Projektmanagement im Glas

In dieser Episode diskutieren Christian Dürk und sein Gast Knut Muskau die Bedeutung und Herausforderungen der Dokumentation in Projekten. Die Dokumentation wird oft vernachlässigt, da sie als zeitraubend und wenig spannend wahrgenommen wird, obwohl sie das unsichtbare Rückgrat eines Projekts ist.

Häufig fehlt es an zeitgemäßer, vollständiger und präziser Dokumentation, was zu Problemen und Frustrationen im Team führen kann. Dabei fehlen wichtige Informationen über Softwarestände, Abhängigkeiten, Schnittstellen und sogar die Existenz von Dokumentation selbst. Die Erstellung einer Dokumentation wird als unerlässlich für die Wartung und Nutzung der Software in der Zukunft betrachtet.

Das Phänomen der "Kopfmonopole" wird beleuchtet, bei dem wichtiges Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter existiert. Erfahren Sie, warum es entscheidend ist, Kopfmonopole aufzulösen und Wissen im Team zu teilen, um die Effizienz und den Erfolg von Projekten zu steigern.

Die Bedeutung und Notwendigkeit der Dokumentation bei der Ablösung von Altsystemen und -landschaften werden besprochen. Es wird erläutert, wie in einem Beispiel die Softwarebereiche herausgelöst und der IT-Betrieb sichergestellt wurde.

Die Diskussion behandelt außerdem verschiedene Herausforderungen und Lösungen im Umgang mit Projektdokumentationen. Dabei wird insbesondere auf die Bedeutung strukturierter Dokumentationsprozesse und hilfreicher Tools wie Jira, Process Gardening und Confluence eingegangen. Es wird auch besprochen, wie Reverse-Engineering und Automatisierung bei der Dokumentation helfen.

Das Fazit lautet, dass die Dokumentation notwendig ist und die Planung und Einbeziehung der Dokumentation von Anfang an erfolgen sollte. Sie sollten die Dokumentation als integralen Bestandteil von Projekten betrachten und die entsprechenden Ressourcen und Zeit dafür einplanen, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Knut Muskau ist Diplom-Ingenieur für Elektrotechnik, hat jedoch sein gesamtes Berufsleben in der IT verbracht, hauptsächlich in Banken, Versicherungen und der Luftfahrtindustrie. Seit 10 Jahren ist er für Corivus tätig und bringt eine Fülle von Erfahrungen und Geschichten zur Dokumentation mit, die er gerne mit uns teilt.

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In der heutigen Episode diskutieren Christian Dürk und sein Gast Dr. Andreas Rein, Experte für agilen Organisationsaufbau, das Konzept der Flight Levels in der agilen Organisation und dessen Umsetzung. Was verstehen wir unter Flight Levels? Wo liegen Vorteile? Was hat das mit Projekten zu tun? Und wie kann ich das in meiner Organisation umsetzen.

Grundidee ist die Business Agilität. Diese dritte Welle der Agilität zielt darauf ab, die gesamte Organisation agil zu machen, um flexibel auf ständig wechselnden Herausforderungen reagieren zu können. Dabei ist Business Agilität abhängig von der Kultur und vom Verhalten in der Organisation und nicht von Methoden und Frameworks. Die Umstellung auf Business Agilität erfordert auch eine Veränderung der Denkweise und eine Anpassung der Führungsrolle, um Entscheidungskompetenzen abzugeben und Verantwortung auf Experten zu übertragen.

Im Flight Level Konzept ist für die erfolgreiche Umsetzung von Business Agilität die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den drei Flight Levels entscheidend:

Ähnlich dem Portfolio- oder Multiprojektmanagement werden im Flight Level 2 die verschiedenen Projekte und Initiativen koordiniert und priorisiert. Das bricht sich dann runter in die Visualisierung des Arbeitsprozesses in einem Board – bis hinunter in die operative Team-Ebene. Die Visualisierung des Wertstroms und die Begrenzung der Arbeit im System sind wichtige Schritte, um den Fluss zu verbessern und Projekte erfolgreich abzuschließen. Die Visualisierung der Systemtopologie der Organisation kann dabei helfen, Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren und die Kommunikation zu erleichtern.

