Prosto o projektach

Czas spożytkowany na raportowanie jest zmarnowany z punktu widzenia samego projektu. Owszem, jest to niezbędne zadanie, stojące przed liderem, ale musi być zrealizowane jak najefektywniej, żeby nie wyłączał się on z prowadzenia projektu na zbyt długo. Jak najmniej prezentacji, częste i krótkie spotkania ze sponsorem - to tylko przykładowe podpowiedzi, jak się nie zapętlić w raportowaniu. Sponsor również powinien być świadomy tego aspektu i nie oczekiwać niepotrzebnie długich raportów i barokowych prezentacji, bo ich przygotowywanie obciąża głównie lidera. Szkoda jego czasu. Niech wraca jak najszybciej do swojego zespołu i razem z nim pracuje, poświęcając na raporty tylko niezbędne minimum czasu i zaangażowania.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Zmęczeni raportowaniem? Chcielibyście w ogóle od tego się uwolnić i tylko prowadzić projekt? Nie tak szybko. Regularny monitoring zapewnia bezpieczeństwo i spokój lidera i zespołu. Trochę kosztuje czasu i wysiłku, ale warto. Dzięki temu wszyscy - włączając sponsora i zarząd - mają wyrównany poziom wiedzy o postępach prac. Unikamy dużych niespodzianek i grubych nieporozumień. Gdy spotkania statusowe są zbyt rzadko, ryzykujemy brakiem kontroli. Nie ma wówczas "systemu wczesnego ostrzegania" przed potencjalnymi ślepymi uliczkami, w które każdy projekt może wpaść.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Jak się nie pogubić w dokumentach? Dobry lider od samego początku pracy powinien ustalić z zespołem czytelne zasady dotyczące przechowywania dokumentacji projektowej. Wydaje się, że to proste zadanie i tak jest w istocie. Trzeba tylko zwrócić uwagę, aby go nie przegapić i mieć wdrożone reguły od pierwszego dnia projektu. Porządek w plikach jest w interesie całego zespołu, ale też przyda się na przyszłość. Całkiem niewykluczone, że czytelnie zaprojektowane repozytorium będzie kiedyś pomocne dla naszych następców.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Nie wszystko robią członkowie zespołu projektowego. Niektóre zadania trzeba przekazać na zewnątrz. Jednak nawet wtedy musimy dopilnować, aby ktoś z zespołu miał pieczę nad takiem zleconym zadaniem. Nie jest to bynajmniej przejaw braku zaufania czy nieumiejętność delegowania. Chodzi o trzymanie ręki na pulsie i wspieranie osoby spoza zespołu, która coś dla nas robi. Dzięki temu mamy też na bieżąco wiedzę, w jakim punkcie prac jesteśmy i czy na pewno wszystko idzie zgodnie z planem.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Lider nie powinien zajmować się wskazywaniem pojedynczych zadań do realizacji przez członków zespołu, bo łatwo stanie się wąskim gardłem i jednocześnie oduczy ich myślenia. Będą oni biernie czekać na kolejne zadania, po wykonaniu których znów przestawią się w tryb oczekiwania. Ani to efektywne, ani dla nich motywujące.

Już od początku projektu najlepiej podzielić całe obszary tematyczne pomiędzy siebie, tak aby każdy w zespole otrzymał do zarządzania swój "departament". Co możemy zyskać dzięki takiemu podejściu? Większą swobodę i decyzyjność członków zespołu, a zarazem obdarzenie ich większą odpowiedzialnością. To oni muszą dopilnować, czy wszystko w ich obszarze zostało należycie zaplanowane i zrealizowane. Z drugiej strony Lider będzie mniej obciążony, ponieważ nie musi już myśleć o pojedynczych zadaniach. Do tego rzeczy dzieją się jednocześnie, a więc cały projekt zyskuje na efektywności.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Projekty są kwintesencją pracy zespołowej, ale składają się z szeregu zadań. Każde z nich - nawet jeśli jest realizowane przez kilka osób - musi mieć jasno wskazaną osobę odpowiedzialną. Jeśli zaniedbamy jednoznaczne przypisanie osoby do zadania, to ryzykujemy tzw. dyfuzją odpowiedzialności, czyli jej rozmyciem.

Directly Responsible Individual (DRI), to dobry przykład z firmy Apple, jak można wdrożyć organizacyjny nawyk dbania o czytelne wskazanie, kto ostatecznie odpowiada za realizację zadania. Przy czym to nie oznacza bynajmniej działania w pojedynkę, ale koordynację działań większej grupy, która wspólnie ma coś zrobić.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod
Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
License: https://filmmusic.io/standard-license

Lider projektu powinien być wzorem osoby, która umie efektywnie poprowadzić dowolne spotkanie. Jeśli dasz sobie radę z panowaniem nad grupą na spotkaniu, to pewnie uda ci się również ujarzmić zespół projektowy. Trudno za to wyobrazić sobie skutecznego lidera projektu, który nie byłby dobry w moderowaniu spotkań. Te same cechy są potrzebne zarówno do panowania nad projektem, jak i nad pojedynczym spotkaniem.

Uczestnicy spotkań szybko wyrabiają sobie opinię o osobie, która je prowadzi. Nie ma rady: liderzy projektów powinni opanować sztukę prowadzenia spotkań, bo na szali jest ich autorytet.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Nawet jeżeli organizacja cierpi na nadmiar spotkań, to prowadzenie projektu trudno sobie wyobrazić bez spotykania się zespołu od czasu do czasu. Dobrą praktyką jest od samego początku wyznaczyć stały termin (np. wybrany dzień w tygodniu). Mając regularny cykl - od spotkania do spotkania - narzucamy rytm pracy i zapobiegamy niekontrolowanym przestojom.

Nie ma rady, trzeba się z naszym projektem rozepchnąć łokciami i przyzwyczaić członków zespołu do regularnych spotkań, ponieważ w innym przypadku będą oni na pewno odciągani do wielu innych zadań, a priorytet naszego przedsięwzięcia nieuchronnie spadnie. Regularność jest dużym atutem: pozwala na częste kontrolowanie statusu i mobilizuje do posuwania się do przodu małymi krokami, ale za to bez ociągania.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

W wielu projektach rzucamy się na głęboką wodę, nie mając wcale gwarancji, że zakończą się powodzeniem. Dopiero w trakcie prac będziemy sprawdzać, co jest realne i czy nasz wymarzony scenariusz uda się ziścić. Dla tak niepewnych i pionierskich przedsięwzięć warto zastanowić się nad scenariuszami alternatywnymi. Jeżeli nie wypali nasza "opcja A", to czy mamy w ogóle jakąś "opcję B"?

Przemyślenie dostępnych alternatyw uchroni zespół projektowym przed nieprzyjemną niespodzianką, a może nawet paniką, gdy nagle utknie w ślepej uliczce. Jeżeli z góry wiemy, jakie są warianty zapasowe, to szybciej dokonamy przegrupowania, jeśli okaże się ono konieczne. Rozmowa o możliwych innych scenariuszach, to także ważny element współpracy między sponsorem i liderem. Przygotowanie sponsora na to, że być może trzeba będzie wybrać inną ścieżkę, wpisuje się w tzw. zarządzanie oczekiwaniami.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Lista ryzyk niczego jeszcze nie rozwiąże. To dopiero pierwszy krok. Drugim jest opracowanie możliwych działań, które należy wykonać, aby zidentyfikowane ryzyka ograniczyć. Zgodnie z dewizą, że łatwiej zapobiegać niż leczyć, powinniśmy odpowiednią uwagę poświęcić tym tzw. działaniom zapobiegawczym.

Dla większości ryzyk można wymyślić jakieś akcje, które warto podjąć już na początku projektu z myślą o minimalizacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Zespół poczuje się też bardziej zmotywowany i pozytywnie nastawiony, gdy nie poprzestanie na sporządzeniu listy zagrożeń, ale od razu podejmie jakieś środki zaradcze.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod