Prosto o projektach

Dla wszystkich powinno być jasne, do czego uprawniony i zobowiązany jest lider projektu. Jest kilka grup, które tej informacji będą poszukiwać.

Po pierwsze – już sam lider powinien przecież mieć jasność, co to dla niego znaczy, że został wskazany na tę funkcję.

Po drugie – zespół projektowy powinien być świadomy, czego lider ma prawo od nich oczekiwać, ale i czego oni mogą się spodziewać ze strony lidera.

Po trzecie – inne osoby w organizacji, jak np. zarząd, który będzie lidera rozliczał z efektów prac zespołu. Inną ciekawą grupą są przełożeni członków zespołu projektowego. Powinni mieć jasność, dokąd sięga władza  lidera projektu i jak muszą się podzielić z nim, jeśli chodzi o czas  pracy swoich ludzi, będących częściowo w projekcie, a częściowo – w  macierzystej jednostce organizacyjnej.

Nie powinniśmy uznawać, że zakres odpowiedzialności lidera projektu  jest czymś oczywistym. Nie jest, bo różne są firmy i nieco różnie definiują tę rolę. Dlatego przekopiowanie definicji z jakiegoś  zewnętrznego źródła jeszcze nie załatwia sprawy. Trzeba pokusić się o spisanie zadań lidera projektu w danej firmie.  To relatywnie proste zadanie, a dzięki niemu unikamy wielu  nieporozumień, np. kto musi wyrazić zgodę na urlop pracownika będącego w  projekcie? kto dokonuje formalnej oceny pracownika, gdy ten pracował przez pół roku w zespole projektowym? itp. itd.

Oprócz typowych zadań lidera, które są realizowane bodaj w każdej firmie (dbanie o realizację celu projektu w założonym terminie i  budżecie, kontrolowanie zakresu, zarządzanie zespołem, raportowanie  statusu prac,…) są również pewne zadania specyficzne dla danej firmy.  I nie znajdziemy ich w żadnych definicjach w internecie czy literaturze  fachowej. Musimy sami je dodać, znając procesy obowiązujące w naszej  organizacji. Np. lider jest zobowiązany rozliczać budżet projektu co  kwartał, albo bierze udział w piątkowych spotkaniach zarządu, albo  akceptuje wydatki z budżetu projektowego do kwoty ____ zł itp.

Im lepiej opiszemy, co oznacza bycie liderem w naszej firmie, tym  mniej potem nieporozumień. Odnotujmy to w jakimś oficjalnym miejscu,  czym raz na zawsze utniemy wątpliwości.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

License: https://filmmusic.io/standard-license

Każdy projekt musi mieć kogoś, kto go poprowadzi. Nazwijmy go liderem projektu.  Na marginesie – używam tego terminu, bo lider kojarzy się z autorytetem  i energią do poprowadzenia zespołu za sobą. Lider w tym serwisie będzie  dla mnie zawsze oznaczać dokładnie to samo, co kierownik projektu, project manager (z angielska) czy menedżer projektu. Upewnijmy się  jednak, że jedna osoba została jednoznacznie wybrana i że wybór ten został oficjalnie zakomunikowany w sposób przyjęty w danej organizacji. Oddział bez dowódcy nie powalczy.

Lider może wyłonić się oddolnie, owszem, ale nawet wtedy jednoznaczna decyzja jest konieczna.

O tym, kto jest liderem nowego projektu, muszą wiedzieć nie tylko sami członkowie zespołu (co oczywiste), ale również inne osoby w organizacji (co już może wydać się mniej oczywiste). Dlaczego? Każdy zespół  projektowy bowiem całkiem często musi korzystać z zewnętrznego wsparcia i współpracy. Jeśli dyrektorzy czy inni menedżerowie liniowi w  organizacji zostaną poinformowani o nowym projekcie i o tym, kto go  poprowadzi, będą przygotowani do współpracy. Taka komunikacja po prostu ułatwia działanie liderowi od pierwszego dnia pracy w projekcie. Nie raz będzie zwracał się do  różnych osób w firmie po taką czy inną pomoc. Dlatego kilka słów  uprzedzających od prezesa czy zarządu może mu ułatwić starania.

Projekt może mieć w swoim zakresie prac komponent techniczny czy  informatyczny. Zespół ma wówczas dwie połówki/podgrupy. Czy możemy wtedy powołać dwóch równorzędnych liderów – biznesowego i technicznego?  Możemy postawić kogoś na czele części zespołu, ale lider całości musi być jeden.

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

License: https://filmmusic.io/standard-license

Tytuł i podtytuł tego podcastu chyba mówią wszystko: w prosty sposób (mam nadzieję!) przekazuję tu podstawową wiedzę o tym, jak efektywnie prowadzić projekty. To darmowa baza wiedzy dla wszystkich, którzy chcą podszkolić się w tej sztuce. 

Podcast powstaje równolegle z uruchomieniem strony internetowej prostooprojektach.pl. Na niej umieszczam każdy nagrany odcinek, ale też opisuję każdą dobrą praktykę w skrócie. Przede wszystkim jednak tam znajdziecie pełną listę proponowanych przeze mnie dobrych praktyk. Idąc po kolei przez tę listę, będę nagrywał kolejne odcinki podcastu. 

We wstępie mówię o powodach uruchomienia tego serwisu i podcastu, o typach projektów oraz o tym, jak podchodzić do omawianych przeze mnie dobrych praktyk.

Witam wszystkich i zapraszam do słuchania i odwiedzania strony internetowej prostooprojektach.pl.

Michał Kopczewski

__________________________

Motyw muzyczny:

Acid Trumpet by Kevin MacLeod

Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

License: https://filmmusic.io/standard-license