【第２２８回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～⑦』

サンキャリア代表・田村が、外国人社員が産休・育休を取得する際の企業の対応ポイントを解説。

社会保険料の免除手続きや育児休業給付金申請の注意点を具体的に説明し、外国人社員特有の課題にも触れています。

適切な手続きや従業員へのサポートで、企業の人事労務管理を円滑に進めるための実践的な情報を提供。

外国人社員の多い企業や人事担当者に役立つ内容が満載です！

育児休業中の社会保険料免除は「計画的な管理」が重要

外国人社員が育児休業に入った場合、企業としては速やかに社会保険料の免除手続きを行う必要があります。具体的には、育休開始月から終了日の翌月の前月まで、健康保険料と厚生年金保険料が会社・本人ともに免除される仕組みです。

この手続きを行うには、「育児休業等取得者申出書」を管轄の年金事務所へ提出する必要がありますが、期限は「育児休業終了日から1ヶ月以内」とされており、うっかり対応漏れのリスクも。

そのため、会社側では従業員ごとの育休スケジュールを可視化し、産休・育休の各ステージに応じて手続き期限を事前に管理しておくことが不可欠です。

育児休業給付金の申請で気をつけたい「雇用保険の条件」と外国人社員特有のケース

育児休業中の生活保障として、雇用保険加入者に対して「育児休業給付金」が支給されますが、対象となるには以下の条件を満たす必要があります：

育児休業開始前2年間に「11日以上勤務した月」が12か月以上あること

ここで注意したいのが、外国人社員特有の事情。宗教上の休暇や帰省により長期欠勤した期間があると、この条件を満たさなくなる場合があるため、会社としても事前確認が必須です。

育休給付金の申請スケジュールと捺印の扱いに注意

育児休業給付金の申請は原則2ヶ月ごとに1回、ハローワークへ提出が必要です。申請には従業員本人の署名・捺印が必要となるため、郵送対応の準備や対応フローの周知が重要です。

また、事前に「育児休業給付金に関する確認書」を取得しておけば、以降の申請では署名・捺印を省略できる制度も存在します。本人の希望に応じてこの確認書の利用可否を確認し、手続きの負担を軽減する体制づくりを整えておきましょう。

外国人社員だからこそ必要な「わかりやすい手続き説明」

制度や申請様式が複雑な中、日本語に不慣れな外国人社員にとっては申請手続き自体がストレスになる場合も多くあります。

企業としては、手続きの内容だけでなく、「なぜ必要か」「どう申請するか」「どんな準備がいるか」まで噛み砕いて説明する姿勢が、安心感につながります。

制度活用を促進する意味でも、外国人社員向けのマニュアル作成や、社内での説明会の開催など、実務をサポートする工夫が有効です。

～お知らせ～

この番組は、社会保険労務士の田村が、働き方改革や労使関係の改善に役立つ情報を提供する番組です。また、外国人労働者や海外駐在員の労務管理に携わる企業の方にとって、現場で役立つ実務的なアドバイスもお届けしております。

本番組は、社会保険労務士事務所Sun＆Career代表の田村が毎週1回配信しているサンキャリアニュースの音声版チャンネルです。

本番組のパーソナリティーは社会保険労務士事務所Sun＆Career代表である田村のAI音声を使って配信しております。

この音声にはAIによる自動翻訳が使用されています。可能な限り正確な日本語訳を提供するよう努めておりますが、AIの特性上、一部の表現やニュアンスが正確に反映されない場合がございます。

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パーソナリティー：田村陽太

東京外国語大学外国語学部卒業。産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。

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【第２２７回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～⑥』

サンキャリア代表・田村が、外国人社員の産休・育休取得時に企業が対応すべき具体的な手続きや注意点を解説。

出産育児一時金の差額請求や育児休業取得申請書の提出依頼など、最新の制度改定に対応した実務対応を詳しく紹介しています。

外国人社員特有の課題にも触れ、企業がサポートする際のポイントを分かりやすくお伝えします。

産休・育休に関する労務管理に取り組む企業の皆様に役立つ情報をお届けします！

出産育児一時金の差額請求とは？外国人社員への案内が鍵

出産費用の経済的負担を軽減するために健康保険から支給されるのが「出産育児一時金」です。2023年4月以降は原則50万円に引き上げられ、医療機関の費用を上回るケースでは“差額申請”が必要となる場面もあります。

多くの場合、直接支払制度により医療機関が一時金を受け取る仕組みですが、差額が出た場合は、被保険者本人が申請を行う必要があります。

協会けんぽから送られる「支給決定通知書」や「差額申請書」を見てスムーズに申請できる方もいる一方で、外国人社員は日本語の文書に不慣れなため、制度を理解しきれず申請を逃すケースもあるのが実情です。

企業としては、これらの内容を外国人社員に対して丁寧に伝え、制度利用の“機会損失”を防ぐサポートが求められます。

育児休業申請は出産後の再提出が必要なケースも。対応タイミングに注意

育児休業は出産翌日から原則子が1歳の前日まで取得可能ですが、出産予定日と実際の出産日が異なると、育休期間がずれることがあります。

そのため、産前に提出した申請内容が実際と異なる場合は、出産後に再度「育児休業取得申請書」を提出してもらうことが重要です。原則、育休開始の1か月前までに申請が必要ですが、やむを得ない事情があれば1週間前の提出も認められます。

企業としては、出産が確認された段階で、できるだけ早く再提出を依頼するようにしましょう。

さらに、産前の段階で「育休申請書を再提出してもらう可能性がある」旨を本人に説明しておくことで、スムーズな手続きと信頼関係の構築につながります。

書類手続きは“自己責任”で終わらせない｜企業の伴走支援が信頼を生む

出産育児一時金や育児休業申請の手続きは、いずれも被保険者本人が行うことが原則です。しかし、外国人社員にとっては申請書類の書き方や制度の理解がハードルとなり、実質的な申請ができない可能性もあります。

企業としては、制度説明や書類の記入補助などを通じて、「知らなかった」「間違えた」ことによる制度利用の取りこぼしを防ぐことが重要です。

育児期は生活が大きく変化する時期でもあり、企業の支援が社員の不安軽減にもつながります。

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【第２２６回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～⑤』

サンキャリア代表の田村が、外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が対応すべき具体的な手続きについて詳しく解説。

産前産後休業中の申請書提出や社会保険料免除の手続き、出産手当金の申請方法など、企業が知っておくべき重要ポイントをわかりやすく説明しています。

特に、外国人社員が安心して制度を利用できるよう、企業側が配慮すべきポイントや効果的な対応例に焦点を当てています。

人事労務管理の課題に悩む企業必見の内容です！

産前産後休業における基本対応｜会社が担うべき3つの手続き

今回は、外国人社員が産前・産後休業に入る際に企業が行うべき人事労務管理手続きについて整理していきます。特に産休期間中の制度利用や社会保険料の取扱いには細かな注意が必要です。主な対応項目は以下の3つです：

産前休業の取得申請書の提出

産前休業は従業員からの請求によって取得されるため、本人からの申請書提出が必要です。多くの場合、産後休業・育休も見越して、まとめて申請がなされることが一般的です。

社会保険料の免除手続き

産前休業の開始日が属する月から、産後休業が終了した翌日の属する月の前月まで、健康保険・厚生年金の保険料が会社・本人ともに免除されます。これに関しては、「産前産後休業取得者申出書」を年金事務所に提出する必要があります。

なお、雇用保険料については勤務した期間に応じて課されるため、月途中の休業開始でも給与支払いがあれば保険料の控除が発生します。

出産手当金の申請サポート

出産手当金は健康保険の制度であり、無給となる産休期間中の生活保障の意味を持ちます。申請主体は従業員本人ですが、企業側は事業主証明欄の記入などで協力が必要です。

出産手当金の申請方法とタイミング｜従業員負担を軽減する配慮も必要

出産手当金は、原則として「1か月ごと」または「産後休業終了後まとめて」の2通りで申請できます。

1か月ごとの申請では複数回にわたって医師の証明書が必要になることもあり、医療機関によっては都度証明書の発行費用がかかります。

そのため、費用負担や通院の手間を考慮して、産後休業終了後にまとめて申請する方法も一案です。企業としては、従業員にどちらの方法が適しているかを丁寧に説明し、サポートできる体制を整えておくことが求められます。

外国人社員対応におけるポイント｜情報提供と丁寧な伴走支援が鍵

外国人社員の場合、日本の制度や保険制度に対する理解度が異なるため、手続きの流れや必要書類について丁寧な説明が必要です。

「書類を出すだけ」ではなく、産休のしくみ、申請のタイミング、費用面の留意点などを外国人社員の理解度に合わせて伝える姿勢が、信頼関係の構築につながります。

制度の利用をスムーズに進めるためには、制度の解説資料の多言語対応や、制度そのものをわかりやすく図解する工夫も重要です。

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【第２２５回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～④』

サンキャリア代表の田村が、外国人社員の産休・育休における業務引継ぎや復帰計画の重要性について解説します。

効果的な引継ぎの進め方や、休業中・復帰後の具体的な業務イメージの共有方法を詳しく紹介。

特に、休業前後に必要な面談の重要性や、長期的なキャリアプランのヒアリングを通じて、従業員の職場愛着度や勤務継続意思を把握するポイントに触れています。

制度の活用と労務管理リスクの軽減を目指す企業に必見の内容です！

引継ぎは“3か月前開始”が理想｜退職と同様の余裕を持った準備を

外国人社員の産休・育休取得に際して、業務の引継ぎは遅くとも産前休業の3か月前から開始するのが理想です。これは、退職時の引継ぎと同じく、代替社員の確保・育成、社内外の調整を行うのに十分な時間が必要だからです。

就業規則に「退職は3か月前までに申し出ること」と定める企業もありますが、それは業務引継ぎとリスク対応の観点から見ても妥当なルールです。産休・育休も同様に、組織運営や顧客対応に影響を与えるため、早期の対応と段取りが欠かせません。

就業ルールの丁寧な共有が、退職・育休時のトラブルを防ぐ

入社時に就業規則や退職・休業に関する基本ルールを書面と口頭で丁寧に説明しておくことが重要です。とくに外国人社員の場合、日本の職場慣行に不慣れなケースも多く、ルールの「暗黙の了解」に頼らず明文化と対話を行うことで、後のトラブルを防げます。

また、ルールに対して意見や違和感を持つ社員がいた場合は、その後の労務対応についても注意を払い、状況に応じた個別配慮をしていく必要があります。

復帰のイメージは“事前”と“事後”の2回以上確認する

出産・育休からの復帰後の働き方は、本人の体調や家庭状況の変化により大きく変化することがあります。

そのため、企業は産休前と出産後の少なくとも2回、面談を通じて復職の意思や働き方の希望をヒアリングすることが望まれます。

具体的には、フルタイムか短時間勤務かだけでなく、「10年後、20年後のキャリアをどう描くか」といった中長期的な視点も聞くことで、人材育成の視点や組織全体のキャリア設計にもつなげることが可能です。

給付金受給には「継続就労の意思確認」が重要な裏付けになる

雇用保険法に基づく育児休業給付金は、「育児休業後に就労を継続する意思」が前提条件となっている制度です。そのため、復職意思の有無を企業が面談等で事前に確認しておくことは、不正受給のリスク回避にも直結します。

実務では、ヒアリング内容を記録として残すとともに、社員との信頼関係を築き、誠実に対応していく姿勢が不可欠です。

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【第２２４回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～③』

サンキャリア代表の田村が、外国人社員が産休・育休を取得する際の業務引継ぎの重要性と実践方法について解説します。

代替社員を中心にした引継ぎのメリット、新しい視点を取り入れることによる業務効率化やリスク防止の具体例を紹介。

外国人社員の妊娠・出産報告から引継ぎ完了までのステップや、関係者間の面談によるスムーズな合意形成のポイントも解説しています。

円滑な人事労務対応を目指す企業の皆さまに必見の内容です！

引継ぎは“主導権の移行”がカギ｜代替社員が主体となる体制へ

外国人社員が産休・育休を取得するにあたり、業務の引継ぎはできるだけ早い段階で始めるべきです。

出産・育児という人生の大きな転機を迎える社員にとって、引継ぎ業務は後回しになりがちで、結果として代替社員が業務を引き継いだ後にトラブルが発生するケースも少なくありません。

そのため、妊娠・出産の報告を受けた時点で主担当を代替社員に移行し、早期に顧客対応も含めて実務の主導を握ってもらうことが重要です。これにより、産休・育休中の業務問い合わせリスクも最小限に抑えることができます。

引継ぎ面談は3者で実施｜上司の介入が品質を左右する

業務引継ぎの質を左右するのが、「産休・育休を取得する社員」「代替社員」「直属上司」の3者による面談の実施です。

上司が関与せず当人同士で引継ぎが進むと、前任者のやり方をそのまま踏襲する形になり、非効率なやり方やミスの再生産が起きることも。

上司が介在することで、双方の業務理解やリスク感覚のズレを調整し、代替社員主体のやり方での合意形成を図ることが可能になります。

このプロセスで、もし前任者の業務上の不備が発見された場合は、例外なく会社としてフィードバック・改善指導を行うことが重要です。

代替社員への移行は“業務改善”の好機でもある

引継ぎの主導権を代替社員に移すことは、「業務の安定継続」だけでなく、「業務改善」にもつながる好機です。

従来の業務を他者が見直すことで、新しいやり方や無駄の発見が可能となり、ミスの再発防止や顧客満足度の向上にも寄与します。

人の入れ替わりが発生するタイミングだからこそ、「なぜこのやり方なのか？」「もっと良いやり方はないか？」という問い直しが自然に生まれます。

産休・育休を“人事リスク”ではなく“改善の契機”ととらえる視点が、これからの組織運営には欠かせません。

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【第２２３回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～②』

サンキャリア代表の田村が、外国人社員の産休・育休取得時に企業が取り組むべき実務的なポイントを解説。

育児介護休業法や社内制度の共有方法、産休・育休取得の意向確認や面談の進め方、さらに多言語での情報提供の重要性について詳しくお伝えします。

外国人社員が安心して働ける環境づくりを目指す企業の皆さまに、実践的なアドバイスと支援方法をお届けします。

人事労務管理のヒントをぜひポッドキャストでご覧ください！

制度説明は「事前」が肝心。法改正とともに育休制度も伝える仕組みを

外国人社員が産休・育休を取得する際、企業がまず行うべきは「制度の事前共有」です。本人の妊娠・出産の有無に関係なく、定期的に育児介護休業法や社内制度の内容を説明する機会を設けましょう。

たとえば就業規則の改定タイミングや、労務相談窓口の設置に合わせて、法制度のポイントも伝えることで、従業員にとって「妊娠がわかったら早めに報告する」ことが自然になります。

早期報告があるほど、企業側も業務引継ぎや人材確保の準備に取り掛かれるため、双方向にメリットがあります。

外国人社員向け資料は「英語化」が最低ライン。本人への説明フォローも忘れずに

外国人社員への情報提供では、日本語だけではなく英語などの翻訳資料を準備することが望ましいです。英語が本人の母国語でなくても、第三者に内容を確認しやすくなるため、大きな助けになります。

ただし資料を渡すだけで終わらせず、内容を噛み砕いて口頭で補足説明することが大切です。外国人社員の日本語レベルに応じて説明方法を工夫し、理解度の確認をこまめに行いましょう。

このような積み重ねが、社員との信頼関係構築とスムーズな制度運用につながります。

面談では制度説明と本人の将来像の確認を両立させる

産休・育休の取得意思が確認されたら、企業側は「意向確認面談」を実施しましょう。厚労省が提供している「育児休業取得に関する意向確認チェックリスト」や「育休復帰支援面談シート」を活用することで、面談がスムーズに進められます。

