YellowChat

Een nieuwe aflevering van YellowChat met een dubbele primeur: we hebben voor de eerste keer een gast voor de tweede keer uitgenodigd EN we kondigen in deze podcast aan dat onze gast sinds deze week een nu al dierbare collega is geworden! We hebben het over Samuel Driessen. Onze hosts Bram en Peter duiken direct de diepte met hem in over de wereld van intern en extern, AI, data, strategie en KPI’s. 

Onderwerpen die aan bod komen in deze podcast

Wat is er de afgelopen 5-10 jaar veranderd? 

Intern vs. extern: Hoe zit het met de verschillen? 

WhatsApp vs Intranet 

Werken aan klantzijde vs. werken aan bureauzijde 

De invloed van AI op interne digitale communicatie 

Beluister de podcast:

https://open.spotify.com/episode/0YQRfaoKvpwrYVx5Yd1v6G

Wat is er veranderd in het afgelopen decennium? Samuel was 5 jaar geleden te gast in YellowChat en presenteerde een jaar of 9 geleden op een intranetsymposium in Kopenhagen. Bram spitte die presentatie door: er lijkt niet veel veranderd in de afgelopen vijf tot tien jaar. De uitdagingen op het gebied van doelen van het intranet (ontbreken vaak en worden niet breed gedragen), strategie (ontbreekt vaak) en search (bijna altijd een drama op het intranet) spelen ook in april 2024 volop. 

Samuel: “Als je aan de ‘verkeerde’ kant begint, aan de technologiekant, dan zie je dat Microsoft 365 enorm dominant is geworden binnen veel bedrijven. Er is vooruitgang, en de echte beweging naar de cloud wordt nu gemaakt. Ook zijn er in de afgelopen jaren veel spelers bijgekomen die SAAS-oplossingen leveren, inmiddels lijkt SAAS, terecht of onterecht, een heilige graal geworden.” 

“Als het gaat over de fundamentele zaken, dus intranet doelstellingen en intranetstrategie, dan zie je dat het blijkbaar heel moeilijk is om dat goed te doen en goed gedragen te krijgen in organisaties.” Peter sluit zich hierbij aan: “In de breedte van het vak vinden we het kennelijk lastig om accountable te zijn.” 

Met de komst van SAAS-platformen is software niet meer alleen van IT. Ook dat is een ontwikkeling van de afgelopen jaren. Peter: “Als je tegenwoordig je creditcard trekt, dan haal je een SAAS-platform naar binnen en heb je in 1 keer een platform.”  

Ook zijn er veel kanalen bijgekomen waarop mensen met elkaar communiceren. Peter: “Hoe weet je dan nog waar je moet zijn en hoe bereik je nog je mensen? De veelheid aan kanalen, dat vind ik wel een verandering. Misschien niet ten opzichte van 5 jaar geleden, maar zeker wel ten opzichte van 10 jaar geleden.” 

Over onze gast en nieuwe collega: Samuel Driessen Samuel Driessen studeerde eind jaren ’90 Taal- en Spraaktechnologie aan de Radboud Universiteit in Nijmegen, werkte 10 jaar voor Océ, was senior consultant bij Entopic en directeur van Bildung (label van Entopic). Daarna was hij zeven jaar actief bij Teva Pharmaceuticals. In zijn laatste rol daar was hij hoofd Global Commercial Digital Platforms and Operations. Per 2 april is Samuel Driessen principal consultant bij Evolve. Connecten met Samuel kan hier op Linkedin.  

WhatsApp vs Intranet Als we de adoptie van een intranet met die van WhatsApp vergelijken, dan lijkt het bij WhatsApp vanzelf te gaan. Dat is maar deels waar, vindt Samuel: “De adoptie van WhatsApp lijkt misschien naadloos, tegelijkertijd moet je ook bij WhatsApp-gebruik regels afspreken met elkaar, want je loopt tegen dezelfde spanningen aan.” 

Bram merkt hetzelfde bij Randstad, waar onlangs een chatspace binnen Google Gemini (voorheen Bard) is gelanceerd. “Iedereen begint met elkaar te babbelen, maar op een gegeven moment moeten er toch afspraken worden gemaakt over governance en moeten er gedragsregels worden afgesproken. Er moet altijd iets van een politie-functie vervuld worden in zo’n infrastructuur.” 

Van intern naar extern en weer terug 

De afgelopen jaren zat Samuel bij Teva aan de externe kant en nu komt hij bij Evolve weer terug naar “intern”. Bram is benieuwd naar de verschillen. Samuel: “Als je op een wat hoger niveau kijkt, dan is er niet zo heel veel verschil en dan doel ik met name op de platformkant.”  

Een goede strategie, goede doelstellingen, meten wanneer iets succesvol is, goede content, zowel qua structuur als beheer. Het zijn allemaal zaken die zowel voor intern als extern van groot belang zijn om op orde te hebben en om succesvol te zijn. Samuel: “Ik denk wel dat je kunt zeggen dat er grote verschillen zijn op het gebied van doelstellingen, en dan met name de KPI kant, dus de indicatoren om te bepalen hoe succesvol je bent.”  

Bij extern ligt de focus vanzelfsprekender op de KPI’s, terwijl aan de interne kant men soms al blij is dat er een platform en een beheerorganisatie is. En of dat dan goed gaat, dat is dan een tweede. Samuel: “Aan de externe kant zie je veel meer focus op succes en wat je van de succesindicatoren leert. Extern is op een bepaalde manier ook makkelijker, bij intern heb je met veel meer belanghebbenden te maken. Bij extern heb je te maken met ‘de’ klant. Dat is heus moeilijk genoeg om die te begrijpen, maar dat kan je proefondervindelijk doen. Dat kan bij een intranet niet. Het is veel ingewikkelder.”  

Peter vult aan en noemt vanuit zijn ervaring bij zowel KPN als Evolve een aantal argumenten waarom het “intern” complexer werkt dan extern. De verschillen zitten hem onder meer in het meten, maar ook in verschillen in functie en in functionaliteiten, als ook in focus, en in organisatiepolitiek.  

>>> Beluister de argumenten op dit onderwerp volledig, met aanvullingen vanuit Samuel en Bram tussen 15.58 – 20.52 in de podcast!

Datagedreven in interne digitale communicatie Gaan we het nog meemaken dat we datagedreven werken in interne digitale communicatie, vraagt Bram zich af. Minder vanuit de onderbuik, meer vanuit dashboards? Samuel: “Alle SAAS-oplossingen hebben ingebouwde dashboards, maar ten opzichte van Google Analytics is daar een wereld te winnen. Toch heb ik goede hoop.”  

Samuel denkt dat AI niet de oplossing is voor al onze problemen, maar ziet wel de “data science” kant opkomen, ook voor interne communicatie. Het automatiseren van datastromen en bij elkaar trekken en presenteren: daar zijn veel ontwikkelingen. “Als je gaat werken met die datastromen, mits gekoppeld aan goede strategiedoelstellingen, dan gaan er mooie dingen gebeuren.”  

Klantzijde vs bureauzijde en waarde toevoegen als bureau 

Natuurlijk bespreken we ook de overstap van Driessen van klantzijde naar bureauzijde. Wat is eigenlijk de rol van een bureau, hoe voeg je waarde toe? Peter: “Volgens mij voeg je in eerste instantie waarde toe als bureau als je een klant helpt om goed te begrijpen wat zijn vraag is. We kunnen klanten helpen door boven de materie te hangen en dingen wat scherper neer te zetten. Dat wordt van een bureau gemakkelijker geaccepteerd. Wij kunnen challengen, als je dat vanuit intern doet ben je al snel die zeurende collega.” 

Taal en spraaktechnologie in interne communicatie Samuel studeerde Taal, Spraak en Informatica en Bram wil weten welke rol hij voor dit “vakgebied” ziet weggelegd in interne communicatie. Samuel: “Tijdens mijn studie eind jaren ’90 waren we al bezig met generatieve taalmodellen. De hoeveelheid (test) data was in die tijd een probleem. Nu zijn we veel verder en de kwaliteit van generatieve AI-diensten is enorm toegenomen.” Hij is tegelijkertijd kritisch. “AI is niet de oplossing voor alle problemen. Het is een middel, een technologie. Hoe zorg je ervoor dat de technologie de mens dient?”  

Hoe je AI dan kunt gebruiken voor interne communicatie? Een voor de hand liggende optie is tekst-naar-spraak, denkt Samuel. Het is de vraag wanneer dit van toegevoegde waarde kan zijn, maar voor non-deskers kan het prima een oplossing zijn voor het lezen/luisteren van nieuwsberichten of serviceberichten.  

Peter ziet vooral mogelijkheden en kansen voor AI op het gebied van personalisatie. Vanwege schaarste in resources krijgen mensen vaak nog hetzelfde bericht voorgeschoteld, dat kan met AI makkelijker persoonlijk. Ook op het gebied van Search kan AI helpen met betere zoekresultaten in een warboel aan informatie. En dan zijn er nog taal en vertaling: relatief goed te doen met AI en... dan is er nog contentproductie, zowel in tekst maar ook in audio en video.  

>>> Interessante tool om zelf mee te experimenteren (we gingen je voor): je eigen liedje maken in https://app.suno.ai/. Luister het liedje van Peter hier. 

Aandachtspunt bij al die mogelijkheden tot creatie die AI kan bieden is natuurlijk dat je wel moet bedenken WAT je dan gaat maken…. Peter: “We denken daar te makkelijk over: AI, klus dat! Er gaat altijd een mens aan vooraf.”  

Uitsmijter: Start van het vijfde Benchmark onderzoek van Evolve 

Dan NOG een nieuwtje in deze podcast, als uitsmijter! Bij Evolve starten we medio april 2024 ons tweejaarlijkse benchmark-onderzoek op. Wil je daaraan meedoen, heb je daar interesse in, wil je als eerste op de hoogte zijn, kom dan bij ons in de lucht! Contact: [email protected].

In de recentste aflevering van YellowChat (onze podcast, gepresenteerd door Bram Koster) zitten we aan tafel met Anjo Jongenelis, die al 45 jaar zijn expertise inzet bij PostNL. Hij deelt zijn inzichten over de transformatie die het bedrijf heeft doorgemaakt, met een sterke focus op innovatie en vernieuwing. Anjo benadrukt het belang van het ondersteunen van medewerkers met eenvoudige en efficiënte toegang tot diverse systemen en informatie.

Hij legt uit dat PostNL een cloudstrategie heeft geïmplementeerd, waarbij standaardprocessen via ‘Software as a Service’ (SaaS) worden uitgevoerd. Een gevolg hiervan: medewerkers moesten door verschillende SaaS-platforms navigeren voor diverse taken. Dat kwam niet ten goede aan de digitale medewerkerservaring én niet aan de productiviteit. Daarom ontwikkelde PostNL een geïntegreerde oplossing. Die oplossing omvat een nieuw intranet, gebaseerd op moderne technologieën zoals API's en een headless contentmanagementsysteem. Dit biedt medewerkers een uniforme gebruikerservaring.

Daarnaast vertelt Anjo hoe PostNL streeft naar een meer gepersonaliseerde benadering van interne communicatie. De focus ligt op het vereenvoudigen en stroomlijnen van processen. Zo wordt bijvoorbeeld het inloggen vereenvoudigd en moeten de handscanners volwaardige werkplekken worden voor medewerkers zonder vaste werkplek. Het doel is om de tevredenheid van de werknemers te verhogen en een efficiëntere werkomgeving te creëren. Hoewel dit investeringen vergt, wordt het gezien als essentieel voor het verbeteren van de werknemerservaring en het effectiever en efficiënter maken van het werk. 

Klinkt dit interessant?Luister naar alles wat Anjo hierover te vertellen heeft in deze aflevering van YellowChat. 

NB 1: in de podcast vertelt Anjo over de samenstelling van het dev-ops team, in dit team zit naast de genoemden ook een channel lead.NB 2: deze podcast is opgenomen in december 2023.

In de nieuwste aflevering van YellowChat zitten we aan tafel met niemand minder dan oud-collega Bram Koster. Tegenwoordig heeft hij zijn handen vol bij Randstad Global, waar hij zich bezighoudt met de ontwikkeling van het intranet. Een halfjaar voordat Bram aan boord kwam bij Randstad ging de wereldwijde uitrol van dit interne communicatieplatform van start. Brams missie? Zorgen dat ruim 46.000 collega’s maximaal voordeel halen uit dit platform.

Bram neemt ons mee terug naar het begin en hij vertelt over de uitdagingen van het activeren van zo'n omvangrijke en gedecentraliseerde gebruikersgroep. En van het brengen van uniformiteit op een intranet waar 39 bedrijfsonderdelen hun eigen stempel op hebben gedrukt. Maar waarom is dat eigenlijk belangrijk, die uniformiteit?

Nieuwsgierig naar Bram’s verhaal? Je leest de verkorte versie in geschreven vorm hieronder. Maar je kunt natuurlijk ook altijd de podcast luisteren, dan weet je zeker dat je niks gemist hebt. 

Bram, vertel eens, wat doe je nu?

“Sinds juni 2022 werk ik bij Randstad Global als Service Owner van het intranet binnen Global IT. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat de organisatie zo goed mogelijk gebruik maakt van het platform. In de praktijk ben ik dus niet bezig met het bouwen van pagina’s, ik ben meer degene die bijvoorbeeld het contact met leveranciers onderhoudt.”

Wat kun je vertellen over het intranet van Randstad?

“Randstad heeft nu ruim twee jaar Happeo als platform. Happeo is ontwikkeld op basis van Google Workspace, wat Randstad ook gebruikt. In 2020 is er besloten dat er een wereldwijd platform moest komen voor interne communicatie; een intranet. En eigenlijk is dat pas sinds januari 2023 in gebruik.”

“Tot die tijd werkten de OpCo’s (Operational Companies) decentraal op Google Sites en LumApps. Dat bemoeilijkte de wereldwijde communicatie intern. Een van de zaken waar nadrukkelijk behoefte aan was, was het makkelijker informeren van medewerkers over wat er wereldwijd speelt. Zo’n wens neemt in belang toe, naarmate er meer op wereldwijd niveau wordt besloten en geregeld. Daardoor ontstond de behoefte om zo’n platform te implementeren. Tot die tijd was het een e-mail die naar alle medewerkers ging.”

“Tot nu toe hebben we vooral nog te maken met die decentrale werkelijkheid.”

Ik kan me voorstellen dat je, met ruim 46.000 mensen op een intranet, niet alles centraal kunt regelen en dat je dus ook decentraal makkelijk dingen moet kunnen doen?

“Ja, centralisering is een belangrijk thema sinds er een nieuwe CEO is. Nu wordt er meer gekeken naar hoe we dingen gezamenlijk kunnen doen. Maar tot nu toe hebben we vooral nog te maken met die decentrale werkelijkheid. Want een platform uitrollen en inbedden in de organisatie kost tijd. Daardoor is het nu nog een vrij gedecentraliseerd platform, ondanks de gecentraliseerde backbone. Dus we zien in de praktijk nog dat elke OpCo een eigen aanwezigheid heeft en de dwarsverbanden er nog niet echt zijn. Daar ligt een mooie uitdaging.”

“Het mooie is dat het intranet het eerstewereldwijde platform is voor Randstad.”

Maar Bram, dan kom je daar, dan heb je een platform en dan zeggen ze: “Ga het maar uitrollen.” Wat doe je dan?

“Eigenlijk stapte ik daarbij op een rijdende trein. De uitrol liep al en er was een deadline gesteld dat dit binnen twee jaar moest gebeuren. Daarom is er ook gekozen voor een aanpak waarbij elke OpCo de spreekwoordelijke sleutels kreeg, samen met een korte training. Vervolgens werd er gezegd: “Ga je gang.” Dat heeft als voordeel ‘snelheid’.“

In de aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, neemt Bram Koster dit keer niet de rol van gastheer op zich, maar die van gast. Peter ondervraagt hem over zijn rol als Service Owner bij Randstad. Een halfjaar voordat hij in deze functie begon, startte de wereldwijde uitrol van een intern communicatieplatform. Bram's missie? Zorgen dat de organisatie maximaal profijt haalt uit dit platform.

Natuurlijk brengt dit de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe overtuig je meer dan 45.000 mensen, verspreid over de hele wereld, om het intranet te adopteren? En als elke afdeling een eigen stempel drukt op het platform, hoe creëer je dan verbinding tussen die diverse afdelingen? En hoe breng je uniformiteit in deze gedecentraliseerde manier van werken? Deze en talloze andere vraagstukken worden besproken in deze aflevering van YellowChat.

“Als ik niet kan vinden wat ik zoek dan schrijf ik het zelf”, is wat Pauline Kamphuis dacht. Jarenlang heeft ze aan het roer gestaan van verschillende communicatieteams. Vanuit die rol kreeg ze te maken met organisatie transformaties en schreef ze strategieën over hoe je medewerkers meekrijgt in zo’n transformatie. Ze plukte in die tijd informatie van allerlei verschillende bronnen. Maar waarom staat dat niet gewoon allemaal verzameld in een boek? Na die gedachte ging het balletje rollen en binnen een half jaar zag haar boek het levenslicht: in 10 stappen succesvol transformeren.

Pauline Kamphuis

Transformaties - niet te verwarren met change, dat is iets anders - gaan nogal eens mis in organisaties. Omdat de directie bijvoorbeeld geen heldere visie heeft geformuleerd. Wat brengt de transformatie de organisatie? Wat moeten de mensen straks anders doen en wat blijft er misschien wel hetzelfde? Of medewerkers worden niet (goed) meegenomen in alle veranderingen. Terwijl zij cruciaal zijn. Zij gaan immers het werk straks anders doen. Of ander werk moeten doen.

Waarom change trouwens anders is? Bij een transformatie verandert het wezen van de organisatie. De organisatie gaat fundamenteel andere dingen doen. Of dingen fundamenteel anders doen. En daaruit volgen vrijwel altijd verschillende changes, zoals een nieuw ICT of HR-systeem. Maar changes gaan vaak over structuren, processen en systemen, terwijl een transformatie het opnieuw uitvinden van de organisatie is. Dat is veel minder tastbaar, planbaar en meetbaar.

Beluister de podcast hieronder. Of lees het boek. Verkrijgbaar via https://strategyc.nl/home.

Hoe verbind je een heel netwerk van Nederland in het buitenland met elkaar? Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is dit vraagstuk dagelijkse kost. En hoewel medewerkers dus wel gewend waren om op afstand met elkaar te werken, was werken met corona-maatregelen toch andere koek. Want collega’s die normaal wel op hetzelfde kantoor werkten, kwamen elkaar opeens niet meer automatisch tegen. Sarah Muñoz Grootveld, strateeg en coördinator van de afdeling corporate en interne communicatie, ging hiermee aan slag.

Sarah Muñoz Grootveld

Sarah vertelt in deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, onder andere over hun interne nieuwsapp waarop veelal zogenaamde “hero content” wordt geplaatst. In deze app, de BZbuzz, staan verhalen van collega’s van overal ter wereld centraal. Verhalen en foto’s over hun werk en over wat ze meemaken. Dát is belangrijk voor mensen en dat is één van de manieren om iedereen, van Den Haag tot in Afrika met elkaar én de organisatie te verbinden.

