Que Des Solutions

"Je suis débordé.e!" / "Je manque de temps pour tout faire!" / "Je me noie dans les urgences sans pouvoir me rendre aux dossiers importants!" / "Ne m’amenez pas un nouveau projet, je n’ai même pas le temps de faire ma job!"

On l’entend souvent, on le dit parfois et comme on a trouvé quelques trucs pour réussir à libérer des minutes précieuses dans nos journées, on a choisi de les partager ici.

Que ce soit des minutes ou de l’énergie ou de la disponibilité ou du ressenti, ton unité de mesure est la bonne. On parle de minutes, mais ça va au-delà de l’organisation du temps. La loi de Parkinson nous enseigne que “ tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti”. À chercher la perfection, on finit par allouer tellement de temps à une tâche qu’elle s’étire pour ne plus finir. C’est un piège, ce dangereux idéal de perfection, et on voulait te donner des trucs concrets pour l’éviter.

On a regroupé les points 2-3-4 dans un Éliminateur de chaos disponible pour téléchargement ici. C’est un outil qui t’aidera à identifier quel outil prendre pour la planification de tes rencontres et ta collecte d’informations.

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La majorité des formations qu’on a fait nous ont marquées ou transformées. Alors que certaines nous ont profondément déçues  et d’autres nous ont donné envie d’approfondir le sujet, on a identifié les 3 questions importantes à se poser quand vient le temps d’aborder l’inscription à un atelier, une formation, un programme (en personne ou en ligne).

Qui?

Pour nous, cet aspect est hyper important. Connais-tu la personne qui sera le formateur/animateur? Peux-tu déjà consulter des contenus gratuits de cette personne afin de “pogner sa vibe”? Est-ce que cette personne a véritablement une expertise à te partager (pas nécessairement un diplôme de 3e cycle dans le domaine, mais une longueur d’avance sur toi, qui te permettra justement d’avancer.) C’est TELLEMENT important de connecter avec la personne qui te passe son savoir et d'avoir confiance en son expertise et son "autorité" en la matière. L'autre aspect du Qui? concerne les gens qui feront la formation avec toi : est-ce que c'est un atelier sectoriel avec des gens d'un domaine précis duquel tu veux te rapprocher? On a trop souvent participé à des ateliers qui regroupaient des gens peu motivés, obligés d'y être et ayant des appréhensions (parler de commandites avec des intervenants qui ne veulent pas changer leurs façons de faire et qui trouvent que "c'est difficile"... ça vient long... crois-nous!). 

Quoi?

Là on jase de contenu. Sur quoi porte la formation? Ce sujet est pertinent s'il :

- t'inspire, 

- te permettra de régler un problème qui te pèse au quotidien ou 

- ajoutera une corde à ton arc.

Si le contenu de la formation répond à l'un de ces élément : parfait! Go! Si tu connais déjà pas mal tout ce que tu as à savoir sur ce sujet : PASSE À UN AUTRE! Souvent nos gestionnaires préfèrent qu'on s'en tienne à un champs d'expertise et qu'on l'approfondisse... Mais être généraliste et élargir son champs de compétence est une bonne chose. Encore mieux : faire des formations pour découvrir des outils de gestion et d'organisation (du temps, des données) et développer des compétences qui font de nous un humain plus complet... Ça, on adore! Un second aspect du Quoi? est le format (en présence, en ligne, "live" ou différé). Ce format aura un impact direct sur la valeur perçue (la prochaine question).

Combien?

Un principe marketing dit que la valeur du produit est dans l'oeil de celui qui l'achète. On est tout à fait d'accord avec ça! Une formation à 37$ peut avoir plus de valeur pour toi si elle répond exactement à ton besoin qu'une formation à 2500$. Auras-tu accès à ce contenu de façon continue? Auras-tu l'occasion de poser des questions aux formateurs? Pourras-tu créer des liens avec le groupe? Autant de question qui pourront avoir un impact sur la valeur que tu perçois. Au final, la grande question c'est : la part du budget de formation que gruge cette inscription vaut-elle le résultat que je peux attendre de celle-ci. Parlant de budget de formation : si tu n'en as pas déjà un, c'est le temps de le négocier (avec ton.ta gestionnaire / CA / toi-même si tu es entrepreneur.e). Ce budget peut provenir de fonds internes et être bonifié par des subventions locales, régionales ou nationales.

