YellowChat

In deze nieuwe aflevering van YellowChat spreken hosts Peter en Bram met Merijn Aalbers, Hoofd Content & Digital en lid van het MT van de Directie Communicatie bij de Universiteit Utrecht. Merijn deelt hoe hij corporate interne communicatie in een complexe, decentrale organisatie weer effectief maakt. Dit blog vat de belangrijkste inzichten, maar voor het volledige gesprek (inclusief de anekdotes die de moeite waard zijn) raden we je aan om de aflevering te beluisteren.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/7ewMQcf6aOPFYKzHIWHNGW?si=5270bee89d4b48b3

Eén universiteit, tientallen onderdelen

Corporate interne communicatie lijkt op het eerste gezicht een overzichtelijk vakgebied. Je deelt informatie, brengt mensen op de hoogte en zorgt dat iedereen weet wat er speelt. In de praktijk is dat zelden zo eenvoudig, zeker niet bij de Universiteit Utrecht.

Met bijna 40.000 studenten, bijna 8.000 medewerkers en een sterke decentrale structuur functioneert de universiteit eerder als een federatie van samenwerkende onderdelen dan als één geheel. Elke faculteit heeft zijn eigen dynamiek, eigen kanalen en eigen manier van communiceren. Dat maakt het verbinden van al die lijnen tot één samenhangend verhaal complex, maar tegelijkertijd noodzakelijk.

Toen Merijn Aalbers een jaar geleden begon als Hoofd Content & Digital, kreeg hij de opdracht om juist die verbinding te versterken. Niet alleen door naar systemen en kanalen te kijken, maar vooral door een fundamenteler vraagstuk aan te pakken: wat doet corporate interne communicatie eigenlijk, en wat levert het op?

Het probleem? Niet te weinig communicatie, maar te veel

Al snel bleek dat het probleem niet zat in een gebrek aan communicatie, maar juist in het tegenovergestelde. Binnen de universiteit communiceerden teams veel, op verschillende plekken, via verschillende kanalen, en vaak tegelijkertijd over dezelfde onderwerpen. Zonder duidelijke coördinatie leidde dat tot versnippering en ruis.

“We communiceerden overal tegelijk en hoopten dat er iets bleef hangen. Maar het effect was juist dat mensen afhaakten en niets meer lazen.”

Die overdaad aan informatie creëerde onrust en verlies van overzicht. Medewerkers moesten zelf uitzoeken wat relevant was en waar ze het konden vinden. Sommigen probeerden alles bij te houden en raakten overbelast, anderen haakten volledig af. In beide gevallen miste de communicatie haar doel.

Minder zenden, meer structuur

De oplossing lag dan ook niet in méér communicatie, maar in betere communicatie. Of preciezer: in het aanbrengen van structuur, ritme en samenhang. Waar voorheen veel ad hoc gebeurde, groeide het inzicht dat voorspelbaarheid juist een kracht is in een complexe organisatie. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn: wat komt waar, wanneer en waarom.

Vanuit die gedachte ontwikkelde de Universiteit Utrecht een nieuwe visie op corporate interne communicatie, samengevat in één woord: resonantie.

Resonantie gaat verder dan bereik. Het draait niet alleen om het verzenden van boodschappen, maar om de vraag of die boodschappen daadwerkelijk aankomen, begrepen worden en betekenis krijgen bij de ontvanger. Het is het verschil tussen zenden en verbinden.

“Het gaat niet meer om zenden en hopen dat iets blijft hangen, maar om ervoor zorgen dat het daadwerkelijk weerklank krijgt.”

Centrale regie, lokale vertaling

Die visie krijgt vorm in een aanpak waarin centrale regie en lokale autonomie bewust samengaan. In plaats van alles centraal te bepalen, kiest de universiteit voor een model waarin richting en kernboodschappen centraal ontstaan, maar de vertaling en distributie lokaal plaatsvinden. Faculteiten, diensten en organisatieonderdelen brengen het verhaal tot leven in hun eigen context, met hun eigen taal en voorbeelden.

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het vraagt in de praktijk om een andere manier van denken. De centrale organisatie staat niet langer tegenóver de decentrale onderdelen; er ontstaat een gezamenlijk systeem waarin beide elkaar versterken. Het centrale niveau zorgt voor consistentie en focus, het lokale niveau voor herkenning en relevantie.

Daarbij erkent de universiteit expliciet dat niet iedere medewerker direct met iedere boodschap bereikt hoeft te zijn. In plaats van alles top-down te communiceren, zet de universiteit in op het versterken van bestaande netwerken binnen de organisatie. Mensen met gezag en invloed in hun eigen omgeving - formeel of informeel - spelen daarin een belangrijke rol. Zij vertalen en verspreiden informatie op een manier die aansluit bij hun doelgroep.

Een complexe puzzel leg je niet alleen

De faculteiten en diensten hadden hun interne communicatie richting medewerkers en studenten prima op orde: eigen kanalen, eigen teams, eigen specialisten. Wat ontbrak, was het overkoepelende verhaal: de corporate interne communicatie die al die losse delen verbindt. Daar waren eerder al pogingen toe gedaan, maar die hadden nooit echt het gewenste effect gehad.

Merijn besloot het vraagstuk opnieuw aan te pakken en schakelde daarbij Evolve in. Samen met onze Anouk (van Eijkeren, partner bij Evolve) legden Merijn en zijn team de puzzel: waar liggen de verbindingen tussen centraal en decentraal, wat is het gezamenlijke verhaal en hoe breng je dat tot leven?

Uit die samenwerking ontstond ook de titel van de nieuwe visie: De Universiteit Utrecht in resonantie. Een term die Merijn naar eigen zeggen meteen raakte.

Begrip + betrokkenheid = impact

Het onderliggende doel is helder: zorgen dat medewerkers begrijpen waar de organisatie naartoe wil én zich betrokken voelen bij die richting. Die combinatie van begrip en betrokkenheid, ook vaak alignment en engagement genoemd, vormt de basis voor effectiviteit. Medewerkers die weten waar ze aan bijdragen en zich verbonden voelen met het grotere geheel, zijn aantoonbaar effectiever en gemotiveerder. Corporate interne communicatie speelt daarin een onmisbare rol, juist omdat het de brug slaat tussen strategie en dagelijks werk.

Niet terugvallen in oude patronen

De komende periode staat in het teken van het daadwerkelijk tot leven brengen van deze visie. Dat vraagt om heldere afspraken over samenwerking, een doordachte kanaalstrategie en concrete keuzes in wat wel en niet gecommuniceerd wordt. En misschien wel het belangrijkste: de discipline om niet terug te vallen in oude patronen van 'liever alles delen dan iets missen'.

Want uiteindelijk gaat het niet om hoeveel communicatie er is, maar om de impact ervan. Of, zoals het binnen de Universiteit Utrecht steeds scherper geformuleerd wordt: corporate interne communicatie moet niet alleen gezien worden, maar vooral gevoeld en begrepen.

Benieuwd naar het hele gesprek met Merijn?

Luister de aflevering van YellowChat hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

In een organisatie met 20.000 medewerkers – waarvan de meesten niet achter een bureau zitten – is interne communicatie allesbehalve vanzelfsprekend. In een nieuwe aflevering van YellowChat spreken Bram Koster en Peter Haan met Marjolein van Dommelen, Hoofd Communicatieadvies bij de Nederlandse Spoorwegen (NS). Ze vertelt hoe interne communicatie werkt in een organisatie die midden in de samenleving staat, waarom leidinggevenden nog altijd de belangrijkste schakel zijn en over het belang van lokale ruimte met centrale kaders.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/65CePirukviGRYiIjpczy2?si=503195a546454db8

Intern is extern

Bij NS werken zo’n 20.000 mensen. Het grootste deel daarvan zit niet achter een bureau, maar rijdt treinen, onderhoudt materieel, werkt op stations of staat direct in contact met reizigers. Alleen al daardoor is interne communicatie er complex. Maar er is nog iets wat het vak bij NS extra scherp maakt: wat intern wordt gezegd, kan net zo makkelijk extern terechtkomen.

“Het kan toch niet zo zijn dat je intern iets vertelt waarvan je zegt: dat mag pertinent niet naar buiten,” zegt Marjolein van Dommelen, Hoofd Communicatieadvies bij NS.

Die uitspraak zegt veel over hoe zij naar het vak kijkt. Interne communicatie is geen afgesloten domein. Zeker niet in een organisatie die zo zichtbaar is in de samenleving, met vakbonden als stevige speler, medewerkers die dagelijks het gezicht van het merk zijn en een publieke rol die voortdurend onder een vergrootglas ligt.

Communicatie in een krachtenveld

Wie naar de loopbaan van Marjolein kijkt, ziet een rode draad: complexe en politiek gevoelige omgevingen. Eerder werkte ze onder meer aan de HSL-Zuid, de gebiedsontwikkeling rond de A9, de Spoorzone Delft en de renovatie van het Binnenhof.

Wat haar daarin aantrekt, is niet zozeer de politiek zelf, maar de communicatievraag die in zulke omgevingen ontstaat. Hoe communiceer je zorgvuldig en geloofwaardig als er veel belangen tegelijk spelen?

Die ervaring heeft ze meegenomen naar NS. Een organisatie waar reputatie, publieke dienstverlening, veiligheid, maatschappelijke thema’s en merkbeleving voortdurend door elkaar lopen. “Niet alles kan altijd, intern én extern,” zegt ze daarover.

Het meeste werk zit aan de binnenkant

Hoewel NS vaak zichtbaar is in de media, speelt het grootste deel van het communicatieadvies zich intern af. Volgens Marjolein gaat ongeveer 80 procent van de tijd naar interne vraagstukken.

Dat zijn zelden puur interne onderwerpen. Vaak zit er ook een extern component aan. Denk aan veiligheid, dienstverlening, marktordening, organisatieverandering of reputatiegevoelige thema’s. Maar juist intern vragen ze veel aandacht, omdat de organisatie groot is en de doelgroepen sterk van elkaar verschillen.

Conducteurs, machinisten, monteurs, servicemedewerkers en retailcollega’s hebben een andere werkcontext en informatiebehoefte dan medewerkers op kantoor. Dat maakt interne communicatie niet alleen een kwestie van bereik, maar vooral van relevantie.

Digitaal als basis, maar niet als wondermiddel

NS communiceert intern grotendeels digitaal. Medewerkers in de operatie hebben een NS-telefoon met apps voor functionele informatie en nieuws. Op standplaatsen en andere locaties hangen schermen met narrowcasting. Ook het intranet speelt een rol.

Toch is bereik nooit vanzelfsprekend. Mensen hebben naast werkgerelateerde informatie ook hun eigen nieuwsapps, sociale media en andere bronnen die om aandacht vragen. Alleen zenden is dus niet genoeg.

Dat zie je ook terug in de discussies over wat wel en niet op schermen mag verschijnen. Daar zijn redactionele afspraken voor, juist om focus te houden. Tegelijk is er ruimte voor lokale invulling, omdat niet alles wat centraal belangrijk wordt gevonden, ook lokaal relevant voelt.

En precies daar zit de spanning: te veel centrale communicatie en mensen haken af; te veel lokale vrijheid en organisatiebrede thema’s verdwijnen uit beeld.

Marjolein vat dat treffend samen met een metafoor die blijft hangen: corporate communicatie is soms een beetje als pastinaak. Misschien niet de P die je op je bord wil (pannenkoeken, pizza, ...), maar wel gezond (voor de organisatie).

De leidinggevende blijft de belangrijkste schakel

Wat in veel organisaties geldt, blijkt ook bij NS waar te zijn: de leidinggevende is voor medewerkers een van de meest betrouwbare informatiebronnen.

Daarom probeert NS belangrijke onderwerpen niet alleen via digitale middelen te verspreiden, maar ook via de lijn te laten landen. Want een boodschap krijgt pas echt betekenis als die in gesprek wordt gebracht.

Dat vraagt veel van communicatieadviseurs. Zij moeten hun interne doelgroepen goed kennen: weten wat er speelt, hoe boodschappen landen en waarin bedrijfsonderdelen van elkaar verschillen.

Volgens Marjolein vraagt dat om veel gevoel voor context. Eenzelfde onderwerp moet soms op een heel andere manier worden gebracht, afhankelijk van het onderdeel van de organisatie. Wat in het ene domein werkt, mist in het andere volledig zijn effect.

Centrale kaders, lokale ruimte

Een goed voorbeeld van dat spanningsveld zijn eerdergenoemde schermen, de narrowcasting. NS werkt met een model waarbij een aantal centrale items verplicht meedraait, terwijl er daarnaast ruimte is voor lokale content.

Zo ontstaat een mix van organisatiebrede boodschappen en informatie die lokaal relevant is. Bijvoorbeeld voor een werkplaats, een serviceorganisatie of een afdeling op kantoor. Juist die lokale relevantie is belangrijk om een kanaal levend te houden. Want als een scherm alleen maar boodschappen toont die ver afstaan van het dagelijkse werk, dan kijkt uiteindelijk niemand meer.

Tegelijk wil je als organisatie wel dat bepaalde onderwerpen overal zichtbaar zijn. Denk aan cultuur, veiligheid of andere thema’s die raken aan hoe je als organisatie wilt functioneren.

Interne communicatie is daarmee steeds een kwestie van afwegen: wat móét iedereen weten, wat is lokaal belangrijk en hoe voorkom je dat centrale communicatie alleen voelt als iets dat “vanuit Utrecht” komt?

Viva Engage als dialoogplatform

Voor interactie gebruikt NS Viva Engage, de opvolger van Yammer. In principe heeft iedere medewerker toegang, en dat maakt het platform breed inzetbaar. Collega’s gebruiken het om meningen te delen, discussies te voeren, vragen te stellen of initiatieven zichtbaar te maken. Ook leden van de Raad van Bestuur plaatsen er berichten.

Tegelijk functioneert zo’n platform niet vanzelf goed. Het vraagt communitymanagement, monitoring en duidelijke afspraken. Niet om alles dicht te regelen, maar om te bewaken hoe collega’s met elkaar omgaan en waar grenzen liggen.

Dat is een ingewikkelde balans: zoveel mogelijk ruimte laten, maar wel ingrijpen als de toon of inhoud daarom vraagt. Voor de een ligt die grens eerder dan voor de ander, dus expliciete afspraken zijn nodig — en die moet je af en toe opnieuw tegen het licht houden.

Bij NS heeft het platform daarnaast nog een andere belangrijke functie: het is ook een plek waar signalen zichtbaar worden. Collega’s hebben een mening, en Viva Engage maakt zichtbaar wat er speelt, schuurt of leeft. Dat hoeft niet altijd positief te zijn om toch waardevol te zijn.

