Sign up to save your podcasts
Or
Share Fokus Assistenz - von Saskia Hagendorf
Share to email
Share to Facebook
Share to X
Share to email
Share to Facebook
Share to X
Or
Fokus Assistenz - von Saskia Hagendorf
Fokus Assistenz - von Saskia Hagendorf episodes
- Karriere in der Assistenz – Live-Podcast-Aufzeichnung zur Global Skills MatrixUngeschnittene Live-Podcast-Aufzeichnung mit Isabel von zur Gathen über Karrierelevel, KI und die Rolle der Assistenz als Sparringspartner*in.
Heutiger Werbepartner:
Haufe Akademie - Karrierewege für AssistenzenRessourcen & Empfehlungen
- Global Skills Matrix der World Administrators Alliance- Infos und Links zur aktuellen Version (inkl. Update 2026 und fünf Level)- Hinweise & Materialien zur Nutzung der Global Skills Matrix für eure Karriereplanung- EaseAdmin Academy – Weiterbildungsangebote u. a. zu KI in der Assistenz, Kommunikation & Selbstorganisation für Assistenzen- Kontaktmöglichkeiten zu Saskia Hagendorf- LinkedIn Isabel von zur Gathen- Isabels Podcast "EaseAdmin"Highlights aus der Folge
- Was die Global Skills Matrix ist, wie sie entstanden ist und warum sie so wichtig für den Assistenzberuf ist.
- Die fünf Level der Matrix – von Einsteiger-Aufgaben bis hin zu führender, strategischer Assistenz.
- Warum „Assistenz ist Karriere“ mehr ist als ein Satz – und wie Isabel ihre eigene Sicht darauf verändert hat.
- Der Unterschied zwischen Feuerwehrmodus und strategischer Assistenzarbeit – und warum Dauerstress kein Karriereplan ist.
- Die Rolle von Vertrauen: Inbox-Zugriff, Verantwortung und was dahinter steckt, wenn Führungskräfte „kein Vertrauen“ vorschieben.
- Wie Assistenzen mit der Global Skills Matrix Lücken sichtbar machen können – z. B. wenn Aufgaben schon Level 4 sind, aber Rechte und Befugnisse nicht.
- Welche Aufgaben künftig eher von KI übernommen werden – und warum Level 4 und 5 viel stärker auf Strategie, Change-Management und Kommunikation einzahlen.
- Konkrete Ideen, wie Assistenzen KI privat testen können, ohne in Schatten-KI-Fallen zu tappen.
- Warum Kommunikation, Selbstmanagement und Mindset entscheidend sind, um als Sparringspartner*in auf Augenhöhe zu agieren.
- Selbstfürsorge in Level 4 & 5: Verantwortung ja, aber nicht „es ist mein Laden“.
1 hr 12 min - Global Skills Matrix 2026Vom Assistenz-Job zur strategischen Business-PartnerIn – mit Petronella Wanner
Noch kostenfrei anmelden: Live-Podcast „Fokus Assistenz“ mit Isabel von zur Gathen am 26.06.2026:
Heutiger Werbepartner: Haufe Akademie mit unterschiedlichen Karrierewegen und Möglichkeiten für Assistenzen.
Highlights aus der Folge
- Wie Petronella die Global Skills Matrix 2021 entdeckt hat – und warum sie dachte: „Ja, genau, das beantwortet all meine Fragen.“
- Was die Global Skills Matrix eigentlich ist: ein Framework mit fünf (bzw. 5A und 5B) Levels für Aufgaben & Fähigkeiten von Assistenzen.
- Der Unterschied zwischen Level 1 & 2 (repetitive, leicht automatisierbare Aufgaben) und Level 3–5 (Koordination, Projektmanagement, strategische Verantwortung).
- Warum KI vor allem Aufgaben auf Level 1 & 2 ersetzt – und wie Assistenzen das als Weckruf für Weiterentwicklung nutzen können.
- Wie Petronella mit der Matrix ihre Rolle analysiert hat: „Kann ich – mache ich – könnte ich – würde ich gern machen.“
- Wie sie mit einer Präsentation und der Global Skills Matrix ins Entwicklungsgespräch gegangen ist, um eine Chief-of-Staff-Weiterbildung zu verhandeln.
- Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen: Petronellas Arbeit beim NEVAS-Schlaganfallnetzwerk – von Telemedizin über Abrechnung bis hin zu Öffentlichkeitsarbeit und Kampagnen („Time is Brain“).
