中小企業の経営者やWeb担当者が直面する「人手不足」と「業務過多」。この課題を解決するヒントは、個々の生産性向上にあります。PC作業の記録から自分の強み・弱みを客観的に分析し、無理なく成果を出すための仕事術を提案。組織全体の効率化にもつながる、これからの時代の働き方を探ります。

デジタル技術の進化により、個人の生産性向上が組織全体の効率化につながる重要性が増しています。AIはじめとした様々なツールやサービスを活用することで、私たちは今までに無いほど、高速かつ高品質な作業が可能になる余地ができました。

この状況では、個人の生産性を上げることがとても大事です。個人の生産性アップが自然に横展開、共有される組織作りが重要です。

そのための1つの手段として今回は「記録アプリ」の活用法をご案内したいと思います。

今後5年から10年というスパンで考えると、組織全体の生産性よりも「個人の生産性」を高めることの重要性が増していくと考えられます。AIを中心とした技術は、組織の効率化というより、個人の能力を飛躍させる方向で進化しているからです。

一人ひとりがより多くの業務を、より速く、より高品質に行えるようになります。これは、結果として会社全体の作業効率向上につながる流れです。身の回りにある便利な新技術も、その多くは個人レベルで活用できるものでしょう。

そのため、今後は自分の仕事を固定的に捉えるのではなく、仕事の「範囲」「量」「質」を無理なく向上させる方法を模索することが、理にかなったアプローチと言えます。

今回は数ある生産性向上策の中から、「記録」という行為に焦点を当てます。自身の行動を記録し、客観的に分析することが、生産性を高める上で非常に有効です。

先日、Microsoftは「Copilot+ PC」を発表しました。これは、AIアシスタントCopilotの利用に最適化されたPCの新たなカテゴリーです。その発表の中で注目されたのが「リコール（Recall）」という機能です。

この機能は、PC上で行った作業を録画し、AIが内容をインデックス化します。これにより、ユーザーは過去の自分の行動を簡単に思い出すことができるようになります。この機能は、まさに「記録」の重要性を示す象徴的な事例と言えるでしょう。

この「リコール」機能が登場する以前から、10年以上にわたりPC作業のトラッキングアプリを導入しています。どの時間にどのアプリを使い、どのくらいPCから離れていたか、といった行動がすべて記録されます。

こうした記録は、自分自身の働き方を客観的に知るための貴重なデータとなります。生産性を高めたいと考えるなら、自分がどのような作業をしているのかを記録するツールの導入を検討する価値は十分にあります。

手動で記録する方法もありますが、記録忘れや意図的な操作が起こりやすいため、自動で記録し、後から自分で仕分ける形式が望ましいです。

行動を記録すると、自分でも気づいていなかった癖が明確になります。その癖を把握し、対策を講じることが、生産性向上の第一歩です。

記録を分析すると、様々な癖が見えてきます。例えば、以下のような点です。

こうした癖を自覚するだけでも、行動は変わります。例えば、のめり込みやすい作業の前には30分のタイマーを設定し、一度立ち止まって継続か中断かを判断する、といったルールを設けることが可能です。

人間の集中力は一日中続くわけではありません。記録を通じて、自分の集中力が高い時間帯と低い時間帯を把握することが重要です。

集中力が低い時間帯に、戦略立案やレポート作成といった思考力を要する作業を割り当てても、効率は上がりません。そうした重いタスクは、最もパフォーマンスが上がる時間帯に行うべきです。

そして、思考をあまり必要としない単純作業は、あえて集中力が落ちる時間帯のために残しておきます。これにより、「何も進まなかった」という日をなくし、一日を通して安定した成果を出せるようになります。

特にデジタル業界では、人材不足と高齢化が進んでいます。新しい人材の確保に過度な期待をすることは難しく、既存のメンバー一人ひとりの生産性をいかに高めるかが重要になります。

個人の生産性が上がれば、大きな組織を維持する必要性は薄れます。むしろ、コンパクトで風通しが良く、部署間の連携がスムーズな組織の方が、変化の速い時代に対応しやすくなります。

稟議や承認プロセスに時間がかかったり、部署間の連携が滞ったりする組織は、今後大きなハンディキャップを背負うことになるでしょう。個人の生産性向上を土台とし、小さくても大きな成果を出せる組織作りが求められます。

厳しい時代を乗り越えていくためには、プレイヤー一人ひとりの能力向上が不可欠です。そのための有効な手段の一つが、今回紹介した「自分の行動を記録し、客観視する」ことです。

特にフリーランスや個人で仕事を進める方にとっては、モチベーションの波を管理する上でも非常に役立ちます。ぜひ、自身の働き方を見直すきっかけとして、行動の記録を試してみてはいかがでしょうか。

続きはPodcastでお聞き下さい。

#業務効率化

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代表取締役・コンサルタント　中山陽平

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投稿 第518回： 脱・長時間労働。タスク管理の鍵は「自分を客観視する」ことから始まる は 中小企業専門WEBマーケティング支援会社・ラウンドナップWebコンサルティング(Roundup Inc.) に最初に表示されました。