Une fois qu'on a répondu à toutes ces questions, on est en mesure de cliquer sur "M'inscrire" ou de choisir de passer droit sur l'invitation. La formation continue fait partie de prérequis pour la plupart des professions normées par un Ordre (pharmacie, médecine, génie, etc.). Ça n'est pas pour rien : faire de la formation continue permet d'augmenter sa motivation, d'acquérir de nouvelles connaissances, de relever des défis, de rester à jour dans les nouveautés, de devenir plus compétent et, surtout de donner un sens à notre carrière ou notre vie professionnelle.

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On utilise souvent des mots comme efficacité, optimisation et simplification. Mais au-delà des minutes ou des dollars économisés, on a constaté que notre besoin d'optimiser venait d'un besoin réel (et criant) de prendre soin de notre santé mentale.

Après des fichiers Excel qui nous levaient le coeur.

Après des formulaires en pdf à retranscrire.

Après des bénévoles à appeler parce que personne n’avait pris leur courriel.

Après avoir préféré attraper la gastro plutôt que de devoir cliquer sur toutes les petites bulles de commentaires d’un pdf envoyé à 8 personnes.

Notre recherche d’outils et d’optimisation part de la nécessité de prendre soin de nous. Notre santé mentale valait qu’on s’arrête et qu’on modifie nos méthodes. Avec des palpitations pour Claudine et des boutons pour Marylène, on a vu l’impact que certaines parties de notre travail avait sur nous et sur notre santé. C’est pas normal ça!

Personne ne devrait avoir le moral à plat en raison de l’information à gérer au boulot. JAMAIS. Un fichier Excel, c’est inoffensif, on ne devrait pas lui laisser l’emprise sur notre santé mentale. Une boite de courriels ne devrait pas nous donner des maux de ventre.

C’est de là que vient notre recherche de l’efficacité.

Pas pour en faire plus.

Ni même pour faire mieux.

Mais pour être mieux.

Comme le disait le maître bouddhiste Jack Kornfield “Si ta compassion ne t’inclut pas, elle est incomplète.”

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C'est en fouillant dans un cahier de prise de note pour chercher carrément autre chose que Marylène est tombée sur un cadeau inattendu qu'elle avait enfoui bien loin des yeux et des regards. Elle a retrouvé des petites perles de sagesse qu'elle avait écrites après avoir entendues, lues ou carrément qui lui avaient été dites à différents moments dans sa vie. Quand on fait de telles découvertes, c’est toujours bon de se les remémorer, de les écrire sur un post-it ou encore de les partager avec les collègues quand une situation pas trop confortable se présente le bout du nez.

On peut donc voir cela comme de bonnes discussions qu'il peut être bon (voire ultra-bénéfique) d'avoir avec soi-même.  Voici donc les 6 petites perles de sagesse proposées:

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Une des choses qu’on ADORE faire, c’est un retour (sur une année, sur un projet, sur une période) en identifiant X choses qui nous surpris, dont on est fières, que l’on retient, etc. C’est une pratique de présence et de gratitude qui fait partie de notre quotidien. Encore plus que faire de tels retours, c’est, parmi ces listes, d’identifier les thèmes, les constantes, les éléments qui reviennent.

En faisant ce genre de retour, Claudine est arrivée un constat : la plupart des “belles” choses qui lui sont arrivées sont liées à une pratique qu’elle a mis en place il y a plusieurs années. Cette pratique c’est :

C’est un peu comme de l’ingénierie inversée : au-delà de ce qu’on veut voir, toucher, posséder, on identifie comment on se sent dans cette vision de rêve. Cette technique permet deux choses principales :

Voici l’exercice précis que l’on propose:

(exemple : Dans mon prochain emploi, je dirige une équipe. Ce sont des professionnels qui savent ce qu’ils font et je sens que je suis à ma place, que je suis compétente, que mon rôle est de les soutenir. Je me sens forte, je me sens adéquate, je me sens supportée. Parce que j’ai un CA qui m’appuie et qui gère du stratégique, parce que mes employés sont des adultes sains qui n’entrent pas au bureau comme des enfants à la garderie. Parce que j’ai des conversations authentiques avec eux… tu vois le genre??).

La force d’un tel exercice, c’est de créer des images et d’ancrer des émotions à l’intérieur de nous. Ce sont ces images, ces impressions, ces émotions que l’on reconnaîtra lorsqu’on arrivera devant elles, un peu plus loin sur le parcours. Comme Claudine a dû se rendre à l’évidence (à l’intérieur de la même journée de cet exercice) que son bon ami Pat avait TOUTES les affinités, attitudes, histoires, etc. qu’elle avait listées dans son exercice et qu’elle se devait de changer ses lunettes “amie” pour le regarder sous un jour nouveau.

