Projektmanagement im Glas

In der neuesten Episode dreht sich alles um das Thema "Warum und wie IT-Organisationen von Skill Management profitieren".

Christian Dürk und Martin Hornbach sprechen über ihre langjährigen Erfahrungen und geben Einblicke in das Instrument des Skill Managements und strategischer Personalplanung.

Warum dieses Thema? Da die meisten Projekte heutzutage in IT-Organisationen stattfinden, ist es entscheidend, die richtigen Fähigkeiten im Team zu

Unsere Annahme, die sich in vielen Projekten bestätigt hat: In Organisationen, die noch nie Skill Management gemacht haben, passen etwa 30% der Leute relativ gut zu dem, was sie machen. 30% der MitarbeiterInnen, die sehr viel Potential haben, sitzen möglicherweise auf dem falschen Stuhl oder brauchen noch das eine oder andere an Unterstützung und Lernprozess. Und dann bleiben etwa 40%, die das, was sie einmal sehr gut konnten, gar nicht mehr zur Anwendung bringen können. Wo sich die Frage stellt, welchen Job sie sinnvollerweise in einer großen Organisation alternativ übernehmen könnten.

Der Prozess der Skill-Analyse ermöglicht, eine klare Vorstellung von den vorhandenen Fähigkeiten in der Organisation zu gewinnen. Jeder Kompromiss und jede Fehlbesetzung kann große Projekte bremsen. Sozialpartner stellen nicht wirklich eine Hürde dar. Wenn man Sie ins Boot holt, ist die Reaktion in der Regel großes Interesse und sogar Unterstützung.

Ein Beispiel zeigt, wie eine Analyse überraschende Ergebnisse liefert und wie wichtig es ist, das tatsächliche Kompetenzniveau im Unternehmen zu kennen.

Der Aufwand für eine solche Analyse ist gar nicht mehr so hoch. Man kann sogar auf Standards zurückgreifen.

Skill Management kann nicht isoliert betrachtet werden. Es ist eng mit der IT-Strategie und den Unternehmenszielen verbunden. Eine klare Strategie und ein regelmäßiger Prozess der Kompetenzbewertung sind notwendig.

Berücksichtigen Sie nicht nur internes Wissen und Fähigkeiten, sondern auch externe Entwicklungen und Trends. Die kontinuierliche Entwicklung der Mitarbeiter und die Anpassung der Kompetenzen an neue Anforderungen sind entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auch für das Recruiting ergibt sich eine bessere Grundlage.

Erfahren Sie, wie Unternehmen durch eine strategische Ausrichtung ihrer Skills und Kompetenzen die optimale Besetzung von Projekten gewährleisten und so den Projekterfolg sicherstellen können.

Das Whitepaper mit den wichtigsten Punkten können Sie sich hier herunterladen: Whitepaper Skill Management

Martin Hornbach gründete 2001 die Corivus AG und hat seit über 30 Jahren mit großen IT-Projekten zu tun. Heute ist er Vorsitzender des Aufsichtsrates und unterstützt Kunden und Kollegen als erfahrener "Projektveteran“.

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Angesichts der sich wandelnden Arbeitswelt und der Veränderungen in den Projektmethoden fragen wir uns in dieser Episode, ob das Projekt Management Office (PMO) eher ein Relikt vergangener Zeiten darstellt oder noch zeitgemäß ist.

Unser Gast Matthias Röck, ein erfahrener Projektmanager, diskutiert mit Christian Dürk über dieses Thema.

3 Kategorien eines PMOs

PMO noch zeitgemäß? - Antwort ist ein klares JA.

Um über mehrere Projekte hinweg zu berichten ist Voraussetzung, dass gleiche Regeln und gleiche Strukturen über Projekte hinweg gelten. Wenn jedes Projekt unterschiedlich agiert, hängt die Qualität sehr vom Projektleiter und vom Setup des Projektes ab – das kann gut gehen, muss aber nicht.

Wir sehen sogar eine steigende Nachfrage nach PMO-Services. Gerade im Umfeld von Großprojekten macht ein PMO sehr viel Sinn. Insbesondere um gleichbleibende Qualität über das gesamte Vorhaben hervorzubringen.

Aber auch im agilen Umfeld. Gerade in agilen Methoden gibt es bestimmte Themen, Rollen, die nicht mehr verankert sind und dann bleiben vielleicht bestimmte Aspekte einfach per Definition liegen. Wer kümmert sich um „lose Enden“? Zum Beispiel das Financial Controlling über das gesamte Vorhaben. Eine echte Ende zu Ende Sicht macht Sinn und könnte in so einem PMO gebündelt werden. In einem anderen Beispiel ist ein Product Owner noch nicht so erfahren – Der PMO kann ihn dann mit seinem Mehr an Erfahrung als Sparringspartner unterstützen und einen übergreifenden Blick haben.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) kann dem PMO helfen, routinemäßige und administrative Aufgaben zu automatisieren. Das sind also eher Bestandteile des Projekt Offices (erste Kategorie siehe oben). Wenn es um komplexe Aufgaben geht, oder darum, Entscheidungen zu treffen, gerät KI immernoch an seine Grenzen. Es ist schwierig, die Erfahrung in Regeln abzubilden. Auch die Verfügbarkeit und Qualität der Daten ist im Projektumfeld weiterhin schwierig, aber Voraussetzung dafür, dass KI sinnvoll eingesetzt werden könnte.

Hier erfahren Sie mehr über unser PMO Poker und können auch direkt bestellen!

Zu Gast ist Matthias Röck. Er ist Partner der Corivus AG. Seine Schwerpunkte liegen dort in den Bereichen IT-Programm- und Projektmanagement, PMO Services und Near-/Offshoring. Er hat mehr als 25 Jahre Berufserfahrung als Berater für komplexe globale und lokale Softwareentwicklungsprojekte in unterschiedlichen Branchen.

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Christian Dürk und Stefanie Schandl diskutieren, wie das Konzept der strategischen Personalplanung auf Projekte übertragbar ist. Erfahren Sie wie es zum Erfolgsfaktor für Ihre Projekte wird.

Strategische Personalplanung - Was ist das und warum ist sie wichtig?

Die strategische Personalplanung bezieht sich auf die langfristige Planung des Personals in einem Unternehmen. Sie berücksichtigt verschiedene interne und externe Faktoren wie Personalrisiken, Fachkräftemangel, demografische Entwicklung, Nachfolgeregelungen und Nachfolgeplanungen. Eine sorgfältige Analyse der aktuellen Personalsituation ermöglicht es Unternehmen, sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.

Die Relevanz der strategischen Personalplanung in Projekten

Christian und Stefanie teilen Ihre Erfahrungen und diskutieren, warum es wichtig ist, auch in Projekten eine effektive Personalplanung zu haben. Projekte bestehen aus Mitarbeitern, die spezifische Aufgaben erfüllen, um ein Projektziel zu erreichen. Daher ist es entscheidend, von Anfang an die richtigen Rollen und Kompetenzen zu definieren und die richtigen Mitarbeiter auszuwählen. Dieser Ansatz ermöglicht es, das Personal optimal auf die Anforderungen des Projekts vorzubereiten und die Projektziele erfolgreich umzusetzen.

Personalentwicklung im Projekt und darüber hinaus

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Personalentwicklung im Projekt und die Perspektiven für die Mitarbeiter nach Projektabschluss. Das Unternehmen sollte die Mitarbeiter befähigen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und sich weiterzuentwickeln. Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden, um ihr wertvolles Wissen zu erhalten.

Schlussgedanken und Whitepaper

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die strategische Personalplanung im Projektmanagement ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Indem man bereits zu Beginn des Projekts die benötigten Rollen, Skills und Kompetenzen definiert und darauf basierend eine gezielte Personalbeschaffung, Personalentwicklung und Ressourcenplanung durchführt, kann man die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss signifikant erhöhen. Das Whitepaper können Sie sich hier herunterladen: Strategische Personalplanung in Projekten

Zu Gast ist Stefanie Schandl, Projektmanagerin bei Corivus mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Begleitung von IT-Projekten und Beratung in den Bereichen Healthcare, Organisation und Prozesse.

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Die aktuelle Episode nimmt die Frage "Braucht man Reporting in Projekten und wenn ja, wieviel?" ins Brennglas.

Ja, Projektreporting ist notwendig.

Im Corivus Projektrating wird ein Idealzustand von Projektreporting beschrieben, an dem man sich orientieren kann. Da muss man schauen, ob und wie man das so hinbekommt. Zum Download "Reportingmethoden" aus dem Corivus Projektrating

An der grundsätzlichen Notwendigkeit von Reporting in Projekten besteht allerdings kein Zweifel.

Reporting in Projekten dient zur Fortschrittsmessung und internen Steuerung. Die Projektleitung und –Mitarbeiter müssen jederzeit wissen, wo das Projekt steht, wie es vorangeht. Gleichzeitig haben auch Externe Anspruch darauf, informiert zu werden: Stakeholder wie Projektsponsoren und Gremien, die über Fortschritt und Risiken informiert werden wollen.

Wie findet man ein gutes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen des Reportings?

Früher war es mehr ein zeitpunktbezogenes Reporting. Besser ist ein kontinuierlichen Reporting, bei dem Metriken und KPIs regelmäßig und ohne großen Aufwand verfügbar sind. So ist man zu jedem Zeitpunkt aussagefähig. Dies kann mithilfe von Tools wie Jira erleichtert werden, die eine einfache Erfassung und Darstellung von Kennzahlen ermöglichen.

Pragmatismus spielt in jedem Fall eine große Rolle bei der Gestaltung des Reportings. Je nach Projektfortschritt und den aktuellen Schwerpunkten des Projekts können bestimmte Fokus-Themen genauer betrachtet werden, während andere eher summarisch behandelt werden. Dabei ist es nicht immer notwendig, eine extreme Genauigkeit zu erreichen, sondern es reicht oft aus, einen ausreichenden Grad an Information zu liefern. Oft führt eine zu detaillierte Messung zu einem unverhältnismäßig hohen Aufwand. Eine gewisse Flexibilität und das Festlegen von Meilensteinen können hier eine sinnvolle Alternative sein.

Insgesamt ist Reporting in Projekten unerlässlich, um den Projektfortschritt zu überwachen, das Projekt zu steuern und die Stakeholder angemessen zu informieren. Es ist wichtig, eine Balance zwischen Aufwand und Nutzen zu finden und pragmatische Ansätze zu verfolgen, um den Reporting-Prozess effektiv zu gestalten.

Zu Gast ist Armin Süsser, Mitglied der Geschäftsleitung von Corivus. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Turnaround Management in kritischen, häufig bereits havarierten Projekten, Etablierung praktikabler Hybridmodelle zwischen V-Model und Scrum sowie Dienstleistersteuerung und Projektcontrolling.

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Die heutige Episode beschäftigt sich mit dem Thema Ergebnisorientierung oder der Bedeutung von Ergebnissen im Vergleich zu Aktivitäten.

Unterscheidung zwischen Aktivitäten und Ergebnissen: Aktivitäten sind konkrete Maßnahmen zur Erreichung von Ergebnissen oder Zielen. Ergebnisse generieren einen messbaren Mehrwert für das Unternehmen und sollten das Ziel unterstützen. Im Projektmanagement sind Aktivitäten oft auf To-Do-Listen zu finden, während Ergebnisse den langfristigen Nutzen für das Unternehmen darstellen.

Herausforderungen mit Aktivitäten: Oft haben wir vollgepackte Terminkalender und versuchen, alle unsere Aktivitäten unterzubringen. Dennoch stellen wir fest, dass Projekttermine nicht erreicht oder gehalten werden. Diese Tatsache beschäftigt sowohl uns als auch unsere Kunden und erfordert eine Überlegung, wie wir weg von einem reinen Aktionismus hin zu einer ergebnisorientierten Arbeitsweise kommen können.

Priorisierung und Hinterfragen von Aktivitäten: Überlegen Sie, welche Aktivitäten zielführend sind, um Ergebnisse zu erreichen. Hinterfragen Sie jeden Termin und jede Aufgabe kritisch: Zahlt sie auf das gewünschte Ergebnis ein? Aktivitäten, die keinen Mehrwert für das Ergebnis bieten, sollten möglicherweise in Absprache mit anderen Teammitgliedern ausgesetzt oder gestrichen werden.

Klare Zielvorgaben und Führung: Führungskräfte sollten klare und präzise Ziele formulieren, um Mitarbeiter auf Ergebnisse auszurichten. Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Pharmaunternehmen wurde die Fokussierung von reinen Aktivitäten auf konkrete Umsatzziele im Vertriebsbereich geändert.

Ergebnisorientierung als Mindset-Veränderung: Es ist eine Herausforderung, von reinen Aktivitäten zu einem Fokus auf konkrete Ergebnisse zu wechseln. Mindset-Veränderung erfordert Zeit und Anstrengung, aber sie führt zu mehr Mehrwert für das Unternehmen.

Konkretes Beispiel aus dem Projektmanagement: Verknüpfen Sie jede neue Aufgabe mit einem Sprint- oder Iterationsziel (häufig geht dies toolbasiert). Gibt es kein passendes Ziel, ist diese Aufgabe ein Kandidat für eine Repriorisierung. Dies bedeutet nicht einfach, „mache ich morgen statt heute“. Repriorisierung bedeutet hier auch, dass die Aufgabe komplett rausfällt, da sie nicht auf das Ziel einzahlt, nicht zum Scope passt. Und dann muss man auch als Führungskraft aushalten, wenn von anderer Seite Nachfragen kommen, warum diese Aufgabe nicht ausgeführt wird bzw. eine Anfrage nicht bedient wird. Das erfordert sicher etwas Übung.

