非効率な会議に悩んでいませんか。その原因は、会議の進め方ではなく、組織全体の仕事への向き合い方にあるかもしれません。会議は組織の状態を映す鏡です。会議だけを変えようとするのではなく、組織全体を見直すことで、生産性は自ずと向上します。そのための具体的な視点と方法を、経験を元に語ります。

柏崎市が公開した「会議改善に関するガイドライン」をもとに、実際に会議の改善に繋げるために本当に必要な物は何かを、ラウンドナップWebコンサルティング代表取締役中山の経験から、まとめています。

このドキュメント自体は、とても良い物ですが、ある程度会議が回っている会社で無いと活用する前に乗り越える壁が多いと感じています。

なぜなら、「言いづらいが、ぶっちゃければ、それが大事だよね」という要素が抜けているからです。

昨今、新潟県柏崎市が公開した「会議改善に関するガイドライン」がSNSなどで注目を集めています。内容は非常に地に足のついたもので、無駄な会議を減らし、効率を上げるための基本的な考え方が網羅されています。

このガイドラインは優れた内容ですが、これを読んだだけで組織の会議が劇的に改善されるケースは少ないと考えられます。なぜなら、ガイドラインを読んで納得し、すぐに行動に移せるような組織は、元々非効率な会議が少ない傾向にあるからです。

多くの組織では、現状維持の力が働き、正論だけでは変化が起きにくいのが実情です。そのため、資料を提示して「こうしましょう」と呼びかけても、なかなか浸透しないという壁に直面します。

では、どうすれば会議を本質的に改善できるのでしょうか。長年のコンサルティング経験から、重要な要素は2つあると考えられます。

複数の人間が関わる事柄を改善するには、全員の行動を変えさせるだけの強い影響力、つまり「強権」が必要です。これは、経営者や部門長など、組織内で決定権を持つ人物を指します。

どんなに優れた理想論を掲げても、それを実行させる力がなければ組織は変わりません。無駄な会議を減らしたいのであれば、まず影響力のある人物を説得し、味方につけることが最も現実的な早道です。

もう一つの重要な要素は、「会議前に行うタスク」を明確にすることです。そして、そのタスクが完了しない限り、会議は開催できないというルールを設けます。

会議が非効率になる原因の多くは、参加者の準備不足にあります。

こうした状況を避けるため、会議を「意思決定や確認の場」と位置づけ、それ以前の作業はすべてタスクとして完了させておくのです。この仕組みを徹底すると、次のような効果が期待できます。

会議自体にタスクを設定するのではなく、会議の開催条件としてタスクを設定することが、効果的な運用につながります。

会議は、その良し悪しが分かりやすく表面化するため、改善の対象になりやすいテーマです。しかし、会議だけを切り取って改善しようとするアプローチは、多くの場合うまくいきません。

会議は、いわば「会社の縮図」です。そこには、組織の権力構造、運営方針、仕事への向き合い方といった、会社全体のあり方が色濃く反映されます。

会議の質が低いのは、組織全体が抱える課題の表れであると捉えるべきです。したがって、アプローチの順番が重要になります。

この順番で考えることで、より本質的で持続可能な改善が可能になります。会議は組織の状態を映す鏡であり、組織が変われば鏡に映る姿も変わるのです。

非効率な会議は、多くの組織にとって悩みの種です。しかし、その解決策は会議のルール変更といった表面的なものではなく、より根深い部分にあります。

影響力のある人物を巻き込み、会議前の準備を徹底する仕組みを構築すること。そして、会議を組織全体の課題を映す「縮図」と捉え、根本的な組織改善に取り組むこと。この視点を持つことが、生産性の高い組織への第一歩となります。

続きはPodcastをご覧下さい。

#組織改善

こちらのフォームへどうぞ。

株式会社ラウンドナップ（ラウンドナップWebコンサルティング）

代表取締役・コンサルタント　中山陽平

Webサイト：https://roundup-inc.co.jp/

投稿 第519回：非効率・無駄な会議の改善はテクニック論で本当に可能なのか？ は 中小企業専門WEBマーケティング支援会社・ラウンドナップWebコンサルティング(Roundup Inc.) に最初に表示されました。