Convidada Suleiman Oliveira.

Decisões Precipitadas

O objetivo deste tópico é alertar que mesmo empresas com programas de Compliance implantados podem cometer erros no momento da identificação de um incidente de cunho patrimonial/financeiro ou assédio.

Para ilustrar, trago 04 cases:

1. Furto de produtos em uma fábrica. Indivíduos estavam saindo da fabrica com mochilas cheias de produtos pequenos de fácil transporte. 

Decisão da empresa: Demitir apenas um dos indivíduos flagrados e chamar a polícia.

2. Furto de cobre destinados a sucata. Produtos eram retirados em caminhões e até vendidos de forma legal/lítica em comprador na cidade. 

Decisão da empresa: Interromper a retirada de material. Tal postura alertou de forma não intencional os envolvidos que cessaram a conduta irregular e ficaram cautelosos.

3. Furto de produtos (líquidos inflamáveis). Os produtos eram retirados em veículos longos e saiam pela portaria. 

Decisão da empresa: Demissão prematura de suspeitos (internos e terceirizados).

4. Empresa recebe várias denúncias via canal sobre suposto assédio. 

Devido a quantidade de relatos, decide não apurar por completo ouvindo poucas pessoas e desligar o denunciado sem justa causa, alegando mudanças estruturais ou baixa performance. Entretanto, pouco tempo depois a empresa descobre que o indivíduo desligado não agia sozinho, isto é, tinham mais pessoas envolvidas.

Moral da história: Muitas empresas de grande porte com Compliance implantado, podem não tem um olhar adequado para suas filiais, ou seja, o Compliance é corporativo e muitas vezes o Compliance Officer nem conhece todas as filiais ou as visita muito pouco e não deixa uma pessoa treinada para fazer as vezes de Compliance no local. O que ocorre com frequência é a transferência da função para um representante do RH local, do jurídico ou até para o gerente ou diretor da unidade, e tais pessoas não tem preparo e experiência para lidar com casos de fraude ou assédio, por isso, na maioria das vezes tomam decisões precipitadas isoladas ou em conjunto, mas de forma local.

Tal situação me faz lembrar o trecho o livro “O Príncipe” de Nicolau Maquiavel.

Trecho: “Quando se conquistam estados numa região de língua, costumes e leis diferentes, aqui surgem as dificuldades e é necessário ter muita sorte e grande habilidade para mantê-los. E um dos maiores e mais eficazes remédios seria de o conquistador habitar neles. Isto tornaria mais segura e mais duradoura a posse. Isso porque, estando no local, pode-se ver como surgem as desordens e rapidamente reprimi-las. Não estando no local, delas somente se toma conhecimento quando já alastradas e sem solução. Além disso, a província conquistada não é saqueada por teus funcionários”. 

“Não devem ter cuidado somente com as desordens presentes, mas também com as futuras, e enfrentar aquelas com toda a habilidade, porque, previstas a tempo, podem ser facilmente remediadas, mas esperando que se aproximem, o remédio não chega a tempo, porquanto a doença já se tornou incurável”.

Abraço a todos e até a próxima!!

A live teve o objetivo de abordar de forma teórica e prática as atividades de inteligência em campo.

A Eloiza contextualizou o que são investigações em campo e quais são os tipos de atividades que podem ser realizadas. Como também, comentou sobre a importância das atividades em campo no auxílio de projetos que visam melhorias de processos internos de uma operação ou produção.

Foi comentado também sobre a gestão e preparação prévia das atividades, no sentido de resguardar a segurança física e operacional dos agentes de campo, para não deixar os envolvidos e a empresa em risco. Do mesmo modo, a Eloiza destacou o cuidado nas abordagens quando existem suspeitas de o crime organizado estar envolvido e até onde a investigação pode ir, com segurança, legalidade e ética profissional.

Por fim, trouxemos um case onde a Eloíza deu orientações práticas de como estruturar uma investigação em campo.

Até a próxima, abs!

Tema: Roteiro

Comentários:

a. Vai depender do caso investigado.

b. Mesmo o entrevistador experiente deve fazer roteiros.

c. Devo escrever ou não durante a entrevista.

