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Lieferantenmanagement in der Praxis – so steigern Einkaufsleiter die Stabilität ihrer Lieferkette | KKSC Podcast

In dieser Folge sprechen Kivanc Karakoc und Joshua Weißenberger darüber, wie professionelles Lieferantenmanagement wirklich funktioniert – ohne Bullshit-Bingo, dafür mit klaren, pragmatischen Ansätzen aus der Praxis.

Du erfährst:

• Was Lieferantenmanagement tatsächlich umfasst – von Auswahl bis Entwicklung

• Wie du als Einkaufsleiter sofort starten kannst, ohne monatelang Theorien zu bauen

• Warum die Top-Lieferanten nach Einkaufsvolumen der wichtigste Startpunkt sind

• Wie du A-, B- und C-Lieferanten bewertest und welche Maßnahmen jeweils sinnvoll sind

• Wie du Wirtschaftsauskünfte clever nutzt, um Risiken frühzeitig zu erkennen

• Wann ein Lieferantengespräch Pflicht ist und wann du direkt Alternativen prüfen solltest

• Warum jedes Unternehmen 2024 mindestens einen Lieferantenausfall hatte – und wie du dich absicherst

Ideal für Einkaufsleiter, Supply-Chain-Profis und Geschäftsführer, die ihr Lieferantenrisiko reduzieren und ein funktionierendes System etablieren wollen – ohne sich in komplizierten Modellen zu verlieren.

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Wer ist eigentlich für Einmalbedarfe verantwortlich?

Der operative Einkauf?

Oder der strategische Einkauf?

Aus meiner Sicht lautet die Antwort: Beide – aber mit unterschiedlichen Aufgaben.

Der operative Einkauf kennt die täglichen Herausforderungen. Er weiß, wo Prozesse stocken, welche Sonderfälle auftreten und wo unnötig Zeit verloren geht.

Der strategische Einkauf hat eine andere Aufgabe. Er muss die Rahmenbedingungen schaffen, damit diese Prozesse überhaupt effizient ablaufen können.

Genau deshalb sollte die Lösung für Einmalbedarfe nicht dauerhaft im operativen Tagesgeschäft gesucht werden.

Sie muss strategisch entwickelt und anschließend operativ gelebt werden.

Das erleben wir auch in unseren Projekten. Die Initiative kommt häufig vom Einkaufsleiter oder strategischen Einkauf. In den Workshops sitzen dann die operativen Einkäufer mit am Tisch und bringen die entscheidenden Praxisfragen ein.

Erst durch dieses Zusammenspiel entsteht eine Lösung, die später im Alltag wirklich funktioniert.

Denn am Ende geht es nicht darum, ob ein Prozess strategisch oder operativ ist.

Sondern darum, dass der operative Einkauf sich möglichst wenig mit Einmalbedarfen beschäftigen muss – und mehr Zeit für die Themen hat, die wirklich Wert schaffen.

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Alle sprechen über KI.

Die entscheidende Frage ist aber nicht, ob Unternehmen KI einsetzen.

Sondern wo sie wirklich Mehrwert schafft.

Genau deshalb haben wir bei KKSC ein neues Beratungsangebot entwickelt. Nicht für Unternehmen, die einfach nur “etwas mit KI” machen möchten. Sondern für Unternehmen, die konkrete Potenziale erkennen und umsetzen wollen.

Unser Ansatz besteht aus vier Schritten:

→ Verstehen: Was ist heute mit KI überhaupt möglich?

→ Analysieren: Welche Prozesse eignen sich wirklich?

→ Entwickeln: Welche Strategie und welche Tools passen zum Unternehmen?

→ Umsetzen: Gemeinsam die passenden Workflows, Agenten und Automatisierungen einführen.

Dabei begleiten wir Unternehmen genau dort, wo sie heute stehen.

Manche starten gerade erst mit dem Thema KI und möchten Orientierung bekommen. Andere nutzen bereits erste Tools und wollen den nächsten Schritt gehen – zum Beispiel mit individuellen KI-Agenten oder automatisierten Prozessen.

Genau dafür haben wir unser Angebot modular aufgebaut.

In den nächsten Podcast-Folgen werden wir außerdem konkreter werden und zeigen, welche KI-Agenten und Workflows sich im Einkauf bereits heute sinnvoll einsetzen lassen.

Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst viel KI einzusetzen.

Sondern die richtigen Anwendungsfälle zu finden, die Zeit sparen, Prozesse verbessern und echten Mehrwert schaffen.

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Digitalisierung im Einkauf?

Ja.

Aber nicht um jeden Preis.

Gerade beim Thema Einmalbedarfe erleben wir häufig, dass Unternehmen sofort an neue Plattformen, Schnittstellen oder große IT-Projekte denken. Dabei wird eine entscheidende Frage oft vergessen:

Lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Einmalbedarfe sind keine standardisierbaren Katalogartikel. Sie entstehen spontan, sind individuell und lassen sich weder zuverlässig planen noch in klassische Marketplace-Lösungen pressen.

Genau deshalb braucht es aus meiner Sicht einen anderen Ansatz.

Eine Lösung für Einmalbedarfe sollte sich nahtlos in den bestehenden Einkaufsprozess integrieren – ohne monatelange Projektierung, ohne Schnittstellen und ohne zusätzliche Plattformen. Sie muss genau dann Kosten verursachen, wenn tatsächlich ein Einmalbedarf entsteht. Nicht vorher.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck.

Entscheidend ist, dass sie Prozesse vereinfacht, den Einkauf entlastet und schneller macht. Genau deshalb haben wir einmalbedarfe.de so entwickelt, dass Unternehmen ihre Einmalbedarfe direkt aus dem bestehenden ERP-System heraus abwickeln können – ohne zusätzliche Komplexität.

Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht:

“Wie digital ist unsere Lösung?”

Sondern:

“Welchen konkreten Mehrwert schafft sie für den Einkauf?”

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Viele Unternehmen unterschätzen den IT-Einkauf.

Bis plötzlich die erste Preiserhöhung ins Haus flattert.

Oder auffällt, dass seit Monaten für Lizenzen bezahlt wird, die niemand mehr nutzt.

Genau das erleben wir aktuell in vielen Projekten.

Der IT-Einkauf verändert sich rasant.

Und wer hier keinen strukturierten Prozess hat, verliert schnell den Überblick.

Aus meiner Sicht beschäftigen Unternehmen derzeit vor allem diese Themen:

→ Auslaufende Software- und Cloud-Verträge

→ Preisverhandlungen und Preiserhöhungen der Anbieter

→ Fehlendes Lizenzmanagement und unnötige Kosten

→ Lieferzeiten und Preissteigerungen bei Hardware

→ Datenschutz und IT-Sicherheit bei neuen Lösungen

→ Die wachsende Anzahl neuer KI-Tools

Besonders das Lizenzmanagement wird häufig unterschätzt.

Mitarbeitende verlassen das Unternehmen.

Software wird nicht mehr genutzt.

Verträge laufen trotzdem weiter.

Das Ergebnis:

Monat für Monat entstehen Kosten für Leistungen, die niemand mehr benötigt.

Hinzu kommt, dass IT-Einkauf längst kein isoliertes Thema mehr ist.

HR, Fachbereiche, IT und Einkauf müssen sauber zusammenarbeiten.

Ohne funktionierende Onboarding- und Offboarding-Prozesse entstehen zwangsläufig Lücken.

Mein Rat:

Nicht warten, bis die nächste Preiserhöhung kommt.

→ Verträge frühzeitig prüfen

→ Jahresgespräche vorbereiten

→ Lizenzbestände regelmäßig hinterfragen

→ Lieferanten aktiv managen

→ Einen klaren Prozess für den IT-Einkauf etablieren

Wer heute proaktiv handelt, spart morgen nicht nur Geld.

Sondern vermeidet auch jede Menge unnötigen Aufwand.

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Zwei Messen.

Zwei völlig unterschiedliche Erfahrungen.

Und genau deshalb lohnt es sich, als Unternehmen auch mal hinter den Messestand zu schauen.

Diese Woche sind wir mit einmalbedarfe.de auf dem Procurement Summit in Hamburg.

Vor einigen Wochen waren wir bereits auf den E-Lösungstagen in Düsseldorf.

Beide Veranstaltungen drehen sich um Einkauf.

Beide ziehen die gleiche Zielgruppe an.

Und trotzdem ist jede Messe anders.

Was wir dabei immer wieder feststellen:

Eine Messe beginnt nicht erst, wenn die Türen öffnen.

Sie beginnt Monate vorher.

→ Welche Botschaft wollen wir vermitteln?

→ Welche Probleme lösen wir konkret?

→ Wie präsentieren wir unsere Lösung verständlich?

→ Welche Gespräche wollen wir führen?

Gerade bei digitalen Dienstleistungen ist das entscheidend.

Denn man verkauft keinen Messestand.

Man verkauft Verständnis.

Wer das Problem des Gegenübers versteht, hat auf einer Messe bereits einen großen Schritt gemacht.

Für uns steht dabei ein Thema im Mittelpunkt:

Einmalbedarfe.

Ein Bereich, der in vielen Unternehmen noch immer enorme Prozesskosten verursacht und gleichzeitig im Tagesgeschäft oft unterschätzt wird.

Deshalb nutzen wir Messen nicht nur für Vertrieb.

Sondern vor allem für Gespräche.

Für Feedback.

Für neue Perspektiven.

Und um zu verstehen, welche Herausforderungen Einkaufsorganisationen aktuell wirklich beschäftigen.

Jetzt sind wir gespannt auf die kommenden zwei Tage in Hamburg.

Und natürlich auf die Frage:

Welche Learnings nehmen wir diesmal wieder mit nach Hause?

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„Einmalbedarfe können wir doch einfach nebenbei abwickeln.“

Genau das denken viele Unternehmen.

Bis sie einmal ausrechnen, was sie dieser Prozess tatsächlich kostet.

Einmalbedarfe sind keine Ausnahme.

Sie gehören zum Alltag.

Eine Schulung.

Eine Dienstleistung.

Ein individualisierter Pokal.

Ein Elektronikbauteil aus China.

Eine Softwarelizenz.

Ein Ersatzteil für die Entwicklung.

Die Frage ist nicht, ob diese Bedarfe entstehen.

Die Frage ist nur, wie sie abgewickelt werden.

Genau hier unterscheidet sich unser Ansatz von vielen anderen Lösungen am Markt.

→ Keine Implementierungskosten.

→ Keine Schnittstellen.

→ Kein zusätzliches System außerhalb des ERP.

→ Kein Projekt mit monatelanger Einführung.

Der Einkauf arbeitet weiter in seiner gewohnten Umgebung.

Und das Modell ist nicht auf bestimmte Warengruppen beschränkt.

Über das KKSC-Einkreditormodell lassen sich physische Produkte, Dienstleistungen, Lizenzen oder individuelle Beschaffungen genauso abwickeln wie internationale Bestellungen inklusive Import und Verzollung.

Der größte Unterschied liegt aber an anderer Stelle.

Unser Ziel ist nicht nur, Prozesskosten zu reduzieren.

Wir reduzieren zusätzlich die Einkaufskosten.

Dafür nutzen wir KI und unsere Beschaffungsexpertise.

Die KI prüft beispielsweise automatisch, ob ein identischer Artikel zu besseren Konditionen verfügbar ist.

Bei größeren oder individuellen Beschaffungen verhandeln wir Preise aktiv mit Lieferanten nach.

So entstehen Einsparungen, die je nach Fall bis zu 17 Prozent erreichen können.

Und noch etwas:

Während viele Anbieter voraussetzen, dass bereits ein konkretes Angebot oder ein fertiger Warenkorb vorliegt, übernehmen wir auf Wunsch auch die Angebotsanfrage selbst.

Der Fachbereich beschreibt seinen Bedarf.

Wir kümmern uns um den Rest.

Für uns ist Einmalbedarf kein Sonderfall.

Sondern ein Prozess, der effizient, digital und wirtschaftlich gelöst werden sollte.

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„Warum macht ihr das eigentlich nicht selbst?“

Genau mit dieser Frage hat alles angefangen.

Nicht mit einem großen Businessplan.

Nicht mit einer riesigen Strategie.

Sondern mitten in einem Kundenprojekt.

Wir waren damals bei einem Kunden im indirekten Einkauf unterwegs und haben Prozesse analysiert, Cost-Cutting-Projekte begleitet und verschiedene Lösungen rund um C-Teile und Beschaffung bewertet.

