Prosto o projektach

W wielu projektach rzucamy się na głęboką wodę, nie mając wcale gwarancji, że zakończą się powodzeniem. Dopiero w trakcie prac będziemy sprawdzać, co jest realne i czy nasz wymarzony scenariusz uda się ziścić. Dla tak niepewnych i pionierskich przedsięwzięć warto zastanowić się nad scenariuszami alternatywnymi. Jeżeli nie wypali nasza "opcja A", to czy mamy w ogóle jakąś "opcję B"?

Przemyślenie dostępnych alternatyw uchroni zespół projektowym przed nieprzyjemną niespodzianką, a może nawet paniką, gdy nagle utknie w ślepej uliczce. Jeżeli z góry wiemy, jakie są warianty zapasowe, to szybciej dokonamy przegrupowania, jeśli okaże się ono konieczne. Rozmowa o możliwych innych scenariuszach, to także ważny element współpracy między sponsorem i liderem. Przygotowanie sponsora na to, że być może trzeba będzie wybrać inną ścieżkę, wpisuje się w tzw. zarządzanie oczekiwaniami.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Lista ryzyk niczego jeszcze nie rozwiąże. To dopiero pierwszy krok. Drugim jest opracowanie możliwych działań, które należy wykonać, aby zidentyfikowane ryzyka ograniczyć. Zgodnie z dewizą, że łatwiej zapobiegać niż leczyć, powinniśmy odpowiednią uwagę poświęcić tym tzw. działaniom zapobiegawczym.

Dla większości ryzyk można wymyślić jakieś akcje, które warto podjąć już na początku projektu z myślą o minimalizacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Zespół poczuje się też bardziej zmotywowany i pozytywnie nastawiony, gdy nie poprzestanie na sporządzeniu listy zagrożeń, ale od razu podejmie jakieś środki zaradcze.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Jeżeli spieszymy się, by czym prędzej zacząć działać w projekcie, to łatwo ominiemy ważny element planowania: identyfikację ryzyk. Zarządzanie ryzykiem może brzmi w sposób skomplikowany, ale można do tego podejść zdroworozsądkowo. Identyfikacja najważniejszych ryzyk wydaje się czynnością nieskomplikowaną, a może pomóc w uniknięciu kłopotów w projekcie. Dobrą praktyką jest zaprzęgnięcie całego zespołu do rozmowy o ryzykach, bo każdy ma inny punkt widzenia. Lider samodzielnie nie stworzy kompletnej listy ryzyk. Potrzebuje do tego pozostałych członków zespołu, z których każdy coś wniesie.

Macierz istotności i prawdopodobieństwa pozwoli szybko odfiltrować te najważniejsze ryzyka i na nich się skupić.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Ani sponsor, ani lider nie są w stanie w pojedynkę oszacować dobrze niezbędnego budżetu. Potrzeba do tego zespołu, który powinien dostać możliwość policzenia niezbędnych wydatków. Nikt lepiej niż eksperci i specjaliści, zaproszeni do prac w projekcie, nie mógłby tego zrobić lepiej.

Nawet jeśli ograniczenia budżetowe są narzucone z góry, nadal taka analiza zespołowa ma sens. Jeśli bowiem budżet jest "daną", to "szukaną" powinien być zakres prac. Jeśli budżet jest zbyt ciasny, trzeba otwarcie uzgodnić, co za te pieniądze można zrobić, a z czego należy zrezygnować.

Zespół, który zostanie wysłuchany, z pewnością przystąpi do prac podbudowany i zmotywowany, bo miał wpływ na skorelowanie zakresu prac z dostępnym budżetem.

Przy okazji warto też pamiętać o dwóch elementach budżetu. Po pierwsze - kalkulujemy wydatki jednorazowe, ale po drugie - powinniśmy też przewidzieć i pokazać, z jakimi kosztami stałymi będzie się później wiązać wdrożenie rozwiązań projektowych. Oba te aspekty wpłyną na decyzję o opłacalności projektu i czy w ogóle powinniśmy go realizować.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Budżet - obok czasu i zakresu - należy do klasycznej projektowej triady, zwanej (złotym) trójkątem ograniczeń projektowych. Jego dobre oszacowanie jest jedną z podstawowych umiejętności, niezbędnych do skutecznego przygotowania i poprowadzenia projektu. Idea wspomnianego trójkąta polega na tym, że zmiany w jednym z tych podstawowych ograniczeń najczęściej muszą wpłynąć na pozostałe. Modyfikacje zakresu czy czasu zazwyczaj będą musiały wpłynąć na budżet, który pierwotnie uzgodniliśmy. Lider powinien tego dobrze pilnować, aby nie godzić się bezkrytycznie np. na dodatkowe zadania, bez zadania pytania o to, czy pójdzie za tym zgoda na dodatkowy budżet (lub czas).

