Stefanie Lutz, Senior Consultant, und Jürgen Mahlow, Head of Digital, von der Kommunikationsagentur Publik sprechen im Kommunikationscafé über das Thema Mitarbeiter-App und wie sie zu einem erfolgreichen Kanal der internen Kommunikation werden kann. Im Gespräch mit Christiane Schulz erläutern sie, welche Chancen das Tool bietet, welche Fallstricke es zu berücksichtigen gilt und wie man Mitarbeitende für diesen Kanal gewinnt.

Intranet, Newsletter, Mitarbeiter-Zeitung, Mailings – die interne Kommunikation bedient sich vieler Kanäle, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren. Doch welche Kanäle erreichen sie am besten? Im Zuge der zunehmend digitalisierten Kommunikation rückt auch die Mitarbeiter-App immer mehr in den Fokus. Welche Chancen hat dieses Tool, sich zu etablieren? „Faktisch gibt es eine riesige Bandbreite an Lösungen an Mitarbeiter-Apps – von der einfachen Kommunikations-App bis hin zu einer Applikation, die ein komplettes Intranet ablösen kann“, erläutert Jürgen Mahlow direkt zum Einstieg. Wichtig ist zunächst einmal eine Bestandsaufnahme: Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeitenden? Welche Kommunikationskanäle gibt es unter der Belegschaft, die an der internen Kommunikation vorbeilaufen? Wie passt die App zur Kommunikationsstrategie? Die strategische Herangehensweise beim Aufsetzen solch eines Prozesses ist absolut essenziell. Ebenso wie die Einbindung der verschiedenen Stakeholder innerhalb des Unternehmens wie beispielsweise der IT, dem Betriebsrat oder auch der Geschäftsführung.

Mehr als reine Informationsvermittlung

Welche Rolle solch eine App in der Gesamtkommunikation spielen kann, ist nach Stefanie Lutz eine Grundsatzentscheidung. Oft ersetzt eine App beispielsweise eine Mitarbeiter-Zeitung und wird ein neues Instrument der Informationsvermittlung. „Ein großer Unterschied ist jedoch, dass eine App deutlich emotionaler und interaktiver wirkt“, erklärt Stefanie Lutz. „Es bietet eine große Chance für Unternehmen, wirklich nah an den Teams dran zu sein und direktes wie auch authentisches Feedback zu erhalten.“ Im Vergleich zu den bekannten Kanälen umfasst eine App vier verschiedene Funktionsebenen: Information, Kommunikation, Prozesse und Zusammenarbeit.

Die Einführungskommunikation ist erfolgsentscheidend

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu gewinnen, ist maßgeblich für den Erfolg einer App. Mitarbeitende neugierig darauf zu machen und gleichzeitig Spannung aufzubauen, ist eine Maßnahme. Nutzen und Mehrwert einer App müssen frühzeitig kommuniziert werden. Entscheidender jedoch ist die Einbindung der Belegschaft zu Beginn des Projekts – so kann beispielsweise bei der Einführungskampagne eine Pilotphase aufgesetzt werden, in der Mitarbeitende aus allen Unternehmensbereichen die App testen und Feedback geben. Auch bei der Namensgebung kann die Belegschaft aktiv eingebunden werden.

Content ist auch hier King!

„Das Community-Management wird tatsächlich innerhalb der Unternehmen oftmals unterschätzt“, erklärt Stefanie Lutz. „Ich empfehle, strategisch vorzugehen und ein Content-Konzept zu erstellen.“ Neben Corporate News und auch vielerlei Informationshilfen wie Telefonverzeichnis oder dem Kantinenplan können auch integrative und unterhaltsame Inhalte integriert werden, wie beispielsweise Gewinnspiele oder Tippspiele zur EM/WM. Auch die Ausgestaltung von Feedback-Optionen gehört zu weiteren Grundsatzentscheidungen beim Aufsetzen einer Mitarbeiter-App. Neben allen inhaltlichen Aspekten darf auch der Datenschutz nicht vergessen werden. Die vielen Facetten machen deutlich: die strategische Herangehensweise ist entscheidend für den Erfolg dieses Kommunikationskanals – darin sind sich beide einig.

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