Und dann kam immer wieder dieses eine Thema auf:

Einmalbedarfe.

Also genau die Bedarfe, die:

→ kurzfristig entstehen

→ nicht katalogisiert sind

→ oft nur einmal benötigt werden

→ aber trotzdem den kompletten Einkaufsprozess blockieren

Katalogsysteme waren gelöst.

A-Teile waren organisiert.

Aber für dieses Thema gab es keine wirklich saubere Lösung.

Und dann kam vom Einkaufsleiter irgendwann die Frage:

„Warum macht ihr das eigentlich nicht selbst?“

Tja.

Gute Frage.

Also haben wir angefangen.

Mit einem Kunden.

Mit ersten Prozessen.

Mit ersten Systemen.

Und irgendwann wurde daraus mehr.

Immer mehr Kunden.

Immer mehr Volumen.

Immer mehr Verständnis dafür, dass Einmalbedarfe kein Randthema sind.

Sondern ein echter Hebel im Einkauf.

Das Problem war nur:

Viele haben uns falsch verstanden.

Sie dachten:

→ wir beraten den Prozess

Aber:

→ wir sind der digitale Dienstleister dafür

Und genau deshalb haben wir irgendwann gesagt:

Das Thema braucht eine eigene Webseite.

So ist dann:

→ einmalbedarfe.de

entstanden.

Heute gehen wir schon deutlich weiter.

Wir setzen KI ein:

→ zur automatisierten Bestellabwicklung

→ zur Preisanalyse

→ zur Identifikation günstigerer Bezugsquellen

→ und mittlerweile sogar für KI-gestützte Preisverhandlungen per E-Mail

Das Ziel dahinter ist immer gleich geblieben:

→ Prozesskosten reduzieren

→ Einkaufskosten senken

→ Geschwindigkeit erhöhen

→ den Einkauf entlasten

Und genau das werden wir jetzt noch stärker nach außen tragen.

Unter anderem:

→ auf den BME eLÖSUNGSTAGEN

→ und auf dem Procurement Summit in Hamburg

Ich glaube, genau solche Themen zeigen:

Viele gute Geschäftsmodelle entstehen nicht am Reißbrett.

Sondern direkt aus der Praxis.

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„Den Vorgang machen wir jetzt noch schnell.

Und danach lösen wir das Thema sauber.“

Genau so entstehen in vielen Unternehmen jahrelang Probleme rund um Einmalbedarfe.

Denn:

→ der Bedarf kommt kurzfristig

→ die Fachabteilung braucht Geschwindigkeit

→ der Einkauf steckt im Tagesgeschäft

→ und niemand baut einen wirklich sauberen Prozess dafür

Das Ergebnis?

→ Maverick Buying

→ ungeplante Bestellungen

→ Unzufriedenheit im Einkauf

→ Chaos im Wareneingang

→ Rückfragen in der Buchhaltung

→ unnötige Prozesskosten

Und das Verrückte ist:

Viele glauben immer noch, man könne Einmalbedarfe komplett vermeiden.

Kann man nicht.

Nicht in Entwicklungsabteilungen.

Nicht in Projekten.

Nicht bei Maschinenstillständen.

Nicht im Mittelstand.

Es wird immer Bedarfe geben, die:

→ kurzfristig entstehen

→ nicht katalogisiert sind

→ nur von einem Lieferanten verfügbar sind

→ sofort benötigt werden

Die eigentliche Frage ist also nicht:

„Wie verhindern wir Einmalbedarfe?“

Sondern:

„Wie wickeln wir sie sauber und effizient ab?“

Genau dafür haben wir das KKSC-Einkreditormodell entwickelt.

Das Ziel:

→ keine Lieferantenanlage mehr für jeden Einzelfall

→ keine langen Compliance-Schleifen

→ keine unklaren Rechnungen

→ keine verlorenen Lieferungen

→ deutlich schnellere Prozesse

Und vor allem:

→ weniger Frust für Einkauf, Fachbereich und Buchhaltung

Denn am Ende wollen alle das Gleiche:

Dass der Bedarf schnell, sauber und nachvollziehbar abgewickelt wird.

Und genau das wird in vielen Unternehmen immer noch massiv unterschätzt.

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