Traditionelle Bankkreditkarten stoßen nicht auf große Begeisterung bei Buchhalter:innen. Das Problem ist, dass sie nicht einfach in die Buchhaltung eingebunden werden können. Bisher bekam man am Monatsende eine Abrechnung und diese mussten die verantwortlichen Mitarbeiter:innen dann manuell abtippen, um sie in die Finanzbuchhaltung integriert zu bekommen.

Die Beantragung solcher Kreditkarten ist in der Regel aufwendig. Entsprechend gab es meist nur ein bis zwei Kreditkarten für ein ganzes Unternehmen. Mitarbeiter:innen haben die Karte und die zugehörigen Daten herumgereicht, wodurch am Monatsende nicht transparent war, wer was bestellt hat. Das macht die Organisation und die Zuordnung von Transaktionen und Belegen sehr kompliziert.

Mit Firmenkreditkarten, die es sowohl physisch als auch virtuell gibt, ist das deutlich einfacher. Wir sagen: Firmenkreditkarten sind die Zukunft!

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Warum ist digitales Rechnungsmanagement in der heutigen Zeit unabdingbar?

Sobald ein Unternehmen wächst, Mitarbeiter:innen angestellt sind und eine Kostenstruktur vorhanden ist, nimmt die Bedeutung von Rechnungsverarbeitung und -freigabe zu. Angestellte bestellen Ware oder Software, die Rechnung muss dann zum Beispiel von Vorgesetzten freigegeben werden.

Früher kamen Rechnungen überwiegend per Post an. Entsprechend waren Prozesse auf Papierrechnungen optimiert. Heute ist umdenken angesagt! Die meisten Rechnungen gehen digital ein. Dadurch entsteht für Unternehmen ein großes Potential - die Prozesse können dank Digitalisierung deutlich beschleunigt werden. Rechnungsmanagement-Software kann ebenso helfen, immer den Überblick zu behalten und für Transparenz und Kollaboration zu sorgen.

Darüber hat Lars als Gast im Podcast BREAKEVEN - Der Startup Finanz-Podcast von CoCo Finance mit Tobias Kenter gesprochen.

Tobias ist Steuerberater und Gründer von CoCo Finance. CoCo Finance ist ein Finanzspezialist für Startups verschiedener Wachstumsstufen und Investoren. Sie entwickeln mit Unternehmen skalierbare Finanz- und Controlling Lösungen, damit das Unternehmen weiter wachsen kann und die Buchhaltung das Unternehmenswachstum nicht ausbremst.

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Wenn es um digitale Buchhaltung geht, ist PETA Vorreiter. Die Tierschutzorganisation hat den Weg zur Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse gefunden. Wie sie das geschafft haben, erfahrt ihr in dieser Folge von Next Level Accounting.

Eins vorab: Die Prozesse liefen nicht von Anfang an so reibungslos wie heute. Vor allem die Pandemie, neue Home-Office Regelungen, kein zentraler Rechnungseingang und das Unternehmenswachstum stellten die veralteten Buchhaltungsprozesse immer wieder vor große Herausforderungen.

Rechnungen gingen nicht an einer zentralen Stelle ein, Belege mussten häufig eingescannt werden, Freigaben waren langwierig, die Ablage und Überweisung mussten manuell erledigt werden. Da wurde nach und nach wurde klar – hier muss sich etwas verändern!

Eugen, Team Lead für Spezialprojekte und Romina, die für die Buchhaltung verantwortlich ist, nahmen das Projekt in Angriff. Vor allem die Rechnungsfreigabe sollte ab jetzt digital zu managen sein.

Welche Tipps und Tricks Romina und Eugen aus dem Projekt mitnehmen konnten, erfahrt ihr in dieser Episode. Hört rein!

Über PETA:

PETA Deutschland ist landesweit die größte Tierschutzorganisation, die sich für die Rechte der Tiere einsetzt. Ihr Ziel ist es, jedem Tier zu einem besseren Leben zu verhelfen. Um dies zu erreichen, setzen sie sich für die Aufdeckung von Tierquälerei, die Aufklärung der Öffentlichkeit und die Vermittlung einer achtsamen und respektvollen Lebensweise ein.

Der Monatsabschluss als Mammutaufgabe - das sollte in modernen Finanzteams nicht mehr der Fall sein. In dieser Folge erfahrt ihr, welche 7 Punkte ihr beachten solltet, damit das funktioniert.

Finanzteams sollten ihre tägliche Arbeit so erledigen, dass der Monatsabschluss, wenn es so weit ist, super einfach finalisiert werden kann. Demnach sollten diese Unternehmen zu jeder Zeit abschlussbereit sein.

Hier die 7 Punkte zum erfolgreichen Monatsabschluss:

- Täglich vorbereiten, wöchentlich buchen, monatlich abschließen

- Ungereimtheiten zügig klären

- Rückstellungen buchen

- Unterjährige Sachverhalte beachten

- Abschreibungen tätigen

- Kalkulatorische Zinsen berücksichtigen

- Eigenverbrauch und Sachbezüge beachten

Was das alles genau bedeutet und wie ihr es schafft, jederzeit abschlussbereit zu sein und realitätsgetreue Daten zu bieten, erfahrt ihr in dieser Episode. Hört rein!

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Viele Finanzbuchhaltungen halten daran fest, individuelle Buchungstexte zu schreiben. Dafür haben sie unterschiedliche Gründe. Wir glauben, dass bei einem Großteil aller Buchungen das anders bzw. ohne individuellen Buchungstext gelöst werden kann.