- Arbeit im Startup Bind-X: Warum sie Office Management, Exekutiv-Support, HR, Recruiting, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Compliance vereint – und was das mit Level 3, 4 und 5B zu tun hat.
- Was sich in der Global Skills Matrix 2026 geändert hat:
- Einführung von Level 5A (Administrative Leadership) und 5B (Business/Operations Leadership, z. B. Chief of Staff)
- KI-Kompetenz über alle Levels hinweg
- Unterstützung bei Ziel- und OKR-Formulierungen für Assistenzen.
Wie Assistenzen die Matrix konkret nutzen können:
- zur Selbsteinschätzung
- für Entwicklungsgespräche mit Vorgesetzten
- als Grundlage für Zielvereinbarungen / OKRs
- als Referenz für Stellenausschreibungen.
- Warum Sichtbarkeit und Sprache wichtig sind: Assistenz als Karrierepfad, nicht als Durchgangsstation.
Konkrete Learnings für Assistenzen & Office Professionals
- Wie du mit der Global Skills Matrix ehrlich einschätzt, wo du heute stehst – und wohin du dich entwickeln möchtest.
- Warum du dich nicht mit einem „Level 1/2-Profil“ zufriedengeben solltest, wenn du deinen Job zukunftssicher machen willst.
- Wie du deine Aufgaben sichtbar machst: weg von „ich buche Reisen“ hin zu „ich sichere Umsatz & KundInnenbeziehungen“.
- Wie du Entwicklungsgespräche vorbereitest – inklusive Erfolgen, Impact und konkreten Ideen für deine nächste Rolle.
- Wie du OKRs und Unternehmensziele nutzt, um den Wert deiner Arbeit transparent zu machen.
- Warum es sich lohnt, Weiterbildungen (z. B. Chief of Staff) aktiv einzufordern – auch wenn Zeit & Budget knapp wirken.
Ressourcen & Empfehlungen aus der Folge
Global Skills Matrix & FachartikelBlogbeitrag von Saskia zur Global Skills Matrix 2026Blogpost zu OKRs im AssistenzalltagLinkedIn-Profil von Petronella Wanner
Bind-X – Biotech-Startup, in dem Petronella als Business Operations Manager tätig istNEVAS – Netzwerk zur Schlaganfallversorgung (ehemalige Station von Petronella)Wirtschaftskommission für Wirtschaft & Innovation, wo Petronella ehrenamtlich als Chief of Coordination mit Dan Bauer unterstütztChief-of-Staff-Weiterbildung
Buch „CEO Office“ von Katrin Stigge & Dan Bauer (Springer-Verlag)1 hr 4 min - Mehrere Chefs, ein Schreibtisch - S2 E19Wie Executive Assistant Ellen Merkelbach Prioritäten setzt und Grenzen wahrt
Heutiger Werbepartner: Haufe-Akademie - Sehen wir uns beim Haufe Kongress 2027?
Mehr Informationen.Highlights der Folge
- Mehrere Chefs, eine Assistenz: Wie Ellen ihr aktuelles Setting mit Prokuristin und Geschäftsführer beschreibt – und warum es heute so gut funktioniert.
- Zwischen den Stühlen: Was hilft, wenn Führungskräfte sich untereinander nicht einig sind – und wie Assistenz zur VermittlerIn werden kann.
- Mikro-Management im Alltag: Welche Erfahrungen Ellen gemacht hat und wie sie Schritt für Schritt Vertrauen aufbaut, bis „Kontrolle“ nicht mehr nötig ist.
- Die wichtigste Frage im Stress: Warum „Bis wann brauchst du das?“ zu Ellens Standardfrage geworden ist – und wie sie damit Prioritäten sortiert.
- Wenn alles auf dem Schreibtisch landet: Wie sie sichtbar macht, was in der Assistenz wirklich an Aufgaben liegt – und warum eine einfache Liste schon ein Augenöffner sein kann.
- Nein sagen lernen: Vom Chauffeur-Beispiel bis zur klaren Rollengrenze – warum Assistenz nicht alles übernehmen muss, sondern Lösungen organisieren darf.
- Gesunde Grenzen und Exit-Option: Wann es Zeit ist, die Reißleine zu ziehen, weil Strukturen, Dynamiken oder Charaktere nicht (mehr) passen.
- Moderne Assistenzrolle: Weg von „ich reagiere“ hin zu „ich gestalte, denke mit und übernehme Verantwortung“ – Ellens Haltung zur Rolle.
Ressourcen & Empfehlungen
Gast: Ellen Merkelbach – Executive Assistant & ProjektmanagerinHost: Saskia Hagendorf – Beraterin für effektive Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskraft, Speakerin & Co-Autorin
- KI im Office das eBook
- kostenfreier monatlicher KI im Office Newsletter
47 min - #Reflect&Learn Mai 2026 - Staffel 2, Episode 18K.I. im Office, Balance im turbulenten Mai & Einladung zum Live-Podcast mit Isabel von zur Gathen
Zum Live-Podcast kostenfreie Anmeldung für Freitag, 27.06.2026
Sie spricht darüber,
- warum ein interner Assistenztag mit dem Fokus K.I. im Office zu ihrem freudigsten Moment wurde,
- wie Sonne, Lesen und Qualitätszeit mit FreundInnen und Familie echte Energiequellen sind,
- welche kleinen Schritte helfen, das persönliche Leitwort Balance im Alltag wirklich zu leben,
- und weshalb ein Restaurantbesuch alleine mehr mit Selbstbestimmung und Mut zu tun hat, als man denkt.
Außerdem lädt Saskia dich zum Live-Podcast mit Isabel von zur Gathen ein, bei dem ihr gemeinsam auf die Zukunft der Assistenz, die Global Skills Matrix und die Entwicklung der Assistenzrolle blickt – mit Raum für deine Fragen.
16 min - Wie „Assistants@ZEISS“ 500 Assistenzen verbindetAssistenznetzwerke als Gamechanger mit Nicole Floruß
Heutiger Werbepartner: Haufe-Akademie - Sehen wir uns beim Haufe Kongress 2027?
Mehr Informationen.Highlights der Folge
- Ausgangssituation vor dem Netzwerk: Silos, wenig echter Austausch.
- Gründung von „Assistants@ZEISS“: vom Kernteam zum Netzwerk mit ca. 500 Assistenzen.
- Starke Erfolgsfaktoren: Sponsor im Top-Management, HR an Bord, klare Identität.
- Formate, die wirken: Wissensdatenbank, Austauschformate, Assistance Day.
- Wirkung im Unternehmen: schnellere Infos, mehr Sichtbarkeit, mehr Wir-Gefühl.
- Botschaften an Assistenzen & Führungskräfte: Rolle gestalten, Assistenz als Sparringspartner sehen.
Weitere Links und Ressourcen:
- LinkedIn-Profil von Nicole Floruß
- LinkedIn-Profil von Saskia
- KI im Office das eBook
- kostenfreier monatlicher KI im Office Newsletter
- Interne Agenda 2030 von ZEISS mit den vier Fokusthemen: Truly Global, Customer at the Core, High-Performing Teams und Speed.
- Folge 3 aus Staffel 1 zum Thema Jobcrafting (wie gestalte ich meinen Job so, dass er besser zu mir passt?).
- Folge 13 mit Esther Müller zum Thema Chief of Staff
56 min - KI im Assistenzalltag und im Recruitingprozess - Staffel 2, Episode 16Warum KI Assistenzen nicht ersetzt – sondern Kompetenzen sichtbarer macht
Highlights der Folge
- KI übernimmt zunehmend operative Routinen – Zeit wird frei für strategische und zwischenmenschliche Aufgaben.
- Ängste & Unsicherheiten: Jobverlust, Fehler der KI, Datenschutz, „Ich mache bestimmt etwas falsch“.
- Unternehmen brauchen klare Regeln & Leitplanken (z. B. Umgang mit KI, EU-AI-Act), damit Assistenzen sicher arbeiten können.
- Praxisbeispiele: Anneke nutzt KI für Transkripte, Zusammenfassungen, Sprachnachrichten & handschriftliche Notizen.
- Saskias „Automation Day“: E-Mails zusammenfassen, priorisieren und Antwortentwürfe per KI erstellen lassen.
- Im Recruiting sortieren ATS-Systeme Lebensläufe vor – Form und Struktur des CV werden noch wichtiger.
- KI hilft beim Optimieren von Lebenslauf & Anschreiben, ersetzt aber keine Ehrlichkeit und Persönlichkeit.
- Zentrale Zukunftsskills: Urteilsvermögen, Diskretion, Kommunikation, Organisation, Lernbereitschaft.
- Prompting: „Der Prompt ist fast immer das Problem“ – Assistenzen sind durch Delegationsstärke ideal fürs Arbeiten mit KI.
