Lizenzlage

Warum IT-Security und Software Asset Management immer enger zusammenwachsen und was Lizenzmanagement, IT-Einkauf und IT-Security gemeinsam erreichen können, bespricht Holger Hoheisel mit David Volkmann, Geschäftsführer der digitevo GmbH.

Wie viel Sicherheit braucht ein Unternehmen wirklich, ohne sich dabei in Kosten und Komplexität zu verlieren? Holger Hoheisel spricht in dieser Folge mit David Volkmann, Geschäftsführer der digitevo GmbH, darüber, warum IT-Security, IT Asset Management und Software Asset Management heute kaum noch getrennt zu betrachten sind. Am Beispiel der CrowdStrike-Falcon-Plattform wird deutlich, wie eng Sichtbarkeit über die eigene Hard- und Software-Landschaft mit deren Schutz zusammenhängt – und wie schnell neue Technologien wie KI-Agenten das Lizenz- und Kostenmodell durcheinanderwirbeln können. Volkmann und Hoheisel diskutieren, wann eine Security-Lösung noch zeitgemäß ist, wer im Unternehmen dafür geradestehen sollte und warum sich diese Fragen nur imZusammenspiel von Security Owner, Lizenzmanagement und Einkauf beantworten lassen.

Warum soziale Resonanz auch im faktenbasierten Lizenzmanagement und IT-Einkauf über den Erfolg von Gesprächen entscheidet, bespricht Holger Hoheisel mit Sören Flimm, Vortragsredner und Inhaber der Resonanz-Akademie.

Wir haben gute Argumente – und trotzdem verläuft das Gespräch mit Kollegen, Kundinnen oder dem Management im Sand. Warum das so ist, bespricht Holger Hoheisel in dieser Folge mit Sören Flimm, Vortragsredner und Inhaber der Resonanz-Akademie. Flimm erklärt, was soziale Resonanz bedeutet, wie sie sich von einem bloßen Echo unterscheidet und warum sie gerade in Führung, Kundenbeziehungen und Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielt. Konkret geht es auch um Situationen aus dem IT-Einkauf und Lizenzmanagement, etwa eine Vertragsverhandlung oder eine Ressourcenanfrage beim Management. Denn auch hier stellt sich die Frage, wie sich Resonanz in einem faktenbasierten Umfeld begünstigen lässt.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Meike Emrich, Abteilungsleitung Software Sales & Subscription Services bei der CCP Software GmbH. Thema ist Tail Spend Software – auch bekannt als Long Tail oder Exotensoftware, also alle Softwareprodukte, die nicht zu den strategisch gemanagten Herstellern zählen. Emrich erklärt, dass dieser Bereich trotz oft geringer Einzelbeträge in der Summe ein erhebliches Kostenvolumen ausmacht. Oft entsteht er unbemerkt, weil Fachbereiche Software eigenständig über Self-Service-Portale beschaffen, ohne dass Einkauf oder Lizenzmanagement das im Blick haben. Fehlende Transparenz und automatische Vertragsverlängerungen führen dabei schnell zu unnötigen Ausgaben und Compliance-Risiken. Auch strukturelle Herausforderungen für den Einkauf kommen zur Sprache, etwa das Bündeln vieler kleinteiliger Bedarfe. Emrich zeigt, wie eine engere Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Lizenzmanagement sowie Lieferantenkonsolidierung helfen, Transparenz und Kostenkontrolle zurückzugewinnen – etwa mit dem CCP Business Hub.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Nicolas Wegmann, Vendor Relations & Partner Manager bei der CCP Software GmbH. Thema ist die Rolle von Cloud Solution Providern (CSP) im Microsoft-Lizenzmanagement. Die Schwellen für Enterprise Agreements sind gestiegen. Immer mehr Unternehmen dürfen ihren bestehenden EA-Vertrag deshalb nicht mehr verlängern und sind auf CSP-Partner angewiesen. Wegmann erklärt, dass CSP weit mehr leisten als den reinen Lizenzverkauf. Dazu gehören die Verwaltung der Lizenzen, Security- und Compliance-Richtlinien sowie die Unterstützung bei Kosteneinsparungen. Ein Beispiel: Viele Unternehmen kaufen Lizenzen unwissentlich doppelt ein. Ein weiteres Thema ist die Kostenkontrolle bei KI-Anwendungen wie Copilot. Token-basierte Abrechnungsmodelle bergen erhebliche Budgetrisiken. CSP helfen dabei mit Anforderungsanalysen, Pilotprojekten und laufendem Kostenmonitoring. Auch Microsofts verstärkte Prüfungsaktivitäten kommen zur Sprache – ein Grund mehr, die eigene Lizenzlandschaft regelmäßig zu überprüfen, nicht nur bei der Vertragsverlängerung.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Stefan Stastny, Group IT Contract & License Manager bei Vorwerk, über die Kosten- und Compliance-Risiken von KI-Anwendungen im Unternehmen. Ein zentrales Problem: Token- und Credit-basierte Abrechnungsmodelle sind für die meisten Nutzerinnen und Nutzer intransparent, wodurch Kosten schnell unkontrolliert steigen können. Bestehende Schulungen reichen dafür nicht aus und müssen deutlich intensiviert werden. Stastny zeigt, warum es eine engere Zusammenarbeit zwischen den Disziplinen und eine angepasste Governance braucht, um die Kosten in den Griff zu bekommen. Dabei liefert das Lizenzmanagement dem Management wichtige Informationen – und der Software Freigabeprozess wird zum zentralen Baustein für mehr Transparenz und Kontrolle. 

