Prosto o projektach

Jeżeli spieszymy się, by czym prędzej zacząć działać w projekcie, to łatwo ominiemy ważny element planowania: identyfikację ryzyk. Zarządzanie ryzykiem może brzmi w sposób skomplikowany, ale można do tego podejść zdroworozsądkowo. Identyfikacja najważniejszych ryzyk wydaje się czynnością nieskomplikowaną, a może pomóc w uniknięciu kłopotów w projekcie. Dobrą praktyką jest zaprzęgnięcie całego zespołu do rozmowy o ryzykach, bo każdy ma inny punkt widzenia. Lider samodzielnie nie stworzy kompletnej listy ryzyk. Potrzebuje do tego pozostałych członków zespołu, z których każdy coś wniesie.

Macierz istotności i prawdopodobieństwa pozwoli szybko odfiltrować te najważniejsze ryzyka i na nich się skupić.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Ani sponsor, ani lider nie są w stanie w pojedynkę oszacować dobrze niezbędnego budżetu. Potrzeba do tego zespołu, który powinien dostać możliwość policzenia niezbędnych wydatków. Nikt lepiej niż eksperci i specjaliści, zaproszeni do prac w projekcie, nie mógłby tego zrobić lepiej.

Nawet jeśli ograniczenia budżetowe są narzucone z góry, nadal taka analiza zespołowa ma sens. Jeśli bowiem budżet jest "daną", to "szukaną" powinien być zakres prac. Jeśli budżet jest zbyt ciasny, trzeba otwarcie uzgodnić, co za te pieniądze można zrobić, a z czego należy zrezygnować.

Zespół, który zostanie wysłuchany, z pewnością przystąpi do prac podbudowany i zmotywowany, bo miał wpływ na skorelowanie zakresu prac z dostępnym budżetem.

Przy okazji warto też pamiętać o dwóch elementach budżetu. Po pierwsze - kalkulujemy wydatki jednorazowe, ale po drugie - powinniśmy też przewidzieć i pokazać, z jakimi kosztami stałymi będzie się później wiązać wdrożenie rozwiązań projektowych. Oba te aspekty wpłyną na decyzję o opłacalności projektu i czy w ogóle powinniśmy go realizować.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Budżet - obok czasu i zakresu - należy do klasycznej projektowej triady, zwanej (złotym) trójkątem ograniczeń projektowych. Jego dobre oszacowanie jest jedną z podstawowych umiejętności, niezbędnych do skutecznego przygotowania i poprowadzenia projektu. Idea wspomnianego trójkąta polega na tym, że zmiany w jednym z tych podstawowych ograniczeń najczęściej muszą wpłynąć na pozostałe. Modyfikacje zakresu czy czasu zazwyczaj będą musiały wpłynąć na budżet, który pierwotnie uzgodniliśmy. Lider powinien tego dobrze pilnować, aby nie godzić się bezkrytycznie np. na dodatkowe zadania, bez zadania pytania o to, czy pójdzie za tym zgoda na dodatkowy budżet (lub czas).

Budżet może być wprost przypisany do projektu lub pozostawiony w komórkach organizacyjnych. Jednak w tej drugiej opcji trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, czy udało się uzyskać w tych komórkach finansujących jednoznaczną deklarację zarezerwowania niezbędnych środków na potrzeby projektowe.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Plan powinien być - jak to się mówi - żyjącym dokumentem. Przede wszystkim nie od razu powstanie jego docelowa wersja. I jeśli lider prezentuje ją sponsorowi na początku prac, musi upewnić się, że sponsor nie weźmie tego za wersję ostateczną. Faza planowania może przecież doprowadzić do lepszego zrozumienia, co trzeba zrobić, a tym samym również do zmodyfikowania pierwotnych założeń, w tym - co do terminów. Jasna komunikacja między liderem a sponsorem jest tu bardzo istotna.

W dalszej części projektu sponsor i lider mogą używać planu do okresowej weryfikacji stanu zaawansowania prac. Nie jest przecież powiedziane, że zawsze konieczny jest jakiś odrębny raport, dokument czy prezentacja. Jeżeli do śledzenia postępów obie strony zgodzą się używać aktualizowanego na bieżąco planu prac, to dla wszystkich jest to ułatwienie. Lider nie musi tworzyć specjalnych raportów tylko na potrzeby jednorazowego spotkania ze sponsorem, a plan projektu jest dzięki temu zawsze aktualny.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Planowanie jest jedną z kluczowych umiejętności zespołu projektowego. Jednak w dzisiejszych czasach poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na bardzo detaliczne rozpisywanie planu projektu, to zazwyczaj przesada i strata czasu. Im dłuższy projekt, tym większe ryzyko, że w trakcie realizacji zajdą zmiany, na które trzeba będzie elastycznie reagować, a więc m.in. przesuwać i modyfikować zadania, zmieniać terminy itp. Trzeba zatem wyczuć, jaki poziom ogólności/szczegółowości będzie optymalny. Zwykle najważniejsze jest wytypowanie głównych etapów, kluczowych zadań czy kamieni milowych, a nie pedantyczne szlifowanie planu do najdrobniejszego szczegółu. Sprawdza się również kroczące doszczegóławianie, np. dokładniejsze rozpisywanie tylko najbliższego etapu, który jest bezpośrednio przed nami.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Nie od razu musimy mieć w głowach daty, przystępując do planowania. Najważniejsze jest wypisanie kluczowych zadań i ułożenie ich w logiczną sekwencję. Jednak kiedy chcemy już ruszać z projektem, przynajmniej kilka najważniejszych dat trzeba wyznaczyć. W końcu to właśnie terminy mogą stanowić "być albo nie być" projektu. Jeśli z planu wynika, że nie jesteśmy w stanie dotrzymać jakiegoś nieprzesuwalnego terminu zakończenia prac, to być może w ogóle uruchamianie projektu byłoby błędem.

