ta prise de décision...

Tu es peut-etre pas prêt à effectuer certaines tâches. Ta prise de décision nécessitant d'avoir une bonne prise de recul. L'idée doit attendre d'être mûrie.

Et quand elle est mûre...

PAF ! Explosion de tâches à gogo et passage à l'action rapide. Un peu comme si on était en mode urgence. Tu rejoins le fameux état de Flow.

Ta concentration est maximale, décision et actions sont réalisés.

Et toi ?

Quelle est la procrastination que tu subis le plus?

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Je rencontre souvent des professionnels qui disent savoir réaliser plusieurs tâches à la fois tout en étant totalement productif.

Ce mythe qu'est le multitasking occasionne des dégâts sur soi et sur les autres. Tu passes de la création de contenus à la consultation de tes mails et en même temps faire autre chose et autre chose… Ton idée est clairement d’avancer un peu partout en pensant au final avancer sur tes gros projets.

Le problème en n'étant pas concentré sur une seule tâche à la fois mais sur plusieurs, c'est qu'aucune ne sera jamais bien faite.

Raison 1: À vouloir tout faire, on ne fait rien

En ne te focalisant pas plusieurs minutes sur un sujet, jamais celui-ci ne sera bien traité.

Ton cerveau a besoin de travailler par bloc cohérent. Tu vas habituer ton cerveau à papillonner de tâche en tâche. Et tu augmenteras ton adéquation à la loi de Parkinson.

Le temps occupe tout l'espace qu'on veut bien lui donner!Raison 2: La fatigue arrive plus vite

Lorsque tu engages plusieurs processus de tâches en même temps, ton cerveau doit toutes les gérer.

Tu passes d'un "programme" à un autre. Ces changements incessants amènent de la tension. Tu ressors donc très fatigué à jongler de micro tâches en micro tâches.

Une fois cette fatigue mentale accumulée, il est difficile de la remonter.

Raison 3:Tu  détruis tes relations

Croire que tu peux écouter un interlocuteur tout en traitant tes e-mails est illusoire.

Le piège, c’est que tu as l’impression d’être ultra productif mais tu ne mets aucune attention sur ton interlocuteur. Celui-ci ne se sent pas écouté. Il ne ressent pas d'intérêt pour lui, son travail ou tes demandes.

Il perdra alors progressivement motivation et confiance en TOI!

As tu aimé ce tweetcast?

Si tu as apprécié cet épisode, n'hésite pas à le partager à tes proches en leur envoyant directement cet épisode dans ton application de podcast préférée ou en leur partageant le lien https://www.manager-pro.fr

Conclusion

Le multitasking n’est qu’illusoire dans la perception de la productivité et il convient de revenir à des fondamentaux de gestion et de management plus efficaces.

Tu dois alors travailler tes facultés de travail en concentration. Tu peux expérimenter le travail de flux ou de flow. Tu peux déjà commencer tout comme moi à diminuer toutes les interruptions que tu peux subir.

Tu n'en ressortiras nerveusement que plus serein!

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73% des Français se réveillent la nuit au moins 1 fois.

Cela arrive bien entendu aux managers et dirigeants. On pense au boulot, aux difficultés qu'on peut avoir. Quelles sont les causes et les techniques utilisables pour sortir de ça?

Je vous en parle dans ce tweetcast du jour en 2 parties avec ma confrère Laetitia Anorga.

Partie 1: Les facteurs en cause

L'anxiété est une des premières  causes des insomnies.

Cela peut venir de ta charge de travail que tu as du mal à gérer. Pour d'autres cela va venir d'une prise de parole en public à réaliser (les fameuses présentations en comité de direction par exemple). En tout cas, cela vient d'une charge mentale qui augmente sans soupape.

Il arrive aussi qu'une mauvaise gestion des tâches soit en cause.

Le cerveau va nous rappeler pleins de choses à faire. Toutes ces actions qu'on ne veut pas oublier. Et surtout ce cerveau aime nous les rappeler au mauvais moment (voir au mauvais endroit)

Un autre facteur va être lui lié à l'alimentation.

L'alimentation a peut être été trop riche le soir. Parfois pour compenser un repas trop léger pris sur le pouce le midi pour bosser. Et puis un repas bien gras, ça amuse toujours nos neuro-transmetteurs pour se sentir bien.