Intern ís extern

Misschien wel de belangrijkste gedachte uit het gesprek is dat interne communicatie bij NS nooit los te zien is van de buitenwereld.

Interne berichten zijn makkelijk door te sturen. Medewerkers zijn zichtbaar, georganiseerd en vaak lid van een vakbond. Vakbonden zijn bovendien een stevige stem in de omgeving van de organisatie. En omdat NS zo’n publieke rol heeft, ligt vrijwel alles wat er gebeurt onder verhoogde aandacht.

Voor Marjolein is dat helder: intern ís extern. Dat uitgangspunt maakt communicatie zorgvuldiger, maar ook principiëler. Want als je ervan uitgaat dat interne communicatie uitlegbaar moet zijn buiten de organisatie, dan vraagt dat om helderheid, consistentie en soms ook om stevigheid.

In het gesprek zegt ze daar iets wezenlijks over: sommige dingen zijn geen wens, maar gewoon een afspraak. Juist daar mag communicatie soms duidelijker in zijn.

Het merk zit niet alleen in campagnes

Opvallend in het gesprek is ook hoe sterk de communicatieve betekenis van de operatie naar voren komt. Want bij NS zit het merk niet alleen in campagnes of corporate boodschappen, maar juist in het dagelijks handelen van conducteurs, machinisten en servicemedewerkers.

Zij zijn het gezicht van de organisatie. Op het perron, in de trein en in contact met reizigers krijgt de merkbelofte pas echt vorm. Een hoofdconducteur die zichtbaar is, aanspreekbaar is en service verleent, bepaalt mede hoe NS wordt ervaren.

Daarom is communicatie bij NS niet alleen een kwestie van middelen en boodschappen, maar ook van vakmanschap in de uitvoering. Marjolein noemt bijvoorbeeld de omroepberichten van hoofdconducteurs: de een doet dat heel feitelijk, de ander juist persoonlijk of bijna poëtisch. Juist in die ruimte zit een belangrijk deel van de menselijke kant van het merk.

Een stevigere rol voor communicatie

Aan het eind van het gesprek kijkt Marjolein vooruit, ook vanuit haar rol als bestuurslid van Logeion. Daar houdt ze zich bezig met vakontwikkeling, en dan komt al snel AI in beeld.

Ze ziet dat veel communicatieprofessionals nog zoeken naar wat AI nu echt voor hun werk betekent. Natuurlijk helpt het al bij presentaties, tekstbewerking en snelheid. Maar de grotere vraag is interessanter: hoe kan AI communicatie echt beter maken, of ruimte creëren om ander werk te doen?

Toch zit haar belangrijkste punt niet in technologie, maar in de positie van het vak zelf. Communicatie mag volgens haar minder volgend zijn en steviger worden in het aangeven van wat nodig is.

Dat gaat over normstelling. Over grenzen aangeven. Over benoemen wanneer iets niet vrijblijvend is,...

Hoe verbind je een organisatie die bestaat uit een illuster genootschap van topwetenschappers én diverse gespecialiseerde onderzoeksinstituten verspreid over het land? In een nieuwe aflevering van onze podcast YellowChat gingen Bram Koster en Peter Haan in gesprek met Joost Dekkers. Joost stond in 2014 aan de wieg van het intranet van Alliander en is nu als Hoofd Communicatie & Informatievoorziening bij de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) betrokken bij de implementatie van het intranet daar. In deze aflevering wordt een decennium 'intranet' besproken en een blik op de toekomst geworpen.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/1RCIqDtcK3FT8sy0yJHGhN?si=bVm58qzrRp68xKrwwdOVqg

De uitdaging van de KNAW

De KNAW is geen standaard organisatie. Het bestaat enerzijds uit een genootschap van 600 wetenschappers die de regering adviseren en een forumfunctie vervullen. Anderzijds omvat het diverse topinstituten, zoals het Herseninstituut en het NIOD, waar wetenschappelijk onderzoek wordt gedaan.

Toen Joost Dekkers startte, was de basis van een nieuw intranet net live. Het doel is nu om toe te werken naar één intranet voor de hele organisatie, waarbij elk instituut ook een eigen deel heeft. De ervaring leert namelijk: zodra een instituut zijn eigen plek krijgt op het platform, schiet de adoptie omhoog. Momenteel ligt de focus op informatievoorziening, maar de wens is om in de toekomst meer nadruk te leggen op samenwerking en kennisdeling tussen de instituten, zodat de interne communicatie bij KNAW steeds sterker wordt.

Lessen uit het verleden: ‘Dit is geen IT-project’

Joost stond eerder aan de wieg van het succesvolle sociale intranet bij Alliander. De slogan die destijds in het leven geroepen werd, was "Dit is geen IT-project". Joost: “Men heeft de neiging om bij de aanschaf of het in gebruik nemen van een applicatie, of het nu Teams of een intranet is, of een ander digitaal systeem, dat men dat gaat inrichten op basis van: hier moeten een knopje, en daar moet nog een knopje naast. Dat kan een gevaarlijke weg zijn. Je moet echt kijken: waar hebben mensen het voor nodig, hoe past het in hun werk.”

Innovatie vraagt om ruimte

In het gesprek merken Peter en Joost op dat de tijdgeest is veranderd. Waar tien jaar geleden openheid en sociale interactie centraal stonden, lijkt de focus bij veel organisaties nu te verschuiven naar grip, controle en efficiency, mede door de opkomst van tools als Microsoft Teams die soms juist nieuwe ‘eilandjes’ creëren.

Joost trekt hierbij een parallel met de wetenschap. Net zoals fundamenteel onderzoek ruimte nodig heeft zonder dat de uitkomst vooraf vaststaat, hebben organisaties ruimte nodig voor ongebonden interactie. “Met elkaar samen nieuwe dingen verzinnen, zonder dat je van tevoren exact weet wat er uitkomt. Ja, dat zou eigenlijk heel raar zijn dat je dat exact zou weten, toch?” Of dit nu gebeurt via een sociaal intranet of een digitale campus: het faciliteren van die verbinding blijft mensenwerk.

Luister de volledige aflevering van YellowChat met Joost Dekkers hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Meestal hoor je in onze podcast YellowChat over campagnes, projecten, cases. Dit keer is onze podcast een tikkeltje visionair van aard. Te gast in de Evolve-studio is Bas Heeringa. Bas is strategisch ICT-adviseur en adviseerde tot voor kort de Raad van Bestuur van zorgorganisatie Dichterbij. Dichterbij biedt zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking. Dat doen ze in Limburg, Noord-Brabant en omgeving Nijmegen, op 90 dagbestedingslocaties en zo’n 300 woonlocaties.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/1dEq8C9v53pq3T3LEYofrl?si=b51210df22934ed5

Een gigantische IT-uitdaging

Bas Heeringa begon zijn werkende leven ooit in de verslavingszorg. Toen er computers begonnen te komen, en bleek dat hij ‘daar wel iets mee kon’ is hij de IT ingerold. Eerst binnen diezelfde organisatie. Daarna groter, naar wat we tegenwoordig kennen als Atos. En uiteindelijk weer in de zorg, maar wel aan IT-zijde, bij Dichterbij. Heeringa: ‘In de zorg speelt een gigantische IT-uitdaging. Mensen zijn niet te krijgen, budgetten wordt lager, problemen worden complexer. De organisatie zal zich moeten aanpassen. Je zult je werk anders moeten gaan doen om die problemen aan te kunnen.’

