Vandaag, geen gast, je krijgt alleen mij. Ik ga je vertellen over de knallende hoofdpijn die ik kreeg van de stress na een evenement.

Laten we beginnen…

Half september organiseerde ik samen met Claudia Willemsen het eerste 4B evenement. Dit evenement wilde ik al langer organiseren en het leek ons een mooie gelegenheid om te zien of dit een goede samenwerking kon opleveren.

Het was een leuk evenement met drie goede sprekers over onderwerpen waar de ondernemers mee worstelen. Tijdens de evaluatie van het evenement kwamen Claudia en ik tot een verschillende conclusies. Voor haar werkt dit niet en voor mij was het een signaal dat ik dit vaker wil doen.

Begin december 2019 had ik de data vastgelegd voor drie keer een 4B evenement in 2020. De eerst stond gepland voor januari. Aangezien er in die weken veel gebeurde in mijn privé omgeving besloot ik uiteindelijk om deze uit te stellen tot 21 februari 2020. Ik wilde liever een goed voorbereid en waardevol evenement opzetten dan me vasthouden aan de datum. Dit betekende dat er één deelnemer afviel want hij kon niet op de nieuwe datum.

In de beginjaren van mijn bedrijf heb ik best veel evenementen en workshops georganiseerd. Meestal gebeurde dit in het bekende formaat van een of meerdere sprekers, de deelnemers luisteren en doen inspiratie op. Ze gaan naar huis met nieuwe energie, maar werkelijk toepassen van de opgedane kennis viel mij tegen. Het aantal connecties dat ontstonden tijdens deze evenementen kon volgens mij ook beter.

Geen standaard evenement

Voor het 4B evenement wil ik dit anders. Ondernemers samenbrengen, echt contact met elkaar maken en elkaar helpen bij de worsteling waar ze nu mee zitten. Dat is mijn doel. Daarvoor vond ik in het boek The Art of Gathering van Priya Parker mooie suggesties en voorbeelden.

De auteur is expert in conflictsituaties en brengt in haar werk mensen samen om van elkaar te leren en conflicten op te lossen. Ze is ondertussen een echte expert om mensen samen te brengen en er een waardevolle beleving voor de deelnemers van te maken.

Eén van de dingen die ik leerde van Priya was dat het evenement al begint voordat de mensen samen zijn. Je kunt ze al betrekken en in de juiste sfeer van het evenement krijgen.

Het begint bij het duidelijk maken van het doel van de samenkomst. Wat wil je bereiken voor de deelnemers. Wat wil je dat ze meenemen na het evenement. Met haar tips heb ik de pagina van het evenement steeds verder aangescherpt.

Met de inhoud van deze pagina weten de potentiële deelnemers wat ze mogen verwachten aan waarde. Ze zien welke type ondernemers komen. Ze leren er ook waarom ik het evenement organiseer.

Voorbereiding

Naar het voorbeeld van Priya heb ik de deelnemers een werkboekje gestuurd met een aantal vragen die passen bij het doel van het evenement. In het werkboekje staan ook een aantal spelregels zodat ze weten hoe we werken met elkaar tijdens het evenement. De deelnemers die zich hebben aangemeld investeren hiermee al tijd en aandacht waardoor de kans kleiner wordt dat ze afhaken.

De antwoorden die ik ontving heb ik tijdens het evenement gebruikt om de discussie op gang te brengen en te begeleiden, zodat het beoogde doel wordt bereikt. Hiermee speel ik een actieve rol als organisator en laat het niet over aan de omstandigheden.

Verder heb ik het effect van persoonlijke verhalen in gebruikt in de bijeenkomst. Niets verbindt mensen meer dan verhalen. De kunst is om ervoor te zorgen dat de deelnemers bereikte resultaten en hun CV achterwege laten. Dat is goed gelukt.

Het evenement

Bij binnenkomst heb ik mensen aan elkaar voorgesteld en stipt om 13.00u begon ik met een kort persoonlijke weetje van iedereen in de groep. Aansluitend vroeg ik de deelnemers een persoonlijk verhaal te delen dat nog niet veel mensen hebben gehoord. Ik begin dit gedeelte zelf, door een persoonlijk verhaal te delen over een lastige keuze in mijn jeugd en wat er gebeurde in de laatste week van die fa...