Anfang des Jahres 2018 haben wir das Thema "Metadaten" im Interview mit Sophie von Brühl schon kurz angeschnitten. Da es sich unserer Meinung nach aber um ein sehr wichtiges und spannendes Thema handelt, widmen wir diesem heute eine ganze Folge nuboRadio.

Außerdem gibt es einen aktuellen Anlass sich mit dem Thema Metadaten zu beschäftigen, denn bald werden wir diese in Kürze auch in den Dateien in Microsoft Teams verwenden können.

Was sind Metadaten?

Was sagt den eigentlich der Duden über Metadaten?

„Daten, die anderen Daten übergeordnet sind“

Also sind Metadaten Informationen über Daten. Das heißt, sie beschreiben die eigentlichen Daten auf eine Art und Weise. Jeder von Euch ist Metadaten schon begegnet, denn dafür müsst Ihr nur den Explorer öffnen und Euch eine Liste Eurer Dokumente oder Bilder anzeigen lassen. Hier seht ihr dann schon Metadaten: Geändert am, Erstellt am, Größe, Dateiendung und so weiter. All dies sind Metadaten von Dateien. Zur bildlichen Erklärung greifen wir gerne noch einmal den schönen Vergleich aus dem Interview mit Sophie auf: Bei Menschen wäre das z. B. die Augen- oder Haarfarbe. Ob blau oder braun, ob blond oder rothaarig.

Bestimmte Metadaten werden automatisch hinterlegt, so wie die zuvor genannten. Wir können aber auch mit Metadaten arbeiten, diese selbst festlegen und uns so zu Nutzen machen. Dies bringt uns schon zu unserer zweiten Frage:

Jeder Mitarbeiter kann sich in einer Dokumentenbibliothek die für Ihn wichtigen Filter setzten und mit der Struktur, die für Ihn am besten passt, arbeiten.

Damit Euren Mitarbeitern der Zweck von Metadaten deutlich wird, ist es wichtig am Anfang verständlich zu erklären, was Metadaten sind und warum Ihr Euch erst einmal die Arbeit machen müsst die richtigen Metadaten zu finden und zu hinterlegen. Hier kommen wir auch schon zum dritten Schritt:

Welche Metadaten sind für Euch wichtig?

Die Metadaten sind im Bewusstsein der Mitarbeiter angekommen, jetzt geht es darum die richtigen Metadaten für Euch zu finden. Denn nicht für jeden Bereich sind dieselben Metadaten die Richtigen.

Bevor wir Metadaten zum Einsatz bringen, müssen wir uns Gedanken machen, welche Informationen über die Daten wichtig sind und uns bei der Suche helfen. Daher möchten wir Euch ein paar hilfreiche Stichpunkt mitgeben, die Euch bei der Planung Eurer Metadaten helfen sollen:

-Fangt damit an Euch Gedanken zu machen, nach welchen Begriffen Ihr suchen würdet - und notiert diese auch!

Metadaten könnt ihr in SharePoint in Websitespalten hinterlegen. Hier bieten sich verschiedene Spaltenarten an, um diese zu pflegen.

-Spalte mit Textfeld, die der Benutzer ausfüllt - Nachteil: es können Tippfehler passieren oder jeder verwendet wieder eigene und damit unterschiedliche Begriffen

Verwaltete Metadaten im Terminologiespeicher

Im Terminologiespeicher könnt Ihr Eure Metadaten einpflegen und als Baumstruktur abbilden. Dieser ist auch mit einer Berechtigungsregelung ausgestattet, sodass nicht jeder Mitarbeiter den Terminologiespeicher bearbeiten kann. Beachtet hier, dass nur Terminologiespeicheradministratoren den Termstore bearbeiten können. Diese werden vom Farmadministrator berechtigt.

Im Terminologiespeicher könnt Ihr verschiedene Gruppen anlegen. Diesen können eine Beschreibung und Gruppenleiter hinzugefügt werden, welche dann die Gruppe auch bearbeiten kann.

Der Gruppe werden dann Ausdruckssätze hinzugefügt, das sind die Überbegriffe z.B. Abteilungen, Standorte. Darunter wiederum werden die Begriffe gesammelt. In unserem Beispiel verschiedenen Abteilungen - Personal, IT, Controlling. Der Vorteil an dieser Metadatenstruktur ist, ihr könnt Synonyme oder andere Sprachen hinterlegen. Nehmen wir das Beispiel Personal. Hier hinterlegen wir noch die Bezeichnungen HR und Human Ressource. Sucht jetzt jemand nach diesen beiden Begriffen, findet er die Inhalte, bei denen Personal als Abteilung angegeben wurde.

SharePoint biete Euch mit dem Terminologiespeicher die Möglichkeit professionelle Metadatenstrukturen anzulegen. Allerdings solltet Ihr auch hier aufpassen, Eure Struktur nicht zu komplex und zu kompliziert werden zulassen.

Ihr habt noch Fragen rund um das Thema Metadaten und Terminologiespeicher? Wir helfen Euch gerne!