Schauen wir uns den zweiten Teil zum Projektstrukturplan (PSP) an!

Ich gehe fest davon aus, dass du weißt, was ein PSP ist. Wenn nicht, solltest du unbedingt noch einmal in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Folgeartikel schauen wir uns an, in welcher Reihenfolge dieser Plan erstellt wird und welche Werkzeuge sich hierfür eignen.

Noch einmal zur Erinnerung: Erstellt werden soll eine übersichtliche Struktur, in der alle zu erledigenden Aufgaben im Projekt hierarchisch dargestellt werden.

Auf geht´s!

Ablauf

Die Kurzform, wenn es schnell gehen muss: Zeichne eine Mindmap und schreibe einfach alle Aufgaben auf, die zu deinem Projekt gehören. Der Vorteil: Es geht schnell und einfach. Der Nachteil: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass du etwas vergisst.

Etwas ausführlicher solltest du so vorgehen:

* Gliederung festlegenIm letzten Artikel bin ich bereits darauf eingegangen: Ein Projekt kann nach Phasen, Objekten oder Funktionen gegliedert werden. Entscheide dich am besten zu Beginn für ein Prinzip, so dass kein Durcheinander entsteht.* Vorgehen festlegenWer ist alles bei der Erstellung des PSP beteiligt? Soll das Projekt von oben nach unten immer weiter aufgegliedert oder eher von unten nach oben strukturiert werden? Lege also fest, wie bei der Erstellung vorgegangen werden soll.* Ausgangsinformationen ermittelnSehr praktisch: Du musst nicht komplett bei Null beginnen! In der Regel gibt es schon viele Informationen, die als Grundlage genutzt werden können: * Risikoanalyse: Welche Maßnahmen wurden zur Minimierung von Risiken beschlossen und müssen im Projekt berücksichtigt werden?* Stakeholderanalyse: Welche Maßnahmen wurden für den Umgang mit Stakeholdern festgelegt?* Zielanalyse: Welche Aktivitäten können aus den Projektzielen abgeleitet werden? * SammelnAuf Basis der Vorinformationen werden nun Aufgaben gesammelt. Dies kann gut in Form eines Brainstormings geschehen. Ziel: Möglichst alle zu erledigenden Aufgaben erfassen.* OrdnenVielleicht stehst du nun vor einem großen Haufen voller Aufgaben. Nun geht es ans Strukturieren: Durch Zusammenfassen und Untergliedern entsteht die Projektstruktur mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen.

Voilà!

Tipps

Wie tief gliedern?

Die Gliederungstiefe des PSP sollte immer der Projektgröße angemessen sein. Ziel: Schaffung einer größtmöglichen Übersicht. Ein PSP mit hunderten von Arbeitspaketen bei einem Großprojekt wird diese Anforderung nicht erfüllen. Im PSP wird hier eine gröbere Strukturierung verwendet, die dann in der Detailplanung konkretisiert wird. Kleinere Projekte können in der Regel bereits im PSP vollständiger abgebildet werden.

Grundsatz: Nicht so genau wie möglich, sondern so genau wie nötig!

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Nach welchem Gliederungsprinzip der PSP aufgebaut wird, hängt von Vorgaben im Unternehmen oder auch persönlichen Vorlieben hab. Wichtig sind eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Verständnis im Projektteam.

Welche Codierung anwenden?

Auch hier gibt es keine festen Regeln. Einziger Hinweis: Sehr lange und komplexe PSP-Codes erhöhen die Fehleranfälligkeit in der Praxis. Weniger ist hier manchmal mehr.

Tools

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