YellowChat

Een digitale werkplek, dichtbij medewerkers. Zo is een modern, sociaal intranet bedoeld. Als een platform waar mens en technologie bij elkaar komen. Maar zo simpel is het niet, betoogt Samuel Driessen, senior director external digital channels bij Teva Pharmaceuticals, in de tweede aflevering van onze nieuwe podcast YellowChat. 

Keer op keer blijkt dat de technologie te ingewikkeld is geworden en dat de menskant wordt vergeten. En als organisaties voorbijgaan aan de drijfveren en behoeften van hun medewerkers, worden belangrijke kansen gemist. Mensen en technologie zijn in veel gevallen nog niet bij elkaar gekomen.

Digitale interactie

Bij de ontwikkeling van applicaties voor complexe bedrijfssystemen wordt nog steeds weinig aandacht besteed aan de digitale interactie van de gebruikers. Waarom? Omdat er dan al zoveel geld geïnvesteerd is om het complexe bedrijfsproces in een applicatie te vangen, dat er weinig meer overblijft om te besteden aan de gebruikersinteractie. 

Ook bij een digitaal platform als een sociaal intranet kan het overslaan van deze stap de adoptie ervan in de weg staan. Uiteindelijk levert de kostenbesparing op termijn dus juist veel verborgen kosten op. Om te zorgen dat medewerkers effectief, efficiënt én met plezier werken gebruikmaken van de verschillende applicaties en platformen, moet de gebruikerservaring daarom ook goed op orde zijn.

Samuel Driessen

Digital employee experience

Dit onderdeel van de ‘digital employee experience’ is dus wel degelijk een vraagstuk voor de business. Het koppelen van concrete doelstellingen voor je sociale intranet aan de doelstellingen van de organisatie kan daarbij mooie businesscases opleveren. 

Een voorbeeld: als je kunt laten zien dat door snellere vindbaarheid van informatie op het intranet de dienstverlening naar de klanten verbetert en een hogere klanttevredenheid oplevert, is de link naar de organisatiestrategie snel gelegd. Door de doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren, maak je duidelijk wat je van medewerkers verwacht én maak je het proces beter meetbaar. 

Uit ons derde benchmark-onderzoek naar interne sociale media in Nederland bleek dat wanneer medewerkers meer verbonden zijn met organisatiestrategie, zij ook actiever gebruikmaken van het sociale intranet. In tegenstelling tot wat veel managers denken, blijkt dat juist in efficiënte organisaties veel medewerkers vaker actief zijn op interne social media. Daar valt dus nog wel wat te winnen. Samuel is ervan overtuigd dat er voor organisaties nog veel winst te halen valt uit het sociale intranet als adoptie en doelstellingen de aandacht krijgen die ze verdienen.

Podcast

Luister hierboven óf via je favoriete podcast-app het hele gesprek met Samuel Driessen. Dan hoor je nog veel meer, o.a. over waarom de rol van intranetmanager zo complex is, hoe een sociaal intranet en de digitale werkplek zich tot elkaar verhouden en de ervaringen over het Congres Intranet & Digital Workplace, dat in maart plaatsvonden (de opname van deze podcast vond plaats in april van dit jaar).

Mooi meegenomen

In de podcast vragen we elke gast een tip mee te nemen voor de luisteraars in de rubriek “Mooi meegenomen”. De leestip van Driessen is dit artikel: "AR Will Spark the Next Big Tech Platform–Call it Mirrorworld" van Kevin Kelly in Wired. Een quote: "Someday soon, every place and thing in the real world—every street, lamppost, building, and room—will have its full-size digital twin in the mirrorworld."

En als bonus tipt hij ook nog het prijswinnende boek "Team of Rivals: The Political Genius of Abraham Lincoln" van Doris Kearns Goodwin, over de mensen die Lincoln om zich heen verzamelde voor zijn kabinet in de jaren 1861 tot 1865.

Op het intranet je onvrede uiten over de laatste strategieën van het management, hoe wenselijk is dat voor de organisatie? En voor jezelf? In de eerste aflevering van onze gloednieuwe podcast YellowChat spreken we uitvoerig met Joost Verhoeven, assistent professor corporate communicatie aan de UvA, over corporate silence en zelfcensuur op het sociale intranet.