L'écoute de soi et de son corps sera donc primordiale pour diminuer cette anxiété/stress.

Partie 2: Quelques conseils pour en sortir

Le premier conseil c'est de se lever!

Mets en place une routine de corvée que tu réalises en te levant. Tu envoies le signal à ton cerveau que quand il veut pas dormir, tu fais un truc chiant. Au bout de quelques temps: il ne t'embêtera plus ;-).

Le deuxième conseil c'est d'améliorer la logistique de ton sommeil.

Laetitia conseille plusieurs items de préparation. D'abord s'assurer d'une bonne température (18-21°) dans une pièce qui aura été aérée pour amener de l'oxygène. Elle nous préconise même une bonne couette bien lourde pour avoir le sentiment d'être enveloppé comme un bébé 👶. Diminue aussi l'éclairage de ton logement en fin d'après midi pour simuler le coucher du soleil.

Et si tu mettais en place en 3e conseil une routine du soir?

Commence par une boisson chaude (tisane par exemple). Puis si ce n'est pas fait, prépare ta journée du lendemain en réalisant un balayage mental. Tu couches alors tes pensées et tes actions prioritaires

Tu peux aussi faire en sorte d'éviter les écrans 30 minutes avant ton coucher et même écouter quelques bruits blancs.

En conclusion

La gestion de ton énergie de dirigeant ou d'entrepreneur passe par une meilleure gestion de ton sommeil.

C'est LE moment où tu rechargeras tes batteries. Ton cerveau continuera de travailler et consolidera les actions de ta journée. Tu pourrais même te réveiller avec des solutions à tes problématiques.

Qui n'a jamais eu une nouvelle idée de génie en se levant après une bonne nuit?

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Afin de gagner du temps pour bosser sur tes véritables responsabilités, il est important de déléguer.

C'est un sujet majeur pour les dirigeants et manager qui veulent se libérer du temps. En tant qu'entrepreneur tu peux aussi avoir besoin de déléguer les pans de ton activité à moindre valeur ajoutée. Dans les 2 cas, tu te concentres sur ta zone de génie et tes vraies responsabilités.

J’utilise une méthode en 4 étapes pour mieux déléguer.

Etape 1: réfléchir à la tâche

C’est déjà prendre quelques minutes seul pour décider exactement de ce qui doit être fait.

Quel résultat veux-tu ? Pourquoi as tu besoin de déléguer? Pourquoi tu choisis tel collaborateur?

Il ne faut pas 2 heures pour décider seul et définir ces points, fonce!

Etape 2: être clair sur l’évaluation des résultats

Comment mesures-tu si le travail a été fait correctement?

Établis des normes de performance/qualité. Décris de façon précise ce que tu attends. Prends quelques instants pour expliciter l’objectif et les moyens à disposition à ton collaborateur.

Fais reformuler à ton interlocuteur dans ses propres mots ce qu'il a compris de la tâche.

Etape 3: fixer une date limite

Quand souhaites tu que l’on te rende le travail?

Fixer une date va permettre à ton collaborateur d’organiser son temps entre ses tâches « classiques » et cette tâche déléguée. N’hésite pas à expliquer pourquoi cette date, donne lui le sens. En expliquant les enjeux, tu augmenteras le niveau d'engagement et de motivation.

Et un travail fait avec engagement est un travail dont le taux de réussite avoisine les 99%.

Etape 4: faire un feedback

Travail bien fait, mal fait ?

Fais un retour à ton salarié en toute bienveillance sur l’exécution de ces tâches confiées pour:

• le coup d’après
• Le développement des compétences
• la bonne ambiance
• La valorisation de ton collaborateur

Pour conclure

Déléguer c’est donner à son collaborateur l’occasion de monter en compétence et de sortir de ses tâches quotidiennes.

TIPS! Utilise la technique SMART pour formuler ta demande. Cela n’en sera que plus clair pour lui et pour toi. Et si les instructions et demandes sont claires, tu améliores la prise en charge et comme je le disais l'ambiance!

A tes délégations de tâches!

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La messagerie instantanée permet d'avoir un lien d'immédiateté avec ses collègues.

On peut l'utiliser pour demander une information rapide sur un dossier. On peut aussi demander qui veut  boire un café. On peut aussi l'utiliser pour foutre en l'air sa concentration et celles de ses collègues qui bossent.

Ce matin j'ai désactivé Microsoft Lync et voici les 3 raisons.

Raison 1: Arrêter d'être sollicité toutes les 4 minutes

Fabien, t'es dispo ? Je voudrais t'appeler - Interlocuteur Anonyme

Wow; je suis en statut dispo et on me demande si je suis connecté pour m'appeler? Pourquoi ne pas m'appeler directement? Pourquoi attendre que je sois en statut dispo pour appeler ?

Non si tu as besoin de me joindre, appelle moi.

Si je ne suis pas dispo, je ne répondrai pas.

Tu seras alors envoyé sur mon répondeur. Je traiterai ton message dans les minutes / heures qui suivent. Je reviendrai ensuite vers toi.

Et si c'est urgent, tu me rappelleras 1-2 fois sous 5 minutes; je saurai alors que je dois répondre MAINTENANT.

Raison 2: Ma Todo List n'est pas partoutFabien, tu pourrais faire ceci ? - Correspondant Anonyme

Tu es sur une tâche, un projet, ou en visioconférence et on t'envoie une demande, une tâche à réaliser, une explication à donner. Tu finis ton taf et ensuite tu quittes ton logiciel, tu passes à autre chose.

Et le message de ton interlocuteur s'est perdu...

La messagerie instantanée n'est pas un canal pour transmettre des instructions.

Même si c'est rapide, même si tu veux te décharger l'esprit de cette tâche subite que tu as besoin de confier, transmet tes demandes par e-mails. Ce canal sera bien plus adéquat et surtout il gardera une trace pour toi et ton collaborateur.

Tous mes emails sont traités avec le délai adéquat à la demande, alors pourquoi rajouter un canal avec des risques de perte.

Raison 3: Je tente la déconnexion choisie

J'ai lu d'une traite ce week-end un bouquin super intéressant: Make Time.

Je cherchais à améliorer ma concentration lorsque je travaille sur mes dossiers. J'ai vite fait le parallèle avec mon utilisation importante des moyens technologiques. J'ai immédiatement désactivé toutes les notifications sur mon téléphone (sauf les appels et les sms).

Grâce à la lecture de ce livre, je suis en mode LASER quand je bosse désormais.

Je choisis mes vraies priorités.

Je ne choisis pas les priorités incessantes des autres qui arrivent à n'importe quel moment. Je ne choisis pas les priorités des applications qui sonnent tout le temps. Je choisis ce qui est important pour mon job.

Je bosse sur mes vraies responsabilités

En conclusion

Tente l'expérience comme moi.

Lance toi le défi de ne plus être contacté par la messagerie instantanée. Fais en sorte de retravailler tes canaux d'actions et de communication. Tu diminueras ta charge mentale liée aux interruptions.

Tu gagneras en sérénité.

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La mail est parmi les fléaux de ces 10 dernières années.

L’avénement des réunions virtuelles, des messageries instantanées et autres outils collaboratifs n’a pas diminué le flux incessant de mails. Un manager reçoit en moyenne 86 mails chaque jour et il est facile de se laisser déborder.

Voici les 4 tips que j’utilise pour mon organisation et ma gestion des e-mails.

TIP 1: J’utilise seulement 3 répertoires

Je vois tous le temps mes interlocuteurs passer des heures à trier, rechercher, classer et perdre les emails reçus.

- Archive

- A voir avec/En attente de

- Projets

Tip 2: J’automatise

- J’ai créé un bouton qui place en archive le mail actuel que je veux garder. Ensuite j’utilise la fonction archivage automatique d’Outlook pour déplacer ces mails dans un fichier de sauvegarde chaque semaine.

- Je reçois un grand nombre de mails demandant une action identique, comme valider des commandes par exemple. J’ai donc créé un bouton « Répondre commandes validées » qui lorsque je clique dessus, réponds aux expéditeurs que la commande est validée et archive le mail pour usage futur.

- Je me mets en copie de message dont j’attend une réponse. J’ai ensuite créé une règle qui place mes messages ou je suis en copie dans le répertoire « En Attente De »

Tip 3 : Je traite mes mails par paquets

Paquets de 25-30 minutes

2 à 3 fois par jour

Travail en batch

Tip4 : Je garde les éléments pour mes 1à1

C’est double détente avec ce tip.

