Es geht los!!

Du kannst loslegen. Dein Projekt wurde offiziell freigegeben, so dass du nun loslegen kannst.

Weißt du, worum es in deinem Projekt geht? Natürlich! Wissen alle Beteiligten, worum es in deinem Projekt geht? Noch nicht.

Aha. Das ist der optimale Zeitpunk für ein Kick-Off-Meeting!

Was ist ein Kick-Off?

Eindeutige Antwort: Es kommt darauf an, wen du fragst! ;-)

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, was der Sinn dieses Meetings ist, welche Inhalte es hat und wann es durchgeführt werden sollte. Ja, es wird sogar darüber diskutiert, ob ein Kick-Off überhaupt notwendig ist.

Als was das Meeting angesehen wird, hängt zu einem hohen Anteil davon ab, wann es durchgeführt wird:

* Vor der Projektplanung:Der Kick-Off findet zum Start des Projektes statt und kann naturgemäß den Beteiligten zunächst nur grobe Informationen über das Vorhaben liefern.* Nach der Projektplanung:Die erarbeitete Projektplanung wird vorgestellt und bereits detaillierte Informationen zum Vorgehen und zu Inhalten vermittelt.

In jedem Fall hat ein Kick-Off-Meeting den Charakter einer Informationsveranstaltung. Es werden in der Regel keine Inhalte erarbeitet oder Pläne erstellt, sondern den Teilnehmern die bereits vorliegenden Informationen vermittelt.

Was ist ein Kick-Off nicht?

Auch hier warne ich vor: Es gibt unterschiedliche Auffassungen zu dieser Fragestellung.

Ich tendiere dazu, den Kick-Off von einem Start-Workshop abzugrenzen. Während der Kick-Off eine Informationsveranstaltung in einer sehr frühen Projektphase ist, ist ein Start-Workshop eine Veranstaltung, in der „richtig gearbeitet“ wird. Zur Verdeutlichung stelle ich die beiden Meetings gegenüber:

Kick-Off-MeetingStart-WorkshopArt der VeranstaltungInformationsveranstaltungArbeitsveranstaltungGastgeberProjektleiterProjektleiterTeilnehmerProjektteam, Stakeholder, AuftraggeberProjektteam (ggf. Kernteam), ggf. Auftraggeber ErgebnisBeteiligte sind über Rahmenbedingungen des Projektes informiertAnalyse- und Planungsdokumente wurden erstelltZeitrahmenmax. 1-2 Stundenbis zu 3 Tagen

Teilnehmerkeis

So langsam wiederhole ich mich: Auch hier gibt es keine eindeutige Antwort, wer alles beteiligt sein sollte. Und das ist auch völlig verständlich und natürlich: Projekte und ihre Rahmenbedingungen sind unterschiedlich. Eine Aussage à la „es müssen immer Personen A und B“ dabei sein, wäre also ziemlich realitätsfremd.

Wo bei übersichtlichen Projekten die Information des Projektteams ausreicht, so kann bei strategisch wichtigen und unternehmensweiten Projekten die komplette Belegschaft inklusive Geschäftsführung beteiligt sein.

Du bist unsicher? Folgende Fragen könnten helfen:

* Wer ist an der Umsetzung des Projektes beteiligt?* Wer ist vom Projekt direkt betroffen?* Wer sind wichtige Unterstützer?* Wer ist der Auftraggeber?

Nutzen eines Kick-Off-Meetings

Es ist durchaus auch die Ansicht verbreitet, dass so ein Kick-Off überflüssig ist. Schließlich sollten alle Beteiligten bereits gut informiert sein, wenn das Projekt gut geplant wurde. Meine persönliche Meinung: Ich halte sie nicht für überflüssig. Und zwar aus folgenden Gründen:

* Motivation:So ein Kick-Off soll nicht nur informieren, sondern auch motivieren! Gleich zu Beginn eines Projektes können die Weichen so gestellt werden, wie du als Projektleiter es möchtest.* Kennenlernen:Die Teilnehmer lernen sich kennen.