Die Flight Levels bieten einen leichtgewichtigen Ansatz zur organisatorischen Transformation und ermöglichen es Organisationen, ohne wesentliche Änderungen an ihrer Struktur zu beginnen. Ich muss nicht erstmal neue Rollen (wie bei Scrum) einführen. Ich kann in einem ausgewählten Bereich starten und meine Organisation in eine Landkarte von Flight Levels übersetzen. Mir dann für eine Beispielarbeit überlegen, wie der Wertstrom fließt, wie die Organisation funktioniert im Ablaufsinn. Und von da aus kann ich die Systemtopologie oder Flight Level Architektur weiter entwickeln… sich alleine damit mal zu beschäftigen, das ist schon für viele Organisationen sehr heilsam.

Wenn Sie das Thema Flight Level spannend finden, empfehlen wir zum Beispiel folgende Ressourcen, um weitere Einblicke und Anleitungen für die Implementierung von Flight Levels zu erhalten:

Zu Gast ist Dr. Andreas Rein, ehemaliger Softwareentwickler, der seine Leidenschaft im Projektmanagement und später im Bereich der Business Agilität gefunden hat. Dabei hat er sich unter anderem auf die Steuerung von Organisationsstrukturen spezialisiert, um Unternehmen dabei zu helfen, agiler und erfolgreicher zu werden.

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Heute geht es um ein Thema von entscheidender Bedeutung: das Rekrutieren von Projektmanagern. In einer Zeit, in der Unternehmen um jede kompetente Fachkraft kämpfen, wollen wir herausfinden, wie Sie die besten Projektmanager für Ihr Team gewinnen können. Von traditionellen Methoden bis hin zu innovativen Ansätzen. Zu Gast ist Bruno Gross, Geschäftsführer der SAPHIR Deutschland GmbH.

Bewerbermarkt und neue Herausforderungen: Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass sie sich in einem Bewerbermarkt befinden, in dem Bewerberinnen und Bewerber oft mehrere Optionen haben. Es reicht nicht mehr aus, einfach Stellen auszuschreiben und Bewerbungen abzuwarten.

Attraktive Arbeitsbedingungen schaffen: Es gilt, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Bewerberinnen und Bewerber wohlfühlen. Dazu gehören nicht nur Gehalt und Benefits, sondern auch eine starke Unternehmenskultur und Entwicklungsmöglichkeiten. Ehrlichkeit und Transparenz in der Ausschreibung und im Bewerbungsprozess sind entscheidend.

Effizienter Bewerbungsprozess: Der Bewerbungsprozess muss interdisziplinär und effizient gestaltet werden. Eine klare Choreografie ist erforderlich, in der verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten, um Bewerberinnen und Bewerber positiv zu beeindrucken und eine gute Erfahrung zu bieten.

Mitarbeiter als Botschafter: Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die besten Botschafter eines Unternehmens. Sie tragen dazu bei, eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen und ziehen so potenzielle Bewerberinnen und Bewerber an.

Flexibilität und Entwicklungsperspektiven: Mittelständische und kleine Unternehmen können durch Flexibilität und individuelle Entwicklungsperspektiven punkten. Sie bieten oft vielfältigere Aufgaben und bessere Möglichkeiten zur fachlichen, inhaltlichen Weiterentwicklung.

Kreative Ansprache und Präsenz: Unternehmen sollten verschiedene Kanäle nutzen, um potenzielle Bewerber anzusprechen und präsent zu sein. Kreativität und eine kontinuierliche Präsenz helfen dabei, positive Aufmerksamkeit zu erregen, im Gedächtnis zu bleiben und eine Sogwirkung zu erzeugen. Je nach Profil finde ich potenzielle Bewerber in unterschiedlichen Kanälen. Social Media Plattformen wie Instagram und TikTok werden genutzt, um jüngere Zielgruppen anzusprechen. Für ältere Fachkräfte können spezifische Fachforen und Netzwerke wie LinkedIn relevant sein.

