Productivité Parfaite

Le travail entrepris dans ce livre n’est que le démarrage. Vous avez maintenant le Plan Global, mais sa mise en oeuvre reste l’étape la plus importante et la plus difficile. Prenez des mesures pour réduire le risque d’échec en utilisant votre nouvelle compétence d’Habitude.

Le futur promet encore plus des mêmes choses: plus de stress et un plus grand nombre de professionnels à court de temps. Les nouveaux outils ne vont pas arriver tout de suite pour améliorer la productivité temporelle, et votre société n’enlèvera les obstacles à une meilleure productivité que lentement, au mieux. Vous devez vous préparer à ce futur, et faire confiance aux tendances émergentes, en prenant votre productivité temporelle à bras le corps.

Voila ce qu’est la perfection - ne pas suivre un modèle unique, mais développer la capacité de changer votre système pour s’adapter aux circonstances de votre vie pour atteindre vos objectifs les plus grands.

Dans le chapitre précédent nous avons considéré le problème de ne pas pouvoir trouver les bons outils pour améliorer notre productivité temporelle. Ce chapitre traite d’un problème plus large - le défi de la productivité inhérent au travail dans la plupart des sociétés de par le monde.

Les sociétés dans le monde n’ont pas reconnu le besoin de productivité individuelle, ce qui est la raison pour laquelle la plupart ont des environnements qui empêchent les employés de donner le meilleur d’eux-mêmes. Par exemple, beaucoup d’entreprises forcent leurs employés à venir tôt, partir tard, passer au travail les week-ends ou rester à la maison pour mieux travailler. Ces mesures sont prises parce que les heures normales sont si chaotiques et sources de distraction que l’état de flow (discuté Chapitre 14) est impossible à atteindre.

Le plus gros problème est celui de la responsabilité - dans beaucoup d’entreprises il n’y a pas de « Directeur de la Productivité ». Cela veut dire que les décisions affectant la productivité des employés sont prises par des services séparés, avec des objectifs différents, ce qui se cumule en une productivité dégradée.

Au final cependant les employés ont une obligation professionnelle de gérer leur temps avec attention, de la même façon qu’un pharmacien a une obligation de dispenser des médicaments de manière éthique. Le temps est peut-être la plus grande contribution qu’un employé peut faire à son entreprise, ce qui met sur leurs épaules la responsabilité de bien le gérer.

Cela veut dire agir contre la norme dans beaucoup de situations, en disant « Non » à certains projets et tâches, en exigeant un environnement de travail qui permette l’état de flow, et en insistant pour qu’une politique d’usage des smartphones soient mise en place. Ce sont juste des exemples de situations que les entreprises n’ont pas encore commencé à gérer de manière concertée.

En tant que professionnel qui opérez dans un environnement d’entreprises, et vous devez utiliser des outils numériques pour gérer un grand nombre de demandes de temps. Ni la mémoire ni les agendas papier n’offrent la puissance, la flexibilité, et la sécurité des derniers outils.

De plus, vos collègues, clients et famille attendent que vous soyez disponible via les outils mobiles. Le nombre d’employés qui peut décider de ne pas être contacté par mobile est de plus en plus bas.

Tout ceci conclut à un besoin d’utiliser des gadgets, outils, applications, logiciels, et stockage dans le nuage pour votre système de productivité temporelle. Malheureusement le design des outils actuels laisse à désirer, puisqu’ils ne sont pas fondés sur les 11 Fondamentaux, et n’ont pas été créés avec les demandes de temps à l’esprit.

Par exemple, très peu d’applications de calendrier sont faites pour les professionnels en manque de temps - je n’en ai jamais vu. La plupart reproduisent les fonctionnalités d’un calendrier de rendez-vous, qui est très loin des besoins de quelqu’un qui veut utiliser son calendrier comme outil principal de gestion des demandes de temps, comme discuté Chapitre 13.

Dans ce chapitre nous étudierons certains des outils nécessaires, mais apparemment pas encore inventés. La raison ? Les développeurs n’ont pas développé une philosophie suffisante autour de laquelle bâtir de bons produits. Ils commencent plutôt avec une compréhension limitée des problèmes de gestion de temps, ce qui conduit à des produits qui se ressemblent tous.

Nous regarderons également comment nous pouvons rendre nos besoins visibles à ceux qui veulent développer des produits et services efficaces en productivité temporelle.