Ce qu’on ne peut pas te garantir : une manifestation instantanée de la vision que tu développeras. Ce qu’on PEUT te garantir : cette vision existe à l’intérieur de toi, tu peux puiser dans ces images et susciter ces émotions en toi maintenant (pour les reconnaître quand tu les vivras “vraiment”).

C’est puissant comme exercice. Et simple. Et ça marche!

Allez, vas-y!

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Un grande leçon de judo qui s’applique à la vie en général : “quand l’autre pousse, tire, quand l’autre tire, pousse” ou “peu importe la grosseur que tu as, tu peux utiliser la force qui s’oppose à toi pour amener l’autre au tapis”.

Cette leçon (théorique d’abord, puis pratique à souhait jusqu’à en être frustrante) s’est intégrée rapidement pour Claudine lorsqu’elle a fait des cours de judo dans la jeune vingtaine. Son professeur, M. Morrissette, s’amusait à l’envoyer au tapis de façon extrêmement fluide dès qu’elle poussait ou tirait. Mélange d’adrénaline, d’acide lactique et d’orgueil, la leçon est entrée et s’est ancrée en elle au point de s’appliquer partout. Et elle a été grandement utile dans le récent retour en présentiel du Festival des harmonies.

Tout n’était pas fluide. À plusieurs moments dans la préparation, la résistance se présentait (sous la forme d’un fournisseur hésitant, d’un choc de valeurs, d’attentes différentes entre le partenaire et l’organisation). Chaque fois, la leçon de M. Morissette devenait d’actualité : “ils poussent, tire! Ils tirent, pousse! Fais-toi rivière! Vas là où la résistance s’amoindrit!” C’est un peu comme l’expression anglophone (traduction libre) : si la vie te donne des citrons, fais de la limonade!

Et attention : chercher la voie de la moindre résistance, ça ne veut pas dire trouver la première solution facile! Mais c’est de chercher le courant qui va dans la même direction que nous. Entre ramer à contre-courant (résistance) et se laisser porter par la rivière (pousser lorsque l’autre tire), il y a une différence. Tout comme il y en a une avec s’asseoir sur la berge et regarder TikTok (solution facile qui n’apporte pas de résultat).

Et plus on s’ouvre à chercher les gens qui poussent dans la même direction que nous, plus on les trouve. Et plus on est nombreux, plus on attire des gens qui partagent ce même but.

Voici comme tu peux vivre moins de résistance en quatre étapes concrètes, :

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On te propose de retirer un mot de ton vocabulaire et de ton quotidien : le mot essayer. Parce qu’il te draine de l’énergie, parce que c’est un mot-poubelle qu’on utilise pour se défiler, et parce qu’essayer n’existe pas.

Après qu’une participante lui ait répondu : “Oui, mais j’ai essayé et ça ne marche pas”, Anthony Robbins, dans une conférence qu’il donnait, lui a fait faire un exercice formidable : essayer de soulever une chaise (!). Du moment qu’elle soulevait la chaise il disait : “Non, tu l’as soulevée, je veux seulement que tu essaies”. Alors elle lâchait la chaise et il disait : “Tu n’essaies pas!”. Après quelques échanges de la sorte, la dame (et toute la salle) a alors réalisé : essayer, ça n’existe pas.

Attention : on n’est pas dans la notion de résultat (vouloir atteindre un objectif et ne pas s’y rendre). On est dans la notion de “Faire” ou “Ne pas faire”. D’agir. On est dans l’action.

Parce qu’avant Tony, il y avait aussi Yoda, avec sa grande sagesse, qui disait : “Do or do not, there is no try”.

Notre invitation : transforme les mots que tu utilises et l’émotion qui vient avec eux. Laisse tomber le mot essayer. Fais les choses, produis des résultats (pas besoin de courir partout, ça peut être de réfléchir, de méditer sur un concept, d’échanger). L’important c’est de sortir de derrière le paravent “essayer” et d’assumer : fais-le, même tout croche, même effrayée, même incertaine, mais fais-le. 

Arrête d’essayer.

Ça n'existe pas! C'est une bonne nouvelle non?

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Parce que le meilleur moyen d'apprendre c'est de faire.

Parce que le monde de la culture, du sport, du loisir, du tourisme et du développement local a besoin de gens passionnés.

Parce que si les événements, ça t'a toujours intéressé.e mais que tu n'as pas le "papier" officiel (y'en a pas by the way!).