Eu sempre faço roteiro cujo esqueleto é geralmente é dessa forma:

1. Apresentação inicial, formas de receber o entrevistado (calibração da linha de base). Não mentir, na medida do possível diga do que se trata a entrevista.

a. Levantamento de Informações sobre procedimentos internos;

b. Mapeamento de processos internos;

c. análise de clima organizacional. É necessário introduzir o assunto, mesmo que seja de forma geral/macro.

d. Jamais diga que é treinamento.

2. Perguntas iniciais para estimular uma narrativa livre, a quantidade de perguntas pode variar. Exemplo: Solicite que o entrevistado fale sobre o grau de satisfação e contar sua rotina diária ou semanal. Não interrompa deixe falar a vontade.

3. Perguntas de transição. Se for assédio, pergunte como é o clima na área/setor. Se for fraude, procedimentos adotados na área e quais os pontos de melhoria. De forma geral pergunte como é a cultura na empresa.

4. Perguntas abertas sobre o tema central. Se for assédio, pergunte o que o entrevistado considera um comportamento inadequado ou assédio ou discriminação. Se for fraude, o que entende por conflito de interesse ou favorecimento ou o que é um desvio para ele, se já tomou conhecimento de casos dessa natureza.

5. Perguntas com dilemas éticos (posicionamento). Se for assédio, pergunte ele se arrepende de alguma conduta ou se já se sentiu assediado ou prejudicado de alguma forma. Se for fraude, pergunte se já lhe ofereceram suborno ou propina. Se aceitaria ou se teria alguma situação que lhe faria aceitar.

6. Perguntas fechadas sobre o tema central. Se for assédio ou fraude, pergunte diretamente se o entrevistado tem ou já teve envolvimento em alguma situação que feriu as políticas da empresa e traga situações iguais ou similares ao caso em apuração para exemplificar e instiga-lo a admitir. Técnica de questionamentos cinésicos.

7. Perguntas de aprofundamento do tema central, podem ser perguntas em conotação hipotéticas sobre existirem evidências ou provas da sua participação em algo irregular ou se houver testemunhas de alguma conduta irregular da sua parte. Técnica de questionamentos cinésicos.

8. Perguntas de comprometimento (avaliação da sinceridade). Perguntas que testam sobre a possibilidade de ter omitido alguma informação ou até mentido em alguma narrativa. Pergunte se ele quer rever alguma resposta.

9. Confirmação de evidências (fase desmontar álibis, contradições e objeções no intuito de obter a admissão verbal e por escrito.

Provas | Evidências

Entrevistador precisa mostrar evidências e provas? Pela nossa experiência e metodologia, mostrar provas, perde a essência da entrevista. Em um caso real recente, após ser persuadido de maneira metodológica, o entrevistado declarou: “Fui eu que fiz ... Eu já sabia que vocês sabiam, mas eu tinha que tentar convencer (risos). Eu entendo um pouco de investigação e achei interessante a chance que vocês estão me dando de falar e abrir a minha mente. Eu tentei burlar de alguma forma a investigação, mas qualquer um faria isso, contaria uma história para tentar convencer. Eu não gostei da minha atitude, fiquei chateado, foi uma falha, um erro meu e pretendo consertar”. Conclusão: Nunca subestime a inteligência do entrevistado. Nesse caso, o entrevistado tentou apresentar-se como ingênuo, sem malícia, mas foi desmascarado e optou por falar a verdade. O importante foi proporcionar o reconhecimento do erro e a mudança de postura.

Processo Judicial

O que fazer quando o entrevistado diz durante a entrevista que vai processar você e a empresa? Geralmente qual é o objetivo de tal frase? Passei por algumas situações similares, onde o entrevistado culpado (prova documental e verbal de terceiro), vitimiza-se coloca a culpa na empresa, pedindo provas e dizendo que vai processar. A intenção é clara, desestruturar psicologicamente o entrevistador e tentar colocar em xeque a credibilidade da entrevista e das provas. Uma argumentação plausível, dentre outras que podem ser apresentadas é que se partirmos para esse lado, vamos perder a espontaneidade da situação, visto que estaríamos em uma fase de entendimento das motivações. Todavia, o direito de acionar o judiciário é legítimo e totalmente aceitável, mas perderíamos o propósito da entrevista que é humanizar, resgatar e mitigar impactos. Essa é uma forma do entrevistador mostrar serenidade, maturidade e domínio do caso.

