Freier Verkehr - Der Podcast zu Zoll & Exportkontrolle

Das Zoll-Team in der Firma? „Das sind doch die, die immer unsere Prozesse ausbremsen.“ So oder so ähnlich nehmen viele Mitarbeitende – polemisch zugespitzt – die eigene Zollabteilung wahr. Im Podcast Freier Verkehr erzählt uns Rainer Wilms, wie ein gutes Zoll-Team genau das Gegenteil bewirken kann: Indem es schon im Voraus mögliche Komplikationen erkennt und dafür sorgt, dass Prozesse reibungslos ablaufen.

Eigeninitiative führt zum Erfolg

„Zu Beginn sind die meisten Kolleg:innen erst einmal vom Zoll genervt“, weiß Rainer aus Erfahrung. Davon abschrecken lassen sollte man sich aber nicht. Vielmehr sollte man den Versuch wagen, auf die Kolleg:innen zuzugehen und seine Expertise einzubringen.

Auch wenn man erst als Bremser wahrgenommen wird, kann man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachhaltig voranbringen. „Das Verständnis oder diese Aha-Erlebnisse, dass es gut war auf das Zoll-Team zu hören, die kommen dann meistens später.“

Durch seine langjährige Erfahrung kennt Rainer zahlreiche Supply-Chain-Prozesse, bei denen die eigene Zollabteilung unterstützen kann. Dabei gehe es nicht nur darum, Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Mehrwert könne sich auch ergeben, wenn die Zollabteilung den Versand einer Ware verhindere, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Kommunikation ist besonders wichtig

Wichtig sei dabei vor allem gute Kommunikation: „Seit ich Zoll mache, habe ich festgestellt, dass die meisten Probleme eigentlich gar nichts mit mangelnder Kompetenz, sondern mit mangelnder Kommunikation zu tun haben.“

Viele Mitarbeitende wissen unter Umständen gar nicht, dass ihr Arbeitsbereich mit dem Zoll zusammenhängt. Durch diese Unwissenheit geht Potenzial an den Stellen verloren, wo die Zollabteilung eigentlich helfen könnte. Im Podcast Freier Verkehr erklärt Rainer, wie man sich im Unternehmen bekannter macht. Und wie man diese Bekanntheit nutzt, um sich in die relevanten Prozesse zu involvieren.

Der Weihnachtsmann und seine Wichtel sind wahre Helden des Global Trade Managements. Jedes Jahr liefern sie Millionen Geschenke an Kinder in der ganzen Welt aus. Normalerweise läuft die Logistik wie am Schnürchen. Doch dieses Jahr ist alles anders.

Auf Empfehlung der Unternehmensberatung McChristmas hat der Weihnachtsmann im Sommer seine Lieferkette reorganisiert und seine Geschenkeproduktion outgesourct. Und jetzt bereiten ihm und seinen Helfer:innen vor allem die Themen Zoll und Export Kopfzerbrechen: Wie kann er seine Zollkosten senken? Wie den Abwicklungsaufwand minimieren? Und muss er Kinder gegen Sanktionslisten prüfen?

Das Team von Freier Verkehr hilft natürlich gerne, gibt Antworten und mahnt zur Besonnenheit: „Du kannst natürlich zum Zoll gehen und erklären, dass du der Weihnachtsmann bist und eine Sonderbehandlung willst. Schlimmstenfalls musst du aber negative Konsequenzen fürchten und dir wird noch die Geschäftsfähigkeit aberkannt."

Darüber hinaus nutzen die Hosts Janine, Luisa und Jens sowie Techniker Kristian die Gelegenheit, das erste Jahr von Freier Verkehr Revue passieren zu lassen und selbst Weihnachts-Zoll-Erfahrungen zu teilen. In diesem Sinne: Frohe Weihnachten!

Weiterführende Infos:

Credits auch an Björn Helmke, dessen Artikel für die Zeitschrift AnachB die Vorlage für diese Folge bildete.

„Ich glaube, dass noch nicht in jeder Firma angekommen ist, was eine Zollprüfung eigentlich bedeutet.“ Das weiß Holger aus Erfahrung. Viele Unternehmen gehen nachlässig mit dem Thema um und wissen gar nicht, wie die Prozedur abläuft, welche Konsequenzen sich ergeben können und wie man darauf vorbereitet sein sollte. Sie handeln oft erst, wenn die erste Prüfung ins Haus steht.

Zwar seien die Erststrafen meist gering, weiß der ehemalige Zollbeamte. Aber die Alarmglocken sollten trotzdem läuten, vor allem wenn sich Verstöße wiederholen: „Beim zweiten Mal wird es dann nämlich unangenehm“

So bereitet man sich auf eine Zollprüfung vor

Aber so weit muss es gar nicht erst kommen. Denn wie bei jeder Prüfung gilt auch bei der Zollprüfung ein einfacher Grundsatz: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Und sich auf die Zollprüfung vorzubereiten, ist gar nicht so schwer. Im Podcast erklärt Holger, was Unternehmen beachten sollten, welche Abteilungen welche Dokumente bereitstellen müssen und wie die Prüfung reibungslos gelingt.

Und er zeigt auf, wie man eine Prüfung für sein Unternehmen nutzen kann. Denn: „Ein Prüfer hat unfassbar viel Wissen, auch von anderen Firmen, und kann deswegen hin und wieder einen praktischen Tipp geben, wie man was anders machen kann“, sagt Holger.

Praxiseinblicke noch und nöcher

Daneben gibt der Experte viele weitere Tipps für die Zollpraxis: Wie sollte man etwa mit Fehlmengen im Wareneingang umgehen? Warum sollte man das Thema Zoll bei Marketing-Aktionen nicht vernachlässigen? Und er nennt eine wichtige Eigenschaft eines Zöllners im Unternehmen.

Weiterführende Links

„Es kommen mehr und mehr Kapazitäten“, sagt Kai. „Die ganzen Schiffe, die in den guten Zeiten vor paar Jahren geordert worden sind, die kommen jetzt alle rein. Und diese 25.000 TEU-Schiffe, die werden auch hier vor Ort in Singapur stehen – und wenn die halbleer sind, dann haben wir ein Problem.“

Im Podcast Freier Verkehr schildert Kai die aktuellen Entwicklungen im Seefrachtmarkt und wagt einen Blick „in die Glaskugel“. Dabei könnten nicht nur die wachsenden Kapazitäten zur Herausforderung werden. Auch die sinkende Wirtschafts- und Kaufkraft in Europa bereiten ihr Sorgen.

Kais Einschätzung beruht auf langjähriger Erfahrung. Ihre Karriere im Umfeld der intenationalen Warenströme begann mit einer Ausbildung zur Schiffahrtskauffrau in Bremen, direkt im Anschluss an die Lehre ging es für dieselbe Reederei nach Hong Kong. Es folgen unter anderem Stationen als Senior Vice Präsidentin bei DHL Forwarding, als Präsidentin einer Travel-Agency und seit 2020 als Global CEO bei der neu gegründeten Spedition ISS Forwarding. Für diese baute sie während der Hochphase der Corona-Pandemie das Seefracht-Geschäft auf und aus.

Eine Herkules-Aufgabe; schließlich verfügte ISS Global Forwarding weder über ein Partner- und Niederlassungs-Netzwerk noch über einen bekannten Namen bei den Reedereien. Kai aktivierte ihre Kontakte und sorgte dafür, dass es der Spedition gelang, Partneri:nnen für langfristige Zusammenarbeit und gemeinsamen Erfolg zu finden.

“Wir waren einfach permanent präsent, wenn es keiner erwartet hat. Ja, und ich glaube, das ist am allerwichtigsten, dass die Leute auch merken, wir meinen das ernst miteinander”, schildert sie. Und manchmal braucht es da auch unkonventionelle Methoden, um Geschäftspartner:innen in Erinnerung zu bleiben – etwa, indem man im striktesten Lockdown den Partner:innen einfach mal einen Kuchen schickt.

Weiterführende Infos:

Kai auf Linked.in

Infos zu ISS Global Forwarding

Feedback, Themenvorschläge & Anfragen zu Freier Verkehr: [email protected]

„Wenn jemand sagt, das ist ganz schwierig, dann sage ich: Okay, schwierig heißt nicht unmöglich.“ Das ist die Grundsatzhaltung von Janine. Schwierigkeiten zu überwinden und nicht aufzugeben, gehört zu ihrer Identität. Genauso agiert Janine auch, wenn sie Menschen für das Thema Zoll begeistern will.

