OfficeTalk

Mit jeder neuen E-Mail, jedem neuen Projekt, aber auch jeder Rechnung oder jedem Blogbeitrag startet ein neuer Prozess. Wenn es sich nun um eine Aufgabe handelt, die sich zwar immer wiederholt, aber vielleicht nur ein- bis zweimal im Monat, musst Du jedes Mal wieder überlegen, was nun zu tun ist. 

Um mir die Arbeit zu erleichtern, nutze ich Checklisten und Vorlagen. Wofür Du Checklisten verwenden kannst und welche Vorteile sie haben, das wollen wir uns in dieser Podcast-Episode einmal genauer anschauen. Im zugehörigen Blogartikel findest Du auch zwei Beispiele aus meinem Berufsalltag.

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Ich nutze für meine Aufgabenverwaltung übrigens *MeisterTask. Und ich bin absoluter Fan! Denn es ist einfach, übersichtlich, intuitiv zu bedienen und es macht schlicht Spaß, damit zu arbeiten. Und auch mein Team und meine Kunden kamen direkt gut damit klar. Neugierig geworden?

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Und jetzt: Viel Spaß beim Zuhören und Ausprobieren.
 

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Weißt Du eigentlich, wie oft Du kleine Copy & Paste-Aufgaben täglich wiederholst? Hast Du Dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Du für diese Mini-Aufgaben jeden Tag benötigst? Ehrlich gesagt: Da kommt ganz schön was zusammen. 

Da wir aber als Soloselbstständige oder Unternehmer mit nur wenigen Mitarbeitern alle nur zwei Hände und 24 Stunden pro Tag zur Verfügung haben, habe ich  lange überlegt, wie ich diese Mini-Aufgaben loswerden könnte - und ich bin noch dabei, immer mehr kleine Schritte zu finden, die sich dafür eignen. Und inzwischen spare ich dadurch richtig viel Zeit! 

Natürlich könnte ich diese Mini-Aufgaben  auch von meiner Assistentin erledigen lassen. Aber: Auch Ihre Zeit lässt sich viel sinnvoller einsetzen.

In dieser Episode zeige ich Dir anhand von zwei Beispielen, die sich leicht umsetzen lassen, wie und womit ich das gemacht habe.

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Der Herbst ist da und das Jahresende rückt unaufhaltsam näher. Damit Du die letzten Monate des Jahres so entspannt wie möglich angehen kannst und nicht in Arbeit untergehst, solltest Du spätestens jetzt
mit der Planung beginnen.

In dieser Episode gebe ich Dir praktische Tipps und Denkanstöße, wie du Deinen Büroalltag im letzten Quartal organisieren und Stress vermeiden kannst. Von der Analyse Deiner Geschäftsziele bis hin zur Planung der Weihnachtsfeier – hier findest Du kurz zusammengefasst wichtige Punkte, die jetzt anpacken solltest.

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Wie organisierst Du eigentlich Deine Aufgaben? Arbeitest Du noch mit Haftnotizen, Notizbuch, Stift und Papier? Oder versuchst Du, Deine Aufträge und Aufgaben im Kopf zu behalten und dabei nichts zu vergessen? Versuchst Du gar, Deine Aufgaben mithilfe von E-Mails zu verteilen und den Überblick zu behalten? Glaub mir, ich habe bei der Zusammenarbeit mit meinen Kunden schon so einiges erlebt und auf den ersten Blick hat es oft auch funktioniert. 

Aber: Ohne ein wirkliches System verliert man schnell den Überblick über Aufgaben, Aufträge, Bearbeitungsstände und auch Kapazitäten. Dabei lässt sich durch ein einfaches digitales Aufgabenmanagement so viel abbilden.

Damit Du Dir im Klaren sein kannst, ob und welches Digitalisierungs-Instrument Du einsetzen möchtest, gehe ich in diesem Artikel einmal näher auf die Vor- und Nachteile eines digitalen Task-Managements ein.


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Als Selbstständige/r hast Du – genau wie ich – eine gefühlt unendlich lange Liste an To-dos. Zwischendurch noch Kundentermine, Telefonate und der ganz normale Familienwahnsinn. Die Gefahr, hier etwas zu vergessen und den Überblick zu verlieren, ist groß.

Du hast sicherlich schon einige Projekt-Management-Tools ausprobiert – natürlich waren die Platzhirsche auch dabei. Allerdings hast Du Dich hier im Klein-Klein verloren, warst überfordert von der Fülle an Möglichkeiten. Und für Deine MitarbeiterInnen war das System ebenfalls viel zu kompliziert bzw. es wurde nicht richtig angenommen. Zusätzlich dazu warst Du Dir auch in puncto DSGVO-Konformität unsicher.

Damit bist Du nicht alleine. Exakt diesen Weg habe ich auch hinter mir. Denn als Online-Bürodienstleisterin habe ich viele verschiedene Kunden und somit die unterschiedlichsten Aufgaben zu erledigen, Deadlines einzuhalten etc.

Gelandet bin ich bei *MeisterTask. Und ich bin absoluter Fan! Denn es ist einfach, übersichtlich, intuitiv zu bedienen und es macht schlicht Spaß, damit zu arbeiten. Und auch mein Team und meine Kunden kamen direkt gut damit klar.

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In dieser Episode geht es darum, wie man seine Büroorganisation Schritt für Schritt digitalisieren kann. Von der Dokumentenablage, Aufgaben- und Projektmanagement bis hin zur automatisierten Terminbuchung.

Du erhältst einen kurzen, knackingen Einblick, was möglich ist und wie es Dir dabei hilft, Deinen Büroalltag entspannter und organisierter zu gestalten. Dazu erfährst Du, welche Software ich jeweils nutze.

Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen. 

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Ich war diese Woche viel unterwegs, u.a. auf dem IHK Selbstständigentag 2024 in München. Deshalb gibt es heute einen kurzen und knackigen Einblick in meinen abwechslungsreichen Arbeitsalltag als selbstständige Bürodienstleisterin (wenn ich nicht von einem Termin zum anderen hetze).

Viel Spaß beim Zuhören. 

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Heute gibt es fünf Impulse für einen erfolgreichen virtuellen Teamaufbau. Denn wenn Du möchtest, dass Dein Unternehmen wächst, wirst Du langfristig nicht über ein Team herumkommen. Die heutigen Themen:

• Wann lohnt sich der Aufbau eines (virtuellen) Teams?
• Welche Herausforderungen stellen sich beim Aufbau eines Teams?
• 5 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

Und nun: Viel Erfolg beim Zuhören und Umsetzen! 

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In dieser Folge beleuchten wir einmal die Vor- und Nachteile des Delegierens, vor allem an einen externen Bürodienstleister. Hierbei spricht Martina um folgende Themen:

• Was bedeutet Delegieren überhaupt?
• 5 Gründe, warum das Abgeben von Aufgaben und Verantwortung schwerfällt
• Welche Vorteile hat das Delegieren von Aufgaben an einen externen Dienstleister?
• Worauf solltest Du beim Delegieren von Aufgaben achten?

Und nun: Viel Erfolg beim Delegieren! 

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In dieser Episode spricht Martina kurz und knackig über die Bedeutung von Routinen für die Büroorganisation. Sie gibt wertvolle Tipps, wie man sich effektive Routinen aneignen kann, um Ordnung und Struktur im Büroalltag aufrechtzuerhalten. Außerdem teilt sie praktische Beispiele und betont die Notwendigkeit, Routinen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. 

Sie schließt die Miniserie "Mein organisiertes Officejahr" ab und wirft bereits einen Blick auf kommende Themen, wie das Delegieren von Aufgaben und das Begrüßen von Neukunden. Bleibt dran, denn Martina hat auch ein spezielles Angebot für alle, die ihre Neukundenbegrüßung optimieren möchten. Viel Spaß beim Zuhören!  

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