In dieser Folge diskutieren Fabian van Look und Holger Hoheisel, warum das vierte Quartal im Software Asset Management nicht im Dezember entschieden wird, sondern bereits im Sommer. Wer Vertragsverlängerungen, Lizenzanalysen oder Herstellergespräche erst im Oktober oder November angeht, verliert die wichtigste Ressource überhaupt: Zeit. Die Folge davon sind häufig 1:1-Vertragsverlängerungen, die zwar schnell gehen, aber mit spürbar höheren Kosten bezahlt werden. Fabian van Look erläutert, mit welchen konkreten Schritten – einem Vertragskalender, einer sauberen Datenbasis und der frühzeitigen Einbindung der Fachbereiche – Unternehmen die Sommermonate nutzen können, um Transparenz herzustellen. Diese Transparenz schafft Augenhöhe in Vertragsverhandlungen und verändert die Ausgangslage: von einer Position, in der der Hersteller den Takt vorgibt, hin zu einer Position, aus der heraus Unternehmen selbst gestalten können. 

Software-Landschaften werden komplexer, regulatorische Anforderungen steigen, und KI entwickelt sich schneller, als interne Strukturen mithalten können. Yvonne Niemeyer und Dirk Brenneis, beide Consultants bei der CCP Software GmbH, zeigen in dieser Folge, warum die größten Blindspots im Software Asset Management nicht durch fehlende Daten entstehen, sondern durch fehlende Integration – denn die Informationen sind oft da, sie werden nur nicht zusammengeführt. SAM ist heute längst kein reines Compliance-Thema mehr, sondern ein unternehmensweiter Steuerungsprozess, in dem IT, Einkauf, Legal und Management gemeinsam Verantwortung tragen müssen. Die beiden zeigen, wie ein strukturierter Dreischritt Transparenz herstellt, Risiken und Optimierungspotenziale identifiziert, Zielbild und Roadmap entwickelt – den Einstieg in echte Steuerungsfähigkeit ermöglicht. Nicht mit dem perfekten Tool, sondern mit dem richtigen Anfang.

Digitale Souveränität ist längst nicht mehr nur ein politisches Schlagwort. Auch Unternehmen stehen vor der Herausforderung, wirtschaftliche, technologische und datenbezogene Abhängigkeiten von Software-Anbietern bewusst zu steuern. Doch wie entsteht digitale Abhängigkeit überhaupt? Welche Risiken ergeben sich daraus für Unternehmen? Und welchen Beitrag können Software Asset Management, IT-Einkauf und Governance leisten, um mehr Transparenz und Handlungsspielraum zu schaffen?
In dieser Folge der Lizenzlage spricht Host Holger Hoheisel mit Dirk Brenneis, Principal Consultant bei CCP Software GmbH, über die Bedeutung von Transparenz im Softwareportfolio, die Rolle von Freigabe- und Governance-Prozessen sowie die Herausforderungen bei der Bewertung neuer Softwarelösungen. Außerdem geht es um die Frage, wie Unternehmen Risiken durch Herstellerabhängigkeiten, Datenflüsse und geopolitische Entwicklungen besser einschätzen und schrittweise mehr digitale
Souveränität erreichen können.

In dieser Folge von „Die Lizenzlage“ übernimmt Marcel Maring, dualer Student für Digitale Verwaltung bei der Stadt Kassel, die Fragestellung. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche besonderen Anforderungen öffentliche Verwaltungen und Behörden beim Softwarelizenzmanagement erfüllen müssen und warum Themen wie Transparenz, Compliance und digitale Souveränität dabei zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Gemeinsam sprechen die beiden über die speziellen Rahmenbedingungen der öffentlichen Hand: von Vergabe- und Haushaltsrecht über Compliance-Anforderungen bis hin zu Datenschutz, Barrierefreiheit und digitaler Souveränität. Darüber hinaus geht es um typische Herausforderungen bei der Softwarebeschaffung, komplexe Lizenzmodelle, Auditvorbereitung und den Umgang mit Schatten-IT. Auch die Auswirkungen von SaaS- und Subskriptionsmodellen sowie der zunehmende Einsatz von KI-Komponenten in Software werden beleuchtet. Dabei wird deutlich, warum klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten sowie Transparenz und Kontinuität entscheidende Erfolgsfaktoren für ein wirksames Lizenzmanagement in Behörden sind.

Schriftarten wirken auf den ersten Blick wie ein Randthema der IT – tatsächlich können sie jedoch erhebliche Lizenz- und Compliance-Risiken verursachen. In dieser Folge der Lizenzlage sprechen Holger Hoheisel und Lizenzexperte Wolfgang Schlegelmilch darüber, warum Monotype-Audits Unternehmen zunehmend beschäftigen und welche typischen Fehler beim Einsatz von Fonts immer wieder auftreten. Im Mittelpunkt stehen die unterschiedlichen Lizenzmodelle für Desktop, Web, Server, Apps und virtuelle Umgebungen sowie die Frage, warum gerade Webanwendungen und automatisierte Prozesse schnell kritisch werden können. Außerdem geht es um den Umgang mit Agenturen und externen Dienstleistern, Risiken durch Subscription-Modelle, variable Fonts und automatisierte Entwicklungsumgebungen sowie um die organisatorischen Grundlagen eines professionellen Schriftarten- und Lizenzmanagements.
Die Folge zeigt praxisnah, warum Governance, Transparenz und klare Prozesse im Umgang mit Fonts heute wichtiger sind denn je.

Wenn euch das Thema interessiert, dann hört auch in die Episode „49 – Monotype ruft zum Audit – Was tun?“ mit Wolfgang Schlegelmilch rein.