Beim erfolgreichen Rekrutieren geht es also nicht nur darum, talentierte Bewerber anzuziehen, sondern auch darum, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und langfristige Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Hier finden Sie das Video mit dem Espresso in Schokoküssen (es sind tatsächlich eher 150.000 Klicks, statt der im Podcast genannten 250.000 – aber das ist ja auch schon eine große Zahl😉): https://www.instagram.com/p/C3aCMw5s0lO/

Zu Gast ist Bruno Gross Geschäftsführer der SAPHIR Deutschland GmbH, die Personalberatung spezialisiert sich auf die Rekrutierung von akademischen Nachwuchskräften und trägt dazu bei, talentierte Fachkräfte in Unternehmen zu platzieren. Bevor Herr Gross seinen Weg in die Wirtschaft fand, studierte er Theologie und Pädagogik.

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Wir erkunden, wie Resilienz nicht nur persönliche Stärke, sondern auch eine unverzichtbare Komponente für erfolgreiches Projektmanagement ist. Lassen Sie sich von unserem Gast Patrick Radivojevic inspirieren. Wir bieten Ihnen bewährte Strategien sowie praktische Tipps, um resilient zu agieren – für Ihren Projekterfolg.

Resilienz ist die psychische Widerstandskraft. Die Fähigkeit, schwierige Lebenssituationen ohne anhaltende Beeinträchtigung zu überstehen. Wie Winston Churchill mal gesagt hat, „einmal mehr aufzustehen, als man umgeworfen wird“. Oder noch einfacher: „bounce back quickly“.

Wir beleuchten zwei Dimensionen der Resilienz, die sich auch überlappen und sich gegenseitig beeinflussen: Zum einen die menschliche oder persönliche Dimension der Resilienz, zum anderen die berufliche Resilienz – bezogen auf den Geschäftsalltag.

Wir diskutieren die Bedeutung von Energie und Fokus in Bezug auf Resilienz. Fokus spielt sich im Kopf ab, meint die Perspektive, die ich auf eine Situation habe. Daneben gibt es die Energie - körperliche, emotionale und mentale. Und alles hängt miteinander zusammen. Wir kennen die Situation: Wenn wir krank sind uns nicht gut fühlen, denken über viele Dinge ganz anders, gehen mit einer Situation viel weniger resilient um, als wir es sonst tun würden.

Resilienz ist keine starre Fähigkeit, die man entweder hat oder nicht. Es ist wichtig zu verstehen, dass wir durch gezieltes Handeln und Entwicklung bestimmter Eigenschaften und Fähigkeiten unsere Resilienz aktiv gestalten können. Auch wenn es tatsächlich eine Art Prädisposition gibt, Gene oder auch Enzyme, die Prozesse im Körper beeinflussen, kann doch jeder mit etwas Training seine Resilienz positiv beeinflussen.

Fangen wir mit der körperlichen Ebene an. Wir wissen, dass es im Projektgeschäft manchmal heiß hergehen kann. Früh um 4 zum Flughafen, unterwegs in der Bahn und bis spät abends im Projekt. Aber: die beste Erholungsmöglichkeit ist Schlafen. „Never cut down on your sleep“ heißt es bei Spitzensportlern. Also rauszufinden, was ist meine optimale Schlafdauer ist und das auch zu schützen, ist ganz essenziell, um resilienter zu werden.

Wie kann ich sonst meine Physis stärken? Ideen, die wir besprechen: Dekompressionsphasen einbauen, eigenen Biorhythmus kennen und respektieren, Thinking Walks für den Projektalltag.

Als eine wichtige Fähigkeit im Projektalltag gilt die Anpassungsfähigkeit: Resolut im Ziel, aber flexibel in der Herangehensweise. Zur Stärkung hilft z.B. die Methode „Chairflying“, das gedankliche Durchspielen verschiedener Szenarien, um der Situation das Überraschungsmoment zu nehmen. Eine andere Methode ist die „3-Foot-World“ – Meine Welt im Umkreis einer Armlänge. Was kann ich selbst beeinflussen? Muss ich vielleicht auch einen kleinen Schritt zurück gehen, bevor es wieder weiter geht.

Das Durchhaltevermögen ist eine weitere wichtige Fähigkeit in Zusammenhang mit Resilienz. Um es zu verbessern, sollten wir die Intention und das Ziel voneinander entkoppeln. Konzentriere dich wieder auf das, was du beeinflussen kannst. Die Intention, die Absicht. Welche Haltung, Aktionen, Reaktionen, Wortwahl habe ich? Du wirst eher bereit sein, durchzuhalten, wenn du dich auf deine Intention fokussierst.

Wir diskutieren außerdem, wie wichtig die Atmung sein kann, wie sie hilft, den Verstand zu lenken. Wir geben weitere Tipps und Übungsanregungen wie Pausen, Etappen, Neutral Thinking, 2-Minuten-Regel.

Hier finden Sie eine Anleitung zur praktischen Anwendung ausgewählter im Podcast behandelter Methoden.

Zu Gast ist Patrick Radivojevic, Gründer der Leadership Pioneers Academy, die auf die individuelle Entwicklung von Führungspersönlichkeit und -kompetenzen ihrer Kunden spezialisiert ist. Außerdem ist Patrick als Unternehmensberater - mit Fokus auf Organisationsentwicklung - tätig und bringt umfangreiche Erfahrungen aus zahlreichen Projekten in Großkonzernen und im öffentlichen Dienst mit.

Haben Sie weitere Fragen? Welche Aspekte zum Thema Resilienz sollten wir in einer weiteren Podcast-Folge vertiefen? Haben Sie Situationen erlebt, für die Sie gerne Tipps möchten, wie Sie idealerweise damit umgehen? Schreiben Sie uns gerne an [email protected] oder schicken uns eine Sprachnachricht. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

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In dieser Episode „Geschichten aus tausendundeinem Projekt“ tauchen wir in lustige, skurrile und überraschende Erlebnisse aus verschiedenen Projekten ein. Schließlich gleichen Projekte oft einem Abenteuer, mit unerwarteten Wendungen und Herausforderungen. Heute nehmen wir uns die Zeit, einige ausgewählte Geschichten zu erzählen und über die Lessons Learned aus Projekten zu reflektieren. Zu Gast bei Christian Dürk ist Dr. Detlef Behrens von Behrens Projektmanagement.

Zum Einstieg sprechen sie über eine Geschichte, die uns zum Schmunzeln bringt: den monatlichen 250-seitigen Projektstatusbericht. Die Frage ist, wer hat wohl die Zeit, so ein Mammutwerk zu lesen? Manchmal ist weniger mehr - ein prägnanter, klar strukturierter Bericht wird oft effektiver verstanden und genutzt.

In der nächsten Geschichte geht es um Herausforderungen im Umgang mit Projektleitern: Ein respektvoller Umgang ist entscheidend für den Projekterfolg.

Eine besondere Geschichte dreht sich um den Umgang mit Zeitdruck. Sie zeigt uns die Bedeutung von Hartnäckigkeit und Kreativität, um Lösungen unter Zeitdruck zu finden und erfolgreich mit Herausforderungen umzugehen.

Über das Change Management gibt es viele Geschichten. Sie erinnern uns an die Herausforderungen, Änderungen richtig zu dokumentieren und zu kommunizieren. Es wird deutlich, klare und transparente Prozesse sind wichtig, um Änderungen effektiv zu managen.

Die Geschichten spiegeln authentisch die Welt des Projektmanagements wider, die gelegentlich unvorhersehbare und unterhaltsame Situationen mit sich bringt. Doch hinter den amüsanten Anekdoten stecken viele wertvolle Lektionen, die wir aus den Projekterfahrungen ziehen können. Lassen Sie sich von den Geschichten inspirieren, um Ihre eigenen Projekte besser zu gestalten!

Dr. Detlef Behrens ist Gründer und Inhaber der Behrens Projektmanagement GmbH. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung als Projektmanager hat er erfolgreich zahlreiche Pharma-Investitionsprojekte in verschiedenen Größenordnungen begleitet. Im Jahr 2011 entschied er sich, sein Know-how und seine Erfahrungen zu bündeln und gründete die Behrens Projektmanagement GmbH.