Inimigos?

O entrevistado (fraudador ou assediador) não é seu inimigo, portanto, reserve alguns minutos iniciais para conhecê-lo. Uma das possíveis perguntas abertas que você pode usar é: "Fale-me sobre você, pessoal ou profissionalmente". Perceba o entrevistado e ponha-se no lugar dele. Não o enxergue como um fraudador ou assediador, mas sim, como uma pessoa igual a você. Além do Rapport corporal de gestos e postura, essa fase inicial é de suma importância para ganhar a empatia do entrevistado de maneira legítima.

Declaração por Escrito

Parte importantíssima em uma entrevista de fraude ou assédio. Esse é momento em que o entrevistado por livre e espontânea vontade confecciona uma declaração, explicando seus atos, descrevendo o teor da entrevista e os principais pontos ali tratados. Sempre é possível, óbvio que não, pois depende de vários fatores, dentre eles, o vínculo de empatia e transparência criado entre entrevistador e entrevistado ao longo do processo. Tal procedimento resguarda a lisura e o respeito, permitindo que o entrevistado se expresse também por escrito, se assim decidir.

Tópicos Abordados:

Julgamentos

"As pessoas julgam tudo que existe". "Nossos verdadeiros inimigos somos nós mesmos". Filme: O Mestre das Armas. Uma boa investigação ou entrevista de Compliance (fraude ou assédio) é aquela que não julga o outro, por mais errado que esteja, sem pré-julgamentos. Do contrário quem estará investigando é seu Ego, isto é, o pré-julgamento que você terá sobre o investigado e não chegará na realidade dos fatos - a verdade, pois a sua verdade pode não ser a real, perdendo dessa forma, a oportunidade de se colocar no lugar do investigado. Essa é a essência de uma investigação ou entrevista.

Hipótese de Incidência

O termo vem da área tributária, mas traçando um paralelo com a área de Compliance, e olhando para os vértices de detecção e reposta, também é possível enxergar e utilizar a Hipótese de Incidência. Nas investigações, oriundas de um Canal ou não, todas as informações, em um primeiro momento são Hipóteses de Incidência de alguma irregularidade, seja de âmbito interno (quebra de código ou política) ou externo (ilícito, tipificado na legislação). E por que Hipótese? Porque é cauteloso partir do pressuposto que o que está sendo apurado pode não ser verdade. Claro que em casos de Fraude, é bem mais fácil pela materialidade existente, pois envolve patrimônio (físico, intelectual, digital etc.). Agora, e quando é um Assédio (moral ou sexual)? É salutar trabalhar e expandir as Hipóteses de Incidência, olhando pelo aspecto dos supostos, assediados e supostos assediadores, para entender seu comportamento.

Resiliência

Em se tratando de entrevistas de fraude ou assédio: (i) Por mais difícil que seja o caso, estude, faça apontamentos, faça uma ré entrevista (se for o caso), divida o problema com seu parceiro(a); (ii) Visualize o sucesso, mentalize seu êxito com sentimento. Método utilizado por estudiosos da Mecânica Quântica ou Física Quântica, ou seja, cocriação da sua realidade. (iii) Autocontrole ao deparar-se com o desequilíbrio emocional do entrevistado, alguns tem mais facilidade, mas para outros uma sugestão é pensar em algo que lhe agrade, um porto seguro, mesmo que o “pau” esteja quebrando na sua frente. (iv) Não reatividade a pessoas ou ao processo. (v) Resguardando a confidencialidade, na medida do possível, fale ao entrevistado o que realmente acredita.

Linguagem Corporal e Micro Expressão Facial

Convidado: @marcos_robertoms

Durante o bate papo falamos sobre o alinhamento da prática com a teoria, ou seja, com o estudo de metodologias e protocolos de investigações.