Píldoras para CRM

¿Te gustaría tener un registro de cuando cambia el valor de un campo?

Te voy a poner un ejemplo, en el seguimiento comercial de un posible cliente uno de los campos a los que yo más importancia le doy es al de "Estado del Posible Cliente" pues es el que me indica la situación o el estado en el que está la relación entre ese posible cliente y mi empresa.

Si quieres saber más sobre como realizar un seguimiento eficaz de tus posibles clientes te recomiendo que hagas el Curso seguimiento efectivo de leads

Este campo ("Estado de Posibles Clientes") es del tipo lista desplegable y sus valores indican las diferentes etapas por las que pasa, no contactado, intento de contacto, etc.

Hasta que apareció la posibilidad de activar la característica de la que te hablo hoy en este episodio, cuando cambiábamos por ejemplo de "no contactado" a "intento de contacto" no quedaba registro de este cambio de una forma visible y clara.

Activar el historial de seguimiento en ZOHO CRM

En el caso que quieras que ZOHO CRM te deje un registro claro y muy visible de la fecha en que se produce este cambio solo tienes que activar el historial de revisiones y ZOHO CRM se encargará de todo.

Gracias a esta característica tendrás un registro completo y podrás detectar incidencias o cuellos de botella entre una fase y otra lo cual te ayudará a mejorar tu proceso de ventas. Y por consiguiente a vender más.

¿Quieres formarte mejor en ZOHO?

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¿Te gustaría poder ordenar y separar tu correo electrónico en función de objetivos de ventas?

Una cuestión que muchos clientes me ha preguntado ya que es muy útil, el poder relacionar emails con una oportunidad o trato en ZOHO CRM. El problema es que hasta que apareció esta funcionalidad no había forma de hacerlo, pero esto ya es posible.

Sino te ha surgido esta duda, deberías aun así escuchar este episodio pues seguro que en el fondo lo necesitas.

Hablamos sobre como y la importancia de relacionar nuestros correos electrónicos a oportunidades de negocio ya que nos ayuda a segmentar la gran cantidad de correos electrónicos que mantenemos con nuestros clientes, pudiendo así separar en entre correos generales y correos en los que nos jugamos una oportunidad de negocio.

No dejes de escuchar este episodio, es muy muy interesante.

En mi ebook hablo sobre 5 tips o consejos de como mejorar la calidad de los datos tu CRM, y uno de ellos está muy relacionado con el tema de hoy, me refiero a la importancia de completar cuantos más datos mejor en la fichas de tu CRM. Si quieres saber más, te invito a que lo descargues.

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No voy a repetirme en lo obvio, cuanta más información tengas en tu CRM más eficiente serás en tu trabajo y te aseguro que más ventas vas a cerrar, pues como dicen la información es poder.

Ahora y gracias a ZIA (Inteligencia Artificial de Zoho) nos lo pone mucho más fácil, pues es la propia ZIA la que en función de una serie de datos que ya has introducido en la ficha por ejemplo de un posible cliente, es capaz de buscar en internet y recuperar más datos.

¿Quiere saber cómo trabaja ZIA para obtener datos enriquecidos?

Pues te lo voy a contar en este episodio, donde te explicaré cuales son los campos claves que utiliza ZIA para localizar información, te descubriré que tiene en cuenta en función de si estas trabajando con el módulo de posibles clientes, contactos o cuentas.

Pero no quiero desvelarte nada más, haz click y escucha este episodio que seguro que descubrirá una nueva realidad.

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En el episodio de hoy hablaremos sobre una característica que fue publicada en Marzo del 2018 en ZOHO CRM, me refiero a los subformularios.

En términos simples, un subformulario es un formulario secundario o una tabla, que le permitirá incluir múltiples elementos en un formulario primario (posibles clientes, cuentas, contactos, etc.).

Al tener la suerte de poder colaborar con muchos clientes he visto un error muy habitual en el diseño de campos de una ficha o formulario principal, en la gran mayoría motivado por la necesidad de almacenar información histórica o que necesita tener más de un valor. Me explico, un caso muy claro, un asesor fiscal en la ficha de sus contactos necesitaba almacenar el histórico de las declaraciones de la renta (IRPF en España) de los años anteriores, para lo cual creó una batería de campos en la ficha del contacto con los nombres:

Importe IRPF año 2017

Importe IRPF año 2016

Importe IRPF año 2015

etc.

Esto como entenderéis es inviable por muchos motivos que no voy a explicar ahora.

La solución más adecuada pasaba por crear un modulo relacionado que con al menos dos campos uno para el año y otro para el importe, y crear así, un registro de uno a infinitos registros, pero ahora gracias a los subformularios esto se puede realizar de forma más sencilla utilizando un subformulario.

Además, usar un subformulario tiene la ventaja de que los datos relacionados quedan asociados y muy claramente visibles en la ficha de registro o formulario principal.

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Hoy quiero hablarte precisamente sobre eso, las reglas de validación de campos, una de las características que puede sacarte de más de un problema.

Una de las tareas más desafiantes en la ejecución de un sistema CRM es garantizar la validez de los datos en él. Un conjunto de datos mal mantenido puede costarle a una empresa de varias formas que: sus actividades se ralenticen, que tenga informes inexactos ya que es simplemente molesto tener que verificar manualmente los detalles de cada registro pues siempre tenemos que gestionar o realizar actividades más importantes.

Las reglas de validación lo ayudan a superar este problema al capturar el tipo incorrecto de datos incluso antes de que pueda ingresar a CRM.

Conceptos básicos de las reglas de validación

Las reglas de validación en Zoho CRM te permitirán definir  la exactitud y validez de los datos que introduces a tu CRM. Es decir, definirás los valores no deseados para un campo en una regla de validación. Si un valor de campo introducido para un registro coincide con los criterios definidos en la regla, CRM emitirá una alerta y no permitirá que se guarde el registro.

Al definir la regla de validación, puede elegir si se emite una alerta cuando se cumple una condición específica o cuando no se cumple la condición. 

Ejemplo : Si tú quieres que los descuentos del trato sean del 15%. Puede definir una regla de validación de dos maneras:

Lanzar alerta cuando no se cumpla la condición: se avisará al usuario cuando la condición no se cumpla o la cantidad ingresada sea inferior al 15%.

Lanzar alerta cuando se cumpla la condición: se avisará al usuario cuando el total del descuento ingresado cumpla con la condición especificada o sea superior al 15%.

Hoy quiero hablarte precisamente sobre eso, las reglas de validación de campos, una de las características que puede sacarte de más de un problema.

Una de las tareas más desafiantes en la ejecución de un sistema CRM es garantizar la validez de los datos en él. Un conjunto de datos mal mantenido puede costarle a una empresa de varias formas que: sus actividades se ralenticen, que tenga informes inexactos ya que es simplemente molesto tener que verificar manualmente los detalles de cada registro pues siempre tenemos que gestionar o realizar actividades más importantes.

Las reglas de validación lo ayudan a superar este problema al capturar el tipo incorrecto de datos incluso antes de que pueda ingresar a CRM.

Conceptos básicos de las reglas de validación

Las reglas de validación en Zoho CRM te permitirán definir  la exactitud y validez de los datos que introduces a tu CRM. Es decir, definirás los valores no deseados para un campo en una regla de validación. Si un valor de campo introducido para un registro coincide con los criterios definidos en la regla, CRM emitirá una alerta y no permitirá que se guarde el registro.

Al definir la regla de validación, puede elegir si se emite una alerta cuando se cumple una condición específica o cuando no se cumple la condición. 

Ejemplo : Si tú quieres que los descuentos del trato sean del 15%. Puede definir una regla de validación de dos maneras:

Lanzar alerta cuando no se cumpla la condición: se avisará al usuario cuando la condición no se cumpla o la cantidad ingresada sea inferior al 15%.

Lanzar alerta cuando se cumpla la condición: se avisará al usuario cuando el total del descuento ingresado cumpla con la condición especificada o sea superior al 15%.

En mi experiencia como consultor e implantador de ZOHO CRM todavía me encuentro en muchos clientes que todavía no usan los formularios de ZOHO y la verdad creo que no son conscientes del trabajo que da esto y el tiempo que les está robando, después oigo comentarios del tipo es que no tengo tiempo.

¿Tu web todavía te entrega los datos de los formularios por email?

Si es así tengo una gran noticia para ti, en este episodio te explico que ya puedes automatizar el alta de posibles clientes desde este correo.

Si y es gracias a una característica que se lanzó en marzo del 2018.