Ze is oud-journalist en werkt inmiddels al voor de derde keer op een ministerie. Maryse Ducheine is directeur communicatie op het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en in die rol heeft ze de afgelopen 18 maanden onder hoge druk op een nieuwe manier leren samenwerken met collega's. Want niet alleen moest er vanuit huis gewerkt worden, er werd ook binnen 3 weken een steunpakket opgezet vanwege corona; een proces dat normaliter een flink aantal maanden vergt.

Maryse Ducheine (bron: LinkedIn)

In deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, vertelt Maryse over deze ervaring, waarbij WhatsApp een onmisbaar kanaal bleek en zijn "nevernooitniet" meer 5 dagen per week naar kantoor gaat. Daarnaast gaat ze in op de manier waarop de communicatie van het ministerie is ingericht, zowel intern als extern, en legt ze uit waarom de overheid proactiever mag uitleggen wat zij allemaal doet. Daarbij geloof ze zeker niet in 'spin doctoring' en wel in het aangaan van het échte gesprek.

Toen Evolve in 2011 startte, was er weinig bekend over het nieuwe vakgebied van interne social media en sociale intranetten. Daarom besloot Peter Haan, oprichter en directeur van Evolve, al in een vroeg stadium te investeren in onderzoek. Zo ontstond het idee van een benchmark-onderzoek om te achterhalen hoe organisaties de nieuwe sociale middelen inzetten en hoe goed ze georganiseerd waren. En in 2014 kwam de eerste editie van dit onderzoek uit. En op dit moment vindt het onderzoek alweer voor de 4e keer plaats. Daarom is er in deze aflevering van YellowChat geen gast, maar vertelt Peter zelf over het ontstaan van het onderzoek, de resultaten door de jaren heen en wat er dit jaar anders is aan het onderzoek.

Ben je geïnteresseerd geraakt en wil je (misschien zelfs zonder de podcast te luisteren) meer weten of zelfs meedoen? Kijk dan hier voor meer informatie!

Hoe handig is het als je als grote retailorganisatie bij het uitbreken van de coronacrisis over een online platform beschikt waarop medewerkers van verschillende filialen ervaringen en ideeën kunnen delen om de winkels goed te laten opereren? Heel erg handig, zo blijkt uit het verhaal van José Mes, manager corporate communicatie bij A.S. Watson Health & Beauty Benelux - het moederbedrijf van o.a. Kruidvat, Trekpleister en Prijsmepper - in deze nieuwe aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve.

José Mes (bron: LinkedIn)

Bij deze winkelketens werken zo'n 25.000 medewerkers, verspreid over circa 1.300 winkels. En elke dag worden ze niet alleen op de hoogte gehouden via het interne sociale platform, toepasselijk 'watsonline' genaamd, maar delen zij vooral ook zelf verhalen. Dat leidde er onder andere toe dat een idee van een filiaal in Almere om toezicht te houden op het aantal bezoekers in een winkel snel in gebruik kon worden genomen in het hele land.

Ook wordt het platform gebruikt om de medewerkers in de avonduren op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen met professionele programma's vanuit een eigen studio in een van de distributiecentra. En dan niet met een saaie Teams-meeting, want om mensen te boeien, moet zo'n programma wel leuk zijn.

Beluister het complete en aanstekelijke verhaal van José hieronder of in je eigen podcastspeler!

Misschien denk je nu: "Hé, weer over werkgeluk?" Ja, weer over werkgeluk. Onze vorige aflevering van YellowChat ging erover, waarbij onze collega Evelien Mak uitlegde over haar onderzoek naar het fenomeen. In deze aflevering praten we met Marjon Schumacher, hoofd HR bij BNNVARA, over haar ervaringen met de praktische aspecten ervan. Want wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken als je met werkgeluk aan de slag gaat?

Marjon Schumacher

Het onderwerp is volgens Schumacher tegelijkertijd complex, omdat het zoveel dimensies kent, én simpel, omdat je er ook op individueel niveau direct mee aan de slag kunt. Over de plantenbibliotheek, luisterende leidinggevenden, het belang van borrels en de sleet op online borrels, wekelijkse 'smiley surveys' en het effect van thuiswerken op werkgeluk.

Foto door fauxels via Pexels