Corporate

silence is het verschijnsel dat medewerkers opzettelijk hun mening voor zich

houden of informatie niet (durven) delen met hun leidinggevenden. En dat is niet

altijd wenselijk, want het kritisch vermogen binnen de organisatie wordt

gedempt, waardoor reflectie, zelfreiniging en de mogelijkheid tot verbetering achterblijven.

Digitale

platformen

Binnen face-to-face

gesprekken tussen werknemers en leidinggevenden klinkt dit niet vreemd, maar corporate

silence doet zich ook voor binnen digitale platformen, zoals op sociale

intranetten. Verhoeven deed onderzoek naar zelfcensuur op interne sociale media

en de gevolgen daarvan op organisaties.

Uit

onderzoek bij een Deense bank bleek dat zelfcensuur zich niet alleen uit in stilte

op het sociale intranet (Self censorship in internal social media: a case study

in co-worker communication in a Danish bank). Ook als er veel activiteit op een

platform is, kan het nog steeds zo zijn dat bepaalde essentiële thema’s niet

besproken worden of dat medewerkers hun eigen bijdragen zelf censureren.

Een van de redenen dat zij hiervoor kiezen is de archieffunctie van sociale-mediaplatformen. Medewerkers zijn zich ervan bewust dat hun inbreng tot in lengte van dagen zichtbaar blijft. En zij weten precies wie ‘het publiek’ is op het platform, zoals collega’s, de leidinggevende, het management. Het gevolg? Verhoeven: "Zelfs in organisaties met een open communicatiecultuur kunnen medewerkers zich toch zelf sterk beperken in wat ze via social media communiceren en hoe ze dat doen."

Joost Verhoeven

Een veilige

cultuur

Organisaties

kunnen zich weren tegen corporate silence en dat begint bij de cultuur. Psychologische

veiligheid is belangrijk - niet alleen offline, maar ook online. Als medewerkers

zich veilig voelen, durven ze zich te uiten, ook over moeilijke onderwerpen.

Maar hoe

creëren we een veilige cultuur en waarderen we het als mensen iets delen via

interne social media of platformen?  Een

grote rol is weggelegd bij de leiders van de organisatie. Zichtbaar

voorbeeldgedrag van direct leidinggevenden nodigt mensen uit om actief te

worden op een sociaal platform. Dit is een heel belangrijke factor in de

adoptie van interne social media, blijkt ook uit eerder onderzoek dat we vanuit

Evolve hebben gedaan in samenwerking met de Universiteit van Twente.

Maar de

oplossing ligt niet alleen bij het management. Medewerkers kunnen ook zelf een

bijdrage leveren, door te leren hoe je collega’s op een veilige manier kunt aan

spreken op ‘cultuuroverschrijdend gedrag’ en daarmee de cultuur te bewaken.

Open

Om te

voorkomen dat menselijk potentieel in de organisatie onbenut blijft, is het

raadzaam te beoordelen hoe open jouw organisatie echt is. Kunnen alle

onderwerpen, dus ook de meer gevoelige, besproken worden? En staat het

management werkelijk open voor andere ideeën?

Podcast

Luister hieronder óf via je favoriete podcast-app het hele gesprek met Joost Verhoeven. Dan hoor je nog veel meer, o.a. over de Panopticon-illusie en waarom corporate silence ook een voordeel kan zijn.

Mooi meegenomen

In de podcast vragen we elke gast een tip mee te nemen voor de luisteraars in de rubriek "Mooi meegenomen". De leestip van Joost Verhoeven is het boek "Waarom zeggen we niet wat we vinden? - en wat daaraan te doen" van Jan Hille Noordhof.

Al sinds Evolve werd opgericht, in 2011, zijn we erop gericht kennis te delen over ons vakgebied. Dat doen we o.a. door onderzoek te doen en onze tweejaarlijkse benchmark. Nu komt daar nog een manier bij, namelijk onze gloedjenieuwe podcast, YellowChat.

In deze teaser leggen collega's Peter Haan en Bram Koster uit wat we met deze podcast gaan doen en willen bereiken.

Wil je zeker weten dat je geen aflevering mist? Abonneer je dan nu via je eigen favoriete app!