Zu Gast ist Stefanie Schandl, Projektmanagerin bei Corivus mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Begleitung von IT-Projekten und Beratung in den Bereichen Healthcare, Organisation und Prozesse.

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Braucht ein CIO tatsächlich einen Coach oder einen Sparringspartner? In unserem Experteninterview berichtet Tom Linckens aus seinen langjährigen Erfahrungen als CIO. Heute ist er selbst als Coach und Sparringspartner in der Digital Transformation für andere CIOs und CDOs sowie Vorstände und Aufsichtsräte tätig.

Haben Sie sich jemals gefragt, ob ein Coach oder Sparringspartner für Sie als Führungskraft, Projektmanager oder als CIO wirklich von Nutzen sein könnte? Dann ist diese Episode "Leadership Insights für CIOs und Projektmanager“ - genau das Richtige für Sie! Finden Sie heraus, ob Sie tatsächlich von einem solchen Partner profitieren könnten.

Herr Linckens gibt Ihnen wertvolle Einblicke und spricht darüber, in welchen Situationen und Phasen Ihrer Karriere ein Coach oder Sparringspartner besonders hilfreich sein kann. Seine Erfahrungen zeigen, dass ein Coach Ihnen zum Beispiel beim Onboarding als wertvolle Reflexionsfläche dienen kann oder Ihnen in Krisensituationen hilft, den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Wir diskutieren auch über die Komplexität der Rollen von CIOs, CDOs und Projektmanagern, die mit einer Vielzahl technologischen Alternativen aber auch vielfältigen Widerständen in der Organisationsveränderung konfrontiert sind. Als Führungskraft kann es manchmal einsam sein, Entscheidungen zu treffen und die eigenen Ziele im Blick zu behalten ist häufig schwierig. Hier kommt ein erfahrener Coach ins Spiel, der auf Augenhöhe mit Ihnen kommuniziert und Sie unterstützt.

Aber wie finden Sie den richtigen Coach? Tom Linckens gibt Ihnen wertvolle Tipps und betont, wie wichtig Vertrauen und gegenseitiges Verständnis für die jeweilige Rolle und Situation sind. Insbesondere erfahrene Führungskräfte, die selbst in ähnlichen Positionen waren, können hierbei von unschätzbarem Wert sein.

Erfahren Sie aus erster Hand, wie ein Coach oder Sparringspartner für Sie hilfreich sein kann. Trauen Sie sich und suchen frühzeitig Unterstützung und nicht erst, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist!

Die wichtigsten Punkte können Sie hier noch einmal nachlesen: Download Whitepaper "Sparringspartner"

Unser heutiger Gast ist Tom Linckens, ein angesehener Experte auf dem Gebiet der Unternehmensführung und Digitalen Transformation. Er verfügt über mehr als 30-Jahre Erfahrung in verschiedenen Positionen im IT-Bereich. Bevor er vor 4 Jahren als selbständiger Coach und Sparringspartner tätig wurde, war er unter anderem als CIO bei der Bertelsmann SE & Co. KGaA und als CIO EMEA bei der Henkel AG tätig.

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Viele Projekte scheitern an fehlendem oder schlechtem Change-Management. Denken Sie Change-Management neu. Erfahren Sie, wie Change-Management für Ihr Projekt zum zentralen Erfolgsfaktor wird.

Obwohl Change-Management ein entscheidender Erfolgsfaktor für Projekte ist, wird es immer wieder vernachlässigt. Dabei wurde das Konzept bereits in den 1930er Jahren ausreichend erforscht. Viele dieser Erkenntnisse sind nicht nachhaltig in Projektmanagement-Tätigkeiten eingeflossen. Stattdessen verlieren Teams oft nach dem ersten Kick-off ihre guten Absichten aus den Augen.

In unserem Podcast teilt der Experte Roger Butz seine Erfahrungen und präsentiert das Corivus Change-Management Modell mit fünf Schritten zur sinnvollen Steuerung von Veränderungsprozessen:

Unser Tipp: Setzen Sie von Anfang an auf Change-Management und behalten Sie es während des gesamten Projektverlaufs im Blick, um den Erfolg Ihres Projekts zu maximieren.

