Projektmanagement im Glas

„Cherry Picking“ bedeutet nur einzelne Elemente aus agilen Frameworks zu verwenden.

Prinzipiell ist es wichtig, agile Techniken zu erlernen, da agile Teams in den meisten Fällen doch erfolgreicher abschneiden als traditionelle Teams. Agile Methoden sind sinnvoll, wenn es noch kein klares Ziel bezüglich des Endprodukts gibt und die Anpassungsfähigkeit der Anforderungen wichtig ist.

Wie finde ich nun in einer Projektsituation oder im Unternehmen heraus, welche agilen Elemente die richtigen für mich sind? Falls die agilen Methoden noch eher fremd sind, empfiehlt es sich zuerst ein komplettes Framework anzuschauen. Denn eine der großen Gefahren beim Cherry Picking ist, dass man wichtige Elemente, die einen großen Schritt zum Erfolg darstellen würden, einfach übersieht. In einer klassischen hierarchischen Organisation können erst einmal agile Elemente wie Kanban Boards oder die Meeting Struktur von Scrum (z.B. das 15-minütige Daily) eingeführt werden. Dabei ist wichtig das Rollenkonzept laut Scrum zu beachten: es gibt genau einen Product Owner und keine fünfzehn 😉 Agile Frameworks hindern Teams daran in alte Gewohnheiten wieder zurückzufallen und legen einen Fokus auf den Mindset Teams und Führung.

Cherry Picking und hybride Entwicklungsmodelle bieten eine Lösung, um von der klassischen und agilen Welt zu profitieren. Es ist empfehlenswert, einen agilen Spezialisten hinzuzuziehen, wenn wenig Erfahrung vorhanden ist. Scrum Master gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Die Kunst liegt darin den Richtigen zu finden, der Erfahrung mit Cherry Picking und der Adaption auf eine Organisation, ein Unternehmen oder eine Projektsituation mitbringt.

Zu Gast ist Björn Schifferdecker, Projektmanager und -berater bei Corivus. In den letzten 10 Jahren beschäftigte er sich hauptsächlich mit IT-Systemeinführungen und Change-Management, seine Beratungsschwerpunkte sind agile und hybride Projektmanagement-Modelle, sowie die PMO-Einführung und Optimierung.

Die angesprochene Episode #4 „Agiles Projektmanagement - Alter Wein in neuen Schläuchen“ finden Sie hier. Daneben gibt es von Björn Schifferdecker auch ein gleichnamiges kurzweiliges Video in unserem YouTube Kanal.

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Ressourcenmanagement ist wichtig, um die eigene Kapazität zu kennen. Es ist jedoch kompliziert, da es auf die genaue Planung der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt ankommt.

Sind Kapazitäten nur teilweise verfügbar, sind Annahmen über die Verteilung der Verfügbarkeit zu treffen. Heißt etwa 40% zwei Tage die Woche? So entstehen Spitzen in der Auslastung und Zeiten mit weniger Auslastung. Faktoren wie Abwesenheit, administrative Aufgaben und Meetings sind zu berücksichtigen. Insofern ist die erste Herausforderung, ein realistisches Bild der echten Kapazität im Projekt zu haben.

Wenn man im nächsten Schritt die verfügbaren Kapazitäten mit bestimmten Skills und Anforderungen verknüpft, wird es schnell komplexer, als es sich vielleicht auf den ersten Blick anhört. Die Kapazitätsplanung ist das absolute Fundament. Die eigentliche Kunst ist, Projektmitarbeiter und verfügbare Kapazitäten auf die Aufgaben zuzuordnen.

Von seinen Projekterfahrungen im Kontext Ressourcenmanagement berichtet Armin Süsser.

Die Knappheit von Ressourcen kann auch ein Indikator für fehlendes oder unvollständiges Portfolio Management sein. Es ist wichtig regelmäßig zu prüfen, ob die knappen Ressourcen auch „das Richtige“ tun, das, was den meisten Mehrwert für das Unternehmen bringt.

Merken Sie sich für erfolgreiches Ressourcenmanagement folgenden 4 Punkte:

Zu Gast ist Armin Süsser, Mitglied der Geschäftsleitung von Corivus. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Turnaround Management in kritischen, häufig bereits havarierten Projekten, Etablierung praktikabler Hybridmodelle zwischen V-Model und Scrum sowie Dienstleistersteuerung und Projektcontrolling.

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Für eine reibungslose Zusammenarbeit müssen Product Owner und Fachbereich auf der einen und die Entwicklung auf der anderen Seite ein gemeinsames Verständnis vom Backlog haben. Der Fachbereich schreibt die Definition of Ready und die Entwicklung reviewt diese, während bei der Definition of Done die Entwicklung den ersten Entwurf erstellt und der Fachbereich diesen prüft. Beide Dokumente sollten am Anfang des Projekts abgestimmt sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

In der Praxis kommt es oft vor, dass die Dokumente zwar existieren, aber sich formal nicht darüber ausgetauscht wurde.

Wie sieht so eine Definition of Done, eine Definition of Ready aus? Das kann man leider schlecht verallgemeinern. Wenn Sie an einer Art Blueprint Vorlage interessiert, um Ihren Kontext zu berücksichtigen, dann schreiben Sie uns an [email protected]. Die Kunst liegt allerdings gerade darin, aus dem Vielen für die jeweilige Situation das Relevante zu destillieren, weshalb Andreas Tack mit solchen generellen Vorlagen vorsichtig ist.

Typische Probleme sind mehrere Backlogs (Bugs, User Stories, Epics, Features), Backlogs, die als Wunschliste angesehen werden, das Backlog, das nicht allen Betroffenen bekannt oder zugänglich ist oder auch eine unklare Priorisierung des Backlogs (zu stark oder zu wenig detailliert, fehlende Akzeptanzkriterien, keine Schätzung…)

Zu Gast ist Dr. Andreas Tack, Senior Projektmanager bei Corivus mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Krisen- und Turnaround Management, Entwicklungssteuerung, Dienstleistersteuerung sowie Projektcontrolling, mit den Branchenschwerpunkten Transport und Logistik.

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Stellen Sie sich ein Großprojekt wie ein riesiges Frachtschiff vor. Der Vergleich ergibt sich aus der enormen Größe, dem komplexen Steuerungsaufwand und der Vielzahl von beteiligten Steuermännern. Um das zu verdeutlichen, kann man das Beispiel der "Ever Given" heranziehen, die im Suezkanal querstand und 400 Schiffe für sechs Tage blockierte, was zu Unterbrechungen und Verzögerungen in den weltweiten Lieferketten führte. Um solche Situationen zu vermeiden, ist ein proaktives Risikomanagement von großer Bedeutung, ebenso wie eine gute Steuerung und Führung durch einen erfahrenen "Käpt'n". Auch ein effektives Fehlermanagement ist unabdingbar.

Die 4 größten Herausforderungen in Großprojekten, können Sie im Whitepaper zu dieser Episode hier nachlesen, ebenso wie die sich daraus ergebenden wesentlichen Erfolgsfaktoren.

Zu Gast ist Mario Bartels, Principal bei Alinea & Company. Er berät seit 10 Jahren Kunden unter anderem in der Organisationsentwicklung. Fokusthemen sind Customer Centricity, Transformation und Strategie.

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Zu Gast ist Björn Schifferdecker, Projektmanager und -berater bei Corivus. In den letzten 10 Jahren beschäftigte er sich hauptsächlich mit IT-Systemeinführungen und Change-Management. Seine Beratungsschwerpunkte sind agile und hybride Projektmanagement-Modelle, sowie die PMO-Einführung und Optimierung.

Nach einem gemeinsamen Blick in die Historie beantwortet Björn die Frage, ob Agilität Alter Wein in neuen Schläuchen ist, so:

Worauf sollte ich achten, wenn ich ein agiles Vorhaben starte?

Wenn man das erste Mal in einem Scrum oder einem agilen Training ist, dann heißt es "So und so müsst ihr es machen, anders geht nicht".

Die Projektpraxis zeigt, dass einzelne Elemente aus Scrum herausgenommen werden, aber Scrum normalerweise nicht als zusammenhängendes Framework angewendet wird. Es wird also das verwendet, was gut passt und Scrum-Elemente, die nicht funktionieren, werden weggelassen.

Wie so ein individuelles "Cherry Picking aus agilen Frameworks" funktionieren kann, darüber vertiefen die beiden ihr Gespräch in der Folge #8, die Sie hier finden: Welche Elemente aus welchem Framework kann man zusammenpacken? Was hat gut funktioniert? Welche konkreten Erfahrungen aus Projekten haben wir dazu? Wo sind Grenzen?

Hier finden Sie das im Podcast angesprochene 1,5-minütige Video mit gleichem Titel, was das Gesagte nochmal auf den Punkt bringt.

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Ihre Projektkommunikation darf den Flurfunk nicht ignorieren. Wie Sie Ihre Projektkommunikation mit und ohne Flurfunk steuern ist Thema diese Episode.

Zu Gast bei Christian Dürk ist Carsten Eickhoff, Partner der Corivus AG. Dort liegen seine Schwerpunkt in den Bereichen IT-Programm- und Projektmanagement, Business Transformation und Krisenmanagement. Er hat mehr als 25 Jahre Berufserfahrung als Berater für global agierende Konzerne und lokal operierende mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Als Projektleiter hat er so einige Situationen mit Flurfunk selbst erlebt.

Was heißt Flurfunk?

Der Projektleiter hat auch die Aufgabe, falschen Informationen zu beseitigen. Informationen aus dem Flurfunk können auch das Management bzw. den Auftraggeber erreichen. Präventiv sollten zum Thema Kommunikation ein Change-Management und ein Kommunikationsplan vorhanden sein, sowie Kommunikationskanäle festgelegt werden.

Carsten Eickhoff beschreibt unter anderem ein Beispiel, in dem aus der Information, „Der Testfortschritt ist nicht wie geplant“, direkt "Der Roll-Out findet nicht statt" wurde. Und was das für das Projekt bedeutete.

Zusammengefasst: Flurfunk lässt sich nicht vermeiden und das sollte man auch nicht versuchen. Durch Flurfunk können auch gute Ideen entstehen und er stärkt die soziale Beziehung zwischen Mitarbeitern. Der Flurfunkt sollte aktiv im Rahmen eines Kommunikationsplan gesteuert werden. Je früher falsche Informationen erkannt werden, desto früher können die Projektverantwortlichen reagieren. Sozial und kommunikativ aktive Personen sollten eingebunden werden, um durch diese auch positive Flurfunkt-Themen ins Projekt einzubringen.

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Projektmanagement-Frameworks versuchen, den Erfolg von Projekten zu verbessern, aber warum ändert sich die Erfolgsquote trotzdem nicht?

Jedes Projekt ist einzigartig und hängt von der Organisation und Unternehmenskultur ab, weshalb Standardisierung nur begrenzt funktionieren kann. Werkzeuge müssen immer an die individuelle Situation angepasst werden, und es ist wichtig, zu berücksichtigen, was in der Organisation akzeptiert wird. Auch ist es wichtig, den Reifegrad von Unternehmen im Umgang mit Projekten zu berücksichtigen, um zu entscheiden, wo Individualisierung sinnvoll ist. Es gibt jedoch gewisse Grundregeln, die obligatorisch sind, wie z.B. die Formulierung von Projektzielen.

Anhand von eigenen Erfahrungen aus der Projektplanung, dem Ressourcenmanagement und dem Managementreporting zeigt Armin Süsser auf, wie er das meint.

Wenn wir neu irgendwo hinkommen, sieht es am ersten Tag und in den ersten zwei Tagen so aus, dass Ähnlichkeiten mit anderen Projekten da sind. Die Ziele sind nicht klar und der Scope ist nicht beschrieben und Ressourcen sind es auch zu wenig. Aber schon beim zweiten Blick stellt man fest, dass die Ursachen und auch die Wege zur Lösung dann eben anders sind. Man darf die Dinge nicht einfach über einen Kamm scheren, sondern muss wirklich sehr, sehr spezifisch in der konkreten Situation schauen, woran es liegt.

Individuelle Lösungen heißt nicht, jedes Defizit zu akzeptieren, sondern das Ausmaß der Änderungen, die man der Organisation zutraut und zumutet, ein bisschen auch zu skalieren. Und wie man so schön sagt, die Leute da abholt, wo sie stehen.

Der Projekt-Healthcheck ist ein nützliches Instrument, um Transparenz darüber zu erhalten, wo ein Projekt gerade steht. Bei den Ergebnissen ist es wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen. Es ist besser, einige wenige robuste Schritte zu unternehmen als sich in zu vielen Maßnahmen zu verlieren. Unser Tipp: Lieber mal zwei, drei kleine, robuste Schritte, als so sehr die Ziele allzu hoch zu hängen.

Zu Gast ist Armin Süsser, Mitglied der Geschäftsleitung von Corivus. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Turnaround Management in kritischen, häufig bereits havarierten Projekten, Etablierung praktikabler Hybridmodelle zwischen V-Model und Scrum sowie Dienstleistersteuerung und Projektcontrolling.

Das Corivus-Projektrating für Ihren eigenen Healthcheck finden Sie hier.

Hier finden Sie die Episode #9 Risikomanagement in agilen Projekten, von der Christian Dürk spricht.

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In der ersten Episode vom Corivus-Podcast "Projektmanagement im Glas" sind die „Projektveteranen“ Martin Hornbach und Armin Süsser zu Gast bei Christian Dürk .

Martin Hornbach gründete 2001 die Corivus AG und hat seit über 30 Jahren mit großen IT-Projekten zu tun. Heute ist er Vorsitzender des Aufsichtsrates und unterstützt Kunden und Kollegen als erfahrener "Projektveteran“. Armin Süsser ist Mitglied der Geschäftsleitung. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT-Systemeinführungen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Turnaround Management in kritischen, häufig bereits havarierten Projekten, Etablierung praktikabler Hybridmodelle zwischen V-Model und Scrum sowie Dienstleistersteuerung und Projektcontrolling.

Digitalisierung verändert viele Prozesse und ohne IT ist ein Unternehmen nicht handlungsfähig. Projekte sind meist teure Vorhaben, die viel Manpower binden und von denen ein hoher Benefit erwartet wird. Heißt, hohe Erwartungen sind an Projekte gekoppelt. Deswegen ist das Projektmanagement so wichtig für den Unternehmenserfolg.

In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich vieles im Projektmanagement verändert. Eine Konstante ist allerdings das Risiko, dass Projekte und insbesondere IT-Projekte schief gehen. Schon vor 20 Jahren hat eine Studie der Standish herausgefunden, dass über die Hälfte aller IT-Projekte scheitern. Die aktuelle Version der Studie zeigt, dass heute sogar 82 % aller IT-Projekte schieflaufen. Dabei haben sich die Gründe, warum die Projekte scheitern, kaum verändert. Das haben auch Martin Hornbach, Armin Süsser und Christian Dürk so erlebt und tauschen sich über Ihre Erfahrungen, typische Fehler und typische Situationen aus. Agile Arbeitsweise ändern aus ihrer Sicht grundlegende Probleme nicht, sondern schneiden sie nur in kleinere Häppchen. Auch die Ende-zu-Ende Verantwortung geht zunehmend verloren.

Am Projektmanagement faszinierend ist für alle, dass es nie langweilig wird. Probleme, die vordergründig gleich wirken, sind doch auf den zweiten Blick sehr unterschiedlich und erfordern immer wieder individuelle Lösungen.

Für die Zukunft wünschen sich beide, dass Projekte besser laufen. Was weiterhelfen würde, wäre eine tragfähige Mischung aus den Stärken beider Welten – klassisch und agil – und natürlich ein gesundes Maß an Pragmatismus.

Hier geht es zum kurzweiligen 2,5-minütigen Video von Armin Süsser über „Projekte, die so heißen wie ein Softwareprodukt, gehen meistens schief“, an das Christan Dürk im Podcast sicher dachte, als er schmunzeln musste!

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Herzlich willkommen bei "Projektmanagement im Glas", dem Gesprächs- und Projektmanagement-Podcast von Corivus!

Wussten Sie, dass immer noch 30-75% aller Projekte scheitern, obwohl Unternehmen viel Zeit und Geld in die Ausbildung von Projektmanagern sowie die Optimierung von Strukturen und Methoden investieren? Die Ursachen dafür sind vielfältig, doch oft fehlt es einfach an Erfahrung.

Genau hier setzen wir an! Unser Ziel ist es, Ihnen wertvolle Einblicke und Erkenntnisse aus den Projekterfahrungen anderer zu bieten. Denn wer könnte besser von den Erfolgen und Misserfolgen lernen als Menschen, die bereits viele Projekte erfolgreich abgeschlossen haben? Warum immer wieder die gleichen Fehler machen, wenn man aus den Lessons Learned aus Projekten anderer profitieren kann?

In unserem Podcast "Projektmanagement im Glas“ tauchen wir tief in die Welt des Projektmanagements ein und lassen erfahrene Experten zu Wort kommen. Wir sprechen über bewährte Strategien, erzählen spannende Geschichten aus der Praxis, diskutieren bewährte Methoden und teilen wertvolle Tipps und Tricks, wie Sie Ihre eigenen Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen können.

Egal, ob Sie schon lange im Projektmanagement tätig sind oder gerade erst damit beginnen - bei uns finden Sie garantiert neue Impulse und Ideen, um Ihre eigenen Projekte zum Erfolg zu führen.

Wir möchten Sie dazu einladen, unseren Podcast zu hören und zu abonnieren. So verpassen Sie keine unserer spannenden Folgen mehr!

"Projektmanagement im Glas" erscheint alle zwei Wochen - pünktlich am Donnerstag.

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