Dr. Detlef Behrens erzählt uns auch von seiner Idee, seine Erfahrungen und die darin enthaltenen Lektionen in Form eines lockeren Buches über Projektmanagement-Geschichten festzuhalten. Wir sind heute schon gespannt!

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In dieser Episode geht es um den Werkzeugkoffer fürs Projektmanagement – Thorsten Schmidt stellt seine 5 unverzichtbaren Werkzeuge vor, um Projekte erfolgreich umzusetzen.

Im Laufe der Zeit gewinnt der erfahrene Projektleiter immer besser ein Gefühl dafür, welche Methode oder welche Maßnahme wann zum Einsatz kommen sollte.

Profitieren Sie von den Erfahrungen unseres Gastes, Thorsten Schmidt, Corivus IT-Projektmanager.

Aus einer eher pragmatischen Perspektive bespricht er mit Christian Dürk 5 Werkzeuge, die er immer wieder in den verschiedensten Projekten einsetzt. Auch wenn die Werkzeuge auf den ersten Blick recht banal wirken, fehlen sie doch immer wieder in Projekten, denen Corivus begegnet. Die beiden geben Beispiele und Anregungen zur Umsetzung.

1. Projektplan / Ausbauplanung

Hier ist nicht der detaillierte Projektplan im eigentlichen Sinne gemeint, sondern eine zentrale Übersicht aller Aktivitäten in einem Projektplan (im klassischen Kontext) bzw. einer Ausbauplanung (im agilen Kontext).

2. Projektstrukturplan / Projektsetting

Ein Organigramm oder Projektstrukturplan zeigt, welche Stakeholder beteiligt sind und welche Teammitglieder für welche Produkte oder Teilprojekte tätig sind. Auch wird deutlich, auf welchem Wege Themen zu eskalieren sind.

3. Issue-Lock / Issue-Tracking

Die Pflege von Aktivitäten und Fragen während des Projekts ist entscheidend. Ein gut geführtes Issue-Tracking-System, sei es in Form einer Excel-Liste oder modernen Tools wie JIRA oder Trello, hilft dabei, offene Punkte zu klären und den Überblick zu behalten. Wichtig: Realistische Zieltermine eintragen!

4. Anforderungsmanagement

Das klare Definieren, Abstimmen und Dokumentieren von Anforderungen ist essenziell, insbesondere in Softwareentwicklungsprojekten. Hier agiert der Projektleiter als Vermittler zwischen Fachbereichen und Entwicklung, um Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig: Zuhören und Nachfragen.

5. Projektverzeichnis

Im Projektverzeichnis sind alle projektbegleitenden Informationen strukturiert und aktuell abgelegt. Es ermöglicht allen Teammitgliedern, zu jedem Zeitpunkt auf die aktuellsten Dokumente zuzugreifen. Regelmäßige Pflege und Archivierung alter Inhalte sind hierbei wichtig, um die Relevanz zu wahren. Wichtig: Zuständigkeit festlegen und Zugriffsrechte im On- und Offboarding verwalten.

Viele weitere nützliche Ressourcen rund um Projekte und IT finden Sie auf unserer Seite Smarte Hacks & Tools mit großer Wirkung für IT-Entscheider.

Zu Gast ist Thorsten Schmidt, Senior IT-Projektmanager bei Corivus, mit über 30 Jahren Erfahrung im Projektmanagement. Ursprünglich als Softwareentwickler gestartet, wechselte er früh in die Beratungsbranche. Seine Expertise erstreckt sich dabei über diverse Branchen wie Finanzwesen, Industrie, Pharma und Energie.

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In der heutigen Episode spricht Christian Dürk mit seinem Gast, Oberbürgermeister Marc Weigel aus Neustadt an der Weinstraße, über Projektmanagement in der Kommune.

Nach einem kurzen Exkurs über die Stadt Neustadt, die auch seit mehr als 20 Jahren schon Heimat und Standort der Projektexperten von Corivus ist, werden in der Episode folgende Fragen besprochen:

Marc Weigel ist in Neustadt geboren und aufgewachsen. Er war Lehrer an einem Gymnasium, bevor er 2018 in einer Direktwahl zum Oberbürgermeister gewählt wurde. Er ist seit über 25 Jahren in der Kommunalpolitik aktiv.