Das falsche Image der Zollbranche

Viele Arbeitnehmer:innen haben beim Thema Zoll erstmal Monotonie und Bürokratie im Kopf. Dabei kann die Arbeit in diesem Umfeld unglaublich spannend und abwechslungsreich sein, wie Janine bestätigt. „Bei mir was es früher im Job oft so, dass ich relativ schnell gedacht habe: Oh, jetzt wird mir aber langweilig. Und im Zoll ist das anders, weil immer wieder etwas neues passiert.“

Die große Frage ist: Wie kann man die vorhandenen Vorurteile beseitigen, um motivierte und engagierte Mitarbeiter:innen für sein Unternehmen zu finden? Janine setzt dazu vor allem auf ihr Netzwerk, dass sie etwa bei Veranstaltungen und via Social Media ausbaut. Und sie setzt auf Humor, den sie auch und gerade im Zollumfeld für essenziell hält. Wie sie sich damit und mit weiteren Maßnahmen von der Konkurrenz absetzt und trotz akutem Fachkräftemangel im Global-Trade-Umfeld die passenden Mitarbeiter:innen findet, erzählt sie uns in Freier Verkehr.

Mehr Infos zu Janine Lampprecht

Kontakt zu den Hosts Henriette und Jens

Es bleibt spannend - die nächsten Themen:

Die Aufnahmen für die nächsten Folgen sind schon terminiert. Wir sprechen über die Themen Zollprüfung, Importcontrolling und Zollabwicklung in der Seefracht. Schickt uns gerne eure Fragen an [email protected]

Und natürlich freuen wir uns auch wie immer über Kritik, Anregungen, Lob und Vorschläge :-)

„Von der Schreibmaschine bis zur heutigen KI hab ich alles mitgemacht“. So beschreibt Mathias seine Reise durch die Digitalisierung des Zollmanagements. Schließlich kann der gebürtige Oberfranke auf mehr als 30 Jahre Berufserfahrung im Außenwirtschaftsumfeld zurückblicken. Bereits als 19-jähriger übernahm er direkt nach der Ausbildung die Verantwortung der Export- / Importabteilung eines mittelständischen Lederverarbeitungsbetriebs.

KI als Antwort auf Artikel-Wachstum

Heute arbeitet Mathias für den Baur-Versand und leitet das Team „Category und Angebotsmanagement Support“. Dieses unterstützt den Einkauf des gesamten Otto-Konzerns unter anderem in Sachen Tarifierung und Warennummern – eine Mammutaufgabe. Denn mit dem Wandel hin zum E-Commerce-Marktplatz ist auch das Artikel-Angebot der Otto-Plattformen massiv angewachsen – auf mehrere Millionen Produkte.

Um die Tarifierung trotz wachsender Mengen mit der gleichen Mannschaft und bei mindestens gleichbleibender Qualität sicherstellen zu können, startete Otto im Jahr 2018 ein Projekt, um den Weg zur richtigen Warennummer mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz weiter zu automatisieren. „Am Markt herrschte immer noch die Ansicht: Tarifierung und KI, das ist kaum möglich“, schildert Mathias im Gespräch. Daher brauche man für ein solches Vorhaben vor allem auch Enthusiasmus. „Man muss sich sagen: Okay, das geht!“

Erfolgsfaktoren? Daten – und Menschen

Aber natürlich stellt sich der Erfolg nicht von heute auf morgen ein. „Das ist ein längerer Prozess. Das muss jedem klar sein“, erklärt der Zollexperte. Und es gibt einige Faktoren, die für den Erfolg eines solchen Projekts entscheidend sind: „Datenqualität ist ein großes Thema“, sagt Mathias. Und auch wenn er Otto hier bereits sehr gut aufgestellt sieht, sollte man permanent daran arbeiten, noch besser zu werden.

Neben den Daten kommt es vor allem auch auf das Team, die Menschen und deren Expertise an. „Jede künstliche Intelligenz steht und fällt auch mit dem Input." Und das menschliche Know-how wird auch langfristig benötigt: „Ich möchte allen die Angst nehmen, die sagen: Okay, es ist jetzt alles automatisiert und wir brauchen euch nicht mehr“, schildert Mathias. „Das kommt ja bei den Leuten automatisch auf. Und natürlich, nein, so ist es nicht. Du brauchst immer die Fachpersonen dazu.“

Blick in die Zukunft

Für Freier Verkehr hat Mathias auch einen Ausblick gegeben, welche Weiterentwicklungen anstehen. So stehen Überlegungen an, nicht nur die eigenen Daten für die Tarifierung zu nutzen. „Das sind dann die nächsten Zukunftsthemen. Wir durchforschen das Netz und schauen, was gibt es denn alles noch für Informationen?“

PS: Leider hat sich im Eifer des Gesprächs eine inhaltliche Unkorrektheit eingeschlichen: Die Oberfinanzdirektion (OFD) gibt es unter diesem Namen auf Bundesebene nicht mehr - Aufgaben von dieser haben erst die Bundesfinanzdirektionen, später die Generalzolldirektion übernommen.

"Ich glaube, dass jeder Mensch, wenn er auf die Welt kommt, kreativ sein möchte, neugierig ist und auch Lust an Veränderung hat." Davon ist Uli Lison überzeugt. Als Mitglied des Verwaltungsrates der AEB treibt er das Innovationsmanagement des Cloud-Software-Anbieters voran. So ist Uli unter anderem Mit-Initiator und Mitglied des Corporate Start-ups Pink Seahorse und des Inhouse-Inkubators Innovation Kitchen.

Uli erzählt im Gespräch, wie man es schafft, Innovationen und Digitalisierung im Global Trade Management erfolgreich zu gestalten. Er schildert, welche Rahmenbedingungen förderlich sind, wie wichtig Kultur und Organisation sind und warum "loslassen können" essenziell ist.

Darüber hinaus erklärt er, wie der E-Commerce den Zollbereich verändert, welche Potenziale in Technologien wie Künstliche Intelligenz und Blockchain stecken und warum der Brexit ein großer Rückschritt war.

Mehr Infos und Kontakt zu Uli Lison

Zur Website von Freier Verkehr

Kontakt zu den Hosts: [email protected]

Zigarren, Zigarillos & Co. gelten als echter Export- und Import-Klassiker. Klar, dass die Themen Zoll und Verbrauchssteuern hier eine extrem wichtige Rolle spielen. Zum Glück weiß unser Gast genau, wie man diese gestaltet, optimiert und gleichzeitig strikte behördliche Vorgaben einhält.

Denn Carsten Kaiser, Manager Leaf Department bei der Villiger Söhne GmbH, blickt mittlerweile auf 30 Jahre Erfahrung in Logistik und Außenhandel zurück. Im Gespräch verrät er, warum Transparenz gegenüber den Behörden ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, wie er mit seinen Zoll-Anliegen selbst bei der EU Gehör findet und worauf bei der Besteuerung seiner Produkte im Zollprozess geachtet wird.

"Ich glaube, dass jeder Mensch, wenn er auf die Welt kommt, Kreativ sein möchte, neugierig ist und auch Lust an Veränderung hat." Davon ist Uli Lison überzeugt.

Als Mitglied des Verwaltungsrates der AEB treibt er das Innovationsmanagement des Cloud-Software-Anbieters voran. So ist Uli beispielsweise Mit-Initiator und Mitglied des Corporate Start-ups Pink Seahorse und des Inhouse-Inkubators Innovation Kitchen.

Im Gespräch schildert er, welche Rahmenbedingungen Innovationen fördern, wie Kultur und Organisation eines Unternehmens gestaltet werden sollten und warum loslassen essentiell ist.

Darüber hinaus erklärt er, wie der E-Commerce das Zollumfeld verändert, welche Potenziale in Blockchain und Künstlicher Intelligenz stecken - und warum der Brexit ein großer Rückschritt war.

Mehr Infos und Kontakt zu Uli Lison

Zur Freier Verkehr Website

Feedback und Fragen bitte an: [email protected]

Import- und Exportabwicklung bei einem Fashion Onlineshop: Klingt sowohl spannend als auch stressig – dachten sich unsere Moderatorinnen und holten sich den Zollexperten Ole Zimmer von ASOS.com in die Show.