Parce que ton milieu a besoin de toi, surtout si tu sens l'appel de descendre sur le terrain et de réaliser des [insérer ici ce qui te passionne - galas, spectacles, festivals, concours, défilés, marchés locaux, lancements, rassemblements].

Écoute cet épisode.

La fièvre événementielle, ça ne se guérit pas. Si tu l'as, plonge!

Et à bientôt!

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On t’invite à de la douceur et de la compréhension envers toi.

Lorsque la vie t’invite à ralentir (t’as besoin de sommeil, t’as attrapé un rhume, tu t’es foulé la cheville, ou même t’es juste VRAIMENT tannée cette journée-là), écoute-la! Prends la pause, ne la subis pas!

Quand la vie t’arrête, écoute.

Prends le temps de te reposer.

Donne autant de compréhension et de douceur à toi-même que tu en donnes aux autres (tsé la fin de courriel où tu écris : “Tinquiète, prends ta journée, repose-toi! Prends soin de toi.” adresse-toi-la aussi au besoin!

Accorde-toi au moins autant de bienveillance que tu en accordes aux autres.

L’adage le dit :“Charité bien ordonnée commence par soi-même.”

Et on nous le répète à chaque vol d’avion : il faut mettre son oxygène en premier avant d’aider des autres. Et on comprend pourquoi. Inconscient, même avec toute la bonne volonté, on ne sert à rien!

N’oublie pas.

Ce n’est pas parce qu’on ralentit qu’on arrête.

Ce n’est pas parce qu’on ralentit (ou même qu’on prend une pause) que TOUT arrête.

Parce que tu as choisi de ne plus être “directrice de l’Univers” et que tu as accepté de déléguer et que tu sais t’entourer, le fait d’avoir besoin d’un temps d’arrêt ne cessera pas toutes les activités de ton équipe!

Permets-toi d’avoir besoin de prendre du temps pour toi.

Du temps pour prendre du recul.

Du temps pour voir plus large.

Du temps pour être, en-dehors de ce que tu fais.

Prends le temps que la vie t’offre doucement (parce qu’elle va revenir plus insistante jusqu’à ce que tu le fasses… tu t’en es bien rendu compte non?).

***

Si tu as envie d'outils pour mieux planifier et prendre du recul sans stresser, notre échéancier performant est disponible ici : https://quedessolutions.com/formation-echeancier-performant/.

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Ou donner avant de penser recevoir. Au-delà du principe philosophique, c’est le principe marketing qui nous intéresse ici. On le voit partout (infolettres, promotions, rabais d'introductions de produits), on le fait déjà, mais on aurait avantage à étendre la pratique.

Exemples concrets :

Coupons sont créés et produits par nous, avec les informations complètes de l’édition (dates, prix). Véritable clé-en-main pour le partenaire à qui on demande ce service (paiement simple sans argent). Une seule facture à gérer pour nous, simplicité pour les clients et bénévoles.

Donner avant de penser recevoir veut dire : si c’est moi qui ait besoin de quelque chose de la part d’un partenaire, je m’assure de le définir clairement et de proposer exactement la solution qui me conviendrait (clé-en-main).

En plus des partenaires externes à qui on propose les forfaits de visibilité, penser aux fournisseurs “normaux”, aux alliés qui n’apparaissent pas d’emblée comme des commanditaires éventuels, mais qui pourraient bénéficier de la visibilité proposée (fournisseurs, entreprises des membres du CA, entreprises des bénévoles).

Ne pas prendre pour acquis que nos bénévoles comprennent l’information relative à notre organisation. Donner des directives claires, à jour, repensées et réfléchies à tous les bénévoles. Et pour les bénévoles de gestion (responsables), reconnaître leur implication dans le cadre d’un souper, collations et repas qui plaisent, gratuités/rabais/produit à l’effigie de l’organisme. Avant d’avoir pris une heure au bénévole, lui avoir donné quelque chose (dont à la base des consignes claires et inspirantes).

Donner avant de prendre.

Donner avant de penser recevoir.

On le fait déjà dans plusieurs secteurs (et c’est bon de s’en inspirer pour d’autres, quand on voit qu’une initiative fonctionne).

On fait tout le contraire dans d’autres (et c’est bon de l’identifier pour s’en détourner). Et pour cause, puisque c’est un changement à faire et qu’il n’est pas toujours le bienvenu dans nos organisations (ah! résistance au changement quand tu nous tiens).

Mais la gratitude, c’est payant! Donner avant de prendre, ça ouvre des portes pour recevoir encore mieux, encore plus. Et ça nous positionne comme une organisation qui sait reconnaître ses gens.

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