"3.2計劃利益相關者參與
3.2.1目的
計劃利益相關者參與的目的是計劃建立和維持與利益相關者有效的工作關係的方法。
3.2.2說明
計劃利益相關者參與涉及進行徹底的利益相關者分析"
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"o確定所有涉及的利益相關者並分析其特徵。然後,將分析結果用於定義主動性的最佳協作和溝通方法,並適當規劃利益相關者風險。
在計劃利益相關者參與時,隨著參與業務分析活動的利益相關者的數量的增加,複雜程度會增加不成比例。這很重要,因為當參與從與幾個利益相關者合作轉變為數十,數百甚至數千人時,可能需要進行利益相關者管理的新技術或不同的技術。
3.2.3輸入
需求:了解其影響的業務需求和企業的各個部分有助於確定利益相關者。在進行利益相關者分析時,需求可能會發展。
業務分析方法:將整體業務分析方法納入利益相關者分析,協作和溝通方法中是必要的,以確保整個方法的一致性。
圖3.2.1:計劃利益相關者參與輸入/輸出圖
3.2.4元素
1執行利益相關者分析
利益相關者分析涉及確定利益相關者(將直接或間接受到變更影響)及其特徵,並分析收集的信息。隨著業務分析活動的繼續,利益相關者分析會反復進行。
詳盡而詳細的利益相關者列表可確保不忽略利益相關者。了解利益相關者是誰,提議的變更對他們的影響以及他們可能對變更的影響對於理解解決方案必須滿足需求,需求和期望至關重要。如果未確定利益相關者,則業務分析師可能會錯過發現關鍵需求。利益相關者需要發現的遲到通常需要對正在進行或完成的業務分析任務進行修訂。這可能導致成本增加和利益相關者滿意度下降。
業務分析師如何執行利益相關者分析在項目,方法和組織之間會有所不同。公司的組織圖表和業務流程可以作為識別內部利益相關者的初始來源。贊助商還可以確定利益相關者。可以識別組織外部的利益相關者,並可以通過了解可能存在的任何現有合同,預期的供應商,這些供應商可能會根據與組織的現有關係以及可能影響工作的監管機構和管理機構發揮作用。在尋找外部利益相關者時,還考慮了股東,客戶和供應商。
角色
業務分析師確定利益相關者的角色,以了解利益相關者在何處以及如何為該計劃做出貢獻。重要的是,業務分析師意識到利益相關者在組織內部負責的各種角色。
態度
利益相關者的態度可能會對變化產生積極或負面影響。業務分析師確定利益相關者的態度,以充分了解可能影響利益相關者的行為和行為的原因。知道利益相關者如何看待該計劃使企業分析師有機會專門計劃其與該利益相關者的協作和互動。
業務分析師分析利益相關者對以下方式的態度:
業務目標,倡議的目標以及任何提議的解決方案,
一般業務分析,
對變更的興趣水平,
贊助商,
團隊成員和其他利益相關者,以及
協作和基於團隊的方法。
具有積極態度的利益相關者可能是強大的冠軍和偉大的貢獻者。其他利益相關者可能看不到工作中的價值,可能會誤解所提供的價值,或者可能擔心變更對他們的影響。期望擔任關鍵角色並大力參與業務分析活動的利益相關者,但對變更進行負面看法,可能需要提高其合作的協作方法。
決策權
業務分析師確定利益相關者在業務分析活動,可交付成果和業務分析工作的變更上所擁有的權威級別。
在業務分析工作期間,了解權威水平會消除混亂,並確保業務分析師在尋找做出決定或尋求批准時與適當的利益相關者合作。
力量或影響力
在尋求建立人際關係和信任時,了解組織內部的性質以及組織內部的影響結構和渠道可能是無價的。了解每個利益相關者可能擁有的影響力和態度可以幫助制定獲得買入和協作的策略。與主要利益相關者所能帶來的影響力相比,業務分析師評估實施變化需要多少影響。如果所需的影響與利益相關者所擁有或認為具有的影響力之間存在不匹配,則業務分析師制定了風險計劃,回應和其他策略,以獲得所需的支持水平。
2定義利益相關者合作
確保與利益相關者的有效合作對於維持其參與業務分析活動至關重要。協作可能是自發的事件。但是,在計劃活動期間提前確定的特定活動和結果是有意和計劃的。
業務分析師可能會為內部和外部利益相關者計劃不同的協作方法,並且方法可能因業務分析活動而有所不同。目的是選擇最適合滿足每個利益相關者群體需求的方法,並確保在整個計劃中保持其興趣和參與。計劃協作時的一些注意事項包括:
時間和協作頻率,
地點,
可用工具,例如Wiki和在線社區,
交貨方法,例如面對面或虛擬,以及
利益相關者的偏好。
可以以利益相關者協作計劃的形式記錄計劃注意事項。隨著因素的變化,可以重新審視計劃,並可以進行調整和適應以確保利益相關者的持續參與。
3個利益相關者的溝通需求
業務分析師評估:
需要傳達什麼,
什麼是適當的遞送方法(書面或口頭),
適當的聽眾是誰
何時應進行溝通,
溝通頻率,
利益相關者的地理位置,他們將獲得通訊,
適合溝通和利益相關者的細節級別,以及
通信形式的水平。
可以以利益相關者溝通計劃的形式記錄溝通注意事項。業務分析師與利益相關者建立和審查溝通計劃,以確保滿足他們的溝通要求和期望。
3.2.5指南和工具
業務分析績效評估:提供以前的評估結果,應審查和納入。
變更策略:用於改善利益相關者影響的評估和開發更有效的利益相關者參與策略。
當前狀態描述:提供需要完成工作的上下文。這些信息將導致更有效的利益相關者分析,並更好地理解所需變化的影響。
3.2.6技術
集思廣益:用於製作利益相關者列表並確定利益相關者的角色和責任。
業務規則分析:用於確定業務規則來源的利益相關者。
文檔分析:用於審查可能有助於計劃利益相關者參與的現有組織資產。
訪談:用於與特定利益相關者互動以獲取有關利益相關者群體的更多信息或知識。
經驗教訓:用於通過計劃利益相關者參與來確定企業以前的經驗(成功和挑戰)。
思維映射:用於識別潛在的利益相關者並幫助了解他們之間的關係。
組織建模:用於確定組織單位或列出的人是否具有應考慮的任何獨特需求和興趣。組織模型描述了組織中的角色和功能以及利益相關者互動的方式,這可以幫助識別將會受到變化影響的利益相關者。
流程建模:用於根據支持其業務流程的系統對利益相關者進行分類。
風險分析和管理:用於確定利益相關者態度或主要利益相關者參與該計劃的倡議的風險。
範圍建模:用於開發範圍模型,以顯示屬於解決方案範圍但仍以某種方式進行交互的利益相關者。
利益相關者列表,地圖或角色:用於描述利益相關者與解決方案以及彼此之間的關係。
調查或問卷:用於確定利益相關者群體的共同特徵。
研討會:用於與利益相關者群體互動,以獲取有關利益相關者群體的更多信息。
3.2.7利益相關者
客戶:外部利益相關者的來源。
領域主題專家:可能有助於確定利益相關者,並可能被確定以履行主動權的一個或多個角色。
最終用戶:內部利益相關者的來源。
項目經理:可能能夠識別並推薦利益相關者。利益相關者識別和管理的責任可以與業務分析師分擔。
監管機構:可能要求特定的利益相關者代表或團體參與業務分析活動。
贊助商:可能會要求特定的利益相關者參與業務分析活動。
供應商:外部利益相關者的來源。
3.2.8輸出
利益相關者參與方法:包含利益相關者的列表,分析的特徵以及變更的角色和責任清單。它還確定了業務分析師在計劃期間將使用的協作和溝通方法。
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