Bienvenidos a un nuevo episodio de Productividad Personal Día a Día. En este episodio continuamos con el exitoso libro de David Allen «Organízate con Eficacia». En esta ocasión examinamos la Segunda Parte del libro donde entra a la aplicación práctica de la metodología.
A continuación un resumen del episodio:
Los hacks o los trucos son importantes para «engañar» o automatizar.
Los detalles son importantes.
Asignar un tiempo
Asignar un espacio
Oficina
Casa
Oficina portatil (opcional)
No compartir!
Tener las herramientas necesarias
Papel
Post its
Carpetas
Capitulo 5. Capturar
Recopilar todo lo fisico
En una bandeja
Cosas que se quedan donde estan
Papeleria
Material de referencia
Decoración
Equipos
Todo el resto va
Posibles problemas o situaciones
No va a caber todo en la bandeja
Caer en la tentacion de organizar
Ya tengo cosas organizadas en listas
Encuentro cosas criticas que son urgente
Barrido mental (mind sweep)
Escribir Todas las ideas, pensamientos y proyectos que tenga en la cabeza
Capitulo 6. Clarificar: vaciando las bandejas
Se hace en paralelo con Organizar
Claves para procesar (clarificar / ordenar)
Procesar el primer item (superior) de primero
Procesar significa decidir lo que es, y la próxima acción
Todo se debe procesar
Nada se puede dejar sin procesar
Escanear no es procesar
Se empieza en el primer item superior y se acaba en el ultimo item inferior
En realidad no importa empezar por el ultimo item o el primero porque todo se va a procesar
Procesar uno por uno
Enfocarse en cada item
Pasar cada item por el flujo de decisiones
Nada se devuelve a la bandeja de entrada
No quiere decir que hay que hacerlo obligatoriamente.
Sino obligatoriamente decidir
El objetivo es evitar reprocesos
Proyectos
Proyecto: cualquier resultado que necesita mas de una accion
Capitulo 7. Organizar
Todas las categorías deben estar claramente separadas
Solo necesitamos listas y folders
Hay cosas que no necesitan estar en una lista porque la misma cosa es un recordatorio
Revistas
Facturas por pagar
Manejando el email
Puede usarse el mismo mail en vez de pasarlo a una lista
Una version simplificada del gran sistema
@ACTION
@WAITING
Es importante entender que “vaciar el correo” no es hacer todo, sino:
Eliminar lo que no se necesita
Hacer lo que se puede hacer rápido
Delegar lo que no pueda / quiera hacer yo (Y dejar marcado para hacer seguimiento
Marcar lo que hay que hacer despues (proximas acciones)
Organizando los proyectos
Manejar una lista de proyectos
Es como un indice
No tiene que estar todo lo relacionado al proyecto, solo el nombre
Esta lista tiene acciones asociadas a cada proyecto (Cada una en su contexto)
Recordar que un proyecto no se hace
Solo se llega a el mediante acciones proximas
La utilidad se da si se revisa la lista por lo menos una vez por semana
Organizando lo que no requiere acción
Recordatorios de cosas que no necesitan acción pero si en una fecha futura
La lista “Someday / Maybe”
Cosas que nos abemos cuando nos querramos comprometer
Esto puede activar la creatividad y el habito de generar ideas y proyectos
El solo hecho de pensarla y escribirla es un primer paso para la acción, asi sea despues
Usando el calendario para opciones futuras
Gatillos (o señales) para activar proyectos
Eventos especiales que necesitan tiempo para prepararlos
Eventos regulares que necesitamos preparar
Informes mensuales
Fechas claves de personas
Cumpleaños
Aniversarios
Eventos que podemos querer participar
Catalistas de decisiones
Decisiones importantes que necesito pensar
El archivo “tickler”
Recordatorios en fechas especificas
Eventos en el calendario
El “snooze” de Gmail
Checklists
A veces es importante tener checklists para mantener el control
Aparte del sistema de organizacion
Para cosas o proyectos un poco mas ambiguas
Hacer ejercicio con mas frecuencia
Más tiempo de calidad con los hijos
Mantener
