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Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher
Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher episodes
- Einen Projektplan erstellen in nur 7 SchrittenLass uns mal planen!Erfahrungsgemäß gibt es zwei Typen von Menschen im Projekt:* Die einen halten von dem ganzen Planungskram nichts und betrachten ihn als vollkommen überflüssig.* Die anderen können ohne Planung überhaupt nicht arbeiten, weil sie von Informationen überhäuft werden.Okay … vermutlich gibt es auch noch ein Mittelding. Allerdings besteht kein Zweifel darüber, dass man als Projektmanager um Planungen und Pläne nicht herumkommt. Entweder, um sich überhaupt selbst organisieren zu können – oder aber weil es ganz einfach Verpflichtungen und Erwartungen von außen gibt.Wenn der Vorgesetzte kommt und du einen Projektplan erstellen sollst, dann ist der eben zu liefern. Und dann ist es gut zu wissen, wie man am besten vorgeht.Eine wunderbare Schritt-für-Schritt-Herangehensweise ergibt sich aus den 7W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?Mit der Beantwortung dieser Fragen wurde das Projekt einmal rundherum beleuchtet. Schau dir die Themenbereiche mal genauer an:Wo?Wo stehen wir im Projekt?Bevor es so richtig losgeht, sollte eine Betrachtung der Ausgangssituation erfolgen. Denn auch wenn das Projekt viele neue Informationen und Aufgaben für dich bereithält, sind auch schon jede Menge davon vorhanden – und die werden häufig vergessen.Hilfreiche FragenWelche Informationen liegen bereits vor?Welche Punkte sind klar und unklar?Wer ist bereits beteiligt?Was ist schon alles passiert?Welche Stärken und Schwächen sollten berücksichtigt werden?Warum?Warum wollen wir das Projekt durchführen?Ein unheimlich wichtiger – und trotzdem oft vernachlässigter – Punkt: Bei manchen Projekten kommt tatsächlich die Frage auf, warum es eigentlich jemals gestartet wurde. Das trifft jetzt sicher eher selten auf den Bau von Häusern zu, wenn der Nutzen offensichtlich ist. Aber in Unternehmen kommt diese Frage durchaus manchmal auf.Die Betrachtung des Projektnutzens ist deshalb besonders wichtig, weil damit auch für das Projekt immer wieder geworben werden kann. Ist der Nutzen klar, so können die Argumente in schwierigen Projektsituationen wieder hervorgezaubert werden.Hilfreiche FragenWelchen Nutzen hat das Projekt?Welche positiven Effekte erhoffen wir uns?Wann werden sich die Investitionen ausgezahlt haben?Welche Chancen können sich durch das Projekt eröffnen?Was?Was wollen wir im Projekt erreichen?Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Punkt der gesamten Liste: dem WAS! Über die Wichtigkeit von Projektzielen wurde schon viel geschrieben – und das völlig zu Recht. Ohne klare Idee, was genau erreicht werden soll, wird die Projektsteuerung zum Glücksspiel. Schließlich weiß niemand genau, wo eigentlich hingesteuert werden soll.Die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Konflikten zwischen Auftraggeber und -nehmer steigt erheblich, wenn keine Einigkeit über das WAS im Projekt herrscht. Wer will am Ende darüber entscheiden, ob das Projektergebnis erreicht wurde, wenn jeder implizit eine andere Vorstellung vom Ergebnis hat?Hilfreiche FragenWelche Haupt-Zielgrößen bestehen im Projekt, z.B. nach dem magischen Dreieck?Welche Ziele werden im Projekt verfolgt?Welche Ziele werden im Projekt nicht verfolgt?10 min
- Aufwandschätzung im Projekt: Ungeliebt und doch oft nötigWie lang wird es dauern?
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„Wie lang wird diese Aufgabe dauern?“ Diese Frage mag wohl keiner sehr gern. Woher soll man auch bei vielen Unwägbarkeiten wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Viel zu viele Dinge können sich anders entwickeln als gedacht!
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/aufwandschaetzung-im-projekt-ungeliebt-und-doch-oft-noetig/
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11 min - Aufwandschätzung im Projekt: Ungeliebt und doch oft nötig„Wie lang wird diese Aufgabe dauern?“Diese Frage mag wohl keiner sehr gern. Woher soll man auch bei vielen Unwägbarkeiten wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Viel zu viele Dinge können sich anders entwickeln als gedacht!Gerade in Projekten geht es meist darum, etwas Neues zu erschaffen. Beim Bau des fünfzehnten Fertigteilhauses mag eine Aufwandschätzung einfach sein. Aber wie sieht es bei der Entwicklung eines neuen Bauteils, Materials oder Software-Programmes aus? Themen, bei denen nicht abschätzbare Einflüsse eine große Rolle spielen?Brauchen wir Schätzungen noch?Die No-Estimates-Bewegung beschäftigt sich genau mit dieser Problematik und macht deutlich, dass Schätzungen im besten Falle ungenau, im schlechtesten schädlich für das gesamte Projekt sind.Und dennoch … dummerweise wird es in vielen Projekten (noch?) verlangt, dass zumindest grobe Aufwände geschätzt werden. Sei es, um ein Projektbudget in einem Unternehmen zu beantragen oder um externe Finanzmittel für ein Start-Up-Projekt zu beschaffen.Und deshalb ist es sinnvoll, grundlegende Schätzmethoden zu kennen, um „im Ernstfall“ angemessen reagieren zu können.Schauen wir uns an, welche Schätzmethoden in der Praxis helfen können!SchätzmethodenExpertenschätzungDu kennst dich mit einem Thema nicht so gut aus?Als Projektleiter ist das nicht ungewöhnlich. Schließlich gibt es genügend Fachleute, die viel tiefer in den inhaltlichen Themen stecken.Der Ansatz: Fragen wir doch mal jemanden, der sich damit auskennt. Eine sehr naheliegende und gebräuchliche Schätzmethode.BeispieleMitarbeiter A hat ein ähnliches Modul auf Basis der Datenbanktechnologie schon einmal entwickelt und kann die Komplexität einschätzen.Mitarbeiter B kennt die Produktionsabläufe in- und auswendig und kann Aufwände für experimentelle Versuche abschätzen.Tipps:* Stelle sicher, dass der Experte sich wirklich besser auskennt, als du.* Frage wenn möglich mehrere Experten. Schließlich gibt es immer unterschiedliche Persönlichkeiten: Du wirst von einem Vorsichtigen eine andere Schätzung als von einem Draufgänger erhalten.* Wähle als Experten möglichst eine Person aus, die auch am Projekt mitarbeiten wird. Das kann die Qualität der Schätzung verbessern.AnalogiemethodenEine ebenfalls verbreitete und wirklich sehr intuitive Methode!Der Ansatz: Wir nutzen unsere Erfahrungen und nutzen diese für neue Schätzungen.BeispieleMitarbeiter A hat im letzten Jahr die Weihnachtsfeier organisiert und kann basierend auf diesen Erfahrungen neu schätzen.Mitarbeiter B hat schon drei Bauprojekte ähnlichen Typs geleitet und kann die Erfahrungen in die neue Schätzung einbringen.Tipps:* Die Methode eignet sich naturgemäß besonders bei Projekten mit ähnlichem Inhalt und ähnlicher Größe und Komplexität.* Erfahrungen und Fehlschätzungen im abgelaufenen Projekt sollten für die neue Schätzung berücksichtigt werden.Der Bottom-Up-Ansatz: Vom Feinen zum GrobenAuch der nächste Ansatz zur Schätzung von Aufwänden ist sehr intuitiv:Der Ansatz: Ich überlege, was alles zu tun ist, schätze die Aufwände für die kleinen Aufgaben und summiere alles auf. Und hoffe,11 min
- Die Phasen der Teamentwicklung: Wie produktiv ist dein Team?Die Teamuhr nach Tuckman
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Neues Team, neues Glück? Projekte sind häufig interdisziplinär besetzt. Und nicht immer kennen sich die Mitglieder des Projektteams bereits. Ganz häufig entsteht so ein bunter Mix aus Personen und Qualifikationen. Und dieser Mix soll möglichst schnell und unkompliziert auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Und das ist gar nicht immer so einfach.