Si todavía estás en esta etapa en la que no tienes automatizado la captación de leads desde tu web puede ser que te han hecho una web y la empresa que has contratado no sabía integrar el formulario web con ZOHO CRM o si eres tu el que lo ha hecho te pase lo mismo.

Aunque también tienes un curso en la Academia sobre como poder modificar el diseño de formularios de ZOHO en el curso Formularios ZOHO para WordPress

Otra opción es que el diseño de tu web no encaje bien con los formularios de ZOHO CRM, pues sea el motivo que sea, ahora tienes una solución rápida, usar esta característica llamada “Email Parser”.

No obstante, si eres alumno tienes una píldora premium donde te explico como configurar y utilizar esta fantástica solución.

En mi experiencia como consultor e implantador de ZOHO CRM todavía me encuentro en muchos clientes que todavía no usan los formularios de ZOHO y la verdad creo que no son conscientes del trabajo que da esto y el tiempo que les está robando, después oigo comentarios del tipo es que no tengo tiempo.

¿Tu web todavía te entrega los datos de los formularios por email?

Si es así tengo una gran noticia para ti, en este episodio te explico que ya puedes automatizar el alta de posibles clientes desde este correo.

Si y es gracias a una característica que se lanzó en marzo del 2018.

Si todavía estás en esta etapa en la que no tienes automatizado la captación de leads desde tu web puede ser que te han hecho una web y la empresa que has contratado no sabía integrar el formulario web con ZOHO CRM o si eres tu el que lo ha hecho te pase lo mismo.

Aunque también tienes un curso en la Academia sobre como poder modificar el diseño de formularios de ZOHO en el curso Formularios ZOHO para WordPress

Otra opción es que el diseño de tu web no encaje bien con los formularios de ZOHO CRM, pues sea el motivo que sea, ahora tienes una solución rápida, usar esta característica llamada “Email Parser”.

No obstante, si eres alumno tienes una píldora premium donde te explico como configurar y utilizar esta fantástica solución.

En el episodio de hoy voy a explicarte como podrás conocer de una forma muy rápida y sencilla en que posibles clientes (en adelante PC), cuentas, contactos, tratos, etc. ha trabajado o no tu equipo de ventas.

¿Que me aportan?

Sin duda una de las cosas que resulta más compleja es saber que datos (sea del módulo que sea) están llevando un seguimiento adecuado o no.

Creo que es una situación más habitual de lo que debería, pero el día a día no deja, en la mayoría de las ocasiones, poder saber el nivel de efectividad que tu o tu equipo comercial esta realizando a tus clientes o posibles clientes, para que no se sientan olvidados.

Pues esto ya tiene solución pues gracias a los nuevos filtros avanzados de los que te hablo hoy te permiten auditar aquellos registros (PC, contactos, tratos, etc.) que llevas al día y cuales no, y esto como entenderás es vital.

¿Cuales son estos nuevos filtros?

Aunque te lo explico en más detalle en el audio del episodio, te pongo esta captura de pantalla para que los identifiques en tu ZOHO CRM.

Como puedes ver son 4 filtros que te permiten realizar diferentes configuraciones en los filtros para localizarte aquellos registros que buscas. Te recomiendo que jueges con ellos pues te van a aportar un gran valor

En el episodio de hoy voy a explicarte como podrás conocer de una forma muy rápida y sencilla en que posibles clientes (en adelante PC), cuentas, contactos, tratos, etc. ha trabajado o no tu equipo de ventas.

¿Que me aportan?

Sin duda una de las cosas que resulta más compleja es saber que datos (sea del módulo que sea) están llevando un seguimiento adecuado o no.

Creo que es una situación más habitual de lo que debería, pero el día a día no deja, en la mayoría de las ocasiones, poder saber el nivel de efectividad que tu o tu equipo comercial esta realizando a tus clientes o posibles clientes, para que no se sientan olvidados.

Pues esto ya tiene solución pues gracias a los nuevos filtros avanzados de los que te hablo hoy te permiten auditar aquellos registros (PC, contactos, tratos, etc.) que llevas al día y cuales no, y esto como entenderás es vital.

¿Cuales son estos nuevos filtros?

Aunque te lo explico en más detalle en el audio del episodio, te pongo esta captura de pantalla para que los identifiques en tu ZOHO CRM.

Como puedes ver son 4 filtros que te permiten realizar diferentes configuraciones en los filtros para localizarte aquellos registros que buscas. Te recomiendo que jueges con ellos pues te van a aportar un gran valor