Manche Begriffe wirken doch irgendwie abschreckend.

Mir ging es immer mit dem Projektstrukturplan (PSP) so. Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen?

Mittlerweile weiß ich es besser. Und finde diesen doch etwas sperrigen PSP richtig gut.

Gleich vorab: Freunde der agilen Methoden werden die Hände über dem Kopf zusammenschlagen ob des Versuchs, ein Projekt schon von Beginn an komplett darzustellen.

Ich denke ja auch, dass das nicht immer möglich ist. Für bestimmte Projekte allerdings schon. Und selbst in agilen Projekten hilft mir der Ansatz der Projektstrukturierung, etwas Ordnung in den komplexen „Projekthaufen“ zu bekommen.

Was ist nun also ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente werden hierarchisch gegliedert, so dass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wider. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.

Nutzen eines Projektstrukturplans

So weit, so gut: Und wozu ist nun so ein Projektstrukturplan gut?

Alles auf einen Blick

Ein Projekt schnell zu überblicken ist häufig schwierig. Eine hierarchische Untergliederung des Vorhabens in immer kleiner werdende Teilbereiche verringert die Komplexität und ermöglicht eine leichtere Übersicht. Im Idealfall wird der PSP auf einer Seite – meist im Querformat – dargestellt. Und lässt sich dann wunderbar ausdrucken und an die Wand hängen.

Die vollständige Darstellung

Nach der reinen Lehre umfasst der PSP die vollständige Darstellung eines Projektes. Aller Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. So dass von Beginn an feststeht, was alles getan werden muss. Und das schafft Orientierung.

Gut als Kommunikationsgrundlage

Der PSP ermöglicht es, sich beim Austausch im Projekt immer auf konkrete Teilprojekte oder Arbeitspakete zu beziehen. Das verringert die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und schafft Klarheit.

Basis für die Aufgabenverteilung

Der Projektstrukturplan mit seiner Untergliederung in Elemente bildet die Grundlage für eine Arbeitsteilung im Projekt. Elemente wie Teilprojekte und Arbeitspakete können an verschiedene Teammitglieder delegiert werden, die die Verantwortung für die Erledigung der Aufgaben übernehmen.

Im Team erarbeitet

Besonders nützlich ist ein PSP dann, wenn er im Team erstellt wird. Es ist viel einfacher, auch wirklich an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken, wenn du sie dir nicht allein über einem Blatt brütend zusammenreimen musst. Weiterer Vorteil: Das Team wird frühzeitig in die Planung einbezogen, was die Identifikation mit dem Projekt stärkt.

Grundlage für weitere Pläne

Abhängig von Art und Umfang der Projektplanung dient der PSP als Basis für weitere Pläne. Denn zur Erinnerung: Der PSP sagt aus, WAS im Projekt getan wird, aber nicht wann, in welcher Reihenfolge und wie lange sie dauern. Die Elemente müssen also noch angeordnet und terminiert werden. Und das geht mit einem zuvor erstellten PSP gleich viel einfacher.