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/die-phasen-der-teamentwicklung-wie-produktiv-ist-dein-team/
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11 min - Die Phasen der Teamentwicklung: Wie produktiv ist dein Team?Neues Team, neues Glück?Projekte sind häufig interdisziplinär besetzt. Und nicht immer kennen sich die Mitglieder des Projektteams bereits. Ganz häufig entsteht so ein bunter Mix aus Personen und Qualifikationen. Und dieser Mix soll möglichst schnell und unkompliziert auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.Und das ist gar nicht immer so einfach.Dass es durchaus gewissen Anlaufschwierigkeiten geben kann, ist ja klar. Aber das Ziel sollte schon immer sein, ein selbständig arbeitendes und motiviertes Team zu haben. Ein Team, dem du nicht ständig auf die Finger schauen musst.Und das ist auf jeden Fall möglich!Es dauert nur meist eine Weile.Nun wäre es doch schön, wenn du a) wüsstest, wo dein Team gerade steht und b) was du tun kannst, um dein Team möglichst schnell in diese produktive Phase zu führen. Oder?Es gibt eine gute Nachricht: Es gibt ein Modell, an dem du dich orientieren kannst! Ein Modell, das die Phasen der Teamentwicklung sehr schön und anschaulich beschreibt:Die Teamuhr nach TuckmanDie Teamuhr nach Bruce Tuckman stellt ein Modell der Teambildung dar. Der Prozess wird in fünf Phasen unterteilt, die jeweils eigene Merkmale aufweisen.Für Projektleiter ist dieses Modell unglaublich nützlich, um den aktuellen Stand des Teams einschätzen zu können und um es zielgerichtet in die nächste Phase zu führen.Ursprünglich gab es mal nur 4 Phasen. Erst später wurde mit der Adjourning-Phase (Auflösung) eine fünfte Phase ergänzt.Schauen wir uns die Phasen einmal genauer an:Die Forming-PhaseIn der ersten Phase, dem Forming (Test-Phase), steht das Kennenlernen der Mitglieder im Vordergrund. Der Umgang ist häufig noch sehr reserviert, vorsichtig und höflich. Man kennt sich eben noch nicht.Klare Ziele und genaue Prozesse liegen noch nicht vor. Dementsprechend ist die fachliche Leistungsfähigkeit noch sehr gering.Aufgaben für den Projektleiter:* Er spielt die Rolle des Gastgebers.* Er unterstützt den Kennenlernprozess.* Er sorgt dafür, dass sich alle wohl und willkommen fühlen.* Er achtet darauf, dass alle Beteiligten gut informiert sind.Dass das Team nicht allzu lange in dieser Phase bleiben sollte, ist sicher klar. Also auf in Phase 2!Die Storming-PhaseIn der Storming-Phase (Kampfphase) kommen sich die Teammitglieder näher – und zwar sowohl positiv als auch negativ. Die Personen merken so langsam, „mit wem sie können“ – und mit wem eben nicht. Häufig bilden sich Grüppchen und unterschwellige Konflikte und Spannungen entstehen.In vielen Fällen wird deutlich, dass die Arbeitsaufgabe komplizierter ist, als ursprünglich angenommen. Der erste Motivationseffekt ist verpufft, und es herrscht eine hohe Orientierung auf Probleme. Doch statt diese sachlich zu lösen, werden die Konflikte auf einer persönlichen Ebene ausgetragen.In dieser Phase ist der Projektleiter besonders gefragt:* Er fungiert gleichermaßen als Schlichter und Antreiber.* Er sollte das Ruder nicht an sich reißen. Das könnte dazu führen, dass das Team in dieser wenig konstruktiven Phase verbleibt.* Er sorgt dafür, dass Konflikte nicht unter den Teppich gekehrt werden und jeder zu Wort kommen kann.* Er schafft eine Atmosphäre offenen Klimas.* Er sorgt dafür, dass Konflikte nicht eskalieren.* Er lenkt den Fokus des Teams auf die Projektziele.11 min
- 7 einfache Wege, deine Mitarbeiter zu motivierenMotivationsboost ganz einfach
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Wenn du an dein aktuelles Projekt denkst: Bist du motiviert? Und gleich die zweite Frage hinterher: Ist dein Team motiviert? Im Idealfall lautet auf beide Fragen die Antwort „Ja!“. Und das ist auch gar nicht so ungewöhnlich, denn Projekte haben grundsätzlich ein hohes Motivationspotenzial – aber auch bei deinem Team?
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/mitarbeiter-motivieren-im-projekt/
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10 min - 7 einfache Wege, deine Mitarbeiter zu motivierenIch habe eine Frage an dich:Wenn du an dein aktuelles Projekt denkst: Bist du motiviert? Und gleich die zweite Frage hinterher:Ist dein Team motiviert?Im Idealfall lautet auf beide Fragen die Antwort „Ja!“. Und das ist auch gar nicht so ungewöhnlich, denn Projekte haben grundsätzlich ein hohes Motivationspotenzial:Neuartige und spannende Vorhaben versprechen positive Herausforderungen. Gepaart mit komplexen Begleitumständen kann die Gesamtsituation für das Team oder den Einzelnen als sehr motivierend empfunden werden.Und das ist eine gute Sache!Hohe Motivation führt im Team zu höherer Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit. Ein Projektleiter sollte daher die Bedeutung der Motivation kennen und wissen, was er tun kann, um die Motivation hochzuhalten.Das Dumme ist:Die Motivationslehre geht davon aus, dass man Menschen nicht motivieren kann. Motivation muss immer aus der Person selbst herauskommen.Heißt das, dass du die Motivation des Teams gar nicht beeinflussen kannst? Zum Glück nicht! Denn als Projektleiter hast du die Möglichkeit, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Dies geschieht durch:* Steigerung der Selbstmotivation:Gestalte die Rahmenbedingungen des Projektes so, dass die Teammitglieder von sich aus heraus den Antrieb haben, ihr Bestes für die Erreichung der Projektziele zu geben.* Vermeidung von Demotivation:Gestalte das Projekt so, dass negative Rahmenbedingungen ausgeschaltet werden. Rahmenbedingungen, die dazu führen, dass das Team keinen Antrieb entwickelt, das Projekt voranzutreiben.Was also kannst du konkret tun?1. Den Projektnutzen hervorhebenWer arbeitet schon gern für etwas, was er als sinnlos erachtet? Vermutlich keiner.Wenn ich weiß, dass mein derzeitiges Vorhaben nur Zeitverschwendung ist, sinkt meine Motivation sofort ins Bodenlose. Und damit stehe ich ganz sicher nicht allein da.Deine Aufgabe: Betone immer wieder den Nutzen des Projektes, verleihe den Aufgaben Sinn! Hierbei gibt es zwei Ausprägungen:* Nutzen für die Organisation:Das kann eine Umsatzsteigerung des Unternehmens, eine Optimierung der Prozesse oder ein hervorragendes Dastehen der Abteilung sein.* Nutzen für den Einzelnen:Erweiterte Kenntnisse und Erfahrungen und die Sammlung von Qualifikationen sind Punkte, die für den Einzelnen positiv sein können.2. Realistische Ziele vorgebenNehmen wir ein kleines Beispiel.Wenn dir jemand sagt, dass du am kommenden Sonntag einen Marathon laufen sollst – bist du dann motiviert?Vermutlich nur, wenn du entweder ein super-fitter Langstreckenläufer bist, der gerade voll im Training steht, oder wenn du generell auf verrückte Herausforderungen positiv reagierst ;-)Die meisten Menschen reagieren jedoch nicht motiviert, sondern ablehnend und mit einer „völlig unrealistisch“-Haltung.In Projekten ist das ganz ähnlich.Ziele, die kaum oder nicht erreicht werden können, ersticken die Motivation. Gar nicht so viel anders verhält es sich mit Zielen, die zu niedrig gesteckt sind: Auch hier ist der Antrieb gering, sie unbedingt erreichen zu wollen.Das richtige Maß liegt also in der Mitte: erreichbar – aber ambitioniert.Vermutlich wirst du nicht immer in der Lage sein, die Ziele komplett selbst zu bestimmen. Aber innerhalb des Projektes kannst du Zwischenziele vorgeben...10 min
- Raus aus dem Gewohnheitstrott mit der Walt Disney-MethodeEinfach mal träumen
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Der Mensch ist ja ein Gewohnheitstier. Er ist in seiner eigenen Denkweise oft recht starr verankert. Genau das habe ich in einem Meeting kürzlich wieder erlebt. Es sollten Ideen für die Optimierung eines bestehenden Online-Shops für Mode gesammelt werden. Es entspann sich in etwa folgender Dialog: Kommt dir so etwas bekannt vor? Mehr in der aktuellen Episode!
