Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher

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Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher episodes

February 19, 2015 Problemlösung im Projekt: So funktioniert die Ishikawa-Methode

Es gibt ein Problem. In deinem Projekt. Nur eins? Unzählige! Und die wollen (müssen) gelöst werden. Ein wichtiger Schritt in einem Problemlösungsprozess ist die Identifikation von Ursachen. Sind diese nämlich erst einmal gefunden, so können sie zielgerichtet beseitigt werden. Und hier kommen die Fischgräten ins Spiel.

Das Ishikawa-Diagramm

Was wollen wir tun? Möglichst viele Ursachen für ein Problem sammeln und strukturiert darstellen. Genau dafür eignet sich ein Ursache-Wirkungsdiagramm. Das Ishikawa-Diagramm (auch Fischgräten-Diagramm genannt) ist die beliebteste Darstellungsform, da sie Ursache- und Wirkungsbeziehungen übersichtlich darstellt. Das sind die Vorteile:

* detaillierte Sammlung von Ursachen für Probleme* Darstellung der Wirkungszusammenhänge von Problemen* übersichtliche grafische Darstellung* Methode zur visuellen Erarbeitung von Ursachen im Team* sinnvolle Strukturierung von Prozessen* leicht einsetzbar und erlernbar

Der Aufbau

Es ist wenig verwunderlich, woher das Diagramm seinen tierischen Namen hat. Die grafische Darstellung ähnelt ganz klar einem Fisch mit seinen Gräten. Das Diagramm besteht aus folgenden Bestandteilen:

* Der Kopf Hier wird das zu analysierende Problem notiert. Und zwar kurz und knackig.* Die Hauptgräten An den Hauptzweigen befinden sich mögliche Ursachen. Zur Orientierung werden mögliche Kategorien von Ursachen vorgegeben. Durchgesetzt hat sich eine Kategorisierung nach der 8M-Methode:

* Mensch
* Material
* Maschine
* Methode
* Mitwelt (eigentlich eher „Umfeld“ – aber das beginnt ja nicht mit „M“)
* Management
* Messbarkeit
* Money (ja, auch „Geld“ beginnt nicht mit „M“)

Nicht all diese Kategorien passen auf jedes Problem und müssen verwendet werden. Sie dienen einfach zur Orientierung. Solltest du andere Kategorien nutzen wollen – tu es!
* Verzweigungen An jedem Hauptzweig werden mögliche konkrete Ursachen notiert, die auch weiter verzweigt werden können.

Und so sieht das Ergebnis dann aus:

Der Ablauf

Wie also läuft so eine Ursachensammlung im Team ab? Schauen wir uns das mal an:

1. Diagramm vorbereiten

Zeichne zunächst das Diagramm. Nutze z.B. eine Vorlage wie die am Ende des Artikels.

oder zeichne es für eine Teamsitzung groß an Flipchart oder Whiteboard. Notiere das Problem im Kopf des Fisches und hinterlege die Hauptkategorien für mögliche Ursachen

2. Ursachen sammeln

Sammle Ursachen und ordne sie den Kategorien zu. Ursachen können auch in Haupt- und Nebenursachen untergliedert werden. Bei diesem ersten Schritt der Ursachensammlung ist es sinnvoll, sich an die Brainstorming-Regeln zu halten: Es geht hier noch nicht darum, nur qualitativ hochwertige Ursachen zu sammeln, sondern zunächst möglichst frei zu denken. Besonders im Team hilft das beim gegenseitigen Inspirieren. Deine Aufgabe als Moderator: Stelle Fragen! Ziel ist es, nicht nur die oberflächlichen Ursachen zu finden, sondern auch die weniger sichtbaren. Die perfekte Frage, um genau das zu erreichen: „Warum?“ Hinterfrage jede gefundene Ursache noch einmal, um das Problem tiefer zu durchdringen.

3. Vollständigkeit prüfen

Ob wirklich alle möglichen Ursachen gefunden wurden, wirst du wohl nie wissen. Aber eine abschließende Prüfung und Kontrolle aller Kategorien ist sinnvoll.

