Projekty na czas

Intro: Rozmowy o złej wielozadaniowości; rozmowa trzecia: Piotr Chimko.

Piotr jest menedżerem z dwudziestoletnim doświadczeniem oraz mówcą i trenerem. Rozmawia Marek Kowalczyk.

[Muzyka]

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź mój blog ProjektyNaCzas.pl.

Marek:

Zła wielozadaniowość.

Piotr:

Wielozadaniość jest… zła.

Przekonałem się o tym bardzo boleśnie kilka lat temu, kiedy do mojego koszyka wpadło dużo więcej tematów niż wcześniej i postanowiłem je ogarnąć.

Postanowiłem robić tak jak do tej pory, czyli robić kilka rzeczy naraz.

Okazało się że jajka wypadają z rąk i się tłuką.

Poszedłem wtedy po rozum do głowy i odkryłem, że skupienie, pełne skupienie w danym momencie w danym czasie na jednym zadaniu, okazuje się paradoksalnie dużo bardziej efektywniejsze na dłuższą metę niż wielozadaniowość, którą stosowały wcześniej.

Dzisiaj…

Marek:

Czyli musiałeś się o tym przekonać empirycznie.

Jajko musiało wypaść z ręki.

Piotr:

I to niejedno jajko wypadło z ręki.

Marek:

Bolało?

Piotr:

Zacząłem zawalać rzeczy po prostu i zaczęło mnie to boleć finansowo i nie tylko finansowo, bo również emocjonalnie.

W momencie, w którym koncentruję się na jednej konkretnej rzeczy w danym miejscu, np. w domu na dzieciach, mam wyłączony telefon i nic innego mnie nie rozprasza.

Jak idę do…

Zajmuję się pracą zawodową, jakimś wycinkiem, zajmuję się w tym momencie tylko tą jedną konkretną rzeczą i niczym innym, po czym po upływie czasu zajmuję się inną rzeczą.

I to zostało się…

W tej chwili liczba rzeczy które ogarnia jest znacznie większa niż trzy lata temu i sobie radzę i wydaje mi się, że mam jeszcze przestrzeń na trochę.

Outro:

Rozmawiał Marek Kowalczyk.

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź mój blog ProjektyNaCzas.pl.

[Muzyka]

**Intro:** Rozmowy o złej wielozadaniowości, rozmowa 2: Grzegorz Turniak. Grzegorz jest twórcą Akadmii Rekomendacji i założycielem Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców w Polsce. Rozmawia Marek Kowalczyk.

[Muzyka]

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź mój blog ProjektyNaCzas.pl.

**Grzegorz:** Zła wielozadaniowość. Jestem mistrzem improwizacji. Biorę za dużo projektów. Od wielu lat próbuję radzić sobie ze złą wielozadaniowością; średnio mi to wychodzi.

**Marek:** No ale masz jakiś sposób.

**Grzegorz:** Jaki ja mam sposób? Po pierwsze budzę się wcześnie. Pierwsze dwie godziny od szóstej do ósmej, póki nie mogę nigdzie zadzwonić, nic zrobić — po prostu leżę myślę, planuję. Piszę i staram się odcinać w ten sposób projekty, które tak… Wieszam sobie takie *triggery*, że jak nie ograniczę liczby projektów, to nie funduję sobie jakiejś przyjemności.

**Marek:** Ale te *triggery*, po czym poznajesz że masz za dużo albo za mało? To nie wiem intuicyjnie? Gdzieś coś zapisujesz? Liczysz? Przyklejasz sobie żółte karteczki?

**Grzegorz:** Niestety, na razie na razie jest to mało ustrukturyzowane. Nie ma aż takiej wielkiej formuły, niestety intuicyjnie, żałuję…

**Marek:** Ta metoda intuicyjna ci się sprawdza?

**Grzegorz:** Nie sprawdza mi się. Ja potrzebuje mentora, który by ze mną ze dwa-trzy miesiące pracował, odpytywał mnie, zadawał mi trudne pytania, bo ja mam talent Stratega na piętnastym miejscu, a dla mnie ktoś, kto potrafiłby dobrze zarządzać zadaniami ma Stratega wysoko; łatwo wybiera, co jest ważne a co nieważne. Ja nie mam na to sposobu. Wzoruje się na tobie, naprawdę korzystam. Fakt że mam kogoś takiego w swoim gronie, wśród swoich przyjaciół mobilizuje mnie, żeby porzucać te złe nawyki.

**Outro:** Rozmawiał Marek Kowalczyk. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź mój blog ProjektyNaCzas.pl.

[Muzyka]

Simon: Marku, nie ukrywam że to, co powiedziałeś parę lat temu na Festiwalu Inspiracji, to było coś, co było moją taką *take away phrase*.

Powiedziałeś, że jak zrobiłeś listę swoich pomysłów, później doszedłeś do wniosku, że ni e starczy ci życia, żeby te wszystkie pomysły zrealizować.

To było coś co ja odkryłem, że ja właśnie tak samo mam i od tamtej pory rzeczywiście, z roku na rok staram się, żeby mierzyć siły na zamiary i bardzo mi to pomaga w życiu i też duże efekt tego widzę.

Marek: A jak wychodzi? Są efekty?

Simon: Bardzo dobre.

Marek: A stosujesz jakieś techniki, czy tylko sposób myślenia zmieniłeś?

Simon: Po prostu zacząłem mówić "nie" dla *opportunities* niektórych. Między innymi niestety dla przemawiania publicznego, jeśli chodzi o motywację, ale na wszystko jest swój czas i na ten moment mam jakiś inny duży projekt który wdrażam, który właśnie przez to, że całość mojej energii skierowałem na ten projekt, to mam duże efekty, a w przeciwnym wypadku byłbym w każdym kierunku patrzył, to bym nie dał…

Marek: A jak psychicznie znosisz odmawianie?

Simon: Bardzo ciężko.

Software MS Project firmy Microsoft to bardzo popularne narzędzie do zarządzania projektami.

Jednak z mojego doświadczenia w pracy z klientami MANDARINE Project Partners wynika, że stosowanie programu MS Project przynosi więcej szkody niż pożytku. Konstrukcja tego MS Project zawiera bowiem błędy w przyjętej metodzie planowania (harmonogramowania) i zarządzania realizacją (monitorowania, śledzenia postępów pracy w projekcie).

https://projektynaczas.pl

Czy procesem można zarządzać w sposób projektowy? Jak jest różnica między procesem a projektem? Czy to w ogóle ma jakiekolwiek znaczenie w biznesie?

Wiele osób myli zarządzanie projektem z zarządzaniem projektami. To bardzo poważny błąd. Dlaczego?

Według Project Management Institute (PMI) : „Projekt można zdefiniować jako tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu wytworzenia unikalnego produktu lub usługi. Projekty różnią się od innych ciągłych działań operacyjnych w organizacji tym, że — w odróżnieniu od operacji — projekty mają określony początek i koniec; mają ograniczony czas trwania.”

Definicja ta wydaje się bardzo precyzyjna, jednak w codziennej pracy z klientami spotykam się często z zagorzałymi dyskusjami na temat tego, czy dana aktywność jest projektem czy procesem/działalnością operacyjną. Typowymi przykładami takich kontrowersji są: rozwój nowych produktów czy też ekspansja sieci handlowej.

Slajdy http://mndrn.co/2gC9CBK

Wyniki badania „Projekty na czas” przeprowadzonego na 100 polskich firmach są jednoznaczne: 80% projektów spóźnia się. Lecz skoro mamy szkolenia, MS Project, standardy i certyfikacje, to dlaczego problemy w zarządzaniu projektami od przynajmniej 40 lat są takie same? Dlaczego te szumne (i kosztowne) praktyki są nieskuteczne? Te zabiegi nie działają, ponieważ nie atakują źródłowej przyczyny problemów w projektach — złej wielozadaniowości. W trakcie wystąpienia sprawdzimy, czy źródłową przyczyn; problemów z projektami rzeczywiście jest zławiel i jak ją zwalczyć stosując kanban.

Slajdy na http://bit.ly/28IkR59

Wywiad o złej wielozadaniowości, zarządzaniu i teorii ograniczeń przeprowadzony z okazji mojego wystąpienia w Stowarzyszeniu Absolwentów MBA Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu.

Zła wielozadaniowość to problem, który dotyka wielu z nas — zwłaszcza osób stojących na szczycie organizacji.

Zła wielozadaniowość to sytuacja, w której próbujemy żonglować zbyt dużą liczbą tematów. Powszechna w firmie zła wielozadaniowość dramatycznie wydłuża czas realizacji zadań, wpływa na spadek jakości, zmniejsza kreatywność oraz jest jednym z czynników powodujących wypalenie. To niebezpieczne zjawisko w podstępny sposób przyczynia się do marnotrawienia najcenniejszych zasobów każdej organizacji: czasu top managementu.