Tout au long de ce livre, j’ai utilisé une approche systématique pour découper les meilleurs comportements en composants et petites étapes. Dans ce chapitre vous apprendrez comment le faire vous-même.

Je vous montrerai comme exemple comment travailler avec un comportement défini en écrivant ce livre - Habituder.

Dans ce chapitre vous verrez comment j’ai développé la compétence de l’Habitude, et comment elle peut être développée en une échelle de comportements. Vous apprendrez comment développer vos propres pense-bêtes, et systèmes de notation. C’est une compétence supplémentaire, pour sûr, qui peut maintenir vos autres compétences toujours alertes, alors que vous recherchez les meilleurs comportements à fin d’émulation. Vous deviendrez non seulement un utilisateur d’outils d’amélioration, mais aussi un développeur.

Des nouvelles technologies qui promettent d’améliorer votre productivité continueront à apparaître tout au long de votre carrière d’adulte. De même que des nouvelles idées ou approches pour améliorer votre productivité temporelle.

Comment réagissez-vous ? Devriez-vous acheter et tester tous les outils, comme cette nouvelle version de l’iPhone qui sort tout les ans ? Comment être sûr de ne pas manquer une invention importante ? Et comment discerner les bonnes idées des mauvaises ? Le nombre de personnes proposant des astuces en gestion de temps a explosé - après qui devez-vous courir ?

Dans ce chapitre vous verrez que courir après chaque nouveau conseil ou dernier gadget n’est pas faisable. Il est bien meilleur de suivre le modèle des meilleures sociétés, qui analysent leurs besoins avant d’identifier les vendeurs. Quand vous faites votre Revue, vous pouvez faire de même pour vos besoins individuels, et plutôt que de réagir aux nouvelles versions, chercher à combler les failles de votre système, ce qui vous aidera le plus à vous améliorer.

Votre évaluation et votre plan sont vos meilleurs guides, en ce qu’ils vous montrent où la technologie peut vous aider, mieux qu’une publicité à la télévision.

Comme mentionné plus haut, votre système de gestion de temps est fait d’habitudes, pratiques et rituels. La mise en place de votre Plan Global ne sera pas de la routine, parce que nous les humains sommes si faibles dans le changement d’habitudes enracinées depuis longtemps. Vous aurez un défi similaire à ceux qui se battent pour arrêter de fumer ou de perdre du poids.

En fait, pour préciser la distinction nous utiliserons un nouveau terme: Habituder. Il est défini par la capacité de changer une habitude profondément enracinée ou d’en apprendre une toute nouvelle. Les outils que nous utiliserons proviennent de récentes recherches, et comprennent les rappels, les groupes de soutien, les récompenses pour les accomplissements, les partenaires de responsabilité (comme votre chef), les mécanismes d’assistance, et plus encore.

Ce chapitre est peut-être le plus critique - beaucoup échouent dans leurs plans suite à une lecture ou une formation parce qu’ils sont faibles sur cette compétence, sans même le savoir. Nous partirons du principe que vous êtes également faible et avez besoin de beaucoup d’aide. Dans les faits, vous apprendrez comment rendre votre plan infaillible en mettant en place des soutiens excessifs et redondants.

La Revue concerne la vérification de votre système de gestion de temps, afin d’identifier les défauts, les problèmes émergents, et les nouveaux problèmes. C’est comme une visite de routine chez le docteur - juste pour vérifier que tout fonctionne comme il devrait.

C’est un concept simple - et que beaucoup de gens font sans faire consciemment des plans. Nous verrons qu’une meilleure compréhension amène de meilleurs résultats.

La Mise en garde est définie par la mise en place et la gestion de signes avant-coureurs de soucis. Après le tremblement de terre, le tsunami et le désastre nucléaire de Fukushima au Japon, le gouvernement a mis en place un système pour détecter les tremblement de terre sous-marins - une nouvelle façon de détecter si un désastre est ou non en vue.

Nous avons besoin de solutions similaires pour relever les problèmes de gestion de temps avant qu’ils arrivent, afin d’intervenir et d’empêcher un désastre d’arriver.

Par exemple, ne pas vérifier les demandes de temps sur votre boite vocale pendant une semaine peut être un problème que votre système peut vous signaler comme point d’attention, peut-être sur un tableau de bord. Cela peut sembler futuriste, et ça l’est, mais ce n’est pas difficile à imaginer - quelques applications commencent à montrer le chemin.