Najważniejsze terminy powinny dotyczyć kamieni milowych, czyli zakończenia kluczowych etapów, no i oczywiście finalizacji całości prac. Tych kilka podstawowych dat jest ważnych dla sponsora. Nie musi on - a nawet nie powinien - zbyt szczegółowo angażować się w śledzenie postępów wszystkich prac. Jednak terminy kamieni milowych są dobrą okazją do okresowej weryfikacji statusu.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Podział pracy na mniejsze etapy powoduje, że robota staje się bardziej znośna. Szczególnie duże projekty, gdy poszatkujemy na mniejsze części, wydają się łatwiejsze do opanowania. Podział na etapy przynosi wiele korzyści, np. możliwość regularnego kontrolowania postępów czy kilkakrotne świętowanie cząstkowych sukcesów, co podsyca energię niezbędną do kolejnej fazy.

Kamienie milowe są ważnymi osiągnięciami, zwykle kończącymi jakieś etapy prac. Podział na etapy i wskazanie kamieni milowych może być podstawą do ustawienia kalendarza spotkań statusowych ze sponsorem projektu. W wielu projektach taka właśnie częstotliwość komunikacji między zespołem/liderem a sponsorem/zarządem będzie optymalna.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Lider może mieć pokusę, aby samemu napisać plan projektu. Tak wydaje się łatwiej, bo unika nieefektywnych dyskusji, nikt mu nie przeszkadza i ma szansę zrobić to szybciej. Jednak o wiele więcej jest ujemnych stron takiego rozwiązania. Nie wykorzystujemy wiedzy i doświadczenia osób zaproszonych do zespołu. Ryzykujemy pominięcie ważnych zadań, o których wiedzą członkowie zespołu, a lider może być ich nieświadomy. Na dodatek, bodaj największym ryzykiem jest złe nastawienie członków zespołu do planu prac, który ktoś inny stworzył dla nich (bez nich).

Wspólne tworzenie planu projektu całym zespołem nie tylko sprawia, że będzie on bardziej kompletny, ale również gwarantuje dobre nastawienie wszystkich do późniejszej realizacji. Bo to "nasz" plan.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Dobrze jest spisać w jednym miejscu wszystkie uzgodnienia dotyczące projektu - jego celu, zakresu, składu zespołu, terminów, budżetu czy produktów prac. Takim miejscem jest karta projektu. Z założenia powinien to być dokument bardzo prosty, nie stanowiący "bariery wejścia" do projektu. Jego głównym celem jest zanotowanie ustaleń, tak aby wszyscy interesariusze mogli się do nich w dowolnym momencie odwołać. Karta projektu porządkuje wyobrażenia wszystkich na temat zadania, które jest podejmowane, minimalizuje ryzyko nieporozumień.

W organizacjach realizujących wiele projektów warto wprowadzić jeden szablon karty projektu. To ułatwia zadanie kolejnym liderom. Nie muszą zastanawiać się nad tym, skąd wziąć dobry wzór. Dodatkową korzyścią jest ujednolicone podejście do opisu projektów. To z kolei pomaga w zarządzaniu całym portfelem projektów, porządkuje metodykę, ułatwia ich porównywanie itp. Przydatnym pomysłem jest też przygotowanie dobrze wypełnionej karty projektu, konkretnego przykładu, na którym mogliby się liderzy wzorować.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Produkty różnią się od efektów prac zespołu projektowego. Nie jest to wyłącznie zabawa słowami. Produktami prac nazywamy wszystko to, co zespół dostarczy w ramach projektu i z czego będzie rozliczony. Natomiast efekty prac zwykle pojawią się później. Będą wynikać z projektu i produktów, ale nie możemy zespołu bezpośrednio rozliczać z tych efektów, choćby dlatego, że są w istotny sposób odroczone w czasie.

Tymczasem zespół nigdy nie powinien czekać tak długo na ocenę swojej pracy. Poza tym nie zawsze będzie mieć wpływ na końcowe efekty. Zespół trzeba rozliczać za to, na co ma wpływ, a do tego - bezzwłocznie, jeśli chcemy uniknąć demotywacji jego członków.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod