March 25, 2020

Besser online meeten

16 minutes

Nachdem immer mehr Kollegen und Kolleginnen im Home Office arbeiten und dies auch oft kurzfristig erst entschieden wurde, möchten wir euch heute Tipps für erfolgreiche Online Meetings mit auf den Weg geben. Denn grade wenn ihr nicht im Büro nebeneinander sitzt oder kurz über den Flur laufen könnt, um Absprachen zuhalten, ist ein regelmäßiger Austausch und Status-Updates sehr wichtig. Wir meeten mit Teams und haben daher auch dies bezüglich einige Tipps, aber wollen auch rund um das Thema Verhalten und Vorbereitung in Online-Meetings Erfahrungen mit euch teilen. Wir haben euch unsere Tipps in einer kleinen Sammlung als Download bereitgestellt.

Vorbereitung für Online-Meetings:

Egal ob Offline oder Online Meeting, eine gute Vorbereitung ist das A und O. Dazu gehören neben den organisatorischen Sachen, bei Online-Meetings die Technik. Daher hier unsere Tipps für eure Vorbereitung:

Plant genügend Zeit für eure persönliche Vorbereitung und die Vorbereitung der Technik ein

Startet das Meeting frühzeitig

Startet die Präsentation schon einmal und teilt euren Bildschirm führzeitig, sodass die Teilnehmer wissen, dass bereits jemand in dem Meeting ist

Testet die Technik und richtet die Kamera aus

Durchführung eines Online-Meetings

Achtet bei der Durchführung vor allem darauf, die Teilnehmer nicht zu verlieren. Grade in Online-Meetings ist es sehr wichtig, diese mit einzubeziehen, damit die Konzentration nicht nachlässt oder die Gedanken abschweifen. Überlegt auch immer, wer Teilnehmer des Meetings ist und passt eure Sprache daran an (vermeidet zum Beispiel zu viele Fachbegriffe, wenn nicht nur Fachexperten an dem Meeting teilnehmen). Behaltet immer das Ziel des Meetings und die Zeit im Auge. Sollte es notwendig werden, greife auch in langwierige Diskussionen ein und unterbreche dies, um zu einem Ziel zu kommen. Wichtig dabei ist, lasse keine Fragen oder Themen ungeklärt. Nehme diese mit ins Protokoll auf oder vertagt die Diskussion auf ein anderes Meeting. Helfe den Teilnehmer dabei zu einem Ergebnis zu kommen und fasse Aussagen noch einmal zusammen, damit keine Missverständnisse entstehen.

Audio & Video

Bei Audio- und Videoübertragung ist eine gute Qualität entscheidend. Schlechte Audioqualität ist sehr störend und die Teilnehmer sind schneller nicht mehr bei der Sache und schweifen mit den Gedanken ab. Daher beachtet folgende Hinweise:

Verwende, wenn möglich, nicht den Lautsprecher deines Laptops oder Rechners, sondern benutze ein Headset. Das hilft auch, die Geräusche von außen abzuschwächen.

Verwende eine Jabra Box, wenn mehrere Personen in einem Raum sitzen

Schalte dich selbst Stumm, wenn du nicht sprichst und schalte als Moderator alle Teilnehmer stumm, wenn du eine längere Zeit alleine sprichst (aber bitte nie ohne Hinweis darauf, dass diese jederzeit wieder angestellt werden dürfen)

Sind mehrere Teilnehmer des Online-Meetings in einem Raum, müssen alle ihre Geräte-Mikrofone ausschalten, damit es zu keiner Rückkopplung kommt. Reduziert auch die Lautstärke der integrierten Lautsprecher

Starte eine Videoübertragung nur, wenn genügend Bandbreite zur Verfügung steht. Dann ist dies aber eine schöne Sache und macht das Meeting persönlicher, da man auch die Mimik der Teilnehmer sieht.

Online Meetings in Microsoft Teams

Wir bieten für euch auch kostenlose Kurz-Schulungen für Microsoft Teams an. In 30 - 60 Minuten wollen wir euch einen Einblick und Schnellstart für Teams liefern, sodass ihr auch in diesen turbulenten Zeiten schnell und einfach kommunizieren könnt.

Weitere Informationen kommen noch in dieser Woche, zusammen mit dem Link zur Anmeldung ;).

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By nuboworkers