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Firma Virtual modernizó a las notarías: Aumentan clientes y pueden recibir trámites desde todo Chile

Más allá de ser una competencia, es una oportunidad, puesto que la firma electrónica impulsa la transformación tecnológica y se convierte en el canal de venta digital para estas oficinas, que hoy sufren por la congestión, en momentos en que la distancia social es fundamental. Amplían también su marco de acción y pueden realizar más trámites y aumentar sus ganancias.

La imagen de la notaria siempre es la de largas filas y mucho tiempo de espera. Algo que todos pensamos a la hora de tener que realizar cualquier trámite en estas oficinas, para lo cual nos predisponemos a utilizar gran parte del día. 

Una fotografía que está comenzando a cambiar, gracias a la instalación en muchas de ellas de la firma virtual, la que está siendo utilizada para poder agilizar una serie de trámites privados, que pueden ser firmados a distancia y que evita así las aglomeraciones y las esperas, logrando convertirse en un verdadero canal de venta digital para estas entidades. 

Su funcionamiento aumentó en época de pandemia, cuando fue necesario que, contratos de arriendos, poderes simples, contratos entre privados y otros documentos, fueran certificados o protocolizados a distancia, sin tener que arriesgarse al contagio, ni tampoco incumplir con las cuarentenas. 

“La firma electrónica ayuda a agilizar los trámites, porque desocupa las notarías físicamente. Al poder atender de forma digital, significa que habrá menos aglomeración de gente en su espacio físico, van a existir menos filas y los pocos trámites que las personas sí tienen que hacer en notaria, se harán más rápido, y la experiencia de los clientes será mejor. Al final todo para el cliente es más rápido, más expedito, menos estresante, más eficiente y el cliente será más feliz y no será un dolor de cabeza ir a la notaría”, señala Christian Rodiek, socio fundador de la empresa FirmaVirtual 

Agrega que además, significa un ahorro de recursos y una posibilidad de obtener mayor ganancia en sus negocios, puesto que la misma cantidad de personas que trabaja en el lugar, podrá hacer ahora muchos más trámites, gracias a la posibilidad de realizarlos de manera online, mejorando así el ingreso y el margen de utilidad. 

“Los trámites ya no dependen de la ubicación física de las personas, por ende aquellos que se puedan hacer legalmente a distancia, los podrán abarcar. Hasta este momento las notarías estaban obligadas a atender a las personas dentro de su alcance regional o comunal, pero habiendo un alcance online, éste se convierte en nacional y puede concretar todos los trámites privados, que sean posible hacer online, atendiendo a todo tipo de persona y empresas a lo largo del país. Se convierte en un canal de venta digital para las notarías”. 

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Problemas

Solución

FirmaVirtual es Plataforma web para firma de contratos y documentos online y a domicilio u oficina, con certificación notarial.

¿Qué es FirmaVirtual?

¿Cuál es nuestro propósito? Queremos cuidar la salud y calidad de vida de las personas.

¿Cómo lo hacemos? Con una plataforma web confiable, segura y fácil de usar.

¿Qué hacemos? Firma de contratos y documentos online y a domicilio/oficina con certificación notarial.

Legalidad

La Ley Nº19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma y su reglamento el Decreto Supremo Nº181/2002 Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción y las normas técnicas que se dicten al efecto regulan el uso de la firma electrónica en nuestro país. En su Artículo Nº3 indica:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica , serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.

Resumen de FirmaVirtual

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Era un proceso que tomó más fuerza en el momento en que se implementaron cuarentenas en el país y las personas se vieron imposibilitadas de realizar trámites. Arriendos de viviendas, documentos laborales, y salvoconductos, son sólo un ejemplo de todo lo que es posible realizar.

Cuesta creer que aún no podamos realizar todos los trámites online y que sigamos viendo a diario largas filas en notarias o bancos, de personas que deben asistir presencialmente a firmar algún documento. Mucho más cuando la pandemia del Coronavirus ha impulsado una gran transformación tecnológica en el país y en el mundo.

Sin embargo, pese a que aún falta mucho, hemos avanzado notoriamente y en este 2020 ya es posible realizar varias diligencias de manera completamente online, incluyendo la aprobación de diferentes documentos, gracias a la firma virtual.

Pero ¿qué trámites es posible realizar hoy a través de este formato? Christian Rodiek, socio fundador de la empresa FirmaVirtual, señala que hoy sólo es factible concretar gestiones con documentos privados y no públicos, ya que la legislación aún no se abre a esa opción. Sin embargo, es mucho lo que se puede ejecutar gracias a esta tecnología, lo que junto con facilitar la vida de las personas, también ayuda a evitar aglomeraciones y los contagios.

El experto señala cuáles son los 5 trámites más requeridos que hoy es posible dar validez a través de la firma virtual:

1.  Inmobiliarios: Es el sector más beneficiado con esta funcionalidad, puesto que se vieron muy perjudicados con las cuarentenas y gracias a la posibilidad de realizar contratos de arriendos, promesas de compra-venta y otras gestiones relacionadas, pudieron repuntar el negocio en esta pandemia.

2.  Laborales: Gran parte de los trámites laborales es posible realizados con firma virtual, como por ejemplo contratos, certificados, finiquitos (solo que el trabajador debe firmar presencialmente) y otros.

3.  Salvoconductos: Estos son requeridos, por ejemplo, para mudanzas.

4.  Declaraciones juradas: Éstas se realizan para declarar ingresos, por ejemplo para obtener créditos universitarios.

5.  Poderes simples: Éstos son requeridos en distintas áreas, por ejemplo cuando un abogado representa la gestión de su cliente, un contador realiza tramitaciones de otro en el Servicio de Impuestos internos, en la Tesorería.

“Hoy existen limitaciones con los documentos públicos, puesto que no es posible realizar a través de firma virtual, escrituras públicas para la compra de inmuebles, modificaciones de sociedades. Sin embargo, en el ámbito de los documentos privados hay mucho por hacer aún, ya que cualquier contrato comercial se puede realizar de esta forma”.

Christian Rodiek señala además que muchos documentos aún requieren una protocolización o certificación notarial, un servicio que su empresa también presta, todo pensando en que las personas no tengan que salir de sus casas u oficinas, para realizar la gestión.

“Nuestros clientes nos hacen llegar los documentos que necesitan, con la identificación de las personas, que puede ser a través de la cédula de identidad y para las empresas, se les agrega además el E-Rut o un comprobante que indica que es el representante legal de la empresa. Esos documentos los subimos a una plataforma, los involucrados firman online, sin tener que instalar ningún programa, sino directo en la nube y ellos dibujan su firma o toman una fotografía y la suben. Estos documentos firmados de manera online no tienen ninguna diferenciación y todo dependerá del trámite, para elegir si luego requiere protocolizar o certificar”, agrega el profesional.

Para más información y conocer el funcionamiento de este servicio, puedes ingresar a www.firmavirtual.legal