この面談では、制度内容の最終確認に加え、「いつから休業するか」「復帰時期と職務内容はどうするか」といった具体的な就業イメージのすり合わせが重要です。

同時に、社員本人が今後どのようなキャリアを考えているか、チーム内の引継ぎへの配慮ができているかといった“働き方の姿勢”も確認する貴重な場です。

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【第２２２回】『外国人社員が産休・育休を取得する際に企業が意識すべきこと～➀』

サンキャリア代表の田村が、外国人社員の産休・育休取得に際して企業が意識すべきポイントを解説します。

最新の育児介護休業法改正や制度整備だけでなく、外国人社員が直面する不安や孤独感をケアする重要性を強調。

法律や制度に関する知識不足、母国との文化や法制度の違いなど、外国人社員特有の課題に対するサポート方法を具体的に探ります。

企業の人事労務管理の強化と、外国人社員が安心して働ける環境づくりを目指すヒントをお届けします！

制度整備だけで終わらせないために。外国人社員への真の支援とは

近年、育児介護休業法の改正が相次ぎ、企業側には従業員への制度周知や雇用環境整備など、対応すべき事項が増えています。2022年〜2025年にかけて段階的に施行されてきた法改正は、育休の取得促進を目的にしつつも、企業側の実務対応においても高いレベルの制度理解と運用力が求められます。

とりわけ、外国人社員が産休・育休を取得する場合、制度理解や精神的負担への配慮が不可欠です。日本語での法令や制度案内を読み解くことの難しさ、日本と母国との労務慣行の違い、そして周囲に前例が少ないという心理的ハードルが、大きなストレス源になっています。

外国人社員が抱える「見えない不安」に企業はどう向き合うか

外国人社員の多くは、以下のような不安や戸惑いを抱えています：

日本の産休・育休制度の知識が乏しい

難解な日本語での案内文書への抵抗感

同じ立場のロールモデルが社内にいない

出産・育児期に相談できる相手が身近にいない

こうした不安は、日本人社員とはまた異なる次元で存在しており、企業側が“通常対応”をしていても、相手には十分に伝わっていない・届いていないケースもあります。

したがって、面談での丁寧なヒアリング、制度説明の多言語対応、外部支援情報の共有など、個別性に応じたきめ細かなフォローが求められます。

制度対応＋αの“想像力”が人事部に求められている

産休・育休制度の導入や更新だけでは、外国人社員の不安を払拭することはできません。

「何を不安に思っているのか」「どのようなサポートを必要としているか」といった本人の声を丁寧に拾いあげ、制度面だけでなく生活面・精神面のフォローまで視野に入れる必要があります。

たとえば、産休前後の面談では、保育園申請の流れや各種行政手続きの相談にも応じるなど、“人事部だからこそできること”を拡張していく姿勢が求められています。

特に中小企業では、きめ細やかな配慮が“離職防止”や“長期的な定着”に直結するため、企業文化の一部としての人事的サポートがますます重要になってきています。

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パーソナリティー：田村陽太

東京外国語大学外国語学部卒業。産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。

サンキャリアのHP

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【第２２１回】『中小企業の人事部がやるべき業務やミッションとは？～⑤』

サンキャリア代表の田村が「中小企業の人事部の役割と求められる素質」を深掘り！

守秘義務を守る姿勢、リスクを予測し最小化する能力、そして「人」に対する深い興味を持つ重要性について語ります。

感情的な労務トラブルへの対応や「人を扱う奥深さ」を楽しむ心構えが、人事部の成功を左右する鍵。

人事部の本質と価値を知り、会社の成長を支えるためのヒントが詰まった内容です！

人事の役割は「平穏を保つこと」──リスクを予測し、芽を摘む力

中小企業の人事部にとって最大のミッションの一つは、「労働トラブルを未然に防ぐ」ことです。そのためには日常業務の中で、いかにリスクを洗い出し、将来的な火種を摘み取れるかが問われます。

例えば、メールの文面ひとつでも誤解を生まないかを慎重に見直し、給与データから部門の業務量に異変がないかを察知するといった、広く・深く観察する視点が必要です。小さな気づきが、大きな問題を防ぐ鍵になるのです。

「この人に、どう伝えるか」を考える力が問題解決の明暗を分ける

トラブルが起きた時、対応の速さも大切ですが、より重要なのは「誰に、どう伝えると円滑に解決できるか」を見極める力です。

相手の性格や価値観を理解している人事担当者であれば、対話の言葉選びや順序にも工夫ができ、こじれた問題も穏やかに解決へと導けます。この“人を見る目”は一朝一夕で身につくものではありませんが、日常的に意識することで着実に養われていきます。

「人が好き」だけでは足りない──本当に必要なのは“人を理解したい”という姿勢

人事部の仕事は、“人”そのものを扱う仕事です。しかし「人が好き」という感情だけでは足りません。

価値観、感情、育ってきた環境、働く背景……そうした個人の文脈に深く関心を持ち、多様な考え方を尊重できる人であることが、人事の適性として非常に重要です。

感情を論理でコントロールできないのが人間であり、だからこそ労務のトラブルは一筋縄ではいかないもの。そんな“人の難しさ”を面白いと感じられるかが、人事部に向いているかどうかの分かれ目です。

「売上を生まないから要らない部署」ではない。人がいる限り人事は必要だ

人事部は営業のように売上を直接生む部署ではありませんが、会社の“土台”を支える極めて重要な存在です。社内にトラブルを起こさず、誰もが安心して働ける環境を整えることは、組織のパフォーマンス全体に直結しています。

「人事は目立たないけれど必要不可欠な部署」──そうした理解がもっと広がってほしいというのが、田村のメッセージです。

～お知らせ～

この番組は、社会保険労務士の田村が、働き方改革や労使関係の改善に役立つ情報を提供する番組です。また、外国人労働者や海外駐在員の労務管理に携わる企業の方にとって、現場で役立つ実務的なアドバイスもお届けしております。

本番組は、社会保険労務士事務所Sun＆Career代表の田村が毎週1回配信しているサンキャリアニュースの音声版チャンネルです。

本番組のパーソナリティーは社会保険労務士事務所Sun＆Career代表である田村のAI音声を使って配信しております。

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【第２２０回】『中小企業の人事部がやるべき業務やミッションとは？～④』

サンキャリア代表・田村が語る「中小企業の人事部に必要な能力とマインドセット」。

人事部の特性から、守秘義務を守る重要性、リスク予知のスキル、そして「人」が好きであることの大切さを深掘りします。

また、公明正大でドライなコミュニケーションの価値や、特定の人に偏らず全従業員と接する姿勢についても解説。

人事部として求められる素質を理解し、信頼される組織運営を目指す方に向けた内容です！

「業務」だけでは語れない、人事部に求められる3つの素質

中小企業の人事部において、採用・労務といった業務知識に加えて重要なのが「マインド」や「ふるまい」といった人間性です。田村が考える、特に必要とされる素質は以下の3点に集約されます。

① 守秘義務を徹底し、信頼を裏切らない「口の堅さ」

② リスク予知と迅速な対応力を持ち、トラブルを未然に防げること

③ 誰よりも「人」に関心を持ち、フラットな関係を築けること

この3つは、人事部で働く上での“根本的な土台”とも言える重要な要素です。

「情報管理」は人事の生命線｜守秘義務を徹底できるかが信頼を決める

人事部では、給与、人事評価、異動希望、ハラスメント相談など、他部署では知りえない機密情報を多く取り扱います。中には、パワハラ・セクハラ・横領・内部通報などセンシティブな内容も含まれ、扱いを誤れば会社全体の信頼を損なうリスクもあります。

そのため、「絶対に情報を漏らさない」「誰に対しても公平である」という姿勢を常に保つことが、人事担当者にとって最も重要な資質の一つです。

“広く・浅く”が鉄則｜公平で中立的なふるまいが信頼を呼ぶ

特定の社員や上司と過度に親しくしたり、媚びるような姿勢は人事部には不向きです。なぜなら、人事部は社内の誰もが安心して相談できる「中立的な存在」でなければならないからです。むしろ、誰とも一定の距離感を保ちつつ、ドライにコミュニケーションを取れるタイプこそ、理想的な人事担当者といえるでしょう。

“正しく言う”勇気も必要｜フェアで堂々とした対応が信頼を生む

良いことは褒め、悪いことは立場に関係なく注意できる。そうした“公明正大さ”も、人事部にとって欠かせない資質です。社員が不安や不満を抱えたとき、信頼して相談できるかどうかは、日々の人事担当者のふるまいにかかっています。公平な態度で、誰に対してもブレずに接する姿勢が、相談しやすい雰囲気と組織全体の安心感を生むのです。

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【第２１９回】『中小企業の人事部がやるべき業務やミッションとは？～③』

サンキャリア代表・田村が解説する「中小企業の人事部が担う労務業務の全貌」。

労務担当の1年間のスケジュールを通して、社会保険手続き、給与計算、就業規則の整備、年末調整など、日々の細かい業務とその重要性に迫ります。

採用部門とは異なる「内務」の視点から、人事部の労務担当が果たす役割や求められるスキルを具体的に紹介。

人事業務の全体像を理解したい方におすすめのポッドキャストです！

労務担当の年間スケジュールとは？まずは春の繁忙期から

中小企業の人事部の中でも、採用と並ぶもう一つの柱が「労務担当」です。労務は4月〜7月が特に多忙となり、新入社員の社会保険手続き、給与情報の登録、年度末退職者の各種処理に追われます。また、36協定や変形労働時間制の届出、新年度の住民税の登録、労働保険年度更新や社会保険の算定基礎届といった法定手続きも集中する時期です。これらの対応は会社全体の制度運用に直結するため、正確性とスピードが求められます。

夏〜秋は“整備と点検”の時期。制度を見直し、就業環境を整える

8月〜10月は比較的業務量が落ち着く「労務の閑散期」とされます。この時期には、労働時間や有休取得状況のチェック、健康診断結果の整理、就業規則の見直しなど、制度整備や内部統制を強化する業務が中心となります。日頃後回しになりがちな「重要だけど緊急ではない業務」に取り組むことで、次の繁忙期への備えができます。

年末は調整と支給の山場。年末調整・賞与計算・評価面談も集中

11月〜1月は年末調整と賞与支給関連業務が重なる、労務担当にとっての山場です。年末調整では、各社員の税務書類確認、所得額の確定、還付・追徴の処理などを通じて給与計算に直接反映されます。また賞与支給の企業では、業績評価面談や賞与原資の配分なども労務が担う重要な役割です。従業員満足度や信頼感にも関わるため、正確性だけでなく丁寧なコミュニケーションも求められます。

年度末は次年度への準備と法改正への対応がカギ

2月〜3月には、次年度の労働関係法令の改正点の確認と社内制度の見直しが行われます。あわせて、年度末の退職者との手続きや引継ぎ、労務上の対応も発生します。退職者が多くなるこの時期は、送別会の調整や書類処理の漏れ防止なども含めて、柔軟な対応力が求められます。

給与計算は“月に一度の信頼構築”｜労務担当の本質的な使命とは？

労務担当は、上記の季節業務に加えて毎月必ず発生する「給与計算」という基幹業務を担います。給与明細は従業員にとって生活の土台であり、会社への信頼を測る指標でもあります。特に給与誤りは従業員の不安に直結するため、1円単位での確認が日常業務の中で求められる、非常に神経を使う作業です。この“縁の下の力持ち”ともいえる役割が、労務担当の真の価値です。

「採用」と「労務」──異なる特性の両輪を理解することがキャリアの鍵

前回ご紹介した採用業務とは対照的に、労務担当は“内向き”かつ制度的な業務が中心となります。コミュニケーション力が求められる採用に対し、労務は緻密な処理能力や制度理解、集中力が不可欠です。人事部としてのキャリアを築くうえでは、両部門の役割を早い段階から理解し、幅広い業務を経験しておくことが将来的な成長につながると私は考えています。

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パーソナリティー：田村陽太

東京外国語大学外国語学部卒業。産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。

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