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In dieser Podcast-Episode steht die effektive Gesprächsführung im Fokus, denn Projektmanager kommunizieren 80% Ihrer Zeit. Projektleiter stehen dabei oft vor der Herausforderung, kritische Themen anzusprechen, ohne das Team zu verärgern. Kommunikation ist oft Schlüssel zum Erfolg. Effektive Kommunikation minimiert nicht nur Missverständnisse und Konflikte, sondern legt das Fundament für präzise Zielsetzungen und erfolgreiche Lösungsfindungen.

Zu Gast ist Kommunikations-Expertin Jana Schmid von Carpe verba!. Sie gibt praxisnahe Tipps, wie Sie diesen Balanceakt meistern können.

Erfahren Sie, wie Sie durch erfolgreiche Kommunikation Ihre Projekte voranbringen und nachhaltigen Erfolg erzielen. Aus einer Vielzahl von Methoden in der Kommunikation haben Christian Dürk und Jana Schmid drei bewährte Methoden für eine bessere Kommunikation in Projekten ausgewählt, die sie ausführlich besprechen und mit Beispielen greifbarer machen:

1. "Vom Problem zum Ziel" Methode:

2. "Oreo Prinzip" für klare Standpunkt-Kommunikation:

3. "WWW-Modell" für wirksames Feedback:

In der Kommunikation spielt auch die innere Haltung eine entscheidende Rolle, denn sie erleichtert eine wertschätzende und auf Augenhöhe basierende Interaktion. Dabei ist es von essenzieller Bedeutung, auch positive Kommunikation aktiv zu fördern, um gemeinsam im Team eine unterstützende Grundhaltung zu gestalten. So legen Sie das Fundament für eine erfolgreiche und konstruktive Kommunikationskultur innerhalb des Projekts.

Die in der Episode erwähnten Literaturhinweise finden Sie hier:

Zu Gast bei Christian Dürk ist Jana Schmid von Carpe verba!. Als erfahrene Wirtschaftspädagogin und systemischer Coach bringt sie umfangreiche Erfahrung aus mehrjähriger Tätigkeit in Training, Moderation und Coaching mit. Ihr Schwerpunkt liegt auf den Themen Kommunikation und Führung im Kontext des New Work-Ansatzes.

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Das Projektmanagement unterliegt ständigem Wandel. In dieser Podcast-Episode erkunden wir Hypothesen und Projektmanagement Trends, die das Projektmanagement und IT-Projekte im Jahr 2024 maßgeblich beeinflussen könnten. Um Ihre Projekte erfolgreich zu gestalten, sollten Sie diese Trends kennen und sich darauf vorbereiten.

Zu Gast bei Christian Dürk ist Marcus Fleckenstein, Senior Consultant bei Corivus. Er bringt umfassende Expertise aus IT- und Organisationsprojekten ein.

Die wichtigsten Trends für 2024 im Projektmanagement, die die beiden ausführlich diskutieren und an Beispielen festmachen, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Diese Trends verdeutlichen, dass sich das Projektmanagement weiter in einer dynamischen Umgebung weiterentwickelt. Die Anpassung an neue Arbeitsweisen und Technologien sowie die Entwicklung von persönlichen Fähigkeiten und Einstellungen sind entscheidend für den Erfolg von Projekten auch im Jahr 2024.

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Im Brennglas der heutigen Episode steht das Thema Projektmanagement-Software. Im Gespräch zwischen Christian Dürk und Niels Kindl hören Sie, wann oder für wen sie Sinn macht und worauf es bei der Evaluierung und der Einführung ankommt.

Der Gast, Niels Kindl von der Firma factro, teilt seine Erfahrungen auch aus der Sicht eines Software-Anbieters.

Motivation/ Ausgangssituation – 3 Typen:

Vorüberlegungen, Fokussierung auf das „Warum“

Auswahlprozess und Entscheidungsfindung

Einführung der PM-Software in konzentrischen Kreisen

Hier erfahren Sie alles zur Projektmanagement-Software von factro.

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