- KI ist kein reines Sparinstrument, sondern eine Budgetverschiebung – und Assistenzen bleiben als PartnerInnen der Führungskräfte unverzichtbar.
Weitere Links und Ressourcen:
- LinkedIn-Profil von Anneke Jahns
- LinkedIn-Profil von Saskia
- KI im Office das eBook
- kostenfreier monatlicher KI im Office Newsletter
- Langdock als KI-Tool
- Tools zum Lebenslaufcheck: https://www.jobscan.co und https://www.kickresume.com/en/ats-resume-checker/
Heutiger Werbepartner: Haufe-Akademie - KI Ausbildung für Assistenzen
Mehr Informationen.56 min - #Reflect&Learn April 2026 - Staffel 2, Episode 15Freudige Momente, Fokus statt Dauerstress und das größte Learning: Pausen bewusst einplanen
Highlights (zum Mitnehmen)
- Tag der Assistenz als Impuls für Sichtbarkeit: „Bitte, liebe Assistenzen, macht euch sichtbar.“
- Kraftort Natur/Meer: Runterkommen ohne Ablenkung, inklusive Lesen im Urlaub
- Hackathon & Fokus statt nebenbei: Ein Fokus-Window bringt oft mehr als „irgendwie zwischendurch“
- Bewegung als Balance-Mechanismus: kleine Inseln im Alltag – morgens, zu Fuß in Köln, am Strand
- Learning des Monats: Weniger „durchziehen um jeden Preis“, mehr bewusst frei & ohne Termine planen
- Loslassen im Mai: Perfektionismus reduzieren, Wichtiges von Unwichtigem trennen – auch mit KI automatisieren
Tag der Assistenz Aufruf
Tag der AssistenzReflexionsfragen für Dich:
- Was war Dein freudigster oder besonderer Moment im April?
- Was hat Dir besonders Energie gegeben?
- Was hast Du Neues ausprobiert oder gelernt?
- Was war Dein größtes Learning?
- Wie ist Dir Deine Balance gelungen?
- Was nimmst Du bewusst mit in den nächsten Monat?
- Worauf freust Du Dich im Mai?
Ressourcen & Empfehlungen:
Buch „KI im Office“ (E-Book)ANID (Assistenznetzwerk in Deutschland)Heutiger Werbepartner: Haufe-Akademie - KI Ausbildung für Assistenzen
Mehr Informationen.16 min - Einfach mal machen – Warum Veränderung & KI die Assistenz stärken - Staffel 2, Episode 14Vom sicheren Job in die Assistenz, KI als Chance und der Mut, die Komfortzone zu verlassen – Miriam Daffner teilt ihre inspirierende Geschichte.
Highlights der Folge
- Warum Miriam nach 15 Jahren den sicheren Job verlassen hat
- Wie man Veränderungen mutig angeht – trotz Familie & Verantwortung
- Assistenz: unterschätzt, vielseitig, unverzichtbar
- KI im Office – Bedrohung oder Booster?
- Welche Fähigkeiten Assistenzen auszeichnen, die KI niemals ersetzen wird
- Wie man Ängste überwindet und mit kleinen Schritten startet
- Warum „einfach mal machen“ manchmal die beste Strategie ist
- Die Assistenz als „Bürofeuerwehr mit Glaskugel“ – Miriams starkes Bild für unsere Rolle
- Tipps für Führungskräfte, die Assistenz besser verstehen wollen
Weitere Links und Ressourcen:
- LinkedIn-Profil von Miriam Daffner
- LinkedIn-Profil von Saskia
- KI im Office das eBook
- kostenfreier monatlicher KI im Office Newsletter
Heutiger Werbepartner: Haufe-Akademie - KI Ausbildung für Assistenzen
Mehr Informationen.32 min - Potenzial entfalten: Esthers Weg zu neuer Stärke - Staffel 2, Episode 13Ein Gespräch über Rollenwandel, Selbstfürsorge und neue Karrierewege
Highlights der Folge
- Esther erzählt, warum ihr früheres Selbstbild als „kleines Licht im Hintergrund“ sie klein hielt
- Wie eine Rollenveränderung zur Unterforderung führte – und in einen langen Krankenstand
- Frühwarnsignale: Woran Esther heute Belastungsgrenzen erkennt
- Der Wendepunkt: Eine Führungskraft, die echtes Potenzial erkennt
- Weiterentwicklung statt Weiterbildung – was wirklich den Unterschied macht
- Wie das Communication Support Team entstanden ist und warum interne Kommunikation ein unterschätztes Assistenztalent ist
