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-------Lesson Dialog-------

----Formal ----

日本企業の意思決定には、独特のプロセスを経ることがある。

たとえば、ある企業で会議が開かれるとしよう。

資料が配布され、担当者から説明があり、出席者は黙ってそれを聞く。

一通り説明が終わったところで、「何かご意見はありませんか」などと促すのだが、それに対する反応はない。ただ、沈黙が続く。

やがて進行役が、「では、これでよろしいですか」と議決を促すと、誰かが「異議なし」と声を上げ、それで会議は終了となる。

何の意見交換もなされていないのになぜ決まってしまうのだと、外国人には奇異に見えるかもしれない。

しかし、これは日本ではごく普通にみられる光景だ。

このような会議の出席者は、すでに結論は出ていることを知っている。

担当者が、意見を求めるべき上司に許可を取り、必要であれば他のメンバーにも状況をあらかじめ伝えておくので、当の会議では意見も質問も出るわけがない。

つまり、物事のカギを握る人物には、あらかじめ内容を伝え、了承を得ておき、会議での不要な対立を避けるというシステムなのである。

これが、いわゆる「根回し」だ。

したがって、「根回し」が行われた会議は、民主的に話し合いをしたという「事実」を残すための形式的なものにすぎない。

「根回し」は、あからさまな対立を嫌う日本人らしい平和的な議決方法のように見えるが、その一方で、反対勢力に対抗するための戦略的手段として用いられることもあるので、なかなかにあなどれぬものなのだ。

----Formal Vowelled----

にほんきぎょうのいしけっていには、どくとくのプロセスをたてることがある。

たとえば、あるきぎょうでかいぎがひらかれるとしよう。

しりょうがはいふされ、たんとうしゃからせつめいがあり、しゅっせきしゃはだまってそれをきく。

ひととおりせつめいがおわったところで、「なにかごいけんはありませんか」などとうながすのだが、それにたいするはんのうはない。

ただ、ちんもくがつづく。

やがてしんこうやくが、「では、これでよろしいですか」とぎけつをうながすと、だれかが「いぎなし」とこえをあげ、それでかいぎはしゅうりょうとなる。

なんのいけんこうかんもなされていないのになぜきまってしまうのだと、がいこくじんにはきいにみえるかもしれない。

しかし、これはにほんではごくふつうにみられるこうけいだ。

このようなかいぎのしゅっせきしゃは、すでにけつろんはでていることをしっている。

たんとうしゃが、いけんをもとめるべきじょうしにきょかをとり、ひつようであればほかのメンバーにもじょうきょうをあらかじめつたえておくので、とうのかいぎではいけんもしつもんもでるわけがない。

つまり、ものごとのカギをにぎるじんぶつには、あらかじめないようをつたえ、りょうしょうをえておき、かいぎでのふようなたいりつをさけるというシステムなのである。

これが、いわゆる「ねまわし」だ。

したがって、「ねまわし」がおこなわれたかいぎは、みんしゅてきいにはなしあいをしたという「じじつ」をのこすためのけいしきてきなものにすぎない。

「ねまわし」は、あからさまなたいりつをきらうにほんじんらしいへいわてきなぎけつほうほうのようにみえるが、そのいっぽうで、はんたいせいりょくにたいこうするためのせんりゃくてきしゅだんとしてもちいられることもあるので、なかなかにあなどれぬものなのだ。

----Formal English----

A unique process can be followed when a decision is made at a Japanese company.

For example, let's say a meeting is being held at a certain company.

Materials are distributed, the person responsible gives an explanation, and the attendees listen in silence.

Once the speaker has finished, he or she ends by asking if anyone has any questions, however no one responds to this.

The attendees remain silent.

The meeting chair will then encourage moving on to the vote by saying “So, is this okay?”, someone will say “no objections”, and the meeting will end.

The making of a decision despite no exchange of opinions taking place likely seems quite strange to a foreigner.

However, this is incredibly common in Japan.

The people attending such a meeting know that the conclusion has already been reached.

The person responsible obtains permission from the superior, whose opinion should be requested, and conveys this to the other members prior to the meeting if necessary, and so there is no reason for any opinions or questions to be voiced at the meeting.

In other words, a system is in place where the person who is in charge of the matter has already been explained the content, and has given their approval, and so unnecessary conflict can be avoided at the meeting.

This is called “laying the groundwork”.

Therefore, meetings for which groundwork has been laid are merely formalities for establishing the “fact” that democratic discussions were held.

“Laying the groundwork” may look like a Japanese-style way of making decisions peacefully without confrontation. However, as it can also be used as a strategic means to antagonize opponents, it is a force to be reckoned with.

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-------Lesson Dialog-------

----Formal ----

「報告」「連絡」「相談」の頭文字をつなげ、この3つの行動をあわせて「報・連・相(ホウレンソウ)」と呼ぶ。

緑色の葉物野菜spinach「ほうれん草」に掛けた、日本語のことば遊びの一つでもあるのだが、社会人として最も重要な心構えとしてよく知られている。

新入社員は、はじめに「ホウレンソウ」について徹底的に叩き込まれるといっても過言ではないだろう。

早い話、職場のコミュニケーションを円滑に行うよう心がけよ、ということなのだが、これが簡単なようでなかなかに難しい。

職場において、コミュニケーションが円滑に行われていなければ、業務に支障が出る。

ミスが多発し、顧客の信頼を失う。

そうなれば業績も下がるだろう。

業績が悪化するだけならまだしも、ことと次第によっては企業の存亡に関わる責任を負わされることもある。

したがって、職場における「知らなかった」「聞いていなかった」のトラブルは、未然に防ぐべきなのだが、どの程度の「内容」を、「いつ」「誰に」「どのように」、報告・連絡・相談するのかの判断は難しい。

それは何度かの失敗も含めて、経験によって培っていくしかないのだが、そもそもが“判断能力”に基づくものであるがゆえに個人差も大きい。

かくして、今日も職場では、八百屋でもないのに「ホウレンソウ」が連呼されるのである。

----Formal Vowelled----

「ほうこく」「れんらく」「そうだん」のかしらもじをつなげ、この3つのこうどうをあわせて「ほう・れん・そう(ホウレンソウ)」とよぶ。

みどりいろのはものやさいspinach「ほうれんそう」にかけた、にほんごのことばあそびのひとつでもあるのだが、しゃかいじんとしてもっともじゅうようなこころがまえとしてよくしられている。

しんにゅうしゃいんは、はじめに「ホウレンソウ」についててっていてきにたたきこまれるといってもかごんではないだろう。

はやいはなし、しょくばのコミュニケーションをえんかつにおこなうようこころがけよ、ということなのだが、これがかんたんなようでなかなかにむずかしい。

しょくばにおいて、コミュニケーションがえんかつにおこなわれていなければ、ぎょうむにししょうがでる。

ミスがたはつし、こきゃくのしんらいをうしなう。

そうなればぎょうせきもさがるだろう。

ぎょうせきがあっかするだけならまだしも、こととしだいによってはきぎょうのそんぼうにかかわるせきにんをおわされることもある。

したがって、しょくばにおける「しらなかった」「きいていなかった」のトラブルは、みぜんにふせぐべきなのだが、どのていどの「ないよう」を、「いつ」「だれに」「どのように」、ほうこく・れんらく・そうだんするのかのはんだんはむずかしい。

それはなんどかのしっぱいもふくめて、けいけんによってつちかっていくしかないのだが、そもそもが“はんだんのうりょく”にもとづくものであるがゆえにこじんさもおおきい。

かくして、きょうもしょくばでは、やおやでもないのに「ホウレンソウ」がれんこされるのである。

----Formal English----

Connect the initial kanji characters of the Japanese words for three kinds of conduct—“reporting" (hou_koku), "making contact" (ren_raku), and "consultation" (sou_dan)—and you get hou_ren_sou, which means the green leafy vegetable “spinach” in Japanese.

This is a Japanese play on words, but it is also well known as the most important mental attitude among responsible adults.

It would not be an exaggeration to say that the “spinach” concept is hammered home quite thoroughly for newly-hired, young employees all over Japan.

To make a long story short, its purpose is to enable smooth workplace communication, but this is easier said than done.

Business can be hindered by a lack of smooth communication in the workplace.

Customer trust can be lost by frequent mistakes.

Business performance may suffer as a result.

Poorer performance can ultimately risk the company’s very existence.

Therefore, workplace problems such as "I did not know" and "I did not hear” absolutely should be prevented. But, the details of “reporting" (hou_koku), "making contact" (ren_raku), and "consultation" (sou_dan) can be difficult. What details are important, to whom should they be reported, when, and how.

This capacity is cultivated only by experience, including a number of failures, and because it is based on a person’s judgment, there is a great variation among individuals.

Thus, in today’s workplaces, even though we are not greengrocers, we are continuously chanting "spinach, spinach…spinach (hou_ren_sou)!"

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