Een van de speerpunten bij Dichterbij is dan ook ‘digitalisering’. Maar dat betekent nogal wat. Heeringa: ‘Ik zeg wel eens gekscherend: ‘nu krijg je van mij toegang tot mail, Word, Excel, etc. Maar over vijf jaar? Dan bepaalt de als manager ICT welke activiteiten doet.’ Hij ligt toe wat hij daarmee bedoelt: ‘Het gaat er echt om dat je andere activiteiten gaat doen. Je gaat de dagelijkse zorg anders uitvoeren.’

'Met digitalisering zet je eigenlijk alles op z'n kop in een organisatie.' - Bas Heeringa

Kleine stappen, veel beweging

Heeringa: ‘Als je innovatief denkt, dan is dat ook vaak disruptief. Dat betekent dat je dingen onderuithaalt, zo wordt dat ervaren. Over het algemeen worden mensen daar niet blij van. Ik probeer het altijd positief te brengen en heel dichtbij te houden. In kleine stapjes en gewoon de één stap na de andere te zetten.’ ‘Je kunt wel een plan maken met een looptijd van 5 of 10 jaar. Ik vind dat zinloos, als je ziet hoe snel dingen veranderen, zeker in de IT. Stapjes zetten van een jaar is lang genoeg.’

Communicatie hoger in een organisatie

Bas ziet communicatie als essentieel om technische en strategische ideeën begrijpelijk te maken. “Ik vind dat communicatie hoger moet een organisatie.” Hij pleit voor communicatie die meedenkt over thema’s en deze eenvoudig uitlegt aan de organisatie.

Wat volgt is een prikkelend gesprek over digitalisering, organisatieverandering, governance, gedistribueerde besluitvorming, het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden. Luister nu:

Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas Heeringa hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Bij TU Delft staat sociale veiligheid hoog op de agenda. Aanleiding was een kritisch rapport van de onderwijsinspectie. In plaats van te verzanden in beleid of abstracte nota’s, koos de universiteit voor een menselijke aanpak. In deze aflevering van Yellowchat vertelt Marjon van Bragt, communicatieadviseur interne communicatie, hoe het programmateam, bestaande uit communicatie-collega's en het Integrity Office, werkt aan bewustwording en cultuurverandering in een complexe academische omgeving.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/1xCs6qOjht2STo4Zf8xGKB?si=lWyUH2XtQ4iu1P31m3eoOQ

Geen strategie, wel urgentie

“Toen ik begon bij TU Delft, was het eerste wat ik deed: aanschuiven bij een bijeenkomst over sociale veiligheid,” vertelt Marjon. De timing bleek tekenend: signalen over onveiligheid waren aanleiding voor inspectieonderzoek, en de universiteit moest aan de slag. Maar hoe, in een organisatie met meer dan 7500 medewerkers, 26.000 studenten en acht zeer zelfstandige faculteiten?

“In het begin was er eigenlijk nog geen strategie,” zegt Marjon. “Maar er was wel urgentie. En het besef: we moeten iets doen wat raakt.”

Van bewustwording naar beweging

Samen met Evolve werd gekozen voor een stapsgewijze, iteratieve aanpak. Geen allesomvattende campagne, maar een serie goed doordachte interventies. De eerste fase draaide om bewustwording. Zo werd de Acceptable or Not?-campagne gelanceerd: posters en spiegelstickers met dilemma’s uit de dagelijkse praktijk, voorzien van QR-codes waarmee medewerkers hun mening konden geven. Ook werden de dilemma’s via narrowcasting in studentenhuizen verspreid.

Daarnaast werd een centrale, externe campagnewebsite ingericht. “We wilden zichtbaar zijn, ook voor studenten, alumni, media en andere stakeholders,” vertelt Marjon. “Niet achter een inlog, maar transparant.”

“We gebruikten echte dilemma’s van medewerkers en studenten. Niet om te oordelen, maar om het gesprek op gang te brengen.”

Opvallend was ook de inzet van theater als interventiemiddel. In samenwerking met een externe partij werd de voorstelling Mindlab georganiseerd, waarin sociale onveiligheid in academische context wordt uitvergroot en invoelbaar gemaakt. “Wat het bijzonder maakte, was niet alleen de voorstelling zelf, maar vooral het gesprek erna,” aldus Marjon. “Onder begeleiding van getrainde collega’s werd écht gesproken over wat mensen raakte.”

Als laatste volgde een thematische podcastserie met medewerkers, studenten en experts. “Zo’n podcast biedt ruimte voor nuance,” zegt Peter Haan van Evolve. “Dat is essentieel bij een thema dat zich niet laat vangen in een infographic.”

Geen bordje aan de muur

Een belangrijk uitgangspunt: sociale veiligheid is niet te vangen in regels of meldpunten alleen. Daarom werd ook ingezet op dialoogsessies, waarin faculteiten en diensten samen toewerken naar een nieuwe gedragscode. Parallel werd een centraal meldpunt ingericht, waar mensen laagdrempelig vragen kunnen stellen of melding kunnen doen. Dat meldpunt is geen eindpunt, maar een wegwijzer binnen een complex landschap van vertrouwenspersonen, klachtencommissies en ondersteunende netwerken.

“Bij TU Delft gebeurt veel in het hoofd,” aldus Marjon. “Maar dit onderwerp voel je in je hart. Dat vraagt om een andere manier van communiceren.”

Wat andere organisaties hiervan kunnen leren

Wat TU Delft laat zien, is dat je geen pasklaar antwoord nodig hebt om in beweging te komen. De kracht zit juist in klein beginnen, ruimte laten voor twijfel en openstaan voor feedback. Sociale veiligheid vraagt om lef én geduld, en vooral: om menselijkheid.

Met een slimme combinatie van middelen, van spiegelstickers tot theater, van podcasts tot dialoog, creëert de universiteit ruimte voor reflectie én actie. Niet als losse initiatieven, maar als onderdeel van een langlopend programma waarin communicatie en cultuurverandering hand in hand gaan.

Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Marjon hieronder, via Spotify of via Apple Podcasts.

Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

In de nieuwste aflevering van onze podcast Yellowchat spraken we met Bas van Glabbeek, Senior People Communications Manager bij Philips Benelux. Een gesprek over de essentie van interne communicatie anno nu, over het belang van vertrouwen, de valkuil van contentmachines en hoe je medewerkers echt meeneemt in verandering.

Over Bas: Van postbode tot communicatieadviseur

Bas begon zijn loopbaan als postbode en stapte via een afstudeerstage bij Involve het communicatievak in. Inmiddels werkt hij als senior communicatieadviseur bij Philips, verantwoordelijk voor de interne communicatie in Nederland, België en Luxemburg. Met 9.000 medewerkers in Nederland en 99 nationaliteiten is dat een stevige klus.

“Het is mijn ambitie om te zorgen dat collega’s het niet in de media hoeven te lezen, maar van ons horen. We moeten zelf de regie houden over het verhaal dat we willen vertellen.”

Wat doet Philips tegenwoordig?

Veel mensen kennen Philips van de Senseo en de airfryer, maar dat beeld is achterhaald. Het bedrijf richt zich nu bijna volledig op gezondheidstechnologie. Denk aan MRI-apparatuur, CT-scanners, patiëntmonitorinng. Daarnaast is er nog een personal health divisie, van de scheerapparaten, de tandenborstels en 'mother and child-care', Philips Avent.