Die wichtigsten Punkte können Sie hier nochmal nachlesen: Zum Whitepaper

Die Aufzeichnung unseres Webinars zum gleichen Thema können Sie sich hier direkt anschauen: Zum Webinar

Zu Gast ist Roger Butz, Senior Projektmanager bei Corivus mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in unterschiedlichen IT-Rollen. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen die Bereiche Projekt- und Projektportfoliomanagement, die Transformation der IT sowie Enterprise Architecture Management.

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Falls man doch genau schätzen muss, eigen sich dafür drei Methoden, die an Beispielen erklärt werden:

Grundsätzlich gilt: Wenn jemand anders schätzt als das Team, das die Realisierung durchführt, muss man das mit einer zusätzlichen Unsicherheit berücksichtigen.

Möchte man tatsächlich eine genaue Genauigkeit bei der Schätzung erreichen, sollte man sich dafür ganz klar den Auftrag beim Management abholen. „Lean“ wird auch in der Projektwelt immer wichtiger, so ist das Management leichter davon zu überzeugen, nicht zu detailliert einzusteigen.

Schätzungen werden nie perfekt sein, da sich die Rand- und Rahmenbedingungen ständig ändern. Und wenn man das mal verinnerlicht hat, dann sollte man nochmal so pragmatisch und sinnvoll wie möglich schätzen.

Zu Gast ist Dr. Andreas Tack, Senior Projektmanager bei Corivus mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Krisen- und Turnaround Management, Entwicklungssteuerung, Dienstleistersteuerung sowie Projektcontrolling, mit den Branchenschwerpunkten Transport und Logistik.

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Kennen Sie das: Das Testen wird als Stiefkind des Projektmanagements betrachtet! Es heißt, der Mehrwert fehlt, da keine zusätzliche Funktionalität produziert wird. Folglich werden Ressourcen gekürzt, wenn Zeit oder Budget knapp sind. Und am Ende heißt es „Wieso habt Ihr beim Test denn den Fehler nicht gefunden?“

Fünf Regeln für erfolgreiches Testmanagement werden im Podcast ausführlich erklärt und mit Erfahrungen aus der Praxis erläutert.

Regel 1: Mit dem Testen frühzeitig beginnen! Am besten Parallel zur Entwicklung, nicht hinterher. Fehler werden teurer, je später sie entdeckt werden

Regel 2: Gute Anforderungen sind unabdingbar und die Basis erfolgreicher Entwicklung. Schlechte Anforderungen heißt auch schlechtes Produkt. Ein Qualitätszeichen (unter mehreren) einer guten Anforderung lautet „prüfbar“ durch einen Test.

Regel 3: Testen gehört zum Projekt und ist entsprechend ernst zu nehmen und einzuplanen. Idealerweise als Teilprojekt mit einem Teilprojektleiter, der die Belange des Tests vertritt.

Regel 4: Verständnis für das Testen schaffen – Stakeholder Management. Testen zeigt die Anwesenheit von Fehlern, erbringt aber nicht den Nachweis, dass das System fehlerfrei ist. Testaufwand nach Risiko und Prioritäten steuern.

Regel 5: Testumfang definieren: Wenn ich nicht alles testen kann, muss ich mich entscheiden! Dabei die Kritikalität der Anwendung beachten und mit hoch priorisierten Tests beginnen

Zu Gast ist Meike Rieken, Partnerin der Corivus AG. Sie ist seit über 25 Jahren als Expertin im Bereich Projekt- und Testmanagement tätig.

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Risikomanagement in agilen Projekten - geht das überhaupt? Und wo liegen die Unterschiede zu klassischen Projekten?

Zu Gast ist Roger Butz, Senior Projektmanager bei Corivus mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in unterschiedlichen IT-Rollen. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen die Bereiche Projekt- und Projektportfoliomanagement, die Transformation der IT sowie Enterprise Architecture Management

Im Podcast diskutieren Christian Dürk und Roger Butz fünf Schritte zum sinnvollen Steuern von Risken:

Das Problem ist häufig eine nachlassende Risiko- Awareness. Also: Lassen Sie nicht nach!

Warum agile Vorhaben Risiken senken können und auf der anderen Seite Risiken durch agiles Vorgehen auch steigen können erfahren Sie ebenfalls im Podcast.

Die wichtigsten Punkte können Sie hier noch einmal nachlesen: Download Whitepaper "Risikomanagement in agilen Projekten"

Die Aufzeichnung unseres Webinars von Roger Butz zum gleichen Thema können Sie sich hier – nach erfolgter Anmeldung - direkt anschauen: https://corivus-ag.webinargeek.com/risikomanagement-in-agilen-it-projekten-funktioniert-das-ueberhaupt-1?cst=channel

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