Excel-Weltmeister Diarmuid Early verrät seine besten Excel-Hacks. (Bildquelle: IMAGO / Panthermedia / Bildbearbeitung GIGA)
Ihr habt das Gefühl, ihr vergeudet viel Arbeitszeit in Excel? Wir zeigen euch fünf Tricks vom Weltmeister, mit denen ihr schneller werdet und weniger Fehler macht.
Der Excel-Weltmeister: Darum funktionieren seine Tipps
Diarmuid Early ist amtierender Excel-Weltmeister. Er gewann 2025 die Microsoft Excel World Championship und arbeitet seit rund zwei Jahrzehnten täglich mit komplexen Tabellen, unter anderem auch für große Unternehmen und Beratungen.
In einem Gespräch mit Business Insider hat er verraten, welche Denkweisen und Routinen ihr übernehmen solltet, um effizienter mit Excel zu arbeiten.
#1 Wenn sich etwas wiederholt, gibt es eine bessere Lösung
Wenn ihr seit zehn Minuten stupide kopiert und einfügt und kein Ende in Sicht ist, macht ihr etwas falsch. Oft gibt es nämlich schon eine Funktion in Excel, die diesen Job in wenigen Sekunden erledigt. Gewöhnt euch an, immer zuerst nach einem besseren Weg zu suchen, anstatt lästige Routinen einfach hinzunehmen.
Die Lösung eures Problems wurde nämlich in den meisten Fällen schon zigfach im Netz beschrieben. Wenn ihr also danach googelt, formuliert so konkret wie möglich, zum Beispiel so: „Excel: Wiederholende Aufgabe automatisieren, statt kopieren und einfügen“.
Tipp: Auch KI-Tools liefern bei solchen Problemen oft gute Ergebnisse. Euer Prompt könnte so aussehen: „Ich arbeite in Excel und muss sehr viele Werte manuell kopieren und einfügen. Hier ist ein Beispiel meiner Tabelle: (kurz beschreiben). Bitte schlage mir eine oder mehrere Formeln oder Funktionen vor, mit denen ich diesen Prozess automatisieren kann und erkläre sie für Nutzer mit Grundkenntnissen.“
#2 Lernzeit ist keine verlorene Arbeitszeit
Diarmuid Early betont besonders, dass Lernen sich langfristig auszahlt. Wenn ihr eine neue Excel-Technik ausprobiert, dauert es zwar beim ersten Mal oft länger, als die Aufgabe per Hand zu erledigen, beim zweiten Mal geht es aber bereits zügiger und schon beim dritten Mal seid ihr schneller als mit jeder manuellen Lösung.
Tipp: Plant einmal pro Woche rund fünfzehn Minuten ein, um eine neue Funktion oder einen Shortcut zu lernen und sofort in einer echten Datei anzuwenden. So integriert ihr das Gelernte unmittelbar in euren Arbeitsalltag und profitiert beim nächsten Mal von der Zeitersparnis.
#3 Schneller arbeiten heißt nicht unkontrolliert arbeiten
Wer dank smarter Funktionen schnell zum Ergebnis kommt, sollte den zeitlichen Bonus zur Qualitätssicherung nutzen. Early empfiehlt, immer einen kurzen Plausibilitäts-Check einzubauen und sich zu fragen: „Macht dieses Ergebnis fachlich Sinn?“ Auf diese Weise entdeckt ihr Fehler frühzeitig und stärkt eure Glaubwürdigkeit.
Tipp: Baut einen festen Plausibilitäts-Check in euren Workflow ein. Prüft mindestens drei Werte stichprobenartig im Kopf oder mit dem Taschenrechner und fragt euch, ob das Gesamtbild fachlich Sinn ergibt, bevor ihr eine Auswertung präsentiert oder verschickt.
Ihr seid motiviert, Neues zu lernen? Dann schaut in unser Tutorial zum Gruppieren und Gliedern von Tabellen in Excel!
» Video ansehen: Excel: Gruppieren und Gliedern von Tabellen (Tutorial)
#4 Komplexe Formeln sind ein Warnsignal
Besonders kritisch sieht der Weltmeister Formeln, in denen ihr einzelne Zellen, also A1 + B3 + C5 + D10 und so weiter, Stück für Stück zusammenklickt oder die Zellenbezeichnungen eintippt. Das kostet Zeit und macht eure Arbeit anfällig, weil ein einziger falscher Klick unbemerkt das komplette Ergebnis verändern kann.
Besser ist es, mit Bereichen und passenden Funktionen zu arbeiten, also ganze Spalten oder Tabellenabschnitte zu referenzieren.
Tipp: Sobald ihr mehr als drei einzelne Zellen in einer Formel zusammenklicken wollt, brecht ab und überlegt, ob ihr stattdessen mit einem Bereich und einer passenden Funktion arbeiten könnt. Das macht eure Kalkulation schneller, sauberer und nachvollziehbarer.
#5 Excel-Know-how wächst schrittweise – und hört nie auf
Early ist außerdem überzeugt, dass es auf jedem Skill-Level typische Fehler gibt, die ihr erst erkennt, wenn ihr die nächste Stufe erreicht. Je mehr Techniken ihr also beherrscht, desto besser könnt ihr sie kombinieren und desto stärker wächst der Nutzen, den ihr aus Excel zieht.
Tipp: Legt euch eine einfache „Excel-Skill-Liste“ an, in der ihr jede neue Technik mit Datum, kurzer Erklärung und einem Praxisbeispiel notiert. So seht ihr, wie euer Wissen wächst und baut euch euer eigenes Nachschlagewerk auf.
Kurz zusammengefasst: Excel-Checkliste für den Büroalltag
Für alle unter euch, die Diarmuid Earlys fünf Prinzipien direkt anwenden möchten, haben wir diese alltagstaugliche Checkliste erstellt:
- Wiederhole ich gerade einen Schritt mehrmals? Gibt es dafür eine Funktion oder Automatisierung?
- Habe ich mir bewusst Zeit genommen, eine bessere Lösung zu lernen?
- Habe ich mein Ergebnis kurz auf Plausibilität geprüft?
- Nutze ich Bereiche und Funktionen statt viele einzelne Zellenverweise?
- Habe ich heute eine Technik angewendet, die ich vor einem Jahr noch nicht kannte?
Schon kleine Änderungen im Umgang mit Excel machen im Alltag einen spürbaren Unterschied. Vor allem dann, wenn man sie konsequent anwendet.
