Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher

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Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher episodes

August 13, 2015 Wie du mit der ALPEN-Methode deinen Arbeitstag strukturierst
Eine praktische Zeitmanagement-Methode
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„Wer sich nicht selbst führen kann, kann überhaupt niemanden führen.“ Dieses Zitat stammt von Management-Papst Peter Drucker – und er hat vollkommen recht! Mit der Eisenhower-Matrix, dem Pareto-Prinzip und der Pomodoro-Methode wurden hier schon einige Methoden zum Selbstmanagement erläutert. Heute kommt eine weitere hinzu: Die ALPEN-Methode.
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https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/wie-du-mit-der-alpen-methode-deinen-arbeitstag-strukturierst/
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August 06, 2015 Die 5 besten Gründe, Projektphasen zu definieren
Warum ein Phasenplan so wichtig ist
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Hat dein Projekt Phasen? Meilensteine? Ganz bestimmt. Sollte es Phasen und Meilensteine haben? Ganz sicher! Warum? Das schauen wir uns heute in diesem Artikel an. Kurz vorab: Was war noch einmal eine Projektphase?
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July 30, 2015 5 Wege, um deine Mitarbeiter am Projektende unglücklich zu machen
Bitte kein Beispiel daran nehmen.
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Erinnerst du dich? In der letzten Woche haben wir uns angeschaut, mit welchen Mitteln Projekterfolge gefeiert werden können. Vom kleinen „Danke“ bis hin zur Mega-Party ist alles erlaubt. Doch man kann so einen Projektabschluss auch so richtig vermasseln.
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https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/5-wege-um-deine-mitarbeiter-am-projektende-ungluecklich-zu-machen/
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July 23, 2015 7 Wege, um deine Mitarbeiter am Projektende glücklich zu machen
Das Projekt ist beendet – auf in das nächste? Bitte nicht!
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Das Projekt ist beendet – auf in das nächste? Bitte nicht! Ein ganz wesentlicher Punkt würde dann nämlich einfach wegfallen: das Feiern und das Wertschätzen der erbrachten Leistungen des Teams. Ist das überhaupt nötig? Muss man ein Team belohnen, weil es seinen Job macht? Sollte das nicht selbstverständlich sein?
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/7-wege-um-deine-mitarbeiter-am-projektende-gluecklich-zu-machen/
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July 09, 2015 Die Umfeldanalyse einfach erklärt
Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren erkennen
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Es war einmal ein Projekt. Ganz zu Beginn wurden viele Analysen durchgeführt: Eine Zieldefinition wurde vorgenommen, Stakeholder und Risiken wurden betrachtet. Doch da gibt es auch noch eine kleine und unscheinbare Methode, die vergessen wurde. Und auch in vielen anderen Projekten wird sie oft nicht gesehen: die Umfeldanalyse! Zu Recht? Lerne hier mehr über die Umfeldanalyse!
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/die-umfeldanalyse-einfach-erklaert/
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June 18, 2015 Klarheit in 3 Schritten: Projekt oder nur vage Idee?
Ist es ein Projekt oder nicht?
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Nicht jedes Projekt ist ein Projekt. Vor allem dann nicht, wenn dein Chef ständig Ideen für neue „Projekte“ hat – die aber nicht mehr als eine vage Idee sind. In diesem Artikel schauen wir uns mal einen typischen „Projektstart“ an und betrachten dann drei Schritte, mit denen etwas Ordnung in die Situation gebracht werden kann.
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June 18, 2015 Klarheit in 3 Schritten: Projekt oder nur vage Idee?

Nicht jedes Projekt ist ein Projekt.

Vor allem dann nicht, wenn dein Chef ständig Ideen für neue „Projekte“ hat – die aber nicht mehr als eine vage Idee sind. In diesem Artikel schauen wir uns mal einen typischen „Projektstart“ an und betrachten dann drei Schritte, mit denen etwas Ordnung in die Situation gebracht werden kann.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine typische Situation vor dem Beginn eines Projektes:

Beispiel Geschäftsführer Herr Willwas hat eine Idee! Das Unternehmen soll endlich moderner werden! Das papierlose Büro soll endlich Wirklichkeit werden. Alle Mitarbeiter sollen von nun an alle Dokumente nur noch im internen Intranet ablegen. Er wendet sich an Herrn Machdas, der in der IT-Abteilung arbeitet: „Wir wollen das papierlose Büro! Bitte umsetzen so schnell wie möglich.“ Was passiert in so einer Situation. Es gibt mehrere Möglichkeiten:1. Herr Machdas nimmt die Aufforderung als vage Idee wahr und wartet auf weitere Anweisungen. Es passiert nichts. Bis Herr Willwas sechs Monate später den Stand erfragt.2. Herr Machdas ist sehr pflichtbewusst und legt sofort los. Herr Willwas hat das Thema bereits wieder vergessen.2. Herr Machdas ist sehr pflichtbewusst und legt sofort los. Er arbeitet schon an der konkreten Umsetzung, als plötzlich Abteilungen auftauchen, die ganz andere Anforderungen haben, als die vorgesehene Lösung abdecken kann. Es wurde schon viel Geld investiert, nun entstehen weitere Ausgaben für die Änderung des Projektumfangs.4. Herr Willwas hat ganz konkrete Vorstellungen, äußert sie aber nicht. Herr Machdas arbeitet eine ganze Weile in die falsche Richtung.

Kommen dir diese Situationen bekannt vor? Sie sind gar nicht so unüblich im Alltag. Diese Situation des „Mach das mal schnell!“ ist eben sehr gefährlich.

Stattdessen sollten wir einmal tief durchatmen und die Idee (mehr ist es noch nicht) näher betrachten.

Handelt es sich überhaupt um ein Projekt?

1. Sind die Projektmerkmale erfüllt?

Die Projektmerkmale solltest du bereits kennen. Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, ob es sich überhaupt um ein Projekt handelt.

Ausführlich werden die Projektmerkmale hier vorgestellt. Wir prüfen Sie jetzt anhand des obigen Beispiels:

* Zielvorgabe:Gibt es schon ein genaues Ziel? Noch nicht so richtig. Aber das „papierlose Büro“ kann man sicher noch SMART ausformulieren. Wir haben also ein Ziel.* Zeitliche Begrenzung:Zwar ist noch kein Endtermin formuliert, aber es ist davon auszugehen, dass das Projekt nicht erst in ferner Zukunft abgeschlossen sein soll.* Begrenzte Ressourcen:Auch wenn wir es noch nicht genau wissen: Erfahrungsgemäß sind die Ressourcen für ein derartiges Projekt begrenzt. Finanziell und personell.* Projektspezifische Organisationsform:Da das Projekt nicht im Tagesgeschäft nebenbei abgehandelt werden wird, wird sicher ein Projektteam gebildet – das Projektmerkmal ist erfüllt.* Neuartigkeit & Einmaligkeit:Das papierlose Büro gibt es noch nicht – also können wir diese Merkmale als erfüllt betrachten.* Komplexität:Ja. Eindeutig.

Erstes Ergebnis: Jawohl, wir haben ein Projekt!

2. Welche Informationen liegen bereits vor?

Es ist extrem hilfreich, zu Beginn eines Projektes Informationen zu sammeln zu folgenden Themen:

* Historie des Projektes:Was ist schon gelaufen? Wer ist bereits involviert? Welche Vorarbeiten wurden schon erledigt? Lies
9 min
June 04, 2015 Wie du fundierte und schnelle Entscheidungen einholen kannst
Entscheidungsvorlage leicht gemacht
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Der Chef entscheidet mal wieder nicht? Im Lenkungskreis bekommst du nicht die Entscheidungen, die du für ein Weiterkommen im Projekt benötigst? Deine Mitarbeiter fordern ständig Entscheidungen von dir ein, ohne dir nähere Informationen zukommen zu lassen? Entscheidungsvorlagen können in solchen Situationen wahre Wunder wirken! Hör rein und erfahre, wie und warum sie eingesetzt werden.
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June 04, 2015 Wie du fundierte und schnelle Entscheidungen einholen kannst

Der Chef entscheidet mal wieder nicht? Im Lenkungskreis bekommst du nicht die Entscheidungen, die du für ein Weiterkommen im Projekt benötigst? Deine Mitarbeiter fordern ständig Entscheidungen von dir ein, ohne dir nähere Informationen zukommen zu lassen?Entscheidungsvorlagen können in solchen Situationen wahre Wunder wirken!

Schau dir an, wie und warum sie eingesetzt werden:

Was sind Entscheidungsvorlagen?

Entscheidungsvorlagen dienen dazu, eine Entscheidung zu einem Sachverhalt für eine übergeordnete Instanz vorzubereiten und von dieser einzufordern.

Im Projektmanagement werden sie überwiegend in folgenden Bereichen eingesetzt:

* in Lenkungskreissitzungen und Statusmeetings* wenn Probleme nach oben eskaliert werden müssen* im Bereich des Änderungsmanagements

Du siehst: Sie werden immer dann genutzt, wenn ein Projektbeteiligter eine Entscheidung nicht allein treffen kann.

Vorteile und Nachteile von Entscheidungsvorlagen

Die Nutzung solcher Vorlagen hat so einige Vorteile:

* Entscheidungen werden schneller gefällt, weil sie ausführlich vorbereitet wurden.* Entscheidungen werden fundierter gefällt, weil viele Informationen im Vorfeld recherchiert wurden.* Der Entscheidungsfindungsprozess wird dokumentiert durch Nutzung von Formularen.* Manche Fragen erledigen sich durch die intensive Vorbereitung bereits von selbst.

Dem gegenüber steht der Nachteil, dass die Entscheidung „nicht mal eben nebenbei“ gefällt wird, sondern durchaus einigen Aufwand verursacht. Und das ist in vielen Fällen gar kein Nachteil, sondern eine sinnvolle Investition, da wichtige Entscheidungen und Änderungen im Projekt ohnehin immer dokumentiert werden sollten.

Die besten Tipps

Beschreibe das WAS

Beginne damit, genau zu formulieren, was eigentlich entschieden werden muss. Sind es mehrere Punkte, so teile diese am besten auf. Je klarer der zu entscheidende Punkt formuliert wird, desto besser kann der Entscheider auch reagieren.

Nenne Alternativen

Eine Auswahl zwischen mehreren Alternativen: Das haben Entscheidungen nun mal so an sich:

* Nutzen wir Lieferant A oder B?* Gehen wir das Risiko ein oder nicht?* Ist Technologie 1 oder 2 für uns die bessere?

Einem Entscheider muss klar sein, welche Alternativen vorliegen.

Bewerte Alternativen

Das reine Nennen von Alternativen reicht nicht aus. Denn auf die kommt ein Entscheider oft auch von selbst. Die Bewertung spielt eine enorm große Rolle in einer Entscheidungsvorbereitung:

* Welche Vorteile haben die Alternativen?* Welche Nachteile stehen ihnen gegenüber?* Welche Konsequenzen hätten die Alternativen?* Welchen Aufwand verursachen sie?

Bei komplexen Entscheidungen bietet es sich an, zu Beginn Entscheidungskriterien festzulegen, anhand derer die Alternativen bewertet werden (z.B. Aufwand, Risiko …).

Gib eine Empfehlung ab

Versetze dich nun in die Rolle des Entscheiders: Wie würdest du entscheiden? Und vor allem: Warum würdest du so entscheiden?

Besonders, wenn du eine der Alternativen bevorzugen würdest, ist hier deine Chance, diese Alternative gut zu begründen. Gehe vor allem auf die Vorteile ein und nenne Konsequenzen, wenn diese Variante gewählt werden würde.

Nenne einen Termin

Gib an, bis wann eine Entscheidung gefällt sein muss, um das Projekt nicht zu verzögern.
7 min
April 30, 2015 Einen Projektplan erstellen in nur 7 Schritten
Die 7 W-Fragen
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Lass uns mal planen! Erfahrungsgemäß gibt es zwei Typen von Menschen im Projekt: Die einen halten von dem ganzen Planungskram nichts und betrachten ihn als vollkommen überflüssig. Die anderen können ohne Planung überhaupt nicht arbeiten, weil sie von Informationen überhäuft werden. Okay … vermutlich gibt es auch noch ein Mittelding. Mehr in der aktuellen Episode!
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Pragmatisches Projektmanagement für Macher: In kurzen und knackigen Folgen dreht sich alles um Praxis-Tipps und Projektmanagement-Methoden und den täglichen Projektwahnsinn.

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