Philips is actief op vier grote locaties in Nederland: Amsterdam, Eindhoven, Best en Drachten. Bas: “We zijn een multinationaal merk, maar Nederland blijft onze thuismarkt. Dat voel je.”

Interne communicatie binnen Philips

Bas omschrijft zijn werk als een mix tussen:

People communication: gericht op HR-thema’s zoals cao’s en arbeidsvoorwaarden;

Betrokkenheid en trots: hoe zorg je dat mensen zich verbonden voelen met het merk en de strategie?.

“De uitdaging zit in de vertaalslag. Niet alleen vertellen dat we efficiënter willen worden, maar uitleggen wat dat betekent voor iemands dagelijks werk.”

Digitale overload? De uitdaging van nu

Hoewel medewerkers steeds meer schermen en kanalen tot hun beschikking hebben, is het juist moeilijker geworden om hen te bereiken. Dat komt volgens Bas door de informatieverzadiging waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben.

“De schermen zijn niet het antwoord – ze zijn steeds vaker het probleem.”

Medewerkers kiezen in hun vrije tijd voor TikTok of Instagram. Waarom zouden ze dan op hun werk andere content tot zich nemen? Alleen als het aansluit bij hun belevingswereld en behoefte, kun je écht binnenkomen.

Middelen, mensen en momenten

Bij Philips wordt daarom ingezet op een slimme communicatiemix:

Middelen: intranet, nieuwsbrieven, Viva Engage, narrowcasting;

Mensen: leidinggevenden die actief communiceren in hun teams;

Momenten: bijeenkomsten zoals de CEO check-ins, werkoverleggen of stoepborden bij de ingang.

“Als je de juiste balans vindt tussen middelen, mensen en momenten, vergroot je de impact van je boodschap enorm.”

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/57IBWAPU2dEsutU6VH4Zx6?si=59130df8d6834c30

Meetbare communicatie

Bas benadrukt het belang van meten. Niet alleen op output (aantal views of clicks), maar vooral op outcome: wat verandert er daadwerkelijk door communicatie?

“Het is bizar dat intern vaak veel minder gemeten wordt dan extern. Terwijl we juist intern het verschil moeten maken.”

De rol van de leidinggevende

De impact van interne communicatie hangt volgens Bas grotendeels samen met hoe teamleiders boodschappen vertalen naar hun eigen context.

“Vraag een gemiddelde manager wat communicatie is, en hij zegt: dat doen jullie toch? Maar leidinggevenden communiceren de hele dag. De vraag is alleen: met welk effect?”

Daarom ziet Bas het als taak van communicatieprofessionals om leidinggevenden te helpen bij die vertaalslag – zonder dat zij het gevoel krijgen dat ze het alleen moeten doen.

Van consultant naar insider

Na dertien jaar als consultant kent Bas ook de andere kant van de tafel. “Als consultant kon ik 90% effectief zijn. Maar die laatste 10%, die zit hem in het echt onderdeel zijn van de organisatie. Dat voel je pas als je er middenin zit.”

Hij benadrukt het belang van co-creatie: advies werkt het beste als het samen met de organisatie wordt ontwikkeld, afgestemd op de gevoeligheden en context van dat moment.

De toekomst van het vak

Tot slot blikt Bas vooruit op het vak van interne communicatie. Hij ziet kansen, maar ook risico’s.

“We dreigen soms weer terug te vallen in contentmachines. Terwijl het juist nu van belang is om ons vak te verbreden en gedrag te beïnvloeden, niet alleen te informeren.”

Hij pleit voor een meer strategische rol waarin communicatie bijdraagt aan consistentie, betrokkenheid en koers.

Laatste reflectie

Bas sluit af met een persoonlijke les:

“Denk niet te snel dat je het weet. Blijf luisteren vanuit oprechte interesse, niet om je eigen aannames bevestigd te krijgen.”

Een les die niet alleen voor communicatieprofessionals geldt, maar voor iedereen die met mensen werkt.

Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas van Glabbeek op Spotify of Apple Podcasts.

Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

“Iedereen bemoeide zich ermee en het moest binnen driekwart jaar gefixt worden.” In deze nieuwe aflevering van YellowChat schuiven clusterlead communicatie Patricia Bruisten en digital marketing en communicatielead Els Timans van het UMC Utrecht aan in de Evolve-studio bij YellowChat-hosts Peter en Bram.

Een gesprek over de rol van interne communicatie en het intranet in een complexe organisaties, de recente grootschalige intranetmigratie onder grote tijdsdruk, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken en de potentie van interne communicatie voor verbinding en medewerker betrokkenheid.

Een speciale aflevering van onze podcast YellowChat: Bram Koster en Peter Haan bespreken uitgebreid de belangrijkste uitkomsten van de Evolve Benchmark 2024. Dat is ons meest recente onderzoek naar de staat van interne digitale platformen en media in Nederland onder 113 organisaties! Luister 'm via jouw favoriete streamingsplatform, of lees het blog.

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/34Hu2oQI5UT1g3LXWN0Ces?si=04a7fb1e197c43d8

De inzet van community's

Deze editie is de eerste post-corona editie en tegelijkertijd een lustrum. Hoe gebruiken organisatie in Nederland digitale media en content? Wat viel het meest op, dit jaar, ten opzichte van de eerdere edities? Peter: “Wat mij opviel, een beetje met pijn in mijn hart, is de teruggang in de inzet van interne community's. In 2015 en de jaren daarna was iedereen bezig met community's. Het werd gezien als DE oplossing voor elk intern communicatieprobleem. Nu lijkt het erop dat we er niet meer in geloven. We zien ook wel in de praktijk dat het rendement van community's beperkt is. Dit komt volgens mij omdat we te weinig aandacht geven aan alles wat nodig is om er een succes van te maken. Wat willen we bereiken, hoe zorgen we dat mensen actief worden en blijven?”

In het onderzoek maken we onderscheid tussen de mate waarin community's worden ingezet in organisaties, en community's die actief worden ingezet door de afdeling communicatie. Peter: “In maar 26% van de gevallen worden community's ingezet door de afdeling communicatie om doelen als alignment of kennisdeling te behalen. Dat is substantieel minder dan een aantal jaar geleden.”

Over het rapport

In 2024 onderzochten we voor de 5e keer wat de meest voorkomende doelen van interne communicatie zijn, de (digitale) middelenmix die daarvoor wordt ingezet en naar de tevredenheid en effectiviteit daarvan. In totaal namen 113 organisaties deel aan deze editie van de Evolve Benchmark. Nieuwsgierig naar de resultaten?Vraag het onderzoeksrapport hier op.

Same old, same old….

Bram was betrokken bij eerdere edities van de Evolve Benchmark en concludeert dat er ook veel zaken hetzelfde zijn gebleven door de jaren heen. Peter: “We zien helemaal niet zoveel veranderen op het gebied van de inzet van middelen. Ik hoor al 20 jaar: 'we moeten af van e-mail'. Het blijft een van de meest ingezette middelen. Ook middelen als Teams-calls, groot geworden door corona, daarvan zou je verwachten dat het af zou nemen nu we weer meer fysiek bij elkaar komen. We zien dat niet terug, het blijft allemaal veelvuldig aanwezig.”

Is dit wat het is, vraagt Bram zich af. Is dit het nieuwe normaal, hebben we een gebrek aan fantasie of ambitie? Of: is het landschap volwassen geworden? Peter: “Ik denk ook wel dat we aan het plafond zitten aan middelen. Maar ambitie of fantasie gaat voor mij meer om: wat doen we ermee. Ik denk dat daar misschien meer de uitdaging in zit.”

Doelstellingen en meetbaarheid

Bram viel op dat het met de doelstellingen en de meetbaarheid van veel organisaties nog niet al te best gesteld is: 22% gebruikt kpi’s, blijkt uit het onderzoek. Peter: “In een eerdere podcast spraken we de hoop uit dat het beter zou zijn. Maar we verwachtten toen ook al dat het nog steeds beroerd zou zijn. Het is tenenkrommend, waanzinnig laag. Een kpi is veel meer dan een getal. Een kpi betekent dat je nadenkt: waaraan meet ik af of wat ik doe succesvol is? Als 78% zegt dat niet te doen….dan ga je je afvragen wat we met zijn allen aan het doen zijn.”

Bram vraagt zich af hoe dit kan en wat we bij Evolve in de praktijk tegen komen bij klanten. Peter: “Soms is het gewoon lastig om tot een kpi te komen. Als je een intranet hebt, gaat het dan om of het veel gelezen wordt, er veel interactie is, of omdat er veel mensen komen? Helemaal als je dat wilt relateren aan doelstellingen als alignment en engagement: ik snap dat dat complex is. Ik denk ook dat mensen het soms spannend vinden om iets te roepen over wanneer ze succesvol zijn, omdat je er dan op aangesproken kan worden. En ook: wij zijn niet zo erg van die ‘getallen-mensen’. Dat is bij marketing helemaal ingebed, al vanaf de opleiding. Bij communicatie gaat het meer om gevoel en om verbinding, we zijn minder van de harde cijfers. Ik heb het gevoel dat we dat ingewikkeld vinden.”

Bram: “Bij marketing is het einddoel vaak heel meetbaar, bijvoorbeeld bezoek of omzet. Alleen als het gaat om branding of imago wordt het lastiger, dan moet je mensen gaan bevragen. Alleen daar zie je vaak dat het budget van een marketingcampagne vaak hoog genoeg is om een 0-meting en een 1-meting te doen en het verschil in kaart te brengen. Misschien zitten we met interne communicatie ook wel met kleinere budgetten. Zo’n onderzoek is al snel een grote hap uit je budget.”

“Als je een kpi hebt, moet je hem meten.”

Peter: “Als je een kpi hebt, moet je hem meten. Maar: los van of je hem meet, überhaupt nadenken over wanneer de inzet van een middel succesvol is, dat is al waardevol voor het denkproces. Ik denk niet dat het hem zit in budgetten. Je kunt ook met een vragenlijstje in de kantine gaan staan of bij de lift om een beeld te krijgen van wat mensen vinden. Het heeft eerder met verbeeldingskracht te maken dan met budget.”

Bram concludeert dat het formuleren van kpi’s met je directe collega’s ook enorm helpt om erachter te komen en zuiver te krijgen waar je het allemaal voor doet.

Podcasts veel ingezet, maar niet door/voor interne communicatie

In 47% van de organisaties worden podcasts ingezet en in een heel beperkt aantal gevallen gebeurt dit door de afdeling interne communicatie. “Waanzinnig. Best grappig waanzinnig.” Zo duidt Peter in eerste instantie dit onderzoeksresultaat. Het is bewerkelijk natuurlijk, podcasts maken. Maar het lastige is om intern bereik voor elkaar krijgen, denkt Peter. Een interne podcast op een externe app publiceren zoals Spotify: dat is ingewikkeld. Publiceren op intranet kan, maar denkt Peter: “Ik ken weinig mensen die achter hun laptop gaan zitten en een uur naar een podcast van hun werk gaan luisteren.”

Tevredenheid interne communicatiekanalen

De tevredenheid over slechts 1 van de interne communciatiekanalen is gestegen, en dat is het intranet. Peter: “In de vorige editie van 2021 zagen we dat mensen blij waren met Teams en webinars. Mensen waren blij dat het werk kon doorgaan, het was nieuw, en dat gaf euforie. We zijn nu drie jaar verder, en dan daalt het een beetje in.”

Wat wel opvalt bij de middelen, is dat ze op tevredenheid tussen de 6 en de 7 scoren. Dit terwijl er wel regie is op de middelen, vanuit communicatie. Peter: “Hoe komt het toch, dat dit zo laag beoordeeld wordt? Wat gaat er niet goed? Dat weet ik niet zo heel goed. Zijn we ontevreden over wat de middelen kunnen, over onze eigen capaciteit, of over de ontvangers van de middelen? Intranet scoort een 6.7. Waarom lukt het niet om dat middel een hoger cijfer te geven?”

WhatsApp sterkste daler

WhatsApp is onder de deelnemers aan het onderzoek de grootste daler op het gebied van tevredenheid. In 71% van de deelnemende organisaties wordt WhatsApp ingezet als communicatiemiddel. In 28% van de organisaties doet communicatie dat bewust, vanuit doelstellingen. Peter: “Vis waar de vissen zitten. Dat is pragmatisch, iedereen zit op WhatsApp, niemand leest het intranet. Je hebt verrassend weinig grip op wat er op WhatsApp gebeurt. En de functies zijn beperkt. Je kunt er geen enorme berichten in kwijt. Ik vermoed dat de daling daar een beetje in zit. Ik denk ook dat de daling voortkomt uit de corona-periode: men was toen blij DAT ze mensen konden bereiken en WhatsApp had daar een grote rol in. Het was in de perceptie heel handig: je kon tenminste IETS.”

“Alles is een format: alle interne content zou geformatteerd moeten worden.”

Contentformats

Ander opvallend resultaat in de ogen van Bram: 51% van de organisaties gebruikt contentformats. Peter: “Dat is erg laag. Alles is een format: alle interne content zou geformatteerd moeten worden. Het helpt je om doelgericht na te denken over waar je je content voor inzet. Het helpt je om efficiënt en effectief met informatie en content om te gaan. Interne communicatie loopt een paar jaar achter op extern, waar we alles in formats doen. Je ziet het nu wel doorsijpelen.”

Digital Employee Experience

Een van de grootste issues van medewerkers is dat ze moeite hebben met de interne verschillende tools en systemen, dus in het kader van medewerkerstevredenheid is DEX best een belangrijk onderwerp. Is Digital Employee Experience (DEX) inmiddels meer dan een modeterm, wordt het ook echt strategisch ingezet?

De analyse van Bram is dat veel organisaties niet verder komen dan het organiseren van Single Sign-On.

Peter geeft context: veel organisaties zijn over naar SAAS-applicaties en kopen een pakket as-is. Daar kun je niet veel aan veranderen en dat zou ook zo min mogelijk moeten. Peter: “Het is heel lastig om die pakketten qua uniformiteit, look&feel en beleving goed op elkaar aan te laten sluiten. SAP ziet er nu eenmaal anders uit dan MS365. Ik denk dat het een heel ingewikkelde opgave is om dat te doen, tenzij je heel groot bent, zoals PostNL, dan bouw je er een laag overheen en verbind je alles met elkaar. Als je die middelen niet hebt, dan doe je iets met Single Sign-On, iets met een contentstructuur en heel veel meer dan dat kan je volgens mij niet doen.”

Luister hier de YellowChat aflevering met Anjo Jongenelis over hoe PostNL een overkoepelende en verbindende DEX-laag heeft gebouwd.