- Mentoring als unerwartetes Talent – warum Esthers schwierige Phase ihr heute anderen hilft
- Perspektivwechsel: Warum Assistenzen nicht „nur im Hintergrund“, sondern im Machtzentrum wirken
- Was Führungskräfte über Assistenzen wirklich verstehen müssen
Weitere Links und Ressourcen:
- LinkedIn-Profil von Esther Mueller
- LinkedIn-Profil von Saskia
- KI im Office das eBook
- Chief of Staff Weiterbildung
45 min - Corporate Influencer in der Assistenz - Staffel 2, Episode 12Warum Sichtbarkeit für Assistenzen ein Gamechanger ist
Highlights der Folge:
- Was Corporate Influencing wirklich bedeutet – und warum es kein klassisches Influencer-Marketing ist
- Warum Assistenzen oft unterschätzt werden und welche Superkräfte sie als Corporate Influencer mitbringen
- Wie Sichtbarkeit und Wirksamkeit zusammenhängen
- Praktische Tipps, wie Assistenzen (und andere) erste Schritte in Richtung Sichtbarkeit gehen können
- Umgang mit dem inneren Kritiker und Vorbehalten im Unternehmen
- Sichtbarkeit: intern, extern und jenseits von LinkedIn
- Warum Führungskraft und Assistenz als Duo sichtbar werden sollten
- Inspirationen und Best Practices aus der Praxis
Weitere Links und Ressourcen:
- LinkedIn-Profil von Sophie Rickmann
- Working Out Loud / Frauenstärken-Programm
- Funke Mediengruppe (Inspiration: Yvonne Weiss)
- Beispiel: Corporate Influencer-Programme bei OTTO
- Inspiration: Diokirche Krefeld Frangels & Chef (Instagram)
- LinkedIn-Profil von Saskia
- KI im Office das eBook
52 min
About Fokus Assistenz - von Saskia Hagendorf
From the publisher's feed
Die Assistenz – oft unterschätzt, dabei unverzichtbar für Unternehmenserfolg!
In Fokus Assistenz sprechen wir über die moderne Assistenzrolle und warum sie weit mehr ist als reine Unterstützung. Hier dreht sich alles um effektive Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskraft, moderne Karrieremöglichkeiten und die strategische Bedeutung der Assistenz im Unternehmen.
Ich bin Saskia Hagendorf, Beraterin für Assistenzen und Führungskräfte, Trainerin und selbst seit über 10 Jahren in der Assistenz tätig. Doch das war nicht immer so – 2016 wollte ich die Assistenzwelt verlassen, weil ich dachte, es gäbe keine Weiterentwicklung. Heute weiß ich: Assistenz ist keine Sackgasse, sondern eine Schlüsselrolle für Unternehmenserfolg!
🎙 Was erwartet dich in diesem Podcast?
✔ Inspirierende Interviews mit Expert:innen und Praxisbeispielen aus der Assistenzwelt
✔ Handfeste Tipps für eine produktive Zusammenarbeit mit Führungskräften
✔ Neue Impulse für die persönliche & berufliche Weiterentwicklung
✔ Erfolgsgeschichten von Assistenzen, die ihre Rolle aktiv gestalten
✔ Direkte Umsetzungsmöglichkeiten für den Arbeitsalltag
👥 Für wen ist dieser Podcast?
Assistenzen, die ihre Rolle strategisch ausbauen und sichtbarer werden wollen
Führungskräfte, die mit ihrer Assistenz noch besser zusammenarbeiten möchten
Unternehmen, die moderne Assistenzstrukturen etablieren und stärken wollen
🔎 Staffel 1: Spannende Gäste & wertvolle Insights
In der ersten Staffel spreche ich mit meinen Co-Autor:innen aus dem Buch Chefsache Assistenz. Gemeinsam zeigen wir, wie vielseitig, wirkungsvoll und strategisch die Assistenz ist – mit Themen wie Social Media, Bewerbermanagement, Change Management und mehr!
💡 Mach mit!
Dieser Podcast lebt vom Austausch! Ich freue mich über dein Feedback, Themenwünsche oder Anregungen. Schreib mir auf LinkedIn oder besuche meine Website für weitere Inhalte.
📩 Jetzt abonnieren & keine Folge verpassen!
Denn eines ist klar: Assistenz ist Chefsache – und wir setzen gemeinsam den Fokus darauf! 🎧