Tu n’assommes pas ton collaborateur de mails toute la semaine sauf urgence et tu nourris ce que tu auras à dire lors de votre RDV hebdo.

Pour conclure

Il ne manque pas grand chose pour que le mail redevienne un moyen de communication utile en entreprise.

Il suffit que toi aussi

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En tant que manager ou dirigeant, rester seul serait une erreur.

On se retrouve chaque jour face à ses difficultés, face à ses défis. Pour autant on a peur d'aller voir d'autres personnes pour exprimer nos problématiques.

Voyons qui peut t'aider.

Aide 1: Un collègue

Partager avec un collègue de la même entreprise avec qui tu t'entends bien permet de ne pas avoir à expliciter le contexte.

Cela nécessite de trouver un tiers de confiance qui pourra t'accorder du temps en journée. Il devra bien sur garder un certain devoir de confidentialité.

Il faut aussi qu'il ait un niveau proche ou supérieur au tien pour t'aider

Aide 2: Un proche/ami

Fausse bonne idée pour moi.

A moins que cet ami ne dispose de faculté d'écoute active importante. Sinon on peut vite se retrouver avec un conseilleur donneur de leçon et de faux conseils calqués sur son expérience.

Aide 3: Un coach

Prendre un coach est l'un des meilleurs moyens pour vaincre tes croyances limitantes.

Le travail du coach sera de t'accompagner et de t'aider à découvrir et mettre en valeur tes ressources internes. Tu feras le travail sous la houlette du coach, spécialiste de l'accompagnement.

Remise en question, challenges et réussites sont à prévoir!

Aide 4: Une communauté

Rejoindre une communauté te permet de te retrouver en petit comité.

Tu seras avec des gens de tous horizons. Ces personnes partageront les mêmes problématiques que toi. Chacun s'écoutera, chacun proposera.

Bienveillance, ouverture, soutien, doivent être les maitres mots de ces communautés.

Si tu souhaites rejoindre la communauté que j'anime, l'Académie Manager Pro, c'est ici: https://lien.manager-pro.fr/academie

En conclusion

Se faire aider ne sera pas un aveu de faiblesse.

Au contraire, c'est un aveu de volonté de réussir et de ne pas être omniscient. Cela prouvera ton recul sur ta situation.

Avec le bon accompagnement tu ne pourras que progresser vers ton épanouissement.

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T'es tu déjà retrouvé à avoir ton cerveau qui tourne à plein régime et à ne plus pouvoir te concentrer sur tes tâches de manager?

A avoir le cerveau en ébullition, anxieux ou stressé.

Voyons comment traiter cela!

Pourquoi la machine s'emballe

Quelques causes à l'emballement: la sur stimulation, l'hyper connexion qui amène à un état de stress chronique.

Les heures supp ou le sentiment d'être submergé parfois lié au multitasking viennent ajouter leur dose de contrariété et de fatigue.

Le cerveau, pris du syndrome de l'esprit du singe va alors sauter de pensée en pensée comme le singe de branche en branche.

Les conséquences de la machine emballée

• Insomnie
• Stress chronique
• Impossibilité de se concentrer
• Énervement, Irritabilité

3 méthodes pour faire taire la machineMéthode 1: Diminuer le multitasking

C'est mettre en place des stratégies pour travailler de manière focus sur 1 tâche à la fois.

On se voit avancer, et on pousse l'esprit à ralentir en étant focus.

Méthode 2: Occuper l'esprit par les sens

On utilise alors tous nos sens pour diminuer le rythme et reprendre le contrôle.

• Sport
• Musique
• Bruits blancs (vagues, vents, forêts...)
• Aromathérapie (huiles essentielles relaxantes)

Méthode 3: Ralentir le rythme

C'est prendre soin de soin, de son corps et de son esprit.

• Auto massage (trapèzes-épaules, visages...)
• Méditation
• Techniques de respiration (cohérence cardiaque)

En conclusion

Ralentis le rythme!

Sois à l'écoute de ton corps et de ton esprit pour reprendre le contrôle et vivre pleinement et sereinement.

Les liens de l'épisode

Pour retrouver Laetitia Anorga et ses accompagnements perso: https://laetitia-hypnocoach.fr/

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