Digivaardigheid

“In 2021 gaven we digivaardigheid een 6.3 en 3 jaar later geven we het nog steeds gemiddeld een 6.3. Het is frappant dat het hetzelfde cijfer is, maar het is wel echt een vrij laag cijfer,” analyseert Peter. In branches waar ze bezig zijn met vergaande digitalisering (denk aan onderwijs en de zorg) worden door de deelnemers aan het onderzoek nog lagere cijfers uitgedeeld over de digivaardigheid van hun c

In deze aflevering van YellowChat zijn hosts Bram en Peter op zichzelf aangewezen en helemaal zonder gast: deze podcast staat volledig in het teken van de Evolve Benchmark. We lanceren namelijk vandaag, op 13 juni 2024, de vragenlijst!

Ik doe mee!

Drie quotes uit de aflevering:

“Interne communicatie loopt altijd best wel wat achter op externe communicatie. Het komt er wel, maar het duurt altijd wat langer.”

“Als je zegt: 'medewerkers zijn mijn belangrijkste kapitaal', dan zou je eigenlijk dus volle bak moeten geven op interne communicatie.”

“Tijdens de coronapandemie is er meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe digitale media.”

Luisteren maar!

https://open.spotify.com/episode/3mNYGZJTdaGUUXH4QuotuA?si=8d9cf32a5fb547ac

De Evolve Benchmark 2024

Tijdens deze vijfde editie van het benchmarkonderzoek onderzoeken we de inzet van het intranet én andere digitale communicatiemiddelen bij Nederlandse organisaties. De Evolve Benchmark is een benchmark van het vakgebied, maar tegelijkertijd natuurlijk ook een benchmark voor jouw organisatie: je kunt je meten aan anderen en weten waar je staat. Als deelnemende organisatie krijg je een eigen rapport, en hoe meer organisaties er deelnemen, hoe rijker het beeld!

Peter: "Interne communicatie gaat om mensen bewegen tot iets wat jij graag wilt, daar zit altijd een gedachte achter. Middelen zijn fantastisch, maar wat is het bereik van de content, en hoe effectief is dat? Daar zijn we heel benieuwd naar, of daarover nagedacht wordt. De vraag is of de slag die met externe communicatie al gemaakt is met formats, kpi's, doelgroepsegmentatie, of we dat ook wat meer terug gaan zien aan de interne kant."

Koffiedik kijken

"We gaan niet vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek van 2024. Maar we gaan toch vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek," introduceert Bram de preview van de verwachtingen voor het onderzoek van dit jaar. "Volledig feitenvrij," vult Peter aan. Natuurlijk gaan we eerst grondig onderzoek doen voor we ons wagen aan conclusies, maar hieronder vind je dus toch alvast heel kort met een slag om de arm wat de heren hosts uit hun glazen bol toveren.

Blijvende verandering voor interne communicatie, door Corona en het daaruit voortgekomen hybride werken. We hebben ervaren dat digitaal contact fantastisch is, maar dat persoonlijk contact belangrijk blijft.

In eerdere edities gold: hoe nieuwer de middelen, hoe hoger de ingeschatte effectiviteit (hoger dan bij traditionele middelen). De middelen zijn nu minder "nieuw", dus daar gaat zeker een verandering optreden.

Terugblik 2014-2021

Bram en Peter blikken in de podcast eerst terug, om daarna zoals je hierboven zag "factfree" vooruit te kijken naar het benchmarkonderzoek van dit jaar. Hieronder de samenvattingen van de eerdere edities:

2014: Veel organisaties zijn bezig met interne social media, vaak vanuit de discipline communicatie. Hoewel het vormen van een interne community veelal nog een drempel is, zal de echte uitdaging zijn om een community te creëren met een blijvend en relevant karakter. De oplossing hiervoor ligt in het integreren van de community in (werk)processen en systemen en daar vervolgens doelen, KPI’s, targets en statistieken aan te koppelen.

2016: De inrichting van interne social media wordt steeds professioneler. Beheer en moderatie zijn beter belegd, en het wordt duidelijker welke impact een interne community kan hebben op de organisatie. Maar de doelen moeten meetbaar worden gemaakt en interne social media zijn nog beperkt nodig voor het verbeteren van werk, producten en diensten.

2018: Interne social media zijn meer en vaker geïntegreerd in de communicatie, maar de integratie in het primaire proces blijft achter. Hoewel zeven op de tien organisaties aangeven dat het interne platform direct bijdraagt aan de verbetering van producten en diensten, heeft bij 57 procent van de organisaties minder dan een kwart van de medewerkers het platform daadwerkelijk nodig voor het dagelijks werk.

2021: Tijdens de coronapandemie is meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe (digitale) media. De respondenten van het Benchmarkonderzoek zijn bovendien optimistisch over de blijvende aard van de veranderingen: vrijwel unaniem (97%) geven zij aan te verwachten dat het werk structureel anders ingericht zal blijven en worden.

Een driewekelijkse interne nieuwsshow bij een van de grootste zorgverzekeraars van Nederland, met 36 afleveringen en een almaar groeiend aantal kijkers. Dat is voer voor YellowChat, de podcast van Evolve met hosts Bram Koster en Peter Haan. In de nieuwste aflevering is te gast: Wim Vis, manager Newsroom bij zorgverzekeraar VGZ. 

“Dit vind ik écht tof”

Zonder enig cynisme zegt Peter over het onderwerp en de gast van deze aflevering van YellowChat in het begin van de podcast: “Het gebeurt niet vaak dat ik onder de indruk ben. Soms kom ik dingen tegen waarvan ik denk: Dit vind ik ECHT tof.” Kijk, een oprechte en welgemeende teaser. Luisteren maar, dus: 

https://open.spotify.com/episode/4PAGp5xHkHaFGHz8Unqigp?si=d68237e9cb3847b0

Stevig en doordacht, taai en saai 

Toen Vis aankwam bij VGZ ervoer hij in het eerste jaar het niveau van de communicatie van VGZ als stevig en doordacht. Maar ook als ‘taai’. En soms... zelfs een beetje ‘saai’. Vis: “We wilden wat lucht en energie brengen in de communicatie richting onze collega’s.” 

Vis omzeilde het maken van een businesscase en hebben van eindeloze meetings en is eigenlijk gewoon begonnen met het maken van de Nieuwsshow. Van tevoren werden er geen doelstellingen geformuleerd als: “We willen 70% van de medewerkers bereiken”. Bram concludeert dat dat ook wel bevrijdend kan werken, of zoals Vis zelf zegt: “We begonnen met een leeg blad”. 

Buy-in bij het bestuur 

Goed om hierbij te vermelden, is dat de VGZ Nieuwsshow een geesteskind is van (ex) Raad van Bestuur-lid van VGZ Frank Elion. Hij zette Vis actief op het spoor van een interne nieuwsshow in video, omdat hij vond dat hij goed presenteerde. C-level commitment is wederom…. niet te onderschatten. 

De Nieuwsshow is drie jaar geleden gestart met een budget voor twee afleveringen, met als aanleiding een “kerstshow die wel wat meer aandacht nodig had”. De eerste twee afleveringen waren een behoorlijk succes, aldus Vis. Collega’s vonden het ‘verfrissend’, maar ook ‘leuk’ en vroegen: “mag dit vaker”. Vis: “Ja, dan heb je je buy-in wel georganiseerd richting de rest van het bestuur.” 