Ein Blick in die Vergangenheit: Früher war die Buchhaltung überwiegend papierbasiert. Das heißt, Rechnungen gehen per Post ein, der Pendelordner kam auf den Tisch und der:die Buchhalter:in hat in DATEV gebucht und alles aus dem Pendelordner abgetippt. Dabei haben sie auch den individuellen Buchungstext angegeben - das machte damals auch Sinn, weil sie sowieso schon dabei waren.

Heute sieht das anders aus: Die meisten Belege kommen digital an und auch die Finanzbuchhaltung ist weitgehend digitalisiert. An jedem Buchungssatz hängt nun auch ein Beleg, den jeder durch Anklicken einsehen kann. Somit ist der individuelle Buchungstext in der Regel obsolet.

Wir haben Gründe gesammelt, die Unternehmen daran hindern, von individuellen Buchungstexten abzusehen. Und haben jeweils Lösungswege erklärt, wie ihr dennoch nicht immer einen Text eingeben müsst.

Mehr dazu in dieser Episode mit unserem Host Lars. Hört rein!

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Was ist eigentlich der Unterschied zwischen "Digitale Belege buchen" und dem "Arbeiten mit Buchungsvorschlägen" in DATEV Unternehmen online? Und wann verwendet man im besten Fall welche Variante?

Viele Unternehmen sind hier unsicher und nutzen digitale Belege buchen, um Belege nacheinander abzuarbeiten. Bei Unternehmen mit vielen Rechnungen kann das schnell zu einer Mammutaufgabe werden. Schon einmal vorab gesagt: Das geht auch einfacher!

Kapazität und auch Nerven spart man mit der Funktion "Buchungsvorschläge", denn Buchungen können ganz einfach als Stapel eingespielt werden.

Die vorgesehene und auch schnellere Lösung ist Buchungsvorschläge zu bearbeiten und anschließend als Stapel einzuspielen.

Mehr dazu in dieser Episode mit unserem Host Lars. Hört rein!

Viele Unternehmen, vor allem in der Wachstumsphase, legen keinen großen Fokus darauf, die Prozesse in der Finanzabteilung stetig an die veränderten Bedürfnisse im Unternehmen anzupassen. Ein einmal etablierter Prozess bleibt meist lange im Unternehmen bestehen und wird kaum verändert. Häufig geben Investor:innen oder eine neue Finanzierungsrunde den Input, Prozesse zu verbessern, denn jetzt müssen die Reportings stimmen.

Doch warum es gerade in der Startphase eines Unternehmens wichtig ist, gute Finanzprozesse zu etablieren und diese auch stetig anzupassen, erklärt Tobias Kenter in dieser Episode von Next Level Accounting.

Tobias ist Gründer und Steuerberater. CoCo Finance ist ein Finanzspezialist für Start-ups verschiedener Wachstumsstufen und Investoren. Sie entwickeln mit Unternehmen skalierbare Finanz- und Controlling Lösungen, damit das Unternehmen weiter wachsen kann und die Buchhaltung das Unternehmenswachstum nicht ausbremst.

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Ein Thema, das wir schön häufiger in diesem Format behandelt haben, ist das Scannen in der Buchhaltung. Denn viele Unternehmen nutzen auch heute noch ersetzendes Scannen, um Papierrechnungen zu digitalisieren. Unserer Meinung nach ist das gar nicht nötig, denn Unternehmen können einen Anteil von 80% bis 90% digitaler Rechnungen die direkt nativ per PDF ankommen, auch ohne aufwendige Umstellungen, einfach erreichen. Und damit ist schon ein Riesenschritt getan.

Aus diesem Grund haben sich Lars und Florian das in dieser Episode einmal genauer angeschaut und in unserer Datenbank Top-Kreditoren unter die Lupe genommen. Wie viele Rechnungen kommen tatsächlich digital an und wie viele werden vielleicht sogar noch gescannt? Hört selbst!

Jede eingehende Papierrechnung existiert irgendwo bereits digital. Rechnungen werden schließlich nicht mehr handschriftlich, sondern mithilfe einer Software erstellt. Anschließend werden sie ausgedruckt und versandt. Dieser Medienbruch verursacht nicht nur einen erhöhten Zeitaufwand, sondern macht den Prozess auch langsamer und anfälliger für Fehler. Dieser Ablauf ist heutzutage so nicht mehr notwendig. Deshalb gilt: Moderne Finanzteams scannen nicht!

Warum Scannen in der Buchhaltung heute überflüssig ist und warum es sogar negative Auswirkungen auf die Prozesse in Finanzabteilungen haben kann, erfahrt ihr von Lars und Konstanze in dieser Folge.

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Das Scan-Modul der DATEV wurde abgekündigt – und jetzt? Spoiler vorweg: Scannen ist heute nicht mehr wirklich Next Level!

Damals, als DATEV das Programm Unternehmen online eingeführt wurde, gab es ein Problem. Denn zu dieser Zeit waren Prozesse in Finanzabteilungen hauptsächlich papierbasiert. Die DATEV musste demnach die Brücke schlagen und beide Welten miteinander verbinden. Die Lösung war das Scan-Modul.

Heute sind diese Prozesse allerdings nicht mehr nötig. Denn heute können viele Prozesse einfach digitalisiert werden und die meisten Rechnungen können digital empfangen werden. Mehr dazu und wie Prozesse zukünftig auch ohne das Scan-Modul funktionieren, erfahrt ihr in dieser Episode mit Lars und Florian.