MySign war als Matrix-Organisation unterwegs: drei Gründer, ein sechsköpfiges Leitungsteam, Projektleiter und fachliche Mitarbeitende. Doch die Arbeitsform war komplex und erzeugte immer wieder grosse Spannungen. Die Gründer suchten nach neuen Wegen für ihre Organisation, um Eigenverantwortung und Autonomie mehr Raum zu geben. So entdeckten sie 2016 die Holokratie. Es folgte eine spannende Reise, die geholfen hat, weitere passende, motivierte und eigenverantwortliche Mitarbeitende zu finden und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Für MySign war Holokratie als Organisationsform deshalb so passend, weil das Unternehmen schon vor dem Wechsel sehr flach organisiert war und die Gründer stark in die operative Tätigkeit involviert waren. Genau dieser direkte Zugang zu den Gründern stellte sich allerdings immer wieder als Herausforderung für das Leitungsteam heraus. Dieses fühlte sich oft übergangen und konnte sich nicht entfalten. Es gab einige Schlüsselmomente, ein wesentlicher war die Kündigung von drei Teamleitern. Die Gründer mussten sich der Frage stellen: «Was machen wir jetzt?».

Die Findungsphase dauerte eine Weile: Recherche, Beraterauswahl und der Erfahrungsaustausch mit holokratischen Unternehmen wie beispielsweise Liip. Der Prozess hat MySign geholfen, den eigenen Weg zu finden. Von Anfang an war ein Kernteam aus Mitarbeitenden stark involviert. Im Herbst 2016 wurde dann der Entscheid gefällt ab Januar 2017 holokratisch zu arbeiten. Für MySign überzeugend war die Holokratie-Verfassung, hinter der eine klare Struktur steht. «Wie ein fixfertiges Menü, das man nur üben muss.»

Heute ist jede Tätigkeit in Rollen abgebildet (von Technologie-Strategie bis Pflanzengiessen). In Summe gibt es rund 200 Rollen, d.h. alle 45 Mitarbeitenden haben im Schnitt vier bis fünf Rollen. Jeder Kreis führt auch seine holokratischen Meetings durch, in denen an der Organisation gearbeitet wird. Reto ist sich bewusst, dass Holokratie nicht für jede Person geeignet ist. Es braucht Eigenverantwortung, Wille und die Energie, etwas wirklich verändern zu wollen.

MySign ist es gelungen, ein evolutionäres System zu werden, das sich permanent in kleinen Schritten verändert. Als Voraussetzung dafür nennt Reto beispielsweise ein gemeinsames Verständnis davon, dass es keinen «Caretaker» in Form eines Vorgesetzten gibt, der an der Hand nimmt und Probleme löst. Stattdessen kann und muss jeder Veränderungen durch Verbesserungsvorschläge aus eigenem Antrieb anstossen und durchbringen. Ein Mindset mit der Philosophie «Save enough to try» ist ebenfalls eine wichtiger Erfolgsfaktor. Als ultimativen Tipp nennt Reto die Notwendigkeit von einer grösstmöglichen Transparenz im Unternehmen.

Reto Baumgartner und Mike Müller haben die E-Commerce Agentur MySign 1998 gegründet. Das Unternehmen aus Olten vereint 45 «Webdenker aus Leidenschaft», die Online Shops (B2C & B2B) konzipieren und bauen. Seit Kurzem gehört MySign zur deutschen Allgeier Gruppe (ca. 2500 Mitarbeitende). Die nächste Herausforderung heisst somit «Expansion nach Deutschland». Die strategischen Vorgaben werden auf Verwaltungsrat Ebene entwickelt, die Umsetzung passiert dann holokratisch in den entsprechenden Kreisen und Rollen.