Budżet może być wprost przypisany do projektu lub pozostawiony w komórkach organizacyjnych. Jednak w tej drugiej opcji trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, czy udało się uzyskać w tych komórkach finansujących jednoznaczną deklarację zarezerwowania niezbędnych środków na potrzeby projektowe.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Plan powinien być - jak to się mówi - żyjącym dokumentem. Przede wszystkim nie od razu powstanie jego docelowa wersja. I jeśli lider prezentuje ją sponsorowi na początku prac, musi upewnić się, że sponsor nie weźmie tego za wersję ostateczną. Faza planowania może przecież doprowadzić do lepszego zrozumienia, co trzeba zrobić, a tym samym również do zmodyfikowania pierwotnych założeń, w tym - co do terminów. Jasna komunikacja między liderem a sponsorem jest tu bardzo istotna.

W dalszej części projektu sponsor i lider mogą używać planu do okresowej weryfikacji stanu zaawansowania prac. Nie jest przecież powiedziane, że zawsze konieczny jest jakiś odrębny raport, dokument czy prezentacja. Jeżeli do śledzenia postępów obie strony zgodzą się używać aktualizowanego na bieżąco planu prac, to dla wszystkich jest to ułatwienie. Lider nie musi tworzyć specjalnych raportów tylko na potrzeby jednorazowego spotkania ze sponsorem, a plan projektu jest dzięki temu zawsze aktualny.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Planowanie jest jedną z kluczowych umiejętności zespołu projektowego. Jednak w dzisiejszych czasach poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na bardzo detaliczne rozpisywanie planu projektu, to zazwyczaj przesada i strata czasu. Im dłuższy projekt, tym większe ryzyko, że w trakcie realizacji zajdą zmiany, na które trzeba będzie elastycznie reagować, a więc m.in. przesuwać i modyfikować zadania, zmieniać terminy itp. Trzeba zatem wyczuć, jaki poziom ogólności/szczegółowości będzie optymalny. Zwykle najważniejsze jest wytypowanie głównych etapów, kluczowych zadań czy kamieni milowych, a nie pedantyczne szlifowanie planu do najdrobniejszego szczegółu. Sprawdza się również kroczące doszczegóławianie, np. dokładniejsze rozpisywanie tylko najbliższego etapu, który jest bezpośrednio przed nami.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Nie od razu musimy mieć w głowach daty, przystępując do planowania. Najważniejsze jest wypisanie kluczowych zadań i ułożenie ich w logiczną sekwencję. Jednak kiedy chcemy już ruszać z projektem, przynajmniej kilka najważniejszych dat trzeba wyznaczyć. W końcu to właśnie terminy mogą stanowić "być albo nie być" projektu. Jeśli z planu wynika, że nie jesteśmy w stanie dotrzymać jakiegoś nieprzesuwalnego terminu zakończenia prac, to być może w ogóle uruchamianie projektu byłoby błędem.

Najważniejsze terminy powinny dotyczyć kamieni milowych, czyli zakończenia kluczowych etapów, no i oczywiście finalizacji całości prac. Tych kilka podstawowych dat jest ważnych dla sponsora. Nie musi on - a nawet nie powinien - zbyt szczegółowo angażować się w śledzenie postępów wszystkich prac. Jednak terminy kamieni milowych są dobrą okazją do okresowej weryfikacji statusu.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Podział pracy na mniejsze etapy powoduje, że robota staje się bardziej znośna. Szczególnie duże projekty, gdy poszatkujemy na mniejsze części, wydają się łatwiejsze do opanowania. Podział na etapy przynosi wiele korzyści, np. możliwość regularnego kontrolowania postępów czy kilkakrotne świętowanie cząstkowych sukcesów, co podsyca energię niezbędną do kolejnej fazy.

Kamienie milowe są ważnymi osiągnięciami, zwykle kończącymi jakieś etapy prac. Podział na etapy i wskazanie kamieni milowych może być podstawą do ustawienia kalendarza spotkań statusowych ze sponsorem projektu. W wielu projektach taka właśnie częstotliwość komunikacji między zespołem/liderem a sponsorem/zarządem będzie optymalna.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Lider może mieć pokusę, aby samemu napisać plan projektu. Tak wydaje się łatwiej, bo unika nieefektywnych dyskusji, nikt mu nie przeszkadza i ma szansę zrobić to szybciej. Jednak o wiele więcej jest ujemnych stron takiego rozwiązania. Nie wykorzystujemy wiedzy i doświadczenia osób zaproszonych do zespołu. Ryzykujemy pominięcie ważnych zadań, o których wiedzą członkowie zespołu, a lider może być ich nieświadomy. Na dodatek, bodaj największym ryzykiem jest złe nastawienie członków zespołu do planu prac, który ktoś inny stworzył dla nich (bez nich).

Wspólne tworzenie planu projektu całym zespołem nie tylko sprawia, że będzie on bardziej kompletny, ale również gwarantuje dobre nastawienie wszystkich do późniejszej realizacji. Bo to "nasz" plan.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod