El 9 de junio se conmemora el Día Internacional de los Archivos. Este día fue elegido porque el 9 de junio de 1948 el Consejo Internacional de Archivos se estableció bajo los auspicios de la UNESCO. Desde hace 4 años en torno a esta fecha se celebra la Semana Internacional de los Archivos. El lema de este año es #SomosArchivo. Anabella Barroso, Directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, AHEB-BEHA, recuerda que "los archivos están todos los días y es importante visibilizarlo porque a veces no somos tan visibles". "Los documentos hablan cuando les preguntamos", afirma Anabella.

Los documentos hablan

"Hay que ir a los documentos para que nos digan cosas". Anabella señala que el lema de 2022 #SomosArchivo "traslada el mensaje de que somos comunidad. El archivo integrado en la comunidad. En la comunidad de usuarios y en la comunidad de gente que produce los documentos".

"En nuestro caso, el Archivo es parte de la Diócesis de Bilbao porque recoge toda su historia a lo largo de los siglos. También porque no sólo lo que nos han legado nuestros antepasados sino que tenemos la obligación de transmitirlo a las generaciones futuras".

Todo lo generamos hoy en día hay que conservarlo y guardarlo. La tarea del Archivo es recuperar, guardar y conservar. "No somos un almacén. Somos un repositorio, un contenedor para que ahí estén los documentos. Están para dar a conocer lo que se ha hecho. Es importante la función de garantizar su acceso para que cualquier persona pueda consultarlos", declara Anabella.

Mundo digital

Hay una labor de determinar qué vamos a guardar y que no vamos a guardar. "No podemos guardar todo. Incluso en el mundo digital no podemos guardar todo".

Anabella lo enlaza con la encíclica "Laudato Sí" del Papa Francisco en relación con la afección medioambiental. "No tenemos que guardar por guardar y guardar copias de documentos en los distintos formatos, en word, WwhatsApp... y por si acaso, lo imprimes, por si falla la red". Al final se hacen copias y copias de un documento, versiones que solo engordan el sistema innecesariamente. Hay que ir al criterio de la sostenibilidad.

Archivos

Conservar los archivos en los depósitos ocupa espacio físico pero hay otras medidas como la temperatura y la humedad. En el mundo digital, aparentemente ocupa menos, "no ocupa porque no lo ves". Aunque, en realidad, de vez en cuando, como ocurre con las fotos en el móvil, se nos recuerda con el aviso "no tiene espacio" porque se va llenando. "Antes hacíamos una foto y ahora hacemos 25 por si acaso. Tenemos la misma foto 25 veces. Además, si se quiere conservar en el tiempo hay que hacer migraciones".

Hay que establecer unos criterios. Un libro de estilo, un manual de buenas prácticas. Cómo guardar, qué guardar, cuánto tiempo guardar y cuándo hay que determinar que sea de conservación permanente.

"Hay que reducir la producción y solo guardar lo necesario", concluye Anabella.