Vis concludeert: “Als je dingen via het juiste pad doet, komen er soms heel veel mitsen en maren en wordt het uiteindelijk niet het product wat je wil. Soms moet je dingen gewoon doen, omdat er dan iets loskomt. Het succes van de VGZ Nieuwsshow zit hem ook in het feit dat we mandaat hebben om dit te mogen doen. De vrijheid die we krijgen vanuit VGZ om de show te maken is een essentiële succesfactor.” 

In contact met VGZ, met elkaar en met de strategie

Voor de afdeling interne communicatie was en is de VGZ Nieuwsshow een extra middel dat aan interne verbinding bijdraagt. In totaal heeft VGZ voor interne communicatie trouwens drie doelstellingen: in contact zijn met VGZ, in contact zijn met elkaar en in contact zijn met de strategie van VGZ.

Maar… wat IS de VGZ Nieuwsshow? 

Misschien is het tot nu toe een beetje onduidelijk hoe die VGZ Nieuwsshow er nu precies uitziet en waar het over gaat. Het is een videojournaal in maximaal 17 minuten. Iedere aflevering heeft drie sprekers, een intro en aan het begin wat korte updates, een stuk of vijf. De sprekers zijn altijd VGZ-collega’s, met verschillende functies, over verschillende onderwerpen, met toelichting op dingen die bereikt zijn, innovaties die uitgerold worden of actualiteiten die buiten spelen die naar binnen toe geduid moeten worden. 

Een voorbeeld van een format in de VGZ Nieuwsshow is “De agenda van”. Daarin legt een collega aan de hand van zijn agenda uit wat hij dagelijks doet, waar hij mee bezig is dus. Vis: “Ik loop wel eens door onze vestiging in Eindhoven, en ik heb geen idee wat iedereen daar doet. Wat staat er in de agenda van een propositiemarketeer?” 

We doen voor de 5e keer benchmarkonderzoek naar interne digitale platformen en content. Doe je dit keer ook (weer) mee met de Evolve Benchmark? Laat je gegevens hier achter, je ontvangt in juni de vragenlijst van ons!

Luchtigheid en vaart in een strakke jas 

Bram mocht 1 aflevering kijken en concludeert: “Het niet gepolijste aan deze show, dat vond ik heel mooi. Je voelt dat het goed gemaakt wordt, maar het is niet gelikt. Mooi in balans.” 

Vis: “Het is een intern journaal. Het moet niet te strak zijn. Er komt geen schmink aan te pas. Ik vind het fijn als er dingen in beeld komen die misgaan. We proberen het 'ruw’ te maken.” 

Maar, zegt Peter, de vorm is superstrak. “Het is wel kwaliteit. Dat zit hem in de snelheid van de items, in het enthousiasme, maar ook in de onderwerpen die behandeld worden. Echt tof. Zelfs voor mij als niet-VGZ’er was het leuk om naar te kijken!” 

Na 20 afleveringen is er een enquête opgezet onder VGZ-collega’s: wat vinden collega’s van de VGZ Nieuwsshow? Belangrijkste wat daaruit kwam, zegt Vis, is de wens om het echt binnen de 17 minuten te houden per aflevering, omdat anders de vaart eruit gaat. 

Aan het eind van de podcast concludeert Vis hier ook nog, dat de belofte dat iets (altijd) maar een bepaalde tijd duurt (dus maximaal 17 minuten, of voor andere videoformats binnen VGZ, bijvoorbeeld 3 minuten, ook een reden kan zijn om te gaan kijken (of luisteren). 

Dat is een duidelijke pro-tip! 

Voorbereiding en voorgesprekken: de keuze van onderwerpen 

Vis werkt voor de VGZ Nieuwsshow samen met collega Herbert Heuvink: ze werken met een shortlist van mensen en onderwerpen. Ze krijgen best veel aanvragen, die niet altijd in het format passen van een mix van serieus en luchting. Eén van de bedrijfswaarden van VGZ is ‘menselijk’. De persoonlijkheid van mensen moet terugkomen in de Nieuwsshow. 

Gekaapt door interne politiek? 

Hoe zorg je er nou voor dat zo’n mooie show niet gekaapt wordt door interne politiek, vraagt Peter zich af. En ook, de show wordt wel gemaakt ten dienste van VGZ. In hoeverre komen de strategische doelstellingen en kernwaarden van de organisatie terug in de show? 

Vis begint met het antwoord op de tweede vraag: “De Nieuwsshow wordt altijd gelinkt aan de strategie en aan de doelstellingen. Ik ben wel bezig met de mix, dus met zorg, met strategie, maar ook met iets vrolijks. We hebben eigenlijk nooit issues hiermee. Voor een gesprek van 3 minuten kun je altijd iets verzinnen dat de moeite waard is.” 

Productie-intensiteit en doorlooptijd 

Vis geeft aan dat er per show ongeveer 2 tot 3 dagen voorbereiding nodig is met een team van twee, inclusief opname. Er wordt meestal op dinsdag opgenomen en op diezelfde dag stuurt het productieteam in de avond al een eerste versie richting VGZ. Het is duidelijk dat het team goed op elkaar ingespeeld is, want dat is nogal snel. Maar wel helemaal volgens de wens van Vis, want het is toch een nieuwsshow en donderdag in de vroege ochtend, zo vroeg mogelijk, gaat de show live via het intranet van VGZ. Volgens Vis ziet ongeveer 40 tot 50% van de VGZ-collega’s de show. 

Nieuwsshow als aankeiler van interne communicatie 

Veel communicatie-onderwerpen of events binnen VGZ worden vanuit de nieuwsshow aangekeild, soms vindt er ook recycling plaats van onderwerpen uit de nieuwsshow die via andere communicatie-uitingen of kanalen worden hergebruikt. Vis: “Het is onderdeel van de strategie. Het is een ingebed geheel. We willen collega’s in contact met elkaar brengen, en ook om trots te delen. Iedere organisatie laat graag zien dat collega’s trots zijn op de plek waar ze werken.” 

Uitdaging: Format aan 1 persoon? 

De vraag die je wist dat zou komen. Hangt dit format niet te veel aan Vis alleen? Vis: “Nee, dit hangt niet te veel alleen aan mij. Ik vind het heel leuk om te doen, en ik dat het helpt dat ik een verleden als tv-maker heb en formats heb gemaakt. Maar ik denk dat heel veel andere collega’s dit kunnen bij VGZ, dus het hangt niet specifiek aan mij.” 

Bram concludeert dat de achtergrond en skillset van Vis er zeker aan hebben bijgedragen dat het concept er nu is, Peter gaat een stapje verder en stelt dat de rol van de presentator (Vis dus) essentieel is voor dit succes. 

Toekomst: Van intern naar extern? 

Waarom ga je niet extern met dit format, vraagt Peter. Hoeveel is er nu echt alleen bestemd voor intern? Ook in het kader van arbeidsmarktcommunicatie, als een kijkje in de keuken. 

De hosts zijn enthousiast, dat is duidelijk. Veel dingen die in de nieuwsshow voorbijkomen zijn echt intern gericht, vindt Vis. En verzekeraars liggen altijd onder een vergrootglas, dus dan moet hij op zijn woorden gaan letten. 

Zelf ook maken? 

Ben je nu helemaal enthousiast geworden, en wil je ook zoiets maken? Wim en Peter vertellen je met plezier meer over het produceren van een nieuwsshow! Neem via dit formulier contact met ons op of mail Peter Haan: [email protected].