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/walt-disney-methode-einfach-erklaert/
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9 min - Raus aus dem Gewohnheitstrott mit der Walt Disney-MethodeDer Mensch ist ja ein Gewohnheitstier.Er ist in seiner eigenen Denkweise oft recht starr verankert.Ein kleines BeispielGenau das habe ich in einem Meeting kürzlich wieder erlebt. Es sollten Ideen für die Optimierung eines bestehenden Online-Shops für Mode gesammelt werden.Es entspann sich in etwa folgender Dialog:Ein kleiner DialogA: Wir sollten super-hochauflösende Fotos verwenden, damit unsere Produkte so richtig gut rüberkommen!B: Das wird sich nicht gerade positiv auf die Performance auswirken. Find ich nicht so gut.A: Aber Folgendes bringt uns richtig nach vorn: Leute sollten ihre eigenen Körpermaße eingeben können, so dass sie virtuell unsere Kleidungsstücke anprobieren können! Damit senken wir auch die Rücksendequoten!B: Haben Sie eine Idee, was das kostet? Wie viele Daten gepflegt werden müssen??A: … und dann werden noch automatisch persönliche Vorschläge für die Optimierung des Outfits generiert!B: … ja aber …Kommt dir so etwas bekannt vor?Glaube mir: Beide Parteien haben das Meeting wenig zufrieden verlassen. Durchaus verständlich:A hat ambitionierte Ideen und möchte einen Schritt nach vorn gehen. Er fühlt sich blockiert und ausgebremst von B. Die Ambitionen sollten wir B auch gar nicht absprechen! Er denkt nur gleich weiter und schaut, welche Probleme bei der Umsetzung auftreten könnten. Er hat das Gefühl, dass Einwände und Bedenken nicht gehört werden und die Probleme dann (wie immer) während der Umsetzung auftreten.Die gute Nachricht ist:Die Einstellungen und Ansichten beider Parten sind wertvoll und nützlich. Bringt es uns was, wenn wir nur hochfliegende Ideen haben, diese aber immer auf’s Neue während der Umsetzung kollabieren? Oder aber auf ewig Ideen bleiben, ohne dass überhaupt etwas passiert?Genauso wenig bringt es uns etwas, wenn es zwar Ideen gibt, diese aber immer sofort kaputt geredet werden.Um gegenseitiges Verständnis aufzubauen und auch mal über den Tellerrand zu blicken, existiert eine sehr schöne Methode, die Personen dazu zwingt, eben mal anders zu denken. So dass andere Perspektiven eingenommen und der berühmte „Blick über den Tellerrand“ gewagt wird.Die Disney-MethodeDie Disney-Methode ist eine Kreativitätstechnik, die auf dem Konzept des Rollenspiels basiert. Zielstellung ist das Betrachten eines Problems aus unterschiedlichen Perspektiven. Die Technik zwingt die Teilnehmer, einen Sachverhalt aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten, als es ihrer üblichen Persönlichkeitsstruktur entspricht.Die Disney-Methode wurde tatsächlich von Walt Disney begründet. Nett: Sie kann allein oder im Team durchgeführt werden.Im ersten Schritt wird die Fragestellung, das Problem oder das Ziel möglichst konkret formuliert. Anschließend wird es aus unterschiedlichen Sichtweisen näher beleuchtet. Kernpunkt ist das Einnahmen von drei verschiedenen Rollen:Die RollenDer TräumerDer Träumer geht davon aus, dass alles möglich ist. Er sieht keine Risiken und Probleme, sondern geht von einer idealen Welt aus. In dieser Rolle darf (und soll sogar!) ohne Grenzen fantasiert werden.Diese Rolle fällt visionär veranlagten Menschen erfahrungsgemäß besonders leicht. Eher grüblerische Menschen müssen sich in dieser Rolle dazu zwingen, wirklich frei zu denken, statt in typische „Ja, aber …“-Haltungen zu verfallen.9 min
- Die ABC-Analyse einfach erklärtWenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.
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Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Ich liebe diesen Spruch. Denn er ist so wahr! Wenn wir alle Dinge im Projekt mit gleicher Priorität behandeln, wird folgendes passieren: Das Wesentliche wird nicht vom Unwesentlichen getrennt. Es wird Energie für unwichtige Dinge aufgewendet.
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/die-abc-analyse-einfach-erklaert/
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14 min
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Pragmatisches Projektmanagement für Macher: In kurzen und knackigen Folgen dreht sich alles um Praxis-Tipps und Projektmanagement-Methoden und den täglichen Projektwahnsinn.
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