A la fin de ce chapitre, vous aurez rempli une rapide auto-évaluation et défini un plan de mise en oeuvre pour ces deux Fondamentaux Avancés.

Ce chapitre décrit les deux premiers Fondamentaux Avancés. A l’inverse des 7 Fondamentaux Essentiels, ils ne concernent pas directement la gestion des demandes de temps - mais plutôt la façon dont nous nous gérons quand nous exécutons les demandes de temps. Comme les 7 fondamentaux décrits dans les chapitres précédents, nous sommes également autodidactes sur ces compétences, qui sont utilisées largement par des adultes dans le monde.

L’Interruption est la capacité de mettre en place des rappels externes pour arrêter ce que nous sommes en train de faire et considérer de passer à une autre activité. Elle est inspirée par ce qui arrive dans l’état de flow - nous perdons la notion du temps. Ce faisant, nous risquons de manquer notre prochain rendez- vous ou notre prochaine tâche. Pour éviter cela, et pour éviter l’action non- productive de regarder la montre, nous devons mettre en place des mécanismes externes pour nous rappeler d’arrêter. Un rappel peut prendre la forme d’une alarme, d’un coup sur la porte de notre secrétaire, d’un coup de téléphone - tout ce qui est nécessaire pour nous faire arrêter et déterminer si nous devons continuer. Bien sûr, nous n’avons pas besoin d’être dans l’état de flow pour bénéficier de cette compétence.

Dans ce chapitre vous aurez l’opportunité de faire une auto-évaluation de l’Interruption et de l’Echange. Voici plus d’informations sur l’Echange.

L’Echange est la capacité de décider quoi faire ensuite, et c’est une compétence utilisée à la fin d’une activité, ou quand nous sommes interrompus. Pour prendre une bonne décision, nous devons intégrer plusieurs facteurs d’un coup. La plupart du temps, nous pouvons partir du principe que les choses changent continuellement, et qu’une ré-évaluation doit tenir compte des crises émergentes, des nouvelles informations, et de nouveaux engagements récents.

Certains auteurs plaident en faveur d’une discipline aveugle - suivre votre plan quoi qu’il arrive. Cela simplifie l’Echange, mais est une tactique peu réaliste pour la plupart des gens.

Utilisez votre auto-évaluation de l’Interruption et de l’Echange pour mettre en place des plans d’amélioration pour ces deux Fondamentaux Avancés.

Un des dons lié aux compétences en planification avancée décrites dans le chapitre précédent est la capacité de définir consciemment et de préserver des moments de forte productivité.

Notre meilleur travail ne doit pas arriver par accident - il peut être programmé tant que nous avons développé la bonne formule, ce que confirme une combinaison de recherches récentes et nos propres idiosyncrasies.

Cet état arrive quand nous pouvons donner toute notre attention à une tâche sans interruption, que nous pouvons atteindre ce que Mihaly Cziksentmihalyi appelle « l’état de flow » Il a un certain nombre de caractéristiques, et avec un planning bien géré nous pouvons créer l’environnement adéquat pour l’atteindre facilement.

La possibilité d’atteindre régulièrement l’état de flow est une marque de fabrique des humains les plus productifs.

A ce moment du livre, vous avez rempli un profil qui couvre les 7 fondamentaux. Maintenant vous pouvez voir les zones à améliorer en examinant votre Modèle de Suivi des Pratiques.

Rassemblez les 7 plans que vous avez créés avec vos Graphes de Composants remplis - il est temps de les rationaliser, de les rassembler en un Plan Global.

Quand vous faites cela, gardez à l’esprit que vous voulez arriver à un Plan Global qui soit légèrement conservateur. Il est important d’éviter l’erreur appelée Erreur de Planning, qui est juste notre tendance à surévaluer nos capacités et faire des estimations trop optimistes. Soyez plutôt conservateur dans votre plan.

Votre produit final doit être fait de petites étapes qui semblent faisables: inspirer plutôt que décourager. Si, à un moment, vous essayez de changer plus de deux ou trois habitudes d’un coup, vous êtes sûrement en train de créer un point d’échec.

De plus, en avançant avec vous, je vous partagerai les résultats de ma collecte de données - réunies via mes programmes les plus récents. Vous pourrez comparer votre propre profil avec la moyenne de mes participants, et vous verrez où vous êtes fort ou faible - et devez peut-être faire des changements. Utilisez cette information comme guide pour les changements que vous avez à faire.