4. Ursachen bewerten und auswählen

11 min
February 12, 2015 Das fängt ja gut an: Mit dem Projekt-Kick-Off optimal ins Projekt starten
Es geht los!
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Es geht los!! Du kannst loslegen. Dein Projekt wurde offiziell freigegeben, so dass du nun loslegen kannst. Weißt du, worum es in deinem Projekt geht? Natürlich! Wissen alle Beteiligten, worum es in deinem Projekt geht? Noch nicht. Aha. Das ist der optimale Zeitpunk für ein Kick-Off-Meeting! Was ist ein Kick-Off? Eindeutige Antwort: Es kommt darauf an.
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/kick-off-meeting/
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11 min
February 12, 2015 Das fängt ja gut an: Mit dem Projekt-Kick-Off optimal ins Projekt starten

Es geht los!!

Du kannst loslegen. Dein Projekt wurde offiziell freigegeben, so dass du nun loslegen kannst.

Weißt du, worum es in deinem Projekt geht? Natürlich! Wissen alle Beteiligten, worum es in deinem Projekt geht? Noch nicht.

Aha. Das ist der optimale Zeitpunk für ein Kick-Off-Meeting!

Was ist ein Kick-Off?

Eindeutige Antwort: Es kommt darauf an, wen du fragst! ;-)

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, was der Sinn dieses Meetings ist, welche Inhalte es hat und wann es durchgeführt werden sollte. Ja, es wird sogar darüber diskutiert, ob ein Kick-Off überhaupt notwendig ist.

Als was das Meeting angesehen wird, hängt zu einem hohen Anteil davon ab, wann es durchgeführt wird:

* Vor der Projektplanung:Der Kick-Off findet zum Start des Projektes statt und kann naturgemäß den Beteiligten zunächst nur grobe Informationen über das Vorhaben liefern.* Nach der Projektplanung:Die erarbeitete Projektplanung wird vorgestellt und bereits detaillierte Informationen zum Vorgehen und zu Inhalten vermittelt.

In jedem Fall hat ein Kick-Off-Meeting den Charakter einer Informationsveranstaltung. Es werden in der Regel keine Inhalte erarbeitet oder Pläne erstellt, sondern den Teilnehmern die bereits vorliegenden Informationen vermittelt.

Was ist ein Kick-Off nicht?

Auch hier warne ich vor: Es gibt unterschiedliche Auffassungen zu dieser Fragestellung.

Ich tendiere dazu, den Kick-Off von einem Start-Workshop abzugrenzen. Während der Kick-Off eine Informationsveranstaltung in einer sehr frühen Projektphase ist, ist ein Start-Workshop eine Veranstaltung, in der „richtig gearbeitet“ wird. Zur Verdeutlichung stelle ich die beiden Meetings gegenüber:

Kick-Off-MeetingStart-WorkshopArt der VeranstaltungInformationsveranstaltungArbeitsveranstaltungGastgeberProjektleiterProjektleiterTeilnehmerProjektteam, Stakeholder, AuftraggeberProjektteam (ggf. Kernteam), ggf. Auftraggeber ErgebnisBeteiligte sind über Rahmenbedingungen des Projektes informiertAnalyse- und Planungsdokumente wurden erstelltZeitrahmenmax. 1-2 Stundenbis zu 3 Tagen

Teilnehmerkeis

So langsam wiederhole ich mich: Auch hier gibt es keine eindeutige Antwort, wer alles beteiligt sein sollte. Und das ist auch völlig verständlich und natürlich: Projekte und ihre Rahmenbedingungen sind unterschiedlich. Eine Aussage à la „es müssen immer Personen A und B“ dabei sein, wäre also ziemlich realitätsfremd.

Wo bei übersichtlichen Projekten die Information des Projektteams ausreicht, so kann bei strategisch wichtigen und unternehmensweiten Projekten die komplette Belegschaft inklusive Geschäftsführung beteiligt sein.

Du bist unsicher? Folgende Fragen könnten helfen:

* Wer ist an der Umsetzung des Projektes beteiligt?* Wer ist vom Projekt direkt betroffen?* Wer sind wichtige Unterstützer?* Wer ist der Auftraggeber?

Nutzen eines Kick-Off-Meetings

Es ist durchaus auch die Ansicht verbreitet, dass so ein Kick-Off überflüssig ist. Schließlich sollten alle Beteiligten bereits gut informiert sein, wenn das Projekt gut geplant wurde. Meine persönliche Meinung: Ich halte sie nicht für überflüssig. Und zwar aus folgenden Gründen:

* Motivation:So ein Kick-Off soll nicht nur informieren, sondern auch motivieren! Gleich zu Beginn eines Projektes können die Weichen so gestellt werden, wie du als Projektleiter es möchtest.* Kennenlernen:Die Teilnehmer lernen sich kennen.
11 min
February 05, 2015 Der Projektstrukturplan, Teil 2: Ablauf, Tipps und Tools
Der zweite Teil zum PSP
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Schauen wir uns den zweiten Teil zum Projektstrukturplan (PSP) an! Ich gehe fest davon aus, dass du weißt, was ein PSP ist. Wenn nicht, solltest du unbedingt noch einmal in diesem Artikel nachlesen. In diesem Folgeartikel schauen wir uns an, in welcher Reihenfolge dieser Plan erstellt wird und welche Werkzeuge sich hierfür eignen.
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/der-projektstrukturplan-teil-2-ablauf-tipps-und-tools/
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9 min
February 05, 2015 Der Projektstrukturplan, Teil 2: Ablauf, Tipps und Tools

Schauen wir uns den zweiten Teil zum Projektstrukturplan (PSP) an!

Ich gehe fest davon aus, dass du weißt, was ein PSP ist. Wenn nicht, solltest du unbedingt noch einmal in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Folgeartikel schauen wir uns an, in welcher Reihenfolge dieser Plan erstellt wird und welche Werkzeuge sich hierfür eignen.

Noch einmal zur Erinnerung: Erstellt werden soll eine übersichtliche Struktur, in der alle zu erledigenden Aufgaben im Projekt hierarchisch dargestellt werden.

Auf geht´s!

Ablauf

Die Kurzform, wenn es schnell gehen muss: Zeichne eine Mindmap und schreibe einfach alle Aufgaben auf, die zu deinem Projekt gehören. Der Vorteil: Es geht schnell und einfach. Der Nachteil: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass du etwas vergisst.

Etwas ausführlicher solltest du so vorgehen:

* Gliederung festlegenIm letzten Artikel bin ich bereits darauf eingegangen: Ein Projekt kann nach Phasen, Objekten oder Funktionen gegliedert werden. Entscheide dich am besten zu Beginn für ein Prinzip, so dass kein Durcheinander entsteht.* Vorgehen festlegenWer ist alles bei der Erstellung des PSP beteiligt? Soll das Projekt von oben nach unten immer weiter aufgegliedert oder eher von unten nach oben strukturiert werden? Lege also fest, wie bei der Erstellung vorgegangen werden soll.* Ausgangsinformationen ermittelnSehr praktisch: Du musst nicht komplett bei Null beginnen! In der Regel gibt es schon viele Informationen, die als Grundlage genutzt werden können: * Risikoanalyse: Welche Maßnahmen wurden zur Minimierung von Risiken beschlossen und müssen im Projekt berücksichtigt werden?* Stakeholderanalyse: Welche Maßnahmen wurden für den Umgang mit Stakeholdern festgelegt?* Zielanalyse: Welche Aktivitäten können aus den Projektzielen abgeleitet werden? * SammelnAuf Basis der Vorinformationen werden nun Aufgaben gesammelt. Dies kann gut in Form eines Brainstormings geschehen. Ziel: Möglichst alle zu erledigenden Aufgaben erfassen.* OrdnenVielleicht stehst du nun vor einem großen Haufen voller Aufgaben. Nun geht es ans Strukturieren: Durch Zusammenfassen und Untergliedern entsteht die Projektstruktur mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen.

Voilà!

Tipps

Wie tief gliedern?

Die Gliederungstiefe des PSP sollte immer der Projektgröße angemessen sein. Ziel: Schaffung einer größtmöglichen Übersicht. Ein PSP mit hunderten von Arbeitspaketen bei einem Großprojekt wird diese Anforderung nicht erfüllen. Im PSP wird hier eine gröbere Strukturierung verwendet, die dann in der Detailplanung konkretisiert wird. Kleinere Projekte können in der Regel bereits im PSP vollständiger abgebildet werden.

Grundsatz: Nicht so genau wie möglich, sondern so genau wie nötig!

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Nach welchem Gliederungsprinzip der PSP aufgebaut wird, hängt von Vorgaben im Unternehmen oder auch persönlichen Vorlieben hab. Wichtig sind eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Verständnis im Projektteam.

Welche Codierung anwenden?

Auch hier gibt es keine festen Regeln. Einziger Hinweis: Sehr lange und komplexe PSP-Codes erhöhen die Fehleranfälligkeit in der Praxis. Weniger ist hier manchmal mehr.

Tools

Per Hand

9 min
January 29, 2015 Der Projektstrukturplan, Teil 1: Nutzen und Aufbau
PSP Teil 1
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Manche Begriffe wirken doch irgendwie abschreckend. Mir ging es immer mit dem Projektstrukturplan (PSP) so. Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen? Mittlerweile weiß ich es besser. Und finde diesen doch etwas sperrigen PSP richtig gut.
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January 29, 2015 Der Projektstrukturplan, Teil 1: Nutzen und Aufbau

Manche Begriffe wirken doch irgendwie abschreckend.

Mir ging es immer mit dem Projektstrukturplan (PSP) so. Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen?

Mittlerweile weiß ich es besser. Und finde diesen doch etwas sperrigen PSP richtig gut.

Gleich vorab: Freunde der agilen Methoden werden die Hände über dem Kopf zusammenschlagen ob des Versuchs, ein Projekt schon von Beginn an komplett darzustellen.

Ich denke ja auch, dass das nicht immer möglich ist. Für bestimmte Projekte allerdings schon. Und selbst in agilen Projekten hilft mir der Ansatz der Projektstrukturierung, etwas Ordnung in den komplexen „Projekthaufen“ zu bekommen.

Was ist nun also ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente werden hierarchisch gegliedert, so dass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wider. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.

Nutzen eines Projektstrukturplans

So weit, so gut: Und wozu ist nun so ein Projektstrukturplan gut?

Alles auf einen Blick

Ein Projekt schnell zu überblicken ist häufig schwierig. Eine hierarchische Untergliederung des Vorhabens in immer kleiner werdende Teilbereiche verringert die Komplexität und ermöglicht eine leichtere Übersicht. Im Idealfall wird der PSP auf einer Seite – meist im Querformat – dargestellt. Und lässt sich dann wunderbar ausdrucken und an die Wand hängen.

Die vollständige Darstellung

Nach der reinen Lehre umfasst der PSP die vollständige Darstellung eines Projektes. Aller Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. So dass von Beginn an feststeht, was alles getan werden muss. Und das schafft Orientierung.

Gut als Kommunikationsgrundlage

Der PSP ermöglicht es, sich beim Austausch im Projekt immer auf konkrete Teilprojekte oder Arbeitspakete zu beziehen. Das verringert die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und schafft Klarheit.

Basis für die Aufgabenverteilung

Der Projektstrukturplan mit seiner Untergliederung in Elemente bildet die Grundlage für eine Arbeitsteilung im Projekt. Elemente wie Teilprojekte und Arbeitspakete können an verschiedene Teammitglieder delegiert werden, die die Verantwortung für die Erledigung der Aufgaben übernehmen.

Im Team erarbeitet

Besonders nützlich ist ein PSP dann, wenn er im Team erstellt wird. Es ist viel einfacher, auch wirklich an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken, wenn du sie dir nicht allein über einem Blatt brütend zusammenreimen musst. Weiterer Vorteil: Das Team wird frühzeitig in die Planung einbezogen, was die Identifikation mit dem Projekt stärkt.

Grundlage für weitere Pläne

Abhängig von Art und Umfang der Projektplanung dient der PSP als Basis für weitere Pläne. Denn zur Erinnerung: Der PSP sagt aus, WAS im Projekt getan wird, aber nicht wann, in welcher Reihenfolge und wie lange sie dauern. Die Elemente müssen also noch angeordnet und terminiert werden. Und das geht mit einem zuvor erstellten PSP gleich viel einfacher.

14 min
January 22, 2015 In 4 Schritten zum perfekten Statusbericht
Alle wichtigen Informationen zusammengefasst
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Du hast ein Problem. Du leitest ein Monsterprojekt. Ein wirklich großes. Und sollst nun den Status deines Projektes vorstellen. Vor dem Lenkungsausschuss. Von dir wird erwartet, dass du kurz und prägnant alle wichtigen Informationen erarbeitest, visualisierst und präsentierst. Auf einer Folie. In wenigen Minuten. Die schlechte Nachricht: Das ist manchmal gar nicht so einfach!
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/projekt-statusbericht-vorlage/
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11 min
January 22, 2015 In 4 Schritten zum perfekten Statusbericht

Du hast ein Problem.

Du leitest ein Monsterprojekt. Ein wirklich großes.

Und sollst nun den Status deines Projektes vorstellen. Vor dem Lenkungsausschuss. Von dir wird erwartet, dass du kurz und prägnant alle wichtigen Informationen erarbeitest, visualisierst und präsentierst.

Auf einer Folie. In wenigen Minuten.

Die schlechte Nachricht: Das ist manchmal gar nicht so einfach! Die gute: Alles halb so wild. Nutze eine fertige Vorlage (unter dem Artikel findest du eine zum kostenfreien Download) oder erstelle dir eine – und fülle dann „nur“ noch die Felder aus. Nichts leichter als das! Du kennst dein Projekt schließlich am besten! Orientiere dich an den folgenden Punkten:

Schritt 1: Worum geht es im Projekt?

Vielleicht klingt das jetzt überflüssig. Aber in einen Statusbericht gehören zunächst die grundlegenden Informationen zu einem Projekt:

* Grundlegende Informationen wie Name, Projektleiter, Budget usw.* Projektinhalt und Projektziele (und auch Nicht-Ziele zur Abgrenzung)* benötigte Ressourcen* Risiken und ergriffene oder zu ergreifende Gegenmaßnahmen* optional: Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen und Beteiligten

Warum all diese Angaben? Sind diese Informationen nicht schon bekannt? Vermutlich. Besonders dann, wenn du den Projektstatus vor den immer gleichen Mitgliedern des Lenkungsausschusses präsentierst. Und dennoch: Viele der Informationen sind nicht in Stein gemeißelt und können sich ändern. Vor manchen Lenkungskreisen werden auch unzählige Statusberichte an einem Tag präsentiert. Glaube mir: Je deutlicher dein Projektinhalt wird, desto fundierter werden die Entscheidungen fallen.

Schritt 2: Woran wird gearbeitet?

Der zweite wichtige Bereich: Die Aktivitäten! Achte darauf, eine kurze Zusammenfassung auf die folgenden drei Fragen zu geben:

* Was wurde gemacht?* Woran arbeiten wir aktuell?* Was kommt als nächstes?

Wichtig ist an dieser Stelle der Überblick, nicht die kleinen Details. Gibt es bei bestimmten Punkten Klärungsbedarf, so kannst du drauf in Schritt 4 näher eingehen.

Schritt 3: Wo stehen wir?

Jetzt kommt er, der eigentliche Status! Nicht umsonst wird für Statusberichte eine Projektampel verwendet. Mit ihr können besonders gut die Stati für das Projekt oder einzelne Phasen visualisiert werden:

* Rot: Problem! Unter aktuellen Bedingungen werden die Projektziele so nicht erreicht werden.* Gelb: Es geht voran, allerdings lauern kritische Gefahren.* Grün: Alles läuft nach Plan!

Schritt 4: Was muss entschieden werden?

Der vielleicht wichtigste Bereich! Hättet ihr lediglich über Projektinhalte und Aktivitäten gesprochen, so hättet ihr vielleicht ein nettes Meeting gehabt – aber auch nicht mehr. Was das Projekt stattdessen braucht: Richtung, Entscheidungen und Prioritäten. Und du kannst dafür sorgen, dass du genau diese auch bekommst. Arbeite also genau heraus, an welchen Stellen es gerade „hängt“ und welche Entscheidungen aktuell benötigt werden, um das Projekt voranzubringen.

Tipps

Zum Abschluss gibt es noch ein paar Tipps für deinen perfekten Statusbericht:

* Keine Angst vor roten Ampeln! Manche Projektleiter scheuen sich davor, ihre Projektampel auf „rot“ zu setzen. Würde das nicht heißen, dass man das Projekt nicht im Griff hat? Ganz und gar nicht! Eine rote Ampel zeigt zunächst einmal, dass du den Überblick über das Projekt hast. Dass dir Gefahren bewusst sind und dass du dich aktiv darum kümmerst.
11 min
January 15, 2015 Die praktische Kurzanleitung zum erfolgreichen Brainstorming
Brainstorming? So geht's!
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Fragen über Fragen! Wie können wir unser Produkt besser vermarkten? Wie können wir die unrealistische Deadline doch noch einhalten? Mit welchen Maßnahmen können wir die Qualität steigern? Achte in deinem Alltag mal darauf, wie viele Fragen tagtäglich in deinen Projekten auftreten! Einige sind leicht zu beantworten, für andere darf es durchaus ein etwas strukturierterer Ansatz sein.
Link zum Artikel: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